6. Cấu trúc luận văn
4.2.2. Bố cục nội dung
Văn bản hành chính nói chung có sự thống nhất rất cao về thể thức trình bày nhưng về bố cục nội dung thì mỗi thể loại văn bản có những dấu hiệu đặc trưng riêng. Chúng tôi sẽ trình bày bô cục nội dung của văn bản theo từng thể loại cụ thể.
4.2.2.1. Hợp đồng thương mại
Hợp đồng thương mại là sự thỏa thuận giữa thương nhân với nhau hoặc giữa các thương nhân với các bên có liên quan nhằm thực hiện hoạt động thương mại.
Theo Điều 3 của Luật Thương mại, hoạt động thương mại là hoạt động nhằm mục đích sinh lợi, bao gồm mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, đầu tư, xúc tiến thương mại và các hoạt động khác.
Hình thức của hợp đồng thương mại theo quy định của pháp luật được thể hiện chủ yếu bằng văn bản.
Các hợp đồng thương mại thông dụng bao gồm: hợp đồng mua bán hàng hóa; hợp đồng đại lý mua bán hàng hóa, hợp đồng gia công trong thương mại, hợp đồng dịch vụ bao gồm đấu giá hàng hóa, đấu thầu hàng hóa, dịch vụ giao nhận hàng hóa, dịch vụ giám định hàng hóa, khuyến mại, quảng cáo thương mại, trưng bày giới thiệu hàng hóa, hội chợ - triển lãm thương mại, hợp đồng đại diện cho thương nhân, hợp đồng môi giới thương mại, hợp đồng ủy thác mua bán hàng hóa.
Chủ thể giao kết hợp đồng thương mại: là thương nhân bao gồm các tổ chức kinh tế được thành lập hợp pháp, cá nhân hoạt động thương mại một cách độc lập, thường xuyên và có đăng ký kinh doanh.
Cấu trúc thông thường của một hợp đồng gồm 3 phần như sau: - Phần nêu căn cứ: Gồm căn cứ pháp lý và căn cứ thực tế. - Phần xác lập chủ thể giao kết:
+ Nêu từng bên giao kết, phân định vị trí giao kết;
+ Nêu những thông tin liên quan đến chủ thể giao kết (địa chỉ, người đại diện, chức vụ người đại diện, tài khoản chính thức, mã số thuế...).
- Phần nội dung thỏa thuận giao kết: Được thể hiện thông qua các điều khoản phù hợp với nội dung của từng hợp đồng. Nội dung các điều khoản bao gồm:
+ Chất lượng, chủng loại, quy cách của sản phẩm, hoàng hóa hoặc yêu cầu kỹ thuật của công việc;
+ Điều kiện giao nhận, nghiệm thu; + Thời hạn có hiệu lực của hợp đồng.
Hợp đồng thương mại là văn bản hành chính có tính chất đặc thù của lĩnh vực thương mại. Hợp đồng thương mại có sự khác biệt với Hợp đồng dân sự, Hợp đồng lao động. Sự khác biệt cụ thể như sau:
- Hợp đồng dân sự là sự thỏa thuận giữa các bên về xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự.
- Hợp đồng thương mại là sự thỏa thuận giữa thương nhân với nhau hoặc giữa các thương nhân với các bên có liên quan nhằm thực hiện hoạt động thương mại.
- Nội dung (các điều khoản chủ yếu) của hợp đồng thương mại cũng tương tự như hợp đồng dân sự. Tuy nhiên do tính đặc thù của đối tượng hợp đồng nên hợp đồng thương mại có quy định chi tiết về các nội dung sau đây:
+ Chất lượng, chủng loại, quy cách của sản phẩm, hàng hóa hoặc yêu cầu kỹ thuật của công việc;
+ Điều kiện giao nhận, nghiệm thu; Thời hạn có hiệu lực của hợp đồng. Ví dụ:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
…..oOo….
HỢP ĐỒNG MUA BÁN
- Căn cứ Bộ luật dân sự được Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam khóa XI, kỳ hợp thứ 7 thông qua ngày 14/06/2005, có hiệu lực từ ngày 01/01/2007;
- Căn cứ vào nhu cầu và khả năng của hai bên; Hôm nay, ngày .. .tháng.. .năm.. .Hai bên gồm có: I/ BÊN BÁN HÀNG (gọi tắt là Bên A)
Tên doanh nghiệp: ... Địa chỉ:... Điện thoại:... Mã số thuế: ... Giấy chứng nhận ĐKKD: ... Số tài khoản: ... Do Ông (Bà) ... Chức vụ:..
II/ BÊN MUA HÀNG (gọi tắt là Bên B) Tên doanh nghiệp: ...
Địa chỉ:... Điện thoại:... Mã số thuế: ...
Giấy chứng nhận ĐKKD: ... Số tài khoản: ...
