MẠI SƠN THỦY
2.2.2. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp tại Công ty cổ phần sản xuất và thương mại Sơn Thủy
thương mại Sơn Thủy
2.2.2.1. Nội dung chi phí QLDN tại Công ty
Công ty hạch toán kế toán chi phí quản lý chi phí doanh nghiệp theo đúng quy định của Chuẩn mực kế toán (VAS) và Chế độ kế toán hiện hành. Chi phí quản lý bao gồm những chi phí liên quan đến hoạt động chung của toàn doanh nghiệp như
chi phí nhân viên quản lý, đồ dùng văn phòng, chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho việc quản lý. Ngoài ra còn có các khoản chi về thuế, lệ phí như thuế đất, thuế môn bài, phí giao thông…
Những chi phí có tính bất thường như chi phí thanh lý TSCĐ, tiền phạt vi phạm hợp đồng hay các khoản chi phí phát sinh do kế toán nhầm lẫn hay bỏ sót chưa ghi sổ không được tính vào chi phí quản lý mà đưa vào phần chi phí bất thường (Chi phí khác)
Do đặc điểm sản phẩm Công ty cổ phần sản xuất và thương mại Sơn Thủy kinh doanh, chủ yếu là quần áo đi mưa, không bị thay đổi giá cả quá lớn trong thời gian dài nên Công ty không trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
2.2.2.2. Phương pháp kế toán chi phí QLDN a) Chứng từ sử dụng:
Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp gồm nhiều khoản mục chi phí khác nhau nên sử dụng nhiều loại chứng từ khác nhau. Những chứng từ Công ty sử dụng bao gồm:
-Phiếu chi: Phiếu chi do cô Lê Thị Thu, kế toán trưởng lập. Phiếu chi được lập thành hai liên, một liên giao cho Thủ quỹ để ghi Sổ quỹ sau đó chuyển lại cho Kế toán làm chứng từ gốc vào sổ, một liên giao cho người nhận tiền.
Mẫu Phiếu chi được trích dẫn tại Phụ lục số 01
-Bảng chấm công: Bảng chấm công được cô Lê Thị Thu, kế toán trưởng lập một bản duy nhất, sau đó đưa cho chú Trần Duy Cường, Phó giám đốc Công ty duyệt và đưa cho công nhân viên trong Công ty ký xác nhận.
Bảng chấm công được trích dẫn tại Phụ lục số 02
-Bảng thanh toán tiền lương: Bảng thanh toán tiền lương được cô Lê Thị Thu, kế toán trưởng lập một bản duy nhất. Cuối mỗi tháng, khi trả lương công nhân viên, kế toán đưa bản này cho Thủ quỹ vào Sổ quỹ.
Bảng thanh toán tiền lương được trích dẫn tại Phụ lục số 03
-Bảng tính khấu hao TSCĐ: Bảng tính khấu hao TSCĐ được cô Lê Thị Thu, kế toán trưởng lập một bản duy nhất. Căn cứ vào Bảng tính khấu hao này, kế toán vào các sổ kế toán liên quan.
-Phiếu xuất kho: Phiếu xuất kho do cô Lưu Thùy Liên, kế toán vật tư lập. Phiếu xuất kho được lập thành hai liên, một liên Kế toán làm chứng từ gốc vào sổ và lưu giữ, một liên giao cho người nhận.
Mẫu Phiếu xuất kho được trích dẫn tại Phụ lục số 04 -Phiếu kế toán
-Hóa đơn tiền điện, tiền nước... b) Tài khoản sử dụng:
Công ty sử dụng tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp để hạch toán những khoản chi phí phát sinh cho quản lý.
Theo cô Lê Thị Thu – kế toán trưởng Công ty cổ phần sản xuất và thương mại Sơn Thủy, Công ty không lập dự phòng nợ phải thu khó đòi và dự phòng phải trả tình vào chi phí kinh doanh của DN, chi phí quản lý doanh nghiệp được hạch toán chi tiết theo các tài khoản cấp 2 sau:
- TK 6421 - Chi phí nhân viên quản lý: Phản ánh các khoản phải trả cho cán bộ quản lý DN, như tiền lương, các khoản phụ cấp, BHXH, BHYT, KPCĐ của Ban Giám đốc, nhân viên quản lý ở các phòng ban của DN.
- TK 6422 - Chi phí vật liệu quản lý: Phản ánh chi phí vật liệu xuất dùng cho công tác quản lý doanh nghiệp như văn phòng phẩm. . . vật liệu sử dụng cho việc sửa chữa TSCĐ, công cụ, dụng cụ,. . .
- TK 6423 - Chi phí đồ dùng văn phòng: Phản ánh chi phí dụng cụ, đồ dùng văn phòng dùng cho công tác quản lý
- TK 6424 - Chí phí khấu hao TSCĐ: Phản ánh chi phí khấu hao TSCĐ dùng chung cho doanh nghiệp gồm máy móc thiết bị quản lý dùng trên văn phòng.
- TK 6425 - Thuế, phí và lệ phí: Phản ánh chi phí về thuế, phí và lệ phí như: thuế môn bài, tiền thuê đất,. . . và các khoản phí, lệ phí khác.
- TK 6427 - Chi phí dịch vụ mua ngoài: Phản ánh các chi phí khác thuộc quản lý chung của doanh nghiệp, ngoài các chi phí đã kể trên, như: Trả tiền điện thoại, trả tiền mua xăng giám đốc, phí chuyển tiền, phí dịch vụ thanh toán….
Trong đó, chi phí vật liệu quản lý, chi phí đồ dùng văn phòng không phải năm nào cũng phát sinh, các khoản chi phí còn lại hàng năm đều được hạch toán.
Cuối kỳ, kế toán kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp vào tài khoản 911 – Xác định kết quả kinh doanh.
Số liệu thực tế trình bày trong bài khóa luận tốt nghiệp là số liệu của Công ty trong năm 2011, không phát sinh chi phí vật liệu quản lý và chi phí đồ dùng văn phòng vì Công ty vẫn tiếp tục sử dụng vật liệu, đồ dùng được mua từ những năm trước đó cho bộ phận quản lý.
c) Trình tự hạch toán:
•Kế toán chi phí nhân viên quản lý:
Công ty cổ phần sản xuất và thương mại Sơn Thủy tính lương các nhân viên thuộc bộ phận quản lý doanh nghiệp theo thời gian làm việc. Căn cứ vào Bảng chấm công, kế toán tính lương phải trả nhân viên quản lý. Nhìn chung, chi phí nhân viên quản lý không có sự biến động.
Quy trình ghi chép và hạch toán đối với chi phí nhân viên quản lý được thực hiện như sau:
- Căn cứ vào Bảng chấm công, Bảng tính lương, kế toán lập Chứng từ ghi sổ, định khoản như sau:
Nợ TK 6421 – Chi phí nhân viên quản lý Có TK 334 – Phải trả người lao động.
- Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ, kế toán ghi vào Sổ Cái các tài khoản: TK 6421– Chi phí nhân viên quản lý, TK 334 – Phải trả người lao động.
- Căn cứ vào Bảng chấm công, Bảng tính lương, kế toán ghi vào Sổ chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp.
Cũng giống như chi phí nhân viên bán hàng, Công ty không theo dõi riêng biệt các khoản phải trích theo lương (BHXH, BHYT, KPCĐ) cho nhân viên quản lý mà tính tổng các khoản phải trích theo lương cho toàn bộ công nhân viên trong Công ty. Chi phí các khoản trích theo lương này được hạch toán vào TK 627 - Chi phí sản xuất chung, đến cuối kỳ kết chuyển vào TK 154 - Giá thành sản phẩm.
•Kế toán chi phí khấu hao TSCĐ:
- Căn cứ vào Bảng tính khấu hao TSCĐ, kế toán lập Chứng từ ghi sổ, ghi: Nợ TK 6424 – Khấu hao TSCĐ quản lý
Có TK 214 – Hao mòn TSCĐ.
- Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ, kế toán ghi vào Sổ cái các TK 6424 - Khấu hao TSCĐ quản lý và TK 214 – Hao mòn TSCĐ
- Căn cứ vào Bảng tính khấu hao TSCĐ, kế toán ghi vào Sổ chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp.
•Kế toán thuế, phí, lệ phí:
- Tính thuế môn bài, tiền thuê đất,. .. phải nộp Nhà nước, kế toán lập Phiếu kế toán ghi:
Nợ TK 6425 – Chi phí thuế, phí, lệ phí
Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước.
- Căn cứ vào Phiếu kế toán, kế toán ghi vào Sổ chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp, Sổ cái TK 6425 – Chi phí thuế, phí, lệ phí và Sổ cái TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước
- Cuối tháng, kế toán tổng hợp vào Bảng cân đối số phát sinh. Ví dụ:
Trong năm 2012, chi phí thuế môn bài là 1.000.000đ:
Kế toán hạch toán như sau:
- Thuế môn bài Công ty nộp từ đầu năm, được hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp tháng 1/2011: Kế toán lập Phiếu kế toán ghi:
Nợ TK 6425 – Chi phí thuế, phí, lệ phí: 1.000.000đ
Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước: 1.000.000đ
- Căn cứ vào Phiếu kế toán, kế toán ghi vào Sổ chi tiết chi phí QLDN, Sổ cái TK 6425 – Chi phí thuế, phí, lệ phí và Sổ cái TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước
- Các chi phí này được trình bày trong Bảng cân đối số phát sinh năm 2012 (trích dẫn tại Phụ lục số 06)
•Kế toán chi phí dịch vụ mua ngoài
Ví dụ:
Trong tháng 9 năm 2012, Chi phí trả tiền mua xăng xe ô tô Giám Đốc của Công ty là 12.900.000 đồng Việt Nam.
Kế toán hạch toán như sau:
- Kế toán lập Chứng từ ghi sổ ghi:
Nợ TK 6427 – Chi phí dịch vụ mua ngoài 12.900.000đ Có TK 111 – Tiền mặt : 12.900.000đ
- Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ, kế toán ghi vào Sổ cái các TK 6427 – Chi phí dịch vụ mua ngoài (trích dẫn tại phụ lục số 07) và TK 111 – Tiền mặt
- Căn cứ vào Hóa đơn, kế toán ghi vào Sổ chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp
d) Sổ kế toán:
Để hạch toán kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ, kế toán sử dụng các Chứng từ ghi sổ và các sổ sau:
- Sổ cái TK 6421 – Chi phí nhân viên quản lý
- Sổ cái TK 3341 – Phải trả người lao động: trích dẫn tại Phụ lục số 05
- Sổ chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp – TK 642 ..