CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG VỀ KẾ TOÁN DOANH THU, CHI PHÍ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH NHÂN KIẾN VĂN 3.1 Kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Nội dung
Hiện nay, để đáp ứng từng loại khách hàng với những hình thức mua khác nhau, doanh nghiệp áp dụng 2 hình thúc bán hàng chính là: bán buôn và bán lẻ
- Bán buôn: Với hình thức bán này việc bán hàng thông qua các hợp đồng kinh tế được ký kết giữa các tổ chức với doanh nghiệp. Chính vì vậy đới tượng bán buôn rất đa dạng: có thể là doanh nghiệp sản xuất, doanh nghiệp thương mại…Phương thức bán hàng này chủ yếu thanh toán bằng chuyển khoản. Khi bên mua nhận được chấp nhận thanh toán hoặc thanh toán ngay thì hàng hóa được xác định là tiêu thụ.
- Bán lẻ: Với hình thức này khách hàng đến mua hàng tại cửa hàng với giá cả do khách hàng thỏa thuận với nhân viên bán hàng. Nhân viên bán hàng trực tiếp thu tiền và giao hàng cho khách hàng và thanh toán chủ yếu bằng tiền mặt. Thời điểm xác định là tiêu thụ là thời điểm nhận được báo cáo bán hàng của nhân viên bán hàng.
Nguyên tắc
- Đối với hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ, doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là giá bán chưa thuế GTGT
- Doanh thu bán hàng được ghi nhận khi thu tiền ngay hoặc chưa thu tiền (do thoả thuận thanh toán mua bán), sau khi công ty đã giao hàng hoá và được chấp nhận thanh toán
- Hiện tại ở công ty, kế toán ghi nhận doanh thu theo nguyên tắc thực hiện, tuy nhiên nguyên tắc này có những ưu điểm và hạn chế nhất định.
3.1.1. Chứng từ sử dụng và trình tự luân chuyển chứng từ
Chứng từ gốc: Kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ sử dụng các chứng từ sau đây làm chứng từ ghi sổ:
- Hóa đơn giá trị gia tăng - Phiếu xuất kho
- Bảng kê bán lẻ đã thanh toán hoặc ký nhận hàng chưa thanh toán - Phiếu nộp tiền hoặc phiếu thu tiền …
Quá trình luân chuyển chứng từ:
Kế toán hàng hoá: xuất hoá đơn bán hàng, phiếu xuất kho…sau đó chuyển cho nhân viên bán hàng để giao hàng cho khách. Nhân viên giao hàng giữ 2 liên của hoá đơn gồm liên đỏ (khách hàng) giao cho khách, liên vàng (nội bộ) khách ký nhận ngày hẹn thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán ký xác nhận lên đó. Khi nhân viên giao hàng cầm liên vàng đã được chấp nhận thanh toán tiền về nộp cho thủ quỹ và được làm phiếu thu số tiền đó. Còn những hoá đơn ký nhận ngày hẹn thanh toán sẽ được nhân viên thu tiền đi thu theo ngày hẹn và cũng về nộp tiền cho thủ quỹ và được lập phiếu thu dựa trên số tiền thu được. Trình tự hạch toán
Ghi chú
Ghi nhận hàng ngày Ghi nhận vào cuối kỳ Đối chiếu
3.1.2. Tài khoản sử dụng
Hạch toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ phát sinh trong kỳ kế toán sử dụng những tài khoản sau:
- TK 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”. - TK 131 “Phải thu khách hàng”.
- TK 1111: Tiền mặt.
- TK 1121: Tiền gởi ngân hàng
- TK 333: Thuế và các khoản phải nộp nhà nước. + TK 3331: Thuế GTGT đầu ra.
3.1.3. Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Phần mềm kế toán TriSoft được viết riêng theo nhu cầu, hình thức kinh doanh và bộ máy kế toán của công ty, do đó tất cả các quá trình hạch toán đều được thực hiện trên phần mềm kế toán.