Do Ông (Bà) ... Chức vụ:… ĐIỀU I: THỎA THUẬN
…
ĐIỀU II: GIÁ CẢ …
ĐIỀU III: CHẤT LƯỢNG SẢN PHẨM …
ĐIỀU IV: PHƯƠNG THỨC GIAO NHẬN …
ĐIỀU V: BẢO HÀNH VÀ HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HÀNH HÓA …
ĐIỀU VI: ĐIỀU KHOẢN THANH TOÁN ĐIỀU …
VII: TRÁCH NHIỆM HAI BÊN …
ĐIỀU VIII: THỜI HẠN HIỆU LỰC- CHẤM DỨT - THANH LÝ HỢP ĐỒNG …
ĐIỀU IX: ĐIỀU KHOẢN CHUNG
ĐẬI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B
4.2.2.2. Biên bản thanh lý
Biên bản là loại văn bản ghi lại những sự việc, vụ việc đã hoặc đang diễn ra để làm chứng cứ về sau. Biên bản phải được ghi lại sự việc, vụ việc một cách trung thực, khách quan, chính xác và đây đủ. Cấu trúc của biên bản thường gồm 3 phần:
- Thời gian, địa điểm lập biên bản; - Thành phần tham dự.
* Phần nội dung:
- Nếu là biên bản hội họp hoặc vụ việc đang diễn ra thì ghi lại theo tiến trình của cuộc họp, hội nghị, vụ việc đó.
- Nếu là biên bản vụ việc đã xảy ra thì mô tả lại hiện tượng,, ghi chép lại lời khai của nhân chứng, đương sự hoặc nhận định của những người có liên quan.
* Phần kết thúc
Ví dụ:
- Ghi thời gian, địa điểm kết thúc việc lập biên bản.
- Nếu là biên bản được đọc thông qua những người tham dự thì phải ghi rõ (biên bản đã thông qua....), nếu biên bản được lập thành nhiều bản thì cũng phải ghi rõ số bản được lập.
- Biên bản phải có chữ ký của cán bộ lập biên bản và chữ ký của chủ tạo (nếu là biên bản hội họp), hoặc tuy theo tính chất của vụ việc, biên bản phải có chữ ký của những người có liên quan (nếu cần).
Ví dụ:
CÔNG TY XD&PT CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VỆT NAM
Số: ... Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG
Công trình: ....
- Căn cứ... - Căn cứ...
Hôm nay, ngày .. .tháng .. .năm.. .Chúng tôi gồm có:
BÊN A: ... Đại diện: ... Chức vụ: ...
BÊNB: ... Đại diện: ... Chức vụ: ...
Hai bên thống nhất thanh lý hợp đồng với nội dung sau: Điều 1: Thực hiện hợp đồng
……… Điều II: Kinh phí thanh toán
………
ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B
4.2.2.3. Công văn
Công văn là văn bản hành chính chủ yếu mang tính chất trao đổi thông tin giữa cơ quan quản lí nhà nước và cá nhân hoặc ngược lại. Công văn thường có phạm vi sử dụng rộng nhất so với các thể loại văn bản khác. Công văn có thể dùng đê thông báo một vấn đề, hướng dẫn thực hiện một văn bản, thông báo một hoạt động sắp diễn ra, trả lời ý kiến, lấy ý kiến, đề nghị hoặc xác nhận một vấn đề thuộc thẩm quyền của cơ quan ban hành văn bản...
Bố cục của công văn thường gồm 3 phần:
- Phần mở đầu: Nêu rõ lí do, mục đích của việc soạn thảo công văn. Ví dụ:
"Căn cứ Luật Thương mại, Nghị định số: 37/2006/NĐ-CP ngày 04/04/2006 của Chính phủ quy định chi tiết Luật Thương mại về hoạt động xúc tiến thương mại và Thông tư liên tịch số 07/2007/TTLT-BTM-BTC ngày 06/07/2007 hướng dẫn một số điều về khuyến mại và hội chợ, triển lãm thương mại.
Trả lời công văn của chi nhánh Công ty TNHH tư vấn đầu tư và Phát triển Quốc tế Lê Nguyễn (gọi tắt là Lê Nguyễn Mobile) ngày 02/03/2009 đăng ký thực hiện khuyến mại. Sở Công Thương xác nhận đăng ký thực hiện khuyến mại với nội dung sau:..."
(trích Công văn, số: 347/SCT-XTTM&TTKT) "Trả lời công văn số: 032/2009/CV-NK-GFP của Công ty TNHH GIẤY GLATZ VIỆT NAM ngày 30 tháng 03 năm 2009 về việc bổ sung danh mục MMTB trong dây chuyền đồng bộ, Sở Công thương có ý kiến như sau:..."
(trích Công văn, số: 329/SCT-QLCN) - Phần nội dung: Trình bày các yêu cầu cần giải quyết. Đây là phần trọng tâm của một công văn. Dù công văn được soạn thảo nhằm mục đích gì thì nội dung cũng phải được trình bày một cách rõ ràng, mạch lạc. Công văn giải đáp thì lời lẽ phải khách quan, cụ thể để tạo nên tính minh xác của vấn đề. Công văn từ chối thì lời lẽ phải lịch sự, khiêm tốn. Công văn đề xuất, kiến nghị thì cách lập luận phải logic, có luận cứ, luận chứng rõ ràng. Công văn yêu cầu thì thường sử dụng các câu mệnh lệnh.
Ví dụ:
"Sở Công thương đề nghị Công ty CP TM SABECO Mền Đông chấm dứt việc thực hiện chương trình khuyến mại "Chương trình hỗ trợ rượu, tiền và kệ trưng bày" theo thông báo số 66/SABECO- MĐ ngày 24 tháng 12 năm 2008 của công ty về thực hiện chương trình khuyến mại.
Công ty CP TM SABECO Miền Đông có trách nhiệm:
- Công bố việc chấm dứt chương trình khuyến mại "Chương trình hỗ trợ rượu, tiên và kệ trưng bày" tại nơi bán hàng hoặc ít nhất trên một phương tiện thông tin đại chúng để khác hàng được biết;
- Bảo đảm đầy đủ quyền lợi và giải quyết những khiếu nại (nếu có) của khách hàng đã tham gia chương trình khuyến mại;
- Công ty báo cáo kết quả việc thực hiện chương trình khuyến mại trước khi bị đình chỉ gửi về Sở.
Sở Công thương thông báo để Công ty CP TM SABECO Miền Đông biết và thực hiện đúng quy định".
(trích Công văn, số: 291/SCT-XTTM) - Phần kết thúc: Nội dung phân này thông thường là khẳng định thêm hoặc làm sáng rõ nội dung của công văn như đã trình bày ở phần nội dung. Phần kết thúc của công văn có thể được diễn đạt ngắn gọn trong một câu văn. Nếu là công văn mời họp, phần kết thúc thông thường là: "Kính mong .. .đền dự họp đầy đủ, đúng giờ". Nếu là công văn đề nghị, yêu cầu, .. .thường kết thúc bằng một câu có nội dung cầu khiến.
- "Sở Công Thương kính đê nghị Bộ Công Thương duyệt châp thuận việc nhập khẩu đường theo nhu cầu của doanh nghiệp", (trích Tờ trình 156, VP- SCT)
- "Rất mong sự hợp tác nhiệt tình của Quý doanh nghiệp để chương trình nói trên thành công tốt đẹp, đồng thời việc quảng bá doanh nghiệp, sản phẩm của Bình Dương cũng đạt được hiệu quả cao nhất".
(trích Công văn, số: 531/VP-SCT) - "Rất mong sự xem xét, phê duyệt của UBND tỉnh để Sở sớm đưa các chương trình vào thực hiện",
(trích Tờ trình, số: 312/ VP- SCT)
Ví dụ:
UBND TỈNH BÌNH DƯƠNG CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
SỞ CÔNG THƯƠNG Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Số 363/SCT - XTTM&TTKT Thủ Dầu Một, ngày 13 thảm 04 năm 2009
V/v xác nhận đăng ký tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại 2009
Kính gửi: Công ty TNHH- HCTL - Nam Ánh Quang
Căn cứ Luật Thương mại, Nghị định số 37/2006/NĐ-CP ngày 4 tháng 4 năm 2006 của Chính phủ quy định chi tiết Luật Thương mại về hoạt động xúc tiến thương mại và Thông tư liên tịch số 07/2007/TTLT-BTM-BTC ngày 06 tháng 07 năm 2007 hướng dẫn thực hiện một số điều về khuyến mại và hội chợ, triển lãm thương mại;
Phúc đáp công văn số 03/ĐKKH/09 ngày 12/02/2009 của Công ty TNHH HCTL Nam Ánh Quang về việc đăng ký tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại. Sở Công Thương có ý kiến như sau:
1. Xác nhận Công ty TNHH HCTL Nam Ánh Quang có đăng ký tổ chức hội chợ triển lãm với nội dung như sau:
- Thời gian tổ chức: Từ ngày 06/06 đến 14/06/2009. - Địa điểm tổ chức: Trung tâm văn hóa Bình Dương. - Nội dung chính: tổng hợp.
Người chịu trách nhiệm tổ chức: Bà. Nguyễn Thị Cúc - Giám đốc Cty TNHH HCTL Nam Ánh Quang.
2. Công ty tổ chức hội chợ triển lãm phải thực hiện đúng nội dung thông báo và các quy định của Nghị định số 37/2006/NĐ-CP ngày 04/04/2009 của Chính phủ quy định chi tiết Luật thương mại về hoạt động xúc tiến thương mại và Nghị định số 06/2008/NĐ-CP.
3. Trong thời hạn 30 (ba mươi) ngày kể từ ngày kết thúc hội chợ triển lãm, Công ty có trách nhiệm báo cáo kết quả việc tổ chức hội chợ triển lãm trên về Sở Công Thương Bình Dương. GIÁM ĐỐC Nơi nhận: (đã ký) -UBND tỉnh (thay B/C); -Sở VHTTDL tỉnh -CC-QLTT; Cục thuế tỉnh; -Lưu VP.M.6. 4.2.2.4. Thông báo
Thông báo là văn bản dùng để truyền đạt nội dung của một quyết định, một tin tức, một sự việc, chủ trương, chính sách cho các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân. Tuy nhiên, thông báo chủ yếu mang tính thông tin hai chiều
Bố cục của một thông báo gồm 2 phần:
- Phần một bao gồm quốc hiệu, ngày tháng năm và nơi viết thông báo, cơ quan thông báo, số và kí hiệu, tên văn bản. Phần một có vai trò rất quan trọng tạo nên tính tin cậy của một thông báo.
- Phần hai chứa đựng nội dung chính của thông báo, giới thiệu thẳng nội dung cần ải ngắn gọn nhưng đầy đủ thông tin, lời lẽ dễ hiểu.
Ví dụ:
UBND TỈNH BÌNH DƯƠNG CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
SỞ CÔNG THƯƠNG Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Số: 309/TTr-SCT Thủ Dầu Một, ngàv 31 tháng 03 năm 2009
THÔNG BÁO
Ý kiến kết luận của Giám đốc Sở Công Thương
Ngày 23 tháng 03 năm 2009, Đ/C Nguyễn Thị Điền - Giám đốc Sở Công Thương đã chủ trì họp giao ban với thành phần và nội dung như sau:
Thành phần: ... Nội dung:...
Giám đốc Sở Công Thương có ý kiến kết luận chỉ đạo một số công việc cần tập trung thực hiện, cụ thể như sau:
1. Văn phòng Sở: 2.Thanh tra Sở: 3.Phòng quản lý điện năng: 4.Phòng quản lý thương mại: ... Nơi nhận T/L GIÁM ĐỐC -BGĐ; CHÁNH VĂN PHÒNG -Lưu: VTg Trần Văn Tùng 4.2.2.5. Tờ trình
Tờ trình được sử dụng để đề xuất một giải pháp, một dự án, xin ý kiến chỉ đạo về một chủ trương, chính sách hoặc một kế hoạch...
-Phần 1: Tờ trình hoàn toàn giống với các thể loại văn bản hành chính khác về thành phần và thể thức. Tuy nhiên, tờ trình có đặc trưng riêng thể hiện ngay tên văn bản. Ví dụ: tờ trình về việc khen thưởng; tờ trình về việc phê duyệt Chương trình khuyên công tỉnh Bình Dương đèn năm 2012; tờ trình về việc đề nghị tặng danh hiệu chiến sĩ thi đua toàn quốc; tờ trình về việc Phê duyệt Đề án hoạt động xúc tiến thương mại tỉnh Bình Dương đến năm 2010...
- Phần 2: Phần nội dung chính của tờ trình bao gồm: - Căn cứ và lí do để đưa ra tờ trình;
- Phân tích ý nghĩa và hiệu quả, khả năng và triển vọng của vấn đề cần giải quyết; -Những yêu cầu và nguyện vọng cần được giải quyết
Ví dụ:
UBND TỈNH BÌNH DƯƠNG CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
SỞ CÔNG THƯƠNG Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Số: 309/TTr-SCT Thủ Dầu Một, ngàv 31 tháng 03 năm 2009
TỜ TRÌNH
v/v phê duyệt Đề án hoạt động xúc tiến thương mại tỉnh Bình Dương năm 2010
Căn cứ Quyết định số 279/2005/QĐ-TTg, ngày 03 tháng 11 năm 2005 của Thủ tướng Chính phủ về việc ban hành Quy chế xây dựng và thực hiện Chương trình xúc tiên thương mại quôc gia giai đoạn 2006 - 2010;
Căn cứ Công văn số 6391/UBND-KTTH ngày 06 tháng 12 năm 2006 của ủy ban nhân dân tỉnh Bình Dương về việc xây dựng Đề án "Xúc tiến thương mại - du lịch tỉnh Bình Dương năm 2010;
Đề án hoạt động xúc tiến thương mại tỉnh Bình Dương đến năm 2010 được xây dựng trên cơ sở chương trình xúc tiến thương mại trọng điểm Quốc gia đến năm 2010 và tình