MẠI SƠN THỦY
2.2.1. Kế toán chi phí bán hàng tại Công ty cổ phần sản xuất và thương mại Sơn Thủy
và Thương mại Sơn Thủy
Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý có nhiệm vụ ghi chép các chi phí phát sinh trong kỳ phân bổ cho các đối tượng chịu chi phí, giám sát kiểm tra chặt chẽ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp làm cơ sở cho việc tính toán chính xác kêt quả kinh doanh. Nhiệm vụ của kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp có được hoàn thành tốt hay không phụ thuộc rất nhiều vào công tác tổ chức kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết.
2.2.1. Kế toán chi phí bán hàng tại Công ty cổ phần sản xuất và thương mại Sơn Thủy Sơn Thủy
2.2.1.1. Nội dung chi phí bán hàng tại Công ty
Công ty cổ phần sản xuất và thương mại Sơn Thủy không có bộ phận bán hàng riêng biệt, các chi phí bán hàng có phát sinh hàng năm nhưng không nhiều, chỉ bao gồm hai loại chi phí:
•Chi phí nhân viên bán hàng:
Chi phí này phản ánh các khoản phải trả cho nhân viên chuyên phụ trách việc bán hàng trong Công ty, bao gồm tiền lương và các khoản trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn theo quy định.
Theo chú Trần Duy Cường, Phó giám đốc Công ty cổ phần sản xuất và thương mại Sơn Thủy, Công ty chỉ bán buôn cho các đại lý và nhận các đơn đặt hàng sản xuất quần áo đi mưa làm quà tặng, quà khuyến mại. Do không trao đổi mua bán với các cá nhân nhỏ lẻ, công việc bán hàng không đòi hỏi nhiều nhân viên, Công ty chỉ có 1 nhân viên bán hàng là cô Đỗ Thị Hạnh. Tiền lương và các khoản trích phải trả cho nhân viên này được kế toán hạch toán cùng với các nhân viên quản lý trong Công ty trên cùng Bảng chấm công và Bảng thanh toán lương.
•Chi phí vật liệu bao bì:
Mặt hàng quần áo đi mưa đòi hỏi nhiều loại vật liệu bao bì, bao gồm các loại bao bì chủ yếu sau:
+ Hộp bìa cứng: mỗi bộ quần áo đi mưa được đựng trong một hộp bìa cứng kích cỡ phù hợp, đã in sẵn tên mặt hàng cùng hình ảnh quảng cáo cho mặt hàng đó.
+ Thùng bìa Carton: mỗi thùng đựng 10 bộ quần áo đi mưa cùng loại (bộ K5, bộ K10, bộ K11 …)
+ Túi bóng loại 15kg, 20kg: dùng để đựng áo mưa, bộ mưa khi bán hàng cho các khách hàng nhiều chủng loại mặt hàng với số lượng ít.
+ Bao dứa: dùng để đóng gói nhiều chủng loại áo mưa khác nhau để gửi cho các khách hàng ở xa, trong những trường hợp thuê vận chuyển ngoài. Đóng gói tất cả các mặt hàng mà khách hàng đặt mua vào cùng một bao dứa, niêm phong cẩn thận để tránh thất thoát trong vận chuyển. Trường hợp Công ty tự vận chuyển, nhân viên bán hàng không sử dụng bao dứa mà sẽ yêu cầu nhân viên vận chuyển chứa hàng trực tiếp trong xe của Công ty.
Trong đó, hộp bìa cứng và thùng bìa carton luôn luôn sử dụng với sản phẩm bộ quần áo đi mưa nên Phòng kế toán hạch toán 2 loại bao bì này cùng giá thành sản phẩm. Do đó, chi phí vật liệu bao bì (thuộc chi phí bán hàng) chỉ bao gồm chi phí túi bóng và bao dứa.
Do không có bộ phận bán hàng riêng biệt, Công ty không phải trích khấu hao TSCĐ cho bộ phận bán hàng, không xuất dùng công cụ dụng cụ cho bộ phận bán hàng. Bên cạnh đó, sản phẩm mà Công ty sản xuất và bán ra không đi kèm với bảo hành sản phẩm, nên chi phí bán hàng cũng không phát sinh chi phí bảo hành sản phẩm.
2.2.1.2. Phương pháp kế toán chi phí bán hàng a) Chứng từ sử dụng:
Kế toán chi phí bán hàng tại đơn vị thường xuyên sử dụng đến các chứng từ sau:
-Phiếu chi: Phiếu chi do cô Nguyễn Thị Bích Thủy, kế toán bán hàng lập. Phiếu chi được lập thành hai liên, một liên giao cho Thủ quỹ để ghi Sổ quỹ sau đó chuyển lại cho Kế toán làm chứng từ gốc vào sổ, một liên giao cho người nhận tiền.
Mẫu Phiếu chi được trích dẫn tại Phụ lục số 01
-Bảng chấm công: Bảng chấm công được cô Lê Thị Thu, kế toán trưởng lập một bản duy nhất, sau đó đưa cho chú Trần Duy Cường, Phó giám đốc Công ty duyệt và đưa cho công nhân viên trong Công ty ký xác nhận.
Bảng chấm công được trích dẫn tại Phụ lục số 02
-Bảng thanh toán tiền lương: Bảng thanh toán tiền lương được cô Lê Thị Thu, kế toán trưởng lập một bản duy nhất. Cuối mỗi tháng, khi trả lương công nhân viên, kế toán đưa bản này cho Thủ quỹ vào Sổ quỹ.