Đầu tiên khâu xuất hàng của kế toán hàng hoá, kế toán sẽ nhập thông tin khách hàng, tên hàng hoá, số lượng, đơn giá, thuế suất, tổng thành tiền, …
Ta định khoản trong phần nhập liệu (bảng số liệu kế toán) của phần mềm như sau: Nợ TK 111, 112, 131
Có TK 511
Có TK 3331
Đồng thời ghi nhận vào bảng xuất tồn của phần mềm để xác định giá vốn cuối kỳ HĐ mua bán Đơn đặt hàng Hoá đơn GTGT Sổ nhật ký chung Sổ cái TK 511 Bảng nhập liệu kế toán
Bảng cân đối tài khoản
- Ta ghi nhận vào bảng xuất nhập tồn của phần mềm để tính giá vốn hàng bán. Do tính giá theo phương pháp bình quân gia quyền nên việc ghi nhận giá vốn vào bảng số liệu kế toán của phần mềm được thực hiện cuối kỳ khi xác định kết quả kinh doanh.
Ghi chú: bảng nhập liệu số liệu kế toán giống như sổ kế toán máy trong Hệ thống thông tin kế toán 1
Quá trình giao hàng đã hoàn thành
Nếu là bán chịu thì kế toán công nợ sẽ theo dõi thời gian thu tiền của khách hàng thông qua TK 131 “phải thu khách hàng”. Khi đến thời hạn thu tiền khách hàng, nhân viên thu tiền xong về nộp ngay cho thủ quỹ. Kế toán công nợ sẽ làm phiếu thu dựa trên chữ ký nhận tiền của thủ quỹ, định khoản như sau:
Nợ TK 111: (nếu thu tiền mặt)
Nợ TK 112: (nếu thu tiền qua ngân hàng) Có TK 131:
Sau khi định khoản ở phần nhập liệu phần mềm sẽ tự động đưa vào sổ cái 511, 111, 112, 131 và sổ nhật ký chung, sổ quỹ…
• Cuối kì, kế toán kết chuyển doanh thu thuần sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh
Nợ TK 511 Có TK 911
Hệ thống tài khoản doanh nghiệp không sử dụng TK 512 “doanh thu nội bộ”
VD: Lấy số liệu từ sổ cái
-Ngày 25/10/2013 ghi nhận doanh thu từ bán hàng cho theo HĐ 119 (Phụ lục 01) Nợ TK 131 30.800.000 Đ
Có TK 511 28.000.000 Đ Có TK 3331 2.800.000 Đ
-Cuối kỳ, kết chuyển doanh thu thuần sang TK 911 để XĐKQKD trong tháng 10 năm 2013 của công ty Nợ TK 511 28.000.000 Đ Có TK 911 28.000.000 Đ Sổ cái Tháng 10 năm 2013 TK: 511 Doanh thu Ngày Chứng từ Diễn giải TK đối
ứng Số phát sinh
Ghi sổ Số hiệu Ngày Nợ Có
Số dư đầu kỳ 25/10/2013 PK 25/10/2013 Bán hàng hóa HĐ 119 131 28.000.000 31/10/2013 KC 31/10/2013 Kết chuyển doanh thu 911 28.000.000 Cộng số phát sinh 28.000.000 28.000.000 Số dư cuối kỳ - -
3.2 Kế toán các khoản làm giảm doanh thu3.2.1 Chiết khấu thương mại 3.2.1 Chiết khấu thương mại
3.2.1.1 Chứng từ sử dụng
- Hóa đơn GTGT - Phiếu xuất kho
- Công ty sử dụng TK 521 để hạch toán khoản chiết khấu thương mại
-Trình tự hạch toán : Khi khách hàng mua hàng với số lượng lớn hoặc mua nhiều lần thì sẽ được hưởng phần trăm chiết khấu. Kế toán căn cứ vào hóa đơn GTGT để nhập liệu vào phần mềm kế toán. Cuối kỳ định khoản nghiệp vụ kết chuyển chiết khấu thương mại làm giảm trừ doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ bằng cách copy giá trị của tài khoản 521 trên bảng cân đối phát sinh sang phần nhập liệu của sổ nhật ký chung trong phần mềm kế toán. Phần mềm kế toán tự động cập nhập vào sổ cái TK 521.
