Phòng kế toán của Công ty hạch toán các chi phí kinh doanh phát sinh, bao gồm chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp theo từng khoản mục chi phí, mở Sổ cái và Sổ chi tiết với từng tài khoản cấp 2, thuận tiện cho việc theo dõi và
quản lý chi phí phát sinh. Bên cạnh đó, qua việc xem xét hạch toán kế toán chi phí kinh doanh, Ban giám đốc có thể dễ dàng đánh giá tính hợp lý của các chi phí phát sinh, từ đó có những giải pháp cắt giảm những chi phí không cần thiết trong kỳ kinh doanh tới.
Mặt khác, các chi phí kinh doanh phát sinh trong kỳ được hạch toán rõ ràng, đầy đủ, chi tiết trên các sổ kế toán, dễ dàng đối chiếu số liệu, cung cấp thông tin cho nhà quản lý một cách nhanh chóng và tiết kiệm thời gian cho nhân viên kế toán khi cần tìm kiếm thông tin.
3.1.2 Những mặt hạn chế, tồn tại và nguyên nhân
Bên cạnh những kết quả đã đạt được, công tác kế toán chi phí kinh doanh tại Công ty cổ phần sản xuất và thương mại Sơn Thủy vẫn còn tồn tại những mặt hạn chế cần phải khắc phục trong thời gian tới.
•Về tổ chức bộ máy kế toán:
Hiện nay, Công ty đang trong thời gian xây dựng thêm xưởng sản xuất mới với diện tích lớn gấp ba lần xưởng sản xuất hiện tại. Bộ máy kế toán của Công ty chỉ có 4 nhân viên kế toán tuy là tiết kiệm nhân lực tới thời điểm hiện tại nhưng trong thời gian tới, khi quy mô Công ty được mở rộng thì công việc mỗi nhân viên kế toán phải đảm nhận sẽ nhiều hơn và dễ xảy ra sai sót trong hạch toán.
•Về hệ thống tài khoản kế toán:
Công ty cổ phần sản xuất và thương mại Sơn Thủy luôn có các nghiệp vụ bán hàng diễn ra liên lục, khách hàng mua hàng với số lượng lớn và khoản nợ phải thu khách hàng là không nhỏ. Điều này dẫn đến rất khó tránh khỏi rủi ro khách hàng trả nợ không đúng hạn hoặc không trả nợ. Bởi vậy, việc lập dự phòng phải thu khó đòi là rất cần thiết, đảm bảo đúng nguyên tắc thận trọng trong kế toán.
Chi phí quản lý doanh nghiệp được kế toán Công ty được mở chi tiết với 5 tài khoản cấp 2, trong đó không bao gồm TK 6426 – Chi phí dự phòng. Công ty không trích lập các khoản dự phòng phải thu khó đòi, khi rủi ro xảy ra sẽ làm chi phí kinh doanh trong kỳ tăng đột biến và kết quả kinh doanh không phản ánh chính xác thực tế.
Mặt khác, về hạch toán kế toán chi phí tiền lương cho nhân viên bán hàng và nhân viên quản lý doanh nghiệp, kế toán không hạch toán riêng các khoản phải trích
theo lương (BHXH, BHYT, KPCĐ) cho nhân viên bán hàng vào TK 6411 - Chi phí nhân viên bán hàng và các khoản phải trích theo lương cho nhân viên quản lý vào TK 6421 - Chi phí nhân viên quản lý, mà tính tổng các khoản phải trích theo lương cho toàn bộ công nhân viên vào TK 627 - Chi phí sản xuất chung và tính vào giá thành sản phẩm. Điều này gây khó khăn trong công tác quản lý chi phí nhân viên, khó khăn trong tìm kiếm thông tin về lương phải trả nhân viên, kiểm tra, kiểm soát tính chính xác của số liệu trong mỗi kỳ kinh doanh của Công ty.
•Về tổ chức hệ thống sổ kế toán:
Theo cô Lê Thị Thu – kế toán trưởng Công ty cổ phần sản xuất và thương mại Sơn Thủy, Phòng kế toán không lập Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, công việc hạch toán chi phí kinh doanh chỉ sử dụng Sổ cái, Sổ chi tiết, Bảng cân đối số phát sinh. Mặc dù theo tác giả đánh giá, hình thức Chứng từ ghi sổ là hoàn toàn phù hợp với quy mô của Công ty, nhưng việc không lập Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là một thiếu sót. Bởi vì, cuối mỗi tháng, khi kế toán đối chiếu số liệu trên Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và số liệu trên Bảng cân đối số phát sinh có thể phát hiện sai sót do kế toán nhầm lẫn hoặc bỏ sót nghiệp vụ.
•Về áp dụng thành tựu khoa học công nghệ:
Công ty cổ phần sản xuất và thương mại Sơn Thủy bên cạnh việc sử dụng kế toán Excel còn sử dụng phần mềm Fast Accounting, tuy nhiên, phần mềm mà doanh nghiệp dùng là phiên bản năm 2002, đã quá cũ so với phần mềm Fast Accouting 2010. Bên cạnh đó, kế toán viên chỉ sử dụng phần mềm với một số ít nghiệp vụ phát sinh, kế toán thủ công còn sử dụng rất nhiều. Điều này là trở ngại rất lớn cho công tác kiểm tra, kiểm soát chi phí kinh doanh của doanh nghiệp và số liệu phản ánh có thể không chính xác do sai sót trong tính toán.
3.2. Các đề xuất, kiến nghị về kế toán chi phí kinh doanh tại Công ty Cổ phần sản xuất và thương mại Sơn Thủy phần sản xuất và thương mại Sơn Thủy
Qua thời gian thực tập 3 tháng tại Công ty, qua quá trình tìm hiểu về cơ sở lý luận chung về kế toán chi phí kinh doanh và thực trạng còn tồn tại một số hạn chế tại Công ty, tác giả đưa ra một số ý kiến cá nhân nhằm khắc phục những hạn chế trong kế toán chi phí kinh doanh tại công ty.
3.2.1. Về bộ máy kế toán
Để chuẩn bị cho việc mở rộng quy mô Công ty trong thời gian tới, Công ty nên bồi dưỡng kiến thức kế toán và khuyến khích các kế toán viên cập nhật những quy đinh, thông tin kế toán mới nhất. Các kế toán viên nâng cao tay nghề và hiểu biết của mình để đảm bảo khi khối lượng công việc kế toán nhiều hơn, công tác kế toán vẫn đạt sự chính xác, trung thực, không xảy ra sai sót.
Bên cạnh đó, Phòng kế toán cần đặt ra kế hoạch vụ thể về tổ chức bộ máy trong tương lai, thống nhất về số lượng nhân viên kế toán vần tuyển thêm và điều kiện tuyển dụng . Đồng thời, kế hoạch cần thể hiện sự phân chia trách nhiệm cụ thể cho mỗi nhân viên kế toán, sao cho vừa giúp những nhân viên kế toán mới hoàn thành tốt công việc, vừa đảm bảo không có sự thông đồng, gian lận trong hạch toán.
3.2.2. Hoàn thiện hệ thống sổ kế toán
Hiện nay, Công ty sử dụng hình thức Chứng từ ghi sổ tạo điều kiện cho công tác kế toán nói chung và kế toán chi phí kinh doanh nói riêng được thực hiện nhanh chóng và dễ dàng. Nhưng muốn đảm bảo cho quy trình hạch toán kế toán chính xác về số liệu và trình tự thời gian ghi sổ, Phòng kế toán nên xem xét về việc mở Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Công tác kế toán chi phí kinh doanh bao gồm 2 phần việc: Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ cái.
Trình tự ghi sổ được diễn ra như sau: