1.1. Kế toán tiền.
1.1.1. Kế toán tiền mặt
a. Nội dung kế toán tiền mặt tại khách sạn Bạch Đằng
Tiền mặt là vốn bằng tiền được quản lỹ tại quỹ của công ty. Hiện nay công ty sử dụng những loại tiền: Việt Nam đồng, USD, EUR, Bảng Anh. Lượng tiền mặt giao dịch trong khách sạn do quá trình thanh toán trực tiếp, các khoản thanh toán, chi trả cho công nhân viên, mua nguyên vật liệu, tài sản, đồ dùng, hay rút tiền từ ngân hàng về nhập quỹ...
Kế toán tiền mặt tại công ty phải thực hiện các nhiệm vụ sau:
+ Phản ảnh chính xác đầy đủ kịp thời số liệu hiện có và tình hình biến động vốn bằng tiền.
+ Việc quản lý tiền mặt trong đơn vị phải tuân theo quy định sau: phải định mức được lượng tiền mặt tồn quỹ, phải có sự thống nhất của đơn vị với ngân sách.
+ Hàng quý phải nộp kế hoạch sử dụng tiền mặt và tiền gửi ngân hàng. Thủ quỹ không trực tiếp mua bán vật tư và trực tiếp sử dụng việc chi tiền mặt. Khi đó chứng từ là phiếu thu và phiếu chi có đầy đủ chữ ký hợp lý và hợp lệ. Hàng ngày, thủ quỹ phải phản ánh số dư đầu tháng, số thu và số chi trong ngày để tính ra số tồn quỹ cuối ngày trong báo cáo quỹ, cùng với đó căn cứ vào báo cáo quỹ ngày hôm trước và các chứng từ thu chi tiền mặt trong ngày, kế toán lập báo cáo thu chi.
b. Chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ
bảng thanh toán tạm ứng, giấy lĩnh tiền mặt...Phiếu thu, phiếu chi do kế toán lập và phải có đầy đủ chữ ký của thủ quỹ, thủ trưởng đơn vị, kế toán viên và người nhận tiền.
- -
- Sơ đồ: Quy trình luân chuyển chứng từ như sau:
- -
Hóa đơn, giấy tạm ứng Phiếu thu, phiếu chi
Kế toán, thủ quỹ xác nhận, sao kê chứng từ Ghi sổ và lưu trữ chứng từ
Sơ đồ: Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tiền mặt
Khi các nghiệp vụ kế toán thu tiển mặt phát sinh, căn cứ vào hóa đơn, giấy tạm ứng, giấy lĩnh tiền mặt...kế toán lập phiếu thu tiền mặt. Phiếu thu được lập làm 3 liên, phiếu thu sau khi được lập và có chữ ký của kế toán trưởng, thủ trưởng đơn vị sẽ được chuyển cho thủ quỹ để tiến hành công tác thu tiền. Thủ quỹ khi nhận tiền xong phải ghi sổ số tiền thực nhập và đóng dấu “ đã thu tiền”, sau đó thủ quỹ và người nộp ký tên vào phiếu thu. Liên 1 được lưu tại quyển, liên 2 đính kèm với chứng từ gốc thủ quỹ ghi sổ quỹ, cuối ngày chuyển cho kế toán vốn bằng tiền ghi sổ kế toán lưu chứng từ ở phòng kế toán, liên 3 giao cho người nộp tiền.
Khi các nghiệp vụ kế toán chi tiền, căn cứ vào hóa đơn mua hàng, giấy thanh toán tạm ứng, bảng thanh toán lương, bảng kê tiền vay, kế toán lập phiếu chi tiền mặt. Phiếu chi được lập thành 2 liên, liên 1 lưu tại quyển, liên 2 đính kèm với chứng từ gốc thủ quỹ dùng ghi sổ và lưu lại theo quy định.
Ví dụ: Ngày 31/12/2014 Kế toán trưởng ủy nhiệm cho nhân viên kế toán
Nguyễn Thị Kim Oanh rút tiền mặt tại qũy thanh toán tiền mua bàn ghế mới cho phòng họp.
CTCP Cung Ứng TBQN PHIẾU CHI Mẫu số 03-V Khách sạn Bạch Đằng Ngày 31/12/2014 Số 135 Họ tên người nhận tiền: Nguyễn Thị Kim Oanh
Địa chỉ: Phòng kế toán, khách sạn Bạch Đằng
Lý do chi: Chi thanh toán tiền bàn ghế Số tiền: 200.429.706đ
(Viết bằng chữ: Hai trăm triệu bốn trăm hai chín nghìn bẩy trăm linh sáu đồng)
Người lập phiếu (ký,ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng (ký,ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (ký,đóng dấu) Đã nhận đủ số tiền : 200.429.706đ
(Viết bằng chữ: Hai trăm triệu bốn trăm hai chín nghìn bẩy trăm linh sáu đồng)
Ngày 31 tháng 12 năm 2014
Thủ trưởng đơn vị Người nhận tiền Kế toán trưởng Thủ quỹ
( Ký tên đóng dấu) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên)
c. Tài khoản sử dụng
Kế toán tiền mặt sử dụng tài khoản 111- tiền mặt: để phản ánh số hiện có và tình hình thu, chi tiền mặt tại quỹ. Kết cấu và nội dung phản ánh như sau:
Bên Nợ: Phản ánh các nghiệp vụ làm tăng quỹ tiền mặt Bên Có: Phản ánh các nghiệp vụ làm giảm quỹ tiền mặt Số dư bên Nợ: Phản ánh số tiền mặt tồn quỹ
- TK 1112: Ngoại tệ. chi tiết cho từng loại như sau: - TK 11121: USD