3. Tại văn th HVBCTT 4 Tại lu trữ HVBCTT
3.2.4. HVBCTT cha có biện pháp chủ động trong việc tổ chức khai thác thông tin văn bản
thác thông tin văn bản
Căn cứ vào kết quả khảo sát cho thấy đối tợng khai thác là các thủ tr- ởng các đơn vị và cán bộ, chuyên viên là đối tợng thờng xuyên đến khai thác thông tin văn bản, rất ít đối tợng là lãnh đạo HVBCTT. Điều này có nhiều nguyên nhân nhng nguyên nhân quan trọng nhất là do đặc thù công việc của đối tợng này, nên công việc cụ thể đều do các chuyên viên cấp dới theo dõi và tham mu. Vì vậy, họ thờng ít quan tâm đến việc sử dụng thông tin văn bản.
Về hình thức tổ chức sử dụng, hình thức phổ biến nhất ở HVBCTT hiện nay là phòng đọc, sao chụp tài liệu và cho mợn tài liệu. Đối với đối tợng sử dụng là các cán bộ, hình thức chủ yếu là cho mợn tài liệu và sao chụp tài liệu. Các chuyên viên sử dụng mục lục hồ sơ tra cứu tài liệu cần nghiên cứu.
Sau đó, chuyển yêu cầu cho lu trữ viên, lu trữ viên có trách nhiệm tìm kiếm và cung cấp các tài liệu cần thiết cho các chuyên viên. Đây là một hình thức sử dụng rất thủ công, mất nhiều thời gian và mang tính thụ động. Điều đặc biệt là lu trữ HVBCTT cha xây dựng đợc quy chế sử dụng tài liệu đối với các đối t- ợng sử dụng trong cơ quan. Vì vậy, rất rễ xảy ra tình trạng thất lạc tài liệu khi cho mợn. Mặt khác, đây là hình thức phục vụ khai thác rất bị động đối với lu trữ. Chỉ khi có yêu cầu cung cấp tài liệu, cán bộ lu trữ mới đáp ứng. Vì vậy, nên có tình trạng nhiều nhu cầu sử dụng không đợc đáp ứng do trong phòng lu trữ không có tài liệu đó hoặc không tìm thấy. Tình trạng này xuất phát từ hai phía, phía các chuyên viên, họ không tìm hiểu các thông tin cụ thể về thành phần, nội dung tài liệu đợc bảo quản trong phòng lu trữ trớc khi đa yêu cầu. Về phía cán bộ lu trữ, họ không cung cấp những thông tin cần thiết về tài liệu lu trữ bảo quản trong kho cho các đối tợng sử dụng đợc biết. Vì thế, chuyên viên thì không biết trong phòng lu trữ có tài liệu mà mình cần không, ngợc lại cán bộ lu trữ không có ý thức giới thiệu về các tài liệu trong kho. Đó là, khoảng cách giữa nhu cầu sử dụng và khả năng cung cấp tài liệu của HVBCTT.
Nếu xem xét hