3. Tại văn th HVBCTT 4 Tại lu trữ HVBCTT
3.3.3. Tổ chức tốt công tác văn th, lu trữ ở HVBCTT
Trong thời đại tin học hóa việc ứng dụng công nghệ tin học trong công tác quản lý văn bản đã trở thành một nhu cầu cấp bách và phổ biến. Trong công cuộc cải cách hành chính nhà nớc, công tác văn th lu trữ với vai trò đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của Học viện, cần phải đợc đổi mới. Hiện nay, một số lợng lớn các văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của HVBCTT cha đợc tổ chức chỉnh lý, sắp xếp một cách khoa học nên cha phát huy hết tác dụng. Vì vậy, cần đổi mới nhận thức của lãnh đạo và cán bộ, công chức Học viện về vai trò và tầm quan trọng của công tác văn th, lu trữ bằng cách tuyên truyền, giáo dục nâng cao ý thức, trách nhiệm đối với công tác văn th, lu trữ nói chung và công tác quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản nói riêng.
Hiện nay, việc quản lý văn bản đi và đến của HVBCTT đợc thực hiện dới hình thức sử dụng sổ đăng ký công văn đi và sổ đăng ký công văn đến. Đây là hình thức quản lý văn bản theo phơng pháp truyền thống. Theo chúng tôi, để hoàn thiện công tác quản lý văn bản, HVBCTT cần thực hiện một số biện pháp sau:
- Một là, để hòa nhập với xu hớng hiện đại, Học viện cần ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn th, lu trữ trong đó có khâu quản lý văn bản đi, đến. Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong lĩnh vực này sẽ giúp cán bộ văn th đăng ký và theo dõi việc giải quyết văn bản đi, văn bản đến bằng máy vi tính và có sự trợ giúp bằng phần mềm ứng dụng đối với công tác văn th.
Chơng trình ứng dụng công nghệ thông tin cần cải thiện thêm một bớc nữa chứ không đơn thuần sử dụng để soạn thảo và quản lý văn bản nh hiện nay. Chúng tôi thiết nghĩ, tin học cần phải đợc ứng dụng trong các khâu nghiệp vụ của công tác văn th và trong hoạt động của cơ quan. Việc hòa mạng nội bộ phải đợc thực hiện đồng bộ với tất cả các đơn vị trong toàn hệ thống HVBCTT. Vì hòa mạng sẽ tiết kiệm đợc nhiều thời gian trong quá trình xử lý công việc, ví dụ nh trong soạn thảo văn bản, khi các đơn vị chức năng soạn thảo văn bản xong sẽ chuyển cho lãnh đạo đơn vị theo hệ thống mạng. Sau đó văn bản sẽ chuyển đến bộ phận hành chính để kiểm tra về thể thức văn bản. Nếu văn bản đảm bảo yêu cầu sẽ trình lãnh đạo Học viện xem xét ký duyệt, khâu này cũng thực hiện qua hệ thống nối mạng. Khi văn bản đã đợc ký duyệt sẽ đợc chuyển xuống cho văn th để đóng dấu ban hành, ngợc lại nếu văn bản không đợc ký duyệt sẽ trả lại đơn vị soạn thảo để sửa chữa. Nh vậy, nếu đợc nối mạng hoàn toàn thì lãnh đạo không phải trực tiếp trao đổi với cán bộ mà vẫn quản lý và chỉ đạo đợc công việc một cách sát sao, tiết kiệm đợc thời gian cho nhà quản lý. Việc trao đổi trực tiếp chỉ áp dụng khi thật cần thiết.
Hiện nay, phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc đã đợc nhiều cơ quan triển khai sử dụng tại bộ phận văn th để cập nhật các thông tin về văn bản đến, văn bản đi. Sau khi cập nhật văn bản đến vào mạng, lãnh đạo Học
viện cho ý kiến chuyển giao văn bản đến trực tiếp trên mạng để văn th dựa vào đó chuyển văn bản theo địa chỉ cần thiết.
Việc ứng dụng phần mềm quản lý văn bản nh vậy sẽ mang lại nhiều lợi ích nh:
- Đối với việc quản lý văn bản đi; ngoài việc nhập toàn bộ các thông tin có trong sổ đăng ký văn bản đi theo phơng pháp truyền thống, chúng ta có thể đa toàn văn của văn bản đính kèm phần "tên loại và trích yếu nội dung" để khi cần chúng ta có thể nhanh chóng tìm ra toàn văn của văn bản.
- Đối với việc quản lý văn bản đến: ngoài việc nhập toàn bộ các thông tin có trong sổ đăng ký công văn đi theo phơng pháp truyền thống, chúng ta có thể quét toàn văn của văn bản đính kèm phần "tên loại và trích yếu nội dung" để khi cần chúng ta cũng có thể nhanh chóng tìm ra toàn văn của văn bản. Thực tế cho thấy, việc áp dụng phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc trong một số cơ quan đã mang lại những hiệu quả thiết thực, giúp quy trình tiếp nhận, chuyển giao văn bản đến đợc nhanh hơn, hiệu quả hơn và chính xác hơn, trợ giúp hiệu quả cho việc tổng hợp, tra cứu và thống kê văn bản.
