2.1.1 Tổ chức bộ máy kế toán.
2.1.1.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán.Sơ đồ 03: Tổ chức bộ máy kế toán Sơ đồ 03: Tổ chức bộ máy kế toán
Chỉ đạo trực tiếp
2.1.1.2 Quyền hạn, nhiệm vụ của từng bộ phận kế toán.
Phòng kế toán có bốn người đặt dưới sự lãnh đạo trực tiếp của kế toán trưởng.
- Kế toán trưởng: Điều hành công việc huy động vốn và sử dụng vốn một cách có hiệu quả chịu trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra công việc do kế toán thực hiện, đồng thời cũng
Kế toán trưởng
Bộ phận kế toán vay ngắn hạn, dài hạn, doanh thu, thuế, tổng hợp và lập báo cáo tài chính
Bộ phận kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tạm ứng, thanh toán tiền lương, TSCĐ Thủ quỹ Kế toán công nợ, hàng hóa
chịu trách nhiệm trước giám đốc, cơ quan chủ quản về các số liệu mà phòng kế toán cung cấp về mọi hoạt động tài chính kế toán của công ty.
- Thủ quỹ: Quản lý ngoại tệ, tiền Việt Nam, tín phiếu, ngân phiếu về mặt hiện vật.
- Bộ phận kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tạm ứng, thanh toán tiền lương, TSCĐ: Có nhiệm vụ kiểm tra theo dõi chặt chẽ tình hình thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng trên cơ sở các chứng từ hợp lệ, các khoản tạm ứng, theo dõi tình hình hiện có, sự biến động về số lượng, giá trị trích khấu hao tài sản cố định, tham gia kiểm kê tài sản cố định hay bất thường. - Kế toán công nợ, hàng hóa: Có nhiệm vụ theo dõi chi tiết từng khoản công nợ phải thu, công nợ phải trả, ghi chép phản ánh tình hình nhập, xuất hàng hóa.
- Bộ phận kế toán vay ngắn hạn, dài hạn, doanh thu, thuế, tổng hợp và lập báo cáo tài chính: Kiểm tra theo dõi các khoản vay ngắn hạn, dài hạn, tính kết quả kinh doanh, tiêu thụ, kê khai, lập báo cáo các loại thuế.
2.1.2 Tổ chức hạch toán tại doanh nghiệp.
2.1.2.1 Hình thức kế toán doanh nghiệp đang áp dụng.
Hiện nay công ty đang áp dụng hình thức Nhật Ký Chung với hệ thống sổ sách tương đối phù hợp.
Sơ đồ 04: Quy trình ghi sổ theo hình thức nhật ký chung.
Báo cáo tài chính
Bảng tổng hợp chi tiết Nhập chứng từ vào máy Sổ nhật ký đặc biệt Sổ nhật ký chung Bảng cân đối số phát sinh Sổ (thẻ) kế toán chi tiết Chứng từ gốc Sổ cái
Ghi chú
Ghi hằng ngày
Ghi cuối tháng hoặc định kỳ
Đối chiếu Đặc điểm hình thức ghi sổ Nhật Ký Chung:
Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
Sổ kế toándoanh nghiệp đang áp dụng.
- Sổ chi tiết: Sổ quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi ngân hàng, sổ chi tiết hàng hóa,... - Sổ tổng hợp: Sổ cái các tài khoản: 111, 112, 131, 156, 211, 214, ...
- Sổ nhật ký đặc biệt: Nhật ký thu tiền, nhật ký chi tiền, nhật ký mua hàng, nhật ký bán hàng.
2.1.2.2 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản, chứng từ kế toán và báo cáo tài chính.
Hệ thống tài khoản, chứng từ kế toán và hệ thống báo cáo tài chính tại công ty là hệ thống tài khoản và chứng từ kế toán theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 23/03/2006.
2.1.2.2.1 Tài khoản kế toán.
Công ty sử dụng hệ thống tài khoản kế toán theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 23/03/2006. Các tài khoản sử dụng chủ yếu:
- Tài khoản loại 1,2: TK 111, 112, 133, 141, 156, 211, 213, 214,… - Tài khoản loại 3,4: TK 311, 331, 341, 411, 414, 415, 421,…… - Tài khoản loại 5,6,7,8,0: TK 511, 512, 521, 531, 532, 641, 642,…
- Chỉ tiêu lao động tiền lương. - Chỉ tiêu hàng tồn kho. - Chỉ tiêu bán hàng. - Chỉ tiêu tiền tệ.
- Chỉ tiêu tài sản cố định. - Một số chỉ tiêu khác.