Ghi chú : Ghi nhận hàng ngày Ghi nhận cuối kỳ Đối chiếu
3.2.1.3 Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
- ngày 15/10/2013 ghi nhận doanh thu bán hàng cho Công ty TNHH OCSVN theo HĐ 113 (phụ lục 02)
Nợ TK 131 170.000.000 Đ
Có TK 511 170.000.000 Đ
- Ngày 15/10/2013 ghi nhận chiết khấu thương mại cho công ty TNHH OCSVN Nợ TK 521 5.000.000 Đ
Có TK 131 5.000.000 Đ - Ngày 15/10/2013 VAT đầu ra
Nợ TK 131 16.500.000 Đ Có TK 3331 16.500.000 Đ
- Ngày 31/10/2013 kết chuyển chiết khấu thương mại giảm trừ doanh thu HĐ GTGT
Phiếu xuất kho Sổ nhật ký chung Bảng nhập liệu kế toán Sổ cái TK 521 Bảng cân đối tài khoản
Báo cáo tài chính
Nợ TK 511 5.000.000 Đ
Có TK 521 5.000.000 Đ
3.3 Kế toán giá vốn hàng bán 3.3.1 Cách xác định giá vốn
- Khi xuất hàng hoá ta ghi nhận vào bảng xuất, nhập, tồn hàng hoá. Phần mềm sẽ tự tính giá xuất, nhưng ta không ghi nhận giá vốn.
- Giá vốn hàng bán được ghi nhận vào cuối kỳ.
- Kế toán sử dụng TK 632 để theo dõi giá vốn hàng bán cho tất cả các loại hàng hoá tại doanh nghiệp.
- Quá trình xuất hoá đơn bán hàng được kế toán thực hiện trên quyển hoá đơn GTGT do cơ quan thuế cấp.
- Doanh nghiệp tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền Công thức tính:
- Đơn giá xuất kho lần thứ i = (Trị giá hàng hóa tồn đầu kỳ + Trị giá hàng hóa nhập trước lần xuất thứ i)/(Số lượng vật tư hàng hóa tồn đầu kỳ + Số lượng vật tư hàng hóa nhập trước lần xuất thứ i)
3.3.2 Chứng từ sử dụng
Kế toán giá vốn hàng bán sử dụng các chứng từ sau đây làm căn cứ ghi sổ: - Hoá đơn GTGT khi mua hàng
- Phiếu nhập kho - Phiếu chi - Giấy báo nợ
- Biên bản kiểm nhận hàng hoá (lập khi số lượng hàng hoá trên hoá đơn có sự chênh lệch).
3.3.3 Tài khoản sử dụng
- Công ty sử dụng tài khoản 632 “Giá vốn hàng bán” để ghi nhận doanh thu. - Trình tự hạch toán
Khi kế toán hàng hoá xuất hoá đơn bán hàng (kể cả bán buôn và bán lẻ) và định khoản trong phần nhập liệu bên báo cáo xuất nhập tồn phần mềm kế toán sẽ tự tính giá vốn hàng bán (giá vốn từng hoá đơn). Sau đó ta qua phần bảng nhập liệu kế toán copy tổng giá vốn bên xuất nhập tồn để xác định giá vốn cuối kỳ (giá vốn tổng cả kỳ). Từ đây chúng được chuyển vào sổ cái TK 632
3.3.4 Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
- Hàng ngày khi xuất hoặc nhập hàng hoá ta ghi nhận trong bảng Xuất nhập tồn của phần mềm vào phần nhập liệu. Khi đó khi mỗi lần xuất hàng hoá phần mềm sẽ tự động tính giá vốn nhưng không tự kết chuyển giá vốn vào tài khoản 632. Đến cuối kỳ ta vào bảng nhập liệu sổ kế toán để xác định giá vốn.
- Ta định khoản
Nợ TK 632 206.680.517 Đ
Có TK 156 206.680.517 Đ
- Số tiền phải copy bên phần nhập liệu của bảng xuất nhập tồn lấy ở phần tổng thành tiền xuất và kết chuyển giá vốn để xác định kết quả kinh doanh
Nợ TK 911 206.680.517 Đ
BẢNG NHẬP LIỆU XNT HÀNG HÓA
Tháng 10 năm 2013
TỒN ĐẦU NHẬP XUẤT TỒN CUỐI MÃ HÀNG TÊN HÀNG ĐVT SL TT SL TT SL TT SL TT TỔNG CỘNG 117 942.424.440 31 291.005.264 24 206.680.517 124 1.026.749.187 (*) (*) (*) (*) (*) (*) (*) (*) (*) (*) (*) DE4100 Máy tính xách tay Dell 4100 Cái 5 46.456.199 - - - - 5 46.456.199 AC3654 Máy tính xách tay Acer 3654 Cái 2 17.042.974 - - - - 2 17.042.974 AC102 Máy tính xách tay Acer M102 Cái 6 54.548.473 - - 4 36.365.649 2 18.182.824 FCN635 Máy Fax Canon KXFP635 Cái 2 6.501.320 3 9.752.000 2 6.501.328 3 9.751.992 ML18CX Máy lạnh Hitach X18CX Cái 7 108.646.83 4 11 173.360.00 0 6 94.002.278 12 188.004.556 ML14AA Máy lạnh Hitach X14AA Cái 7 204.257.30 9 - - - - 7 204.257.309 MLSC12 Máy lạnh Funiki SC 12 Cái 16 110.813.634 6 41.400.000 5 34.594.008 17 117.619.626 SSNP250 Laptop Samsung NP250 Cái 4 32.891.845 3 25.500.000 - - 7 58.391.845 MLAS12 Máy lạnh Samsung AS12 FAN/FAX Cái 10 71.000.000 - - - - 10 71.000.000 TDA388 Tủ đông AkiraCF- 388H Cái - - 3 15.372.474 3 15.372.474 - - TDA450 Tủ đông AkiraCF- 450H Cái 9 65.220.732 - - - - 9 65.220.732 LO6786 Lò vi sóng Sanyo EM- S6786V Cái 7 33.913.553 5 25.620.790 4 19.844.781 8 39.689.562 LO5597 Lò vi sóng Sanyo EM- S5597W Cái 3 7.408.473 - - - - 3 7.408.473 INET3022 Máy in Epson T3022 Cái 20 63.429.160 - - - - 20 63.429.160 INHP1600 Máy in Laser HP 1600 Cái 19 120.293.935 - - - - 19 120.293.935
Sổ cái
Tháng 10 năm 2013
TK: 632 Giá vốn hàng bán
Ngày Chứng từ Số phát sinh
Ghi sổ Số hiệu Ngày Nợ Có
Số dư đầu kỳ 31/10/2013 PK 31/10/2013 Giá vốn hàng bán tháng 10 156 206.680.517 31/10/2013 KC 31/10/2013 Kết chuyển GVHB tháng 10 911 206.680.517 Cộng số phát sinh 206.680.517 206.680.517 Số dư cuối kỳ - - 3.4 Kế toán chi phí bán hàng 3.4.1 Chứng từ sử dụng - Hoá đơn GTGT - Bảng chấm công tính lương - Phiếu chi
- Chứng từ ngân hàng và các chứng từ khác theo quy định …
3.4.2 Tài khoản sử dụng
- Kế toán sử dụng TK 641 “chi phí bán hàng” để theo dõi các khoản chi phí trên tại doanh nghiệp. Kế toán căn cứ vào chứng từ như: Hoá đơn GTGT, bảng chấm công tính lương, chứng từ ngân hàng và các chứng từ khác theo quy định … để thực hiện thanh toán. Kế toán ra phiếu chi, hạch toán định khoản trên phần mềm kế toán, chi phí bán hàng được xác định khi ra phiếu chi và định khoản trong bảng nhập liệu kế toán. Phần mềm sẽ tự động cập nhập vào TK 641 trong bảng cân đối số phát sinh và sổ cái TK 641
Ghi chú Ghi nhận hàng ngày HĐ dịch vụ mua ngoài, bảng chấm lương … Hoá đơn GTGT, phiếu chi … Sổ nhật ký chung Sổ cái TK 641 Bảng nhập liệu kế toán
Bảng cân đối tài khoản Báo cáo tài chính
Ghi nhận vào cuối kỳ Đối chiếu
3.4.3 Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Ngày 31/10/2013, kết chuyển lương nhân viên bán hàng, trích BHXH, BHYT công ty đóng vào chi phí bán hàng
Nợ TK 641 71,753,846 Đ Có TK 334 63,753,846 Đ Có TK 3383 6,800,000 Đ Có TK 3384 1,200,000 Đ
- Cuối kỳ, kết chuyển chi phí bán hàng vào TK 911 để XĐKQKD trong tháng 10 năm 2013 của Công ty.
Nợ TK 911 71,753,846 Đ
Có TK 641 71,753,846 Đ
Sổ cái
Tháng 10 năm 2013
TK: 641 Chi phí bán hàng
Ngày Chứng từ Diễn giải TK
đối Số phát sinh Ghi sổ Số hiệu Ngày Nợ Có Số dư đầu kỳ KC lương vào CPBH 334 63.753.846 KC BHXH công ty đóng vào CPBH 3383 6.800.000 31/10/2013 PK 31/10/2013 KC BHYT công ty đóng vào CPBH 3384 1.200.000 31/10/2013 KC 31/10/2013 Kết chuyển CPBH tháng 10 911 71.753.846 Cộng số phát sinh 71.753.846 71.753.846 Số dư cuối kỳ - -
3.5 Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp3.5.1 Chứng từ sử dụng 3.5.1 Chứng từ sử dụng
- Hoá đơn mua ngoài
- Bảng chấm công ở bộ phận nhân sự - Phiếu chi
- Chứng từ ngân hàng …
3.5.2 Tài khoản sử dụng
- Kế toán sử dụng TK 642 “chi phí quản lý doanh nghiệp” để theo dõi chi phí này tại doanh nghiệp.
- Kế toán hạch toán định khoản trên phần mềm kế toán, chi phí quản lý doanh nghiệp được xác định khi ra phiếu chi và định khoản trong bảng nhập liệu kế toán. Phần mềm sẽ tự động cập nhập vào TK 642 trong bảng cân đối số phát sinh và sổ cái TK 642
Ghi chú
Ghi nhận hàng ngày Ghi nhận vào cuối kỳ
Đối chiếu
3.5.3 Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinhVD: Lấy số liệu từ sổ cái VD: Lấy số liệu từ sổ cái
Ngày 7/10/2013 công ty đã chi bằng tiền mặt để trả cước viễn thông HĐ 3770435 (phụ lục 03)
Nợ TK 642 636.629 Đ Nợ TK 133 63.663 Đ
Có TK 111 700.292 Đ
Ngày 31/10/2013 kết chuyển lương nhân viên quản lý, trích BHXH, BHYT công ty đóng vào chi phí quản lý
Nợ TK 642 28.699.231
Có TK 334 25.419.231 Có TK 3383 2.788.000 Có TK 3384 492.000
Cuối kỳ kết chuyển chi phí quản lý vào TK 911 để XĐKQKD trong tháng 10 năm 2013 của công ty
Nợ 911 29.335.860
Có 642 29.335.860
Sổ cái
Tháng 10 năm 2013
TK: 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp
Ngày Chứng từ Diễn giải TK
đối Số phát sinh Ghi sổ Số hiệu Ngày Nợ Có Số dư đầu kỳ 07/10/2013 PC0
2 07/10/2013 Cước viễn thông/hđ 3770435 111 636.629 HĐ dịch vụ mua ngoài, bảng tính lương … Hoá đơn GTGT, phiếu chi … Sổ nhật ký chung Sổ cái TK 642 Bảng nhập liệu kế toán
Bảng cân đối tài khoản Báo cáo tài chính
KC lương vào