Tuy nhiên, ở HVBCTT, phơng thức điều hành còn nhiều bất cập do quy chế công việc cha đợc chuẩn hóa và công khai, việc quản lý văn bản và hồ sơ công việc vẫn chủ yếu thực hiện thông qua trao đổi thông tin giữa các bộ phận, cán bộ, chuyên viên bằng văn bản giấy chuyển trực tiếp. Văn bản đợc chuyển giao, sao chép, nhân bản nhiều lần gây tốn khá nhiều thời gian, giấy mực và công sức. Dữ liệu đợc lu giữ và quản lý theo phơng pháp thủ công đã dẫn đến việc khai thác sử dụng thông tin, tìm kiếm, sao chép, tổng hợp thống kê số liệu rất khó thực hiện. Vì vậy, vai trò công nghệ thông tin cha phát huy đợc hiệu quả thiết thực, sự kết nối đờng truyền giữa các bộ phận của cơ quan nhằm hỗ trợ cho việc thực hiện chế độ trao đổi thông tin còn rất ít. Việc kiểm soát xử lý những văn bản trùng lắp còn bị hạn chế, cha thực sự quản lý đợc việc theo dõi tiến độ xử lý công việc và quá trình chu chuyển của văn bản.
Mặt khác, công tác quản lý hồ sơ lu trữ hiện hành ở HVBCTT hiện nay vẫn đợc thực hiện bằng phơng pháp thủ công, cha tận dụng đợc các thông tin, dữ liệu về văn bản đến, văn bản đi, đợc cập nhật từ bộ phận văn th. Do vậy, quá trình thu thập hồ sơ, tài liệu, khai thác thông tin văn bản tài liệu lu trữ còn nhiều khó khăn, chất lợng công việc cha cao.
- Hai là, song song với việc mua hoặc xây dựng phần mềm quản lý văn bản, HVBCTT cần trang bị đầy đủ hệ thống máy tính để đảm bảo cho việc thực hiện quản lý văn bản bằng máy tính đợc thực hiện đồng bộ và khoa học. Trong mấy năm gần đây, HVBCTT đã đợc trang bị một hệ thống máy tính hiện đại, sử dụng vào công tác văn phòng. Hiện nay cần phải đẩy nhanh việc ứng dụng công nghệ tin học vào công tác văn phòng của hệ thống Học viện. Muốn vậy trớc hết phải xem xét lại trang thiết bị, đảm bảo tính đồng bộ của hệ thống máy tính và các máy móc đi kèm. Phải có cơ chế cụ thể về ứng dụng công nghệ tin học hiện đại trong công tác quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản của hệ thống HVBCTT. - Ba là, HVBCTT cần quan tâm và đa ra những biện pháp tổ chức bộ phận văn th các đơn vị khoa, phòng. Có nh vậy, công tác văn th nói chung và công tác quản lý văn bản nói riêng của HVBCTT mới đi đến thống nhất về nghiệp vụ, phát huy đợc vai trò đảm bảo thông tin trong hoạt động quản lý của toàn HVBCTT. Song đây là biện pháp tơng đối phức tạp và cần đầu t nhiều thời gian, công sức và cần có sự hợp tác phối hợp thực hiện của Phòng Hành chính cùng với các khoa, phòng trong toàn HVBCTT.
- Bốn là, HVBCTT cần bố trí cán bộ có nghiệp vụ chuyên môn phụ trách công tác văn th lu trữ nói chung và công tác quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản nói riêng của toàn HVBCTT.
Việc bố trí sử dụng cán bộ công chức làm công tác văn th, lu trữ tại HVBCTT phải xuất phát từ yêu cầu thực tế của công việc; bố trí, sử dụng phải theo đúng chức danh, tiêu chuẩn cán bộ, công chức văn th, lu trữ. Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ công tác văn th, lu trữ gồm những cán bộ nh thế nào, số lợng là bao nhiêu, trình độ chuyên môn nghiệp vụ ra sao mà đặt ra các chỉ tiêu
cụ thể với mỗi loại cán bộ, công chức văn th cũng nh lu trữ, từ đó mới lựa chọn đợc đúng ngời và đặt đúng vị trí. Thực tế cho thấy đội ngũ cán bộ làm công tác văn th lu trữ của HVBCTT nh hiện nay không thể đáp ứng với yêu cầu công việc cả về số lợng lẫn trình độ chuyên môn.
Hiện nay, cán bộ văn th, lu trữ ở Phòng Hành chính của HVBCTT có hai ngời. Một ngời có trình độ chuyên môn về Lu trữ học phụ trách công tác l- u trữ kiêm công tác văn th và một số công tác khác nh: đăng ký hộ khẩu cho sinh viên, phụ trách toàn bộ hệ thống các máy điện thoại của toàn Học viện... Ngời còn lại cha có trình độ chuyên môn về công tác văn th. Để nâng cao trình độ chuyên môn của các cán bộ văn th, lu trữ, HVBCTT cần:
- Tổ chức sắp xếp cho cán bộ cha có chuyên môn tham gia các khóa đào tạo chuyên môn về văn th lu trữ.
- Bố trí cán bộ đợc đào tạo chuyên môn về văn th, lu trữ hoặc nghiệp vụ văn phòng để phụ trách công tác văn th chuyên trách của HVBCTT.
- Tuyển dụng cán bộ có chuyên môn để thay thế cán bộ văn th các khoa, nếu không phải cử đi học các lớp nghiệp vụ về văn th, lu trữ ngắn hạn hoặc tại chức.