2.1.2.2.3 Báo cáo tài chính.
Hiện nay doanh nghiệp đang sử dụng bốn báo cáo theo quy định của bộ tài chính.
− Bảng cân đối kế toán ( B01-DN ).
− Báo cáo kết quả kinh doanh ( B02-DN ).
− Báo cáo lưu chuyển tiền tệ ( B03-DN ).
− Thuyết minh báo cáo tài chính ( B09-DN ).
2.1.2.3 Các chính sách khác đang áp dụng tại công ty.
- Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. - Tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
- Tính giá hàng xuất kho theo phương pháp nhập trước xuất trước. - Khấu hao tài sản cố định theo phương pháp đường thẳng.
2.1.3 Quan hệ của phòng kế toán trong bộ máy quản lý doanh nghiệp.
Phòng kế toán có mối quan hệ mật thiết với bộ máy quản lý doanh nghiệp. Phòng kế toán là nơi nắm giữ và quản lý tài chính của công ty dưới sự giám sát của bộ máy quản lý doanh nghiệp. Phòng kế toán có trách nhiệm thường xuyên báo cáo tình hình tài chính của công ty cho bộ máy quản lý để xử lý kịp thời. Bộ máy quản lý có trách nhiệm điều hành trực tiếp các phòng ban trong công ty.
2.2 Các phần hành hạch toán kế toán tại Công ty TNHH TM Đức Thành.2.2.1 Hạch toán kế toán vốn bằng tiền. 2.2.1 Hạch toán kế toán vốn bằng tiền.
2.2.1.1 Hạch toán vốn bằng tiền VND ( Tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng )2.2.1.1.1 Khái niệm 2.2.1.1.1 Khái niệm
Tiền là một bộ phận của tài sản ngắn hạn tồn tại dưới hình thái tiền tệ, là loại có tính thanh khoản cao nhất, là chỉ tiêu quan trọng đánh giá khả năng thanh toán của doanh nghiệp.
2.2.1.1.2 Nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền.
Vốn bằng tiền là một bộ phận vốn lưu động quan trọng trong doanh nghiệp. Nó vận động không ngừng, phức tạp và có tính lưu chuyển rất cao.
Để quản lý tốt tài sản của doanh nghiệp kế toán vốn bằng tiền cần phải làm tốt các nhiệm vụ sau:
− Phản ánh chính xác, kịp thời đầy đủ tình hình hiện có của từng loại vốn bằng tiền.
− Giám đốc chặt chẽ việc chấp hành các chế độ, quy định thu chi tiền mặt, tiền gửi.
2.2.1.1.3 Yêu cầu quản lý vốn bằng tiền.
− Chấp hành nghiêm chỉnh chế độ quản lý và lưu thông tiền tệ của Nhà nước, chế độ quản lý kho tiền, kho quỹ, tuân thủ nghiêm chỉnh các quy trình, thủ tục xuất, nhập quỹ quy định.
− Phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính xác số hiện có và tình hình thu chi; đảm bảo khớp đúng giữa sổ kế toán và thực tế .
− Kế toán vốn bằng tiền phải sử dụng thống nhất một đơn vị tiền tệ là đồng Việt Nam. Đối với các loại ngoại tệ, kim khí quý, đá quý phải được theo dõi chi tiết theo nguyên tệ và từng loại kim khí quý, đá quý, đồng thời phải quy đổi ra đồng Việt Nam để hạch toán trên sổ kế toán.
2.2.1.1.4 Phương pháp hạch toán kế toán vốn bằng tiền.
Kế toán tiền mặt.
Sơ đồ 05: Phương pháp hạch toán kế toán tiền mặt
TK 111
Thu tiền bán hàng Thanh toán tiền hàng hoặc
TK 333 đặt trước tiền hàng
Thuế GTGT
TK 112 TK 334 Rút tiền gửi ngân hàng nhập quỹ Trả lương cho nhân viên
TK 131 TK 112
Khách hàng trả nợ Xuất quỹ tiền mặt gửi
vào ngân hàng
TK 711 TK 156 Thu thanh lý TSCĐ Mua hàng hóa
TK 333 TK 133
Thuế GTGT Thuế GTGT
Kế toán tiền gửi ngân hàng.
Phương pháp hạch toán tiền gửi ngân hàng tương tự như phương pháp hạch toán tiền mặt.
2.2.1.2 Hạch toán ngoại tệ.2.2.1.2.1 Nguyên tắc hạch toán. 2.2.1.2.1 Nguyên tắc hạch toán.
− Việc hạch toán ngoai tệ phải quy đổi ra đồng Việt Nam hoặc đơn vị tiền tệ chính thức được sử dụng trong kế toán. Doanh nghiệp phải căn cứ vào tỷ giá giao dịch thực tế do ngân hàng công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế để ghi sổ kế toán.
Đối với các tài khoản thuộc loại doanh thu, chi phí, thu nhập, vật tư, hàng hóa, bên nợ các tài khoản vốn bằng tiền, các tài khoản nợ phải thu hoặc bên có
các tài khoản nợ phải trả…khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ phải ghi sổ kế toán theo tỷ giá giao dịch.
− Đối với bên có các tài khoản vốn bằng tiền, các tài khoản nợ phải thu và bên nợ các tài khoản nợ phải trả khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ phải được ghi sổ theo tỷ giá ghi sổ kế toán ( tỷ giá xuất quỹ theo phương pháp bình quân gia quyền, nhập trước xuất trước, nhập sau xuất trước,…)
+ Nếu phát sinh lỗ tỷ giá trong kỳ( tỷ giá thực tế < tỷ giá ghi sổ ) doanh nghiệp tiến hành hạch toán vào tài khoản chi phí hoạt động tài chính ( TK 635).
+ Nếu phát sinh lỗ tỷ giá trong kỳ( tỷ giá thực tế >tỷ giá ghi sổ ) doanh nghiệp tiến hành hạch toán vào tài khoản doanh thu hoạt động tài chính ( TK 515).
− Cuối năm tài chính, doanh nghiệp phải đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ theo tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân Hàng Nhà Nước Việt Nam công bố tại thời điểm lập bảng cân đối kế toán.
− Trường hợp mua bán ngoại tệ bằng đồng Việt Nam thì hạch toán theo tỷ giá thực tế mua, bán.
− Doanh nghiệp đồng thời phải theo dõi nguyên tệ trên sổ kế toán chi tiết các Tài khoản: Tiền mặt, Tiền gửi Ngân hàng, Tiền đang chuyển, các khoản phải thu, các khoản phải trả và Tài khoản 007 “Ngoại tệ các loại” (Tài khoản ngoài Bảng Cân đối kế toán).
2.2.1.2.2 Xử lý chênh lệch tỷ giá hối đoái.
Xử lý các khoản chênh lệch tỷ giá hối đoái thời kỳ doanh nghiệp đang hoạt động sản xuất kinh doanh:
Trong giai đoạn sản xuất, kinh doanh, kể cả việc đầu tư xây dựng để hình thành tài sản cố định của doanh nghiệp đang hoạt động, chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh từ các giao dịch bằng ngoại tệ của các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ sẽ được hạch toán vào doanh thu hoạt động tài chính hoặc chi phí tài chính trong năm tài chính.
Xử lý chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối kỳ kế toán (quý, bán niên, năm):
1. Cuối kỳ kế toán, doanh nghiệp phải đánh giá lại số dư tiền mặt, tiền gửi, tiền đangchuyển, các khoản nợ phải thu, nợ phải trả có gốc ngoại tệ ra “đồng Việt Nam” theo tỷ giá chuyển, các khoản nợ phải thu, nợ phải trả có gốc ngoại tệ ra “đồng Việt Nam” theo tỷ giá
quy định tại Điều 3, Điều 4 của Thông tư này. Khoản chênh lệch tỷ giá hối đoái do việc đánh giá lại số dư cuối kỳ sau khi bù trừ chênh lệch tăng và chênh lệch giảm, số chênh lệch còn lại được hạch toán vào doanh thu hoạt động tài chính hoặc chi phí tài chính trong kỳ.
2. Doanh nghiệp không được chia lợi nhuận hoặc trả cổ tức trên lãi chênh lệch tỷ giádo đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối kỳ kế toán của các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ. do đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối kỳ kế toán của các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ.
2.2.2 Hạch toán kế toán hàng hóa và tiêu thụ hàng hóa.2.2.2.1 Khái niệm, nhiệm vụ và nguyên tắc hạch toán. 2.2.2.1 Khái niệm, nhiệm vụ và nguyên tắc hạch toán.
Khái niệm:
Hàng hoá là các loại vật tư, sản phẩm do doanh nghiệp mua về với mục đích để bán (Bán buôn và bán lẻ).
- Tiêu thụ: Là quá trình đơn vị cung cấp thành phẩm, hàng hóa và công tác lao vụ, dịch vụ cho đơn vị mua, qua đó đơn vị mua thanh toán tiền hàng hoặc chấp nhận thanh toán tiền hàng theo giá đã thỏa thuận giữa đơn vị mua và đơn vị bán. Hàng hóa được coi là tiêu thụ khi người mua thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán cho người bán.
Nhiệm vụ:
Hàng hoá của doanh nghiệp gồm nhiều loại, nhiều thứ phẩm cấp nhiều thứ hàng cho nên yêu cầu quản lý chúng về mặt kế toán không giống nhau. Vậy nhiệm vụ chủ yếu của kế toán hàng hoá là:
- Phản ánh giám đốc tình hình thu mua, vận chuyển bảo quản và dự trữ hàng hoá, tình hình nhập xuất hàng hoá. Tính giá thực tế mua vào của hàng hoá đã thu mua và nhập kho, kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch thu mua, dự trữ và bán hàng nhằm thúc đẩy nhanh tốc độ luân chuyển hàng hoá.
- Tổ chức tốt kế toán chi tiết hàng hoá theo từng loại từng thứ theo đúng số lượng và chất lượng hàng hoá. Kết hợp chặt chẽ giữa kế toán chi tiết với hạch toán nghiệp vụ ở kho, ở quầy hàng, thực hiện đầy đủ chế độ kiểm kê hàng hoá ở kho, ở quầy hàng đảm bảo sự phù hợp số hiện có thực tế với số ghi trong sổ kế toán.
- Xác định đúng đắn doanh thu bán hàng, thu đầy đủ thu kịp thời tiền bán hàng, phản ánh kịp thời kết quả mua bán hàng hoá. Tham gia kiểm kê và đánh giá lại hàng hoá vào cuối niên độ.
Nguyên tắc hạch toán:
1. Kế toán nhập, xuất, tồn kho hàng hoá trên Tài khoản 156 được phản ánh theo nguyên tắc giá gốc quy định trong Chuẩn mực kế toán số 02 “Hàng tồn kho”.
- Giá gốc hàng hoá mua vào bao gồm giá mua theo hoá đơn, thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có), thuế GTGT hàng nhập khẩu (Nếu không được khấu trừ) và các chi phí phát sinh trong quá trình thu mua, vận chuyển, bốc xếp, bảo quản hàng từ nơi mua về kho doanh nghiệp.
- Hàng hoá mua về sử dụng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ thì giá gốc của hàng hoá mua vào được phản ánh theo giá mua chưa có thuế GTGT.
- Hàng hoá mua vào dùng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp hoặc dùng vào hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT, thì giá gốc hàng hoá mua vào được phản ánh theo tổng giá thanh toán (Bao gồm cả thuế GTGT đầu vào).
2. Giá gốc của hàng hoá mua vào được tính theo từng nguồn nhập và phải theo dõi, phản ánh riêng biệt trị giá mua và chi phí thu mua hàng hoá.
3. Để tính giá trị hàng hoá xuất kho, kế toán có thể áp dụng một trong bốn phương pháp tính giá trị hàng tồn kho theo quy định trong Chuẩn mực kế toán số 02 “Hàng tồn kho”. 4. Chi phí thu mua hàng hoá trong kỳ được tính cho hàng hoá tiêu thụ trong kỳ và hàng hoá tồn kho cuối kỳ. Việc lựa chọn tiêu thức phân bổ chi phí thu mua hàng hoá tuỳ thuộc tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp nhưng phải thực hiện theo nguyên tắc nhất quán. 5. Kế toán chi tiết hàng hoá phải thực hiện theo từng kho, từng loại, từng nhóm, thứ hàng hoá.
2.2.2.2 Các văn bản, chế độ về thuế doanh nghiệp đang áp dụng.
- Luật thuế GTGT số 13/2008/QH12 của Quốc hội : Luật Thuế giá trị gia tăng- TT28/2011/TT-BTC ban hành ngày 28/02/2011 Hướng dẫn thi hành một số điều - TT28/2011/TT-BTC ban hành ngày 28/02/2011 Hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Quản lý thuế, hướng dẫn thi hành Nghị định số 85/2007/NĐ-CP ngày 25/5/2007 và Nghị định số 106/2010/NĐ-CP ngày 28/10/2010 của Chính Phủ.
- TT06/2012 TT-BTC ban hành ngày 11/01/2012 của Bộ Tài Chính hướng dẫn thi hành một số điều luật thuế Giá trị gia tăng, hướng dẫn thi hành Nghị định số 123/2008NĐ-CP ngày 08/12/2008 và Nghị định số 121/2011NĐ-CP ngày 27/12/2011 của chính phủ.