Bảng thanh toán tiền lương được trích dẫn tại Phụ lục số 03
-Phiếu xuất kho: Phiếu xuất kho do cô Nguyễn Thị Bích Thủy, kế toán bán hàng lập. Phiếu xuất kho được lập thành hai liên, một liên Kế toán làm chứng từ gốc vào sổ và lưu giữ, một liên giao cho người nhận.
Mẫu Phiếu xuất kho được trích dẫn tại Phụ lục số 04
b) Tài khoản sử dụng:
Công ty sử dụng tài khoản 641 – Chi phí bán hàng để hạch toán các khoản chi phí liên quan đến quá trình chuẩn bị bán hàng và trực tiếp bán hàng. Các khoản chi phí như chi phí mua, vận chuyển hàng hóa, lệ phí giao thông… không được tính vào chi phí bán hàng.
Theo cô Lê Thị Thu, kế toán trưởng Công ty cổ phần sản xuất và thương mại Sơn Thủy, tài khoản 641 được mở chi tiết thành hai tài khoản:
+ TK 6411 – Chi phí nhân viên bán hàng + TK 6412 – Chi phí vật liệu bao bì
Cuối kỳ, kết chuyển chi phí bán hàng vào bên Nợ tài khoản 911- Xác định kết quả kinh doanh.
Ngoài ra, kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác như: TK 111, TK 112, TK 334, TK 152...
c) Trình tự hạch toán:
•Kế toán chi phí nhân viên bán hàng:
Theo cô Nguyễn Thị Thủy – kế toán bán hàng Công ty cổ phần sản xuất và thương mại Sơn Thủy, Công ty không theo dõi riêng biệt các khoản phải trích theo lương (BHXH, BHYT, KPCĐ) cho nhân viên bán hàng mà tính tổng các khoản phải trích theo lương cho toàn bộ nhân viên trong Công ty. Do phần lớn công nhân viên là công nhân sản xuất, số lượng nhân viên bán hàng và nhân viên quản lý là rất ít nên kế toán tính toàn bộ khoản trích theo lương của công nhân viên trong Công ty
vào TK 627 - Chi phí sản xuất chung và kết chuyển vào TK 154 - Giá thành sản phẩm.
Tỷ lệ Công ty trích lập
Các khoản trích theo lương Doanh Nghiệp (%) Người Lao Động (%) Cộng (%) 1. BHXH 17 7 24 2. BHYT 3 1,5 4,5 3. BHTN 1 1 2 4. KPCĐ 2 2 Cộng (%) 23 9,5 32,5
Như đã trình bày ở trên, Công ty cổ phần sản xuất và thương mại Sơn Thủy chỉ có một nhân viên phụ trách công việc bán hàng. Công ty trả lương cho nhân viên bán hàng này theo thời gian làm việc. Căn cứ vào Bảng chấm công, kế toán có thể trừ lương phải trả trong những ngày nhân viên nghỉ. Nhìn chung, mức lương trả cho nhân viên bán hàng này không thay đổi trong năm.
Quy trình ghi chép và hạch toán đối với chi phí nhân viên bán hàng được thực hiện như sau:
- Kế toán căn cứ vào Bảng chấm công, Bảng tính lương, kế toán lập Chứng từ ghi sổ định khoản như sau:
Nợ TK 6411 – Chi phí nhân viên bán hàng Có TK 334 - Phải trả người lao động .
- Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ, kế toán ghi vào Sổ Cái các tài khoản: TK 6411– Chi phí nhân viên bán hàng, TK 334 – Phải trả người lao động.
- Căn cứ vào Bảng chấm công, Bảng tính lương, kế toán ghi vào Sổ chi tiết chi phí bán hàng.
- Cuối tháng, kế toán tổng hợp vào Bảng cân đối số phát sinh. Ví dụ:
Tổng tiền lương phải trả cho nhân viên bán hàng tháng 2 năm 2012 là 3.000.000 đồng Việt Nam.
- Căn cứ vào Bảng thanh toán tiền lương tháng 2/2012_ Tổ quản lý (trích dẫn tại Phụ lục số 03), kế toán lập Chứng từ ghi sổ ghi:
Nợ TK 6411 – Chi phí nhân viên bán hàng: 3.000.000 Có TK 334 - Phải trả người lao động : 3.000.000
- Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ, kế toán ghi vào Sổ cái TK 6411 – Chi phí nhân viên bán hàng và Sổ cái TK 334 – phải trả người lao động
- Căn cứ vào Bảng thanh toán tiền lương tháng 9/2011, kế toán ghi vào Sổ chi tiết chi phí bán hàng
•Kế toán vật liệu, bao bì:
- Khi xuất dùng vật liệu, bao bì phục vụ cho quá trình bán hàng, căn cứ vào Phiếu xuất kho, kế toán lập Chứng từ ghi sổ định khoản như sau:
Nợ TK 6412 – Chi phí vật liệu, bao bì Có TK 152 – Nguyên vật liệu
- Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ, kế toán ghi vào Sổ Cái các tài khoản: TK 6412– Chi phí vật liệu, bao bì, TK 152 – Nguyên vật liệu
- Căn cứ vào Phiếu xuất kho, kế toán ghi vào Sổ chi tiết chi phí bán hàng. - Cuối tháng, toán tổng hợp vào Bảng cân đối số phát sinh.
d) Sổ kế toán:
Để hạch toán kế toán chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ, kế toán sử dụng các Chứng từ ghi sổ và các sổ sau:
- Sổ cái TK 6411 – Chi phí nhân viên bán hang - Sổ cái TK 6412 – Chi phí bao bì, vật liệu bán hàng
- Sổ cái TK 3341 – Phải trả người lao động: trích dẫn tại Phụ lục số 05
- Sổ chi tiết chi phí bán hàng – TK 641