2.1.3.3. Đặc điểm kế toán máy
• Đặc điểm phần mềm kế toán công ty áp dụng:
Công việc kế toán được thực hiện theo chương trình phần mềm Fast accounting 2009. Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của hình thức kế toán Nhật ký chung. Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định.
Sơ đồ 12: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính:
PHẦN MỀM KẾ TOÁN CHỨNG TỪ KẾ TOÁN BẢNGTỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI MÁY VI TÍNH Sổ kế toán - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết
- Báo cáo tài chính - Báo cáo kế toán quản trị
Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra..
Hình số 02 :Giao diện khởi động của phần mềm kế toán FAST Accounting 2009
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của hình thức kế toán Nhật ký chung. Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định.
Dùng phần mềm kế toán Fast accounting 2009 có đặc điểm giao diện phần mềm dễ nhìn, dễ hiểu, sắp xếp có hệ thống. Phần mềm thiết kế dùng cho lĩnh vực thương mại dịch vụ dễ cập nhật chứng từ.
F2: Xem thông tin. F6: Đổi mã
F3: Sửa thông tin. F7: In
F4: Thêm thông tin. F8: Xóa thông tin.
F5: Tìm kiếm thông tin. Esc: Quay ra.
Hình số 02 :Giao diện các phân hệ nghiệp vụ của phần mềm:
* Danh mục chứng từ kế toán trên phần mềm kế toán máy gồm: HD: hóa đơn bán hàng UNC: ủy nhiệm chi
PC: phiếu chi KCCP: kết chuyển chi phí
PKT: Phiếu kế toán PBCP: phân bổ chi phí
PN: phiếu nhập kho
* Khái quát quy trình xử lý thông tin của phần mềm FAST Accounting.
- Thông tin đầu vào.
Hàng ngày hoặc định kỳ, kế toán căn cứ vào nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh trên chứng từ gốc để cập nhật dữ liệu vào máy tính. Máy tính sẽ tự động ghi vào sổ chi tiết tài khoản theo từng đối tượng và tự động tổng hợp ghi vào sổ cái các tài khoản liên quan. Đối với nghiệp vụ kết chuyển được làm tự động qua các bút toán kết chuyển đã được cài đặt trong chương trình.
- Thông tin đầu ra.
Kế toán có thể in ra bất cứ lúc nào các sổ cái hoặc sổ chi tiết các tài khoản sau khi các thông tin từ các nghiệp vụ đã được cập nhật. Do đó, thông tin trên sổ cái tài khoản được ghi chép thường xuyên trên cơ sở cộng dồn từ các nghiệp vụ đã được cập nhật một cách tự động. Các bảng biểu, mẫu sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung mà công ty đang áp dụng đã được cài đặt sẵn trong máy tính và được ghi theo đúng nguyên tắc ghi sổ.
*Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán:
Danh mục tài khoản này được xây dựng dựa trên hệ thống tài khoản thống nhất do Bộ Tài Chính ban hành.
Danh mục tài khoản trên máy được chi tiết hóa các tài khoản cấp 1,2,3,4…theo các đối tượng quản lý đã được mã hóa chi tiết.
*Các loại sổ kế toán sử dụng tại Công ty TNHH Dược phẩm Tân An:
Công ty áp dụng hình thức sổ kế toán là hình thức Nhật ký chung nên sổ mà công ty đang sử dụng phù hợp với hình thức kế toán này là: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Sổ kế toán tổng hợp: Sổ Nhật ký chung, sổ Cái tài khoản…
- Sổ kế toán chi tiết: sổ chi tiết thanh toán với người bán, sổ chi tiết theo mặt hàng, sổ chi tiết công nợ của từng khách hàng…
- Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp.
- Cuối tháng (hoặc bất kỳ thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp và số liệu chi tiết được thực hiện tự động luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Nhân viên kế toán có thể kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi in ra giấy.
- Cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi.
