10 Cử sinh viên đi kiến tập, thực tập tốt nghiệp 13 27 38 21 26 34 11 Khen thởng, kỷ luật sinh viên 57697558
2.1.4. Tổ chức quản lý hồ só tài liệu ở lu trữ HVBCTT
HVBCTT là một cơ quan đào tạo trực thuộc HVCTQGHCM, có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn đợc quy định tại Nghị quyết số 52 ngày 30-7-2005 và Quyết định số 149 ngày 2-8-2005 của Bộ Chính trị. HVBCTT có đầy đủ yếu tố để thành lập một Phông Lu trữ độc lập (có cơ cấu tổ chức bộ máy riêng, có văn th, có con dấu riêng, có tài khoản riêng).
Hiện nay, Phông Lu trữ HVBCTT có khối lợng tài liệu tơng đối lớn. Khối lợng tài liệu này đợc thu thập từ nhiều nguồn khác nhau: Từ văn th cơ quan; từ các phòng, ban chức năng; từ các khoa và các trung tâm…
Hiện nay, tài liệu đợc bảo quản trong Lu trữ HVBCTT có thời gian sớm nhất là năm 1962 tức là từ khi thành lập HVBCTT cho tới nay. Tài liệu lu trữ của HVBCTT đợc phân thành hai khối cơ bản sau:
- Khối tài liệu hành chính.
- Khối tài liệu nghiên cứu khoa học.
Tài liệu hành chính hiện có 7.890 hồ sơ, trong đó: - 979 hồ sơ về tổ chức cán bộ.
- 3.170 hồ sơ về công tác đào tạo.
- 1.158 hồ sơ về công tác kế toán tài chính. - 520 hồ sơ về công tác hành chính, quản trị. - 348 hồ sơ về vấn đề nhà ở.
- 442 hồ sơ về xây dựng cơ bản. - 97 hồ sơ về quan hệ hợp tác quốc tế.
- 35 hồ sơ về công tác quân sự.
Tài liệu nghiên cứu khoa học gồm: 315 bộ tài liệu. Ngoài ra, còn có khoảng 20 m giá tài liệu tồn đọng cha đợc lập hồ sơ.
Để thu thập tài liệu vào kho lu trữ, trong những năm qua, cán bộ lu trữ kết hợp với Phòng Hành chính HVBCTT đã tổ chức hớng dẫn các đơn vị tiến hành lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu theo quy định. Tuy nhiên, thực tế cho thấy ở HVBCTT các đơn vị khoa, phòng thờng không nộp đủ tài liệu vào lu trữ cho nên các hồ sơ không hoàn chỉnh, tài liệu thất lạc rất nhiều, ảnh hởng đến việc tổ chức khoa học tài liệu và phục vụ các nhu cầu khai thác. Hiện nay, trên cơ sở số lợng tài liệu đã thu thập đợc, cán bộ lu trữ đã và đang tiến hành phân loại các hồ sơ theo phơng án thời gian - cơ cấu tổ chức.
Ví dụ: Các hồ sơ, tài liệu năm 2000 của Phòng Đào tạo đợc phân thành
các nhóm sau:
a) Những vấn đề chung:
- Những văn bản của Bộ GD-ĐT, HVCTQGHCM chỉ đạo, hớng dẫn về công tác đào tạo.
- Kế hoạch đào tạo.
- Báo cáo tổng kết công tác đào tạo.
b) Quản lý đào tạo:
- Tài liệu về chơng trình đào tạo, bồi dỡng đối với các loại hình đào tạo. - Tài liệu về đánh giá chất lợng chuyên môn và công tác giảng dạy. - Tài liệu xác nhận dạy vợt giờ của giảng viên.
c) Quản lý học viên, sinh viên:
- Tài liệu về tổ chức thi tuyển sinh (hệ chính quy, tại chức, ngắn hạn). - tài liệu về hồ sơ lý lịch, danh sách sinh viên.
- Tài liệu về khen thởng kỷ luật sinh viên.
- Tài liệu về chế độ chính sách đối với sinh viên, học viên (cấp học bổng, thu học phí, trợ cấp xã hội, trợ cấp u đãi).
- Tài liệu về cấp giấy chứng nhận học lực, cấp bằng tốt nghiệp và các giấy tờ có liên quan.
- Tài liệu về tổ chức khai giảng, bế giảng, sơ kết học kỳ, tổng kết năm học. Việc tiến hành ghi bìa hồ sơ lu trữ đợc thực hiện theo đúng chỉ dẫn về nghiệp vụ của Cục lu trữ Trung ơng Đảng. Hiện nay, các bìa hồ sơ lu trữ của HVBCTT không có phần ghi chứng từ kết thúc và mục lục bên ngoài hồ sơ, do các hồ sơ hầu hết cha thu thập đủ tài liệu, cần đợc bổ sung. Đó là một thiếu sót lớn, cán bộ lu trữ cần phải khắc phục ngay.
Song mỗi một hồ sơ thì đợc hệ thống hóa bằng các tấm thẻ (trên tấm thẻ ghi đầy đủ các thông tin cần thiết) và sau đó phân nhóm các tấm thẻ theo phơng án đã phân loại: Các hồ sơ đợc lập có liên quan với nhau về cơ cấu tổ chức thì cho vào một hộp số. Mỗi hộp số đều có dán tem, có những thông tin sau:
HVBCTT Tài liệu: Hộp số:
Đơn vị bảo quản:
Nói chung, công tác lập hồ sơ lu trữ ở đây còn gặp nhiều khó khăn do thiếu cán bộ, tài liệu thu thập bị h hỏng, mất mát, không đủ thông tin cho việc lập từng hồ sơ hoàn chỉnh.
Theo quy định hiện hành, tài liệu lu trữ của HVBCTT đến định kỳ phải đợc lựa chọn và nộp lên Cục Lu trữ Văn phòng Trung ơng Đảng. Tuy nhiên, cho đến nay mặc dù trong kho lu trữ HVBCTT vẫn đang bảo quản những tài
liệu có từ năm 1962 (nghĩa là từ khi thành lập HVBCTT), nhng vẫn cha nộp lu lên Cục Lu trữ Văn phòng trung ơng đảng.
* bảo quản tài liệu lu trữ:
Bảo quản tài liệu lu trữ là nhiệm vụ trọng yếu của công tác lu trữ. Đó là công tác tổ chức và thực hiện các biện pháp, chủ yếu là biện pháp khoa học kỹ thuật để đảm bảo an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu... nhằm phục vụ tốt cho việc khai thác, sử dụng chúng trong hiện tại và tơng lai. Để hạn chế đến mức thấp nhất hay loại trừ đợc các nguyên nhân làm h hỏng tài liệu, kho lu trữ của HVBCTT đợc trang bị nhiều trang thiết bị hiện đại nh: Máy hút bụi, máy hút ẩm, điều hòa nhiệt độ, hệ thống đèn chiếu sáng, dụng cụ chữa cháy... Tuy nhiên, cho đến nay, HVBCTT vẫn cha có kho theo tiêu chuẩn để bảo quản tài liệu. Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Học viện hiện vẫn còn một số nằm rải rác ở các phòng, khoa trong tình trạng bó gói. Tại các phòng, khoa này tình trạng tài liệu bị h hỏng, thất lạc là không thể tránh khỏi.
Qua đây cho thấy HVBCTT cha thực sự quan tâm trong việc bố trí kho để đảm bảo điều kiện đầu tiên cho việc bảo quản tài liệu lu trữ. Do diện tích kho quá nhỏ nên tài liệu không đợc sắp xếp theo yêu cầu, tài liệu tích đống từ nhiều năm không những bị h hỏng mà còn gây khó khăn cho việc tìm kiếm phục vụ khai thác sử dụng. Nhiều đơn vị phòng, khoa bố trí để tài liệu chỉ với dụng ý "cất" tài liệu để có đủ diện tích phục vụ cho hoạt động nghiên cứu, đào tạo.
Nhìn chung, Lu trữ HVBCTT đã trang bị đợc hệ thống giá để sắp xếp tài liệu. Do diện tích kho có hạn, khối lợng tài liệu nhiều hiện đang trong tình trạng quá tải. Cũng do diện tích kho chật hẹp nên mặc dù đợc trang bị hệ thống giá đầy đủ, theo tiêu chuẩn nhng tài liệu không đợc sắp xếp khoa học, khoảng cách giữa các giá không đủ cho lối đi lại phục vụ cho công tác vệ sinh, tra tìm tài liệu. Mật độ tài liệu lớn cũng là điều kiện không tốt cho việc bảo quản tài liệu đợc an toàn.
Để phục vụ tốt công tác tra cứu tài liệu, Bộ phận Lu trữ Học viện đã xây dựng hệ thống công cụ tra tìm tài liệu. Đối tợng tra tìm của các công cụ này là hồ sơ lu trữ. Thông qua hệ thống công cụ này, ngời sử dụng tài liệu lu trữ có thể nhận đợc các thông tin cần thiết về các hồ sơ cần nghiên cứu, đồng thời có thể tra tìm đợc các hồ sơ đó. Tại lu trữ HVBCTT hiện nay, công cụ tra tìm tài liệu thông dụng nhất là Mục lục hồ sơ, đây là công cụ tra tìm tài liệu dễ xây dựng và dễ sử dụng. Nó không chỉ giúp các cán bộ lu trữ trong HVBCTT trong việc tra tìm tài liệu mà còn có thể thống kê đợc tơng đối đầy đủ toàn bộ thành phần, nội dung, khối lợng tài liệu đợc bảo quản trong kho lu trữ. Công cụ truyền thống này đã phát huy đợc tác dụng rất lớn trong việc thông tin tài liệu lu trữ đến các đối tợng sử dụng. Sau mỗi đợt chỉnh lý tài liệu của các đơn vị khoa, phòng, cán bộ lu trữ HVBCTT thờng lập thành 2 bản Mục lục hồ sơ, một bản lu tại phòng lu trữ, một bản lu tại đơn vị có tài liệu chỉnh lý. Cách làm này của HVBCTT bớc đầu đã phát huy đợc hiệu quả. Có thể nói, việc sử dụng Mục lục hồ sơ trong tra tìm tài liệu đã và đang trở thành thói quen đối với các cán bộ lu trữ, các chuyên viên tại các đơn vị thuộc HVBCTT.
Trong những năm gần đây, các cơ quan đã từng bớc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác tra tìm tài liệu. Công nghệ thông tin với sức mạnh to lớn của mình đã góp phần rút ngắn tối đa thời gian tra tìm một tài liệu. Tuy nhiên, đến nay, HVBCTT vẫn cha áp dụng công nghệ thông tin vào công tác tra tìm tài liệu và cha xây dựng đợc phần mềm riêng để quản lý và tra tìm tài liệu lu trữ.