2.1.3.4. Tổ chức mã hóa các đối tượng theo danh mục:
Danh mục khách hàng, danh mục hàng hóa, danh mục tài khoản, danh mục chứng từ. Công ty TNHH Dược phẩm Tân An thực hiện tạo các danh mục theo quy định và theo đặc điểm của công ty nhằm quản lý và thực hiện tốt công việc kế toán của mình có thể nhanh gọn, cụ thể và thuận tiện cho công việc liên quan. Chủ yếu công ty mã hóa danh mục hàng hóa hay danh mục khách hàng theo cách lấy tên viết tắt của hàng hóa hay khách hàng. Ví dụ: khách hàng là Bệnh viện Đa khoa huyện An Dương thì được mã hóa khách hàng là: ANDUONG
Hình số 04:(Trích) Danh mục khách hàng của Công ty TNHH Dược phẩm
Hình số 05 :(Trích) Danh mục hàng hóa của Công ty TNHH Dược phẩm Tân An
2.2. KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH DƯỢC PHẨM TÂN AN
2.2.1. Đặc điểm và thể loại hàng hóa tại Công ty TNHH Dược phẩm Tân An
- Công ty TNHH Dược phẩm Tân An là một công ty thương mại kinh doanh chủ yếu loại hàng hóa về dược phẩm (các loại thuốc dùng để chữa bệnh phục vụ cho con người).
- Hàng hóa của công ty hết sức phong phú và đa dạng bao gồm: Các loại thuốc kháng sinh, thuốc bổ, thuốc giảm đau, thuốc dùng để chữa các loại bệnh khác nhau…..Được đóng gói dưới dạng viên nén, con nhộng, tub thủy tinh, tub nhựa, chai, vỉ , hộp, gói, ống….
- Giữ chữ tín lên hàng đầu trong kinh doanh nên hàng hóa dược phẩm của công ty luôn đảm bảo chất lượng tốt nhất, thời gian sản xuất sớm nhất. Được đóng gói và giữ gìn cẩn thận.
2.2.2. Phương thức bán hàng tại công ty:
Để đạt được mục tiêu tối đa hóa lợi nhuận, công ty đã tìm biện pháp đẩy mạnh hàng hóa bán ra. Công ty TNHH Dược phẩm Tân An chủ yếu sử dụng phương thức sau:
Hiện nay công ty đang áp dụng phương thức bán buôn . Khi có các nghiệp vụ bán hàng với khối lượng lớn căn cứ vào các hợp đồng đã ký kết hoặc các đơn đặt hàng, phòng kế toán lập hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho và tiến hành giao hàng theo hợp đồng đã ký, người mua hàng kiểm tra thủ tục và nhận hàng hóa. Công ty TNHH Dược phẩm Tân An thuộc diện nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ do đó chứng từ sử dụng là: Hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho theo mẫu của Bộ Tài Chính.
Hóa đơn GTGT và phiếu xuất kho là các chứng từ phản ánh số lượng và giá trị hàng hóa xuất bán. Đó là căn cứ để thủ kho xuất hàng, ghi thẻ kho và thủ tục có liên quan trong quá trình bán hàng.
2.2.3. Các hình thức thanh toán tiền hàng tại công ty:
- Bán hàng thanh toán ngay:
Là phương thức mà khách hàng thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt, chuyển khoản, séc….ngay lúc bán. Đối với khách hàng có đơn hàng dưới 20.000.000VNĐ thì công ty sẽ thu trực tiếp bằng tiền mặt. Đối với khách hàng có đơn giá hàng lớn hơn 20.000.000VNĐ trở lên sẽ thanh toán bằng chuyển khoản.
- Bán hàng theo phương thức trả chậm: Đối với các khách hàng có nhu cầu mua hàng có tính chất ổn định, số lượng lớn và có ký hợp đồng với công ty; công ty sẽ cho phép khách hàng được trả sau một thời gian nhất định được
quy định trong hợp đồng. Điều này góp phần tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng có thể chủ động hơn trong thanh toán đồng thời giúp Công ty có thể thu hút ngày càng nhiều khách hàng hơn.
2.2.4. Kế toán doanh thu bán hàng
* Chứng từ kế toán và tài khoản sử dụng:
- Hóa đơn GTGT (Mẫu số 01GTKT3/001) - Phiếu xuất kho
- Phiếu thu, giấy báo Có, séc. *Tài khoản sử dụng:
TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ TK 5111 – Doanh thu bán hàng
TK 3331 – Thuế GTGT đầu ra phải nộp
Ngoài ra còn một số TK liên quan như: TK1111, TK1121, TK131 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
* Trình tự kế toán doanh thu bán hàng:
Bước 1. Khi có đơn đặt hàng chuyển tới phòng kinh doanh tiến hành soạn
thảo hợp đồng kinh tế trình duyệt Giám đốc ký duyệt. Sau đó chuyển bộ hợp đồng qua đơn vị mua hàng ký kết. Khi đã có bộ hợp đồng kinh tế hợp pháp, nhân viên kinh doanh sẽ làm đơn đề nghị xuất hàng để chuyển vào bộ phận kế toán. Bộ phận kế toán sẽ làm thủ tục xuất hàng, kế toán bán hàng tiến hành lập Hóa đơn GTGT kiêm phiếu xuất kho(3 liên).
Bước 2. Kế toán toán bán hàng ký nhận vào hóa đơn GTGT.
Bước 3. Kế toán bán hàng trình giám đốc ký duyệt hóa đơn GTGT.
Bước 4. Kế toán bán hàng đóng dấu Bán hàng qua điện thoại và giao cho
khách liên 2 hóa đơn GTGT (màu đỏ) { Nếu không đóng dấu bán hàng qua điện thoại thì bên mua khi nhận hàng sẽ ký tên vào mục người mua hàng}
Bước 5. Kế toán bán hàng lưu tại gốc quyển hóa đơn liên 1 hóa đơn GTGT (màu tím). Đính kèm liên 3 hóa đơn GTGT (màu xanh) với 1 liên phiếu thu.
{(Liên 3: lưu nội bộ (mang đi cho khách hàng ký công nợ)}
Trong cả hai trường hợp bán hàng thu tiền ngay hay chưa thu tiền Công ty đều hạch toán qua tài khoản Công nợ phải thu TK 131. Khi kế toán hạch toán có liên quan tới tài khoản 131, nếu là khách hàng đã có trong danh mục khách hàng thì vẫn theo dõi tiếp. Với khách hàng mới, sẽ xuất hiện màn hình để mã hoá khách hàng mới đó. Kế toán sẽ nhập mã mỗi khách hàng, tên, địa chỉ và mã số thuế, sau đó ấn enter.
Hằng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ phát sinh liên quan đến bán hàng kế toán tiến hành nhập số liệu vào phần mềm kế toán. Chương trình tự động lên sổ kế toán chi tiết, sổ tổng hợp TK 511, các tài khoản liên quan khác như TK 131, TK 3331... và các báo cáo bán hàng, bảng kê bán hàng. Cuối kì, phần mềm sẽ kết chuyển tự động doanh thu bán hàng phát sinh trong kì sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh trong kì.
Với việc sử dụng phần mềm, công việc kế toán được giảm nhẹ do không phải nhập Phiếu xuất kho vào chương trình, vì mỗi một hoá đơn được nhập và được lưu vào phần mềm và mỗi một hoá đơn đã kiêm phiếu xuất kho
- Sau đây là một ví dụ về quy trình nhập liệu vào phần mềm kế toán khi có nghiệp vụ bán hàng phát sinh doanh thu được kế toán thực hiện trên giao diện phần mềm kế toán FAST accounting 2009.
Ví dụ 1: Ngày 29/04/2014 Công ty bán hàng cho Công ty CP Dược phẩm Bắc
Ninh theo Hóa đơn số 0002108. Hình thức thanh toán bằng chuyển khoản.
Hình số 06: Hóa đơn GTGT ngày 29/04/2014
Căn cứ vào hóa đơn GTGT đầu ra kiêm phiếu xuất kho kế toán vào phần mềm Fast của phần kế toán bán hàng và công nợ phải thu/cập nhật số liệu/hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho như màn hình nhập liệu sau:
Hình số 07 : Giao diện truy cập Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho
Ví dụ 2: Ngày 25/06/2014 Công ty bán hàng cho Chi nhánh Công ty cổ phần
Dược phẩm Nam Hà theo Hóa đơn số 0003026. Hình thức thanh toán bằng tiền mặt.
Hình số 09: Hóa đơn GTGT ngày 25/06/2014
* Xem sổ Cái tài khoản 511.
Sau khi cập nhật số liệu phát sinh phần mềm kế toán sẽ tự động cập nhật vào các sổ sách kế toán liên quan. Để xem và in các thông tin về sổ Cái TK
511(hoặc sổ chi tiết một tài khoản)
- Vào phân hệ Kế toán tổng hợp / Sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung/Sổ Cái của một tài khoản(hoặc Sổ chi tiết một tài khoản)
- Nhập các thông tin để truy cập vào sổ sách. Tại ô Tài khoản nhập: 511
Tại ô Từ ngày nhập: 01/04/2014 Tại ô Đến ngày nhập: 30/06/2014
- Sau khi chọn Nhận thì phần mềm sẽ đăng nhập vào giao diện sổ cái TK 511.
- Để in sổ các tài khoản kế toán nhấn phím F7. Tại đây ta có thể chọn
Preview để xem trước khi in. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Bảng số 01: Sổ Cái TK 511
Đơn vị báo cáo: CÔNG TY TNHH DƯỢC PHẨM TÂN AN
Địa chỉ: Ô số 5-BT1-Tiểu Khu ĐT Vạn Phúc, P.Vạn Phúc, Q.Hà Đông, Hà Nội
Mẫu SO3b – DN ( Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ – BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
(Trích)SỔ CÁI TÀI KHOẢN
Tài khoản: 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Từ ngày: 01/04/2014 đến ngày: 30/06/2014 Số dư có đầu kỳ: 0 Chứng từ Khách hàng Diễn giải TK đ/ư Số phát sinh Ngày Số Nợ Có ... ... ... ... ... .. ... ... 29/04 00021 08 Công ty cổ phần Dược phẩm Bắc Ninh - CTYDPBN Xuất bán hàng cho khách 131 126.977.143 ... ... ... ... ... ... 25/06 00030 26 Chi nhánh công ty cổ phần dược phẩm Nam Hà - CTYDPNH Xuất bán hàng cho khách 131 7.142.857 ... ... ... ... . ... ... 30/06 Kc 5111→911 911 26.299.384.070 Tổng số phát sinh nợ: 26.299.384.070 Tổng số phát sinh có: 26.299.384.070 Số dư có cuối kỳ : 0 NGƯỜI GHI SỔ (Ký, họ tên) KẾ TOÁN TRƯỞNG (Ký, họ tên) Ngày...tháng...năm... GIÁM ĐỐC (Ký, họ tên, đóng dấu)
Sau khi cập nhật số liệu phát sinh phần mềm kế toán sẽ tự động cập nhật vào các sổ sách kế toán liên quan. Để xem và in các thông tin về sổ chi tiết TK
511
- Vào phân hệ Kế toán tổng hợp / Sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung/ Sổ chi tiết một tài khoản (tương tự như xem sổ Cái TK 511)
Hình số 14: Giao diện sổ chi tiết TK 511 tổng hợp cho các khách hàng hiện ra như sau:
Bảng số 02: Sổ chi tiết doanh thu bán hàng TK 5111
CÔNG TY TNHH DƯỢC PHẨM TÂN AN
(Trích)SỔ CHI TIẾT DOANH THU BÁN HÀNG
Tài khoản: 5111 – Doanh thu bán hàng
Khách hàng: Công ty Dược phẩm Bắc Ninh(CTDPBN) Từ ngày: 01/04/2014 đến ngày: 30/06/2014
Số dư có đầu kỳ: 0
Chứng từ Diễn giải Số phát sinh
Ngày Số Nợ Có ... ... ... ... 29/04 0002108 Doanh thu bán hàng 126.977.143 ... ... ... ... 29/04 0002113 Doanh thu bán hàng 46.980.000 ... ... ... ... 13/06 0002857 Doanh thu bán hàng 52.741.530 ... ... ... ...
Kết chuyển doanh thu 5111->911 1.433.915.421 1.433.915.421
Tổng số phát sinh nợ: 1.433.915.421 Tổng số phát sinh có: 1.433.915.421 Số dư có cuối kỳ : 0 KẾ TOÁN TRƯỞNG (Ký, họ tên) Ngày...tháng...năm. .. NGƯỜI LẬP BIỂU (Ký, họ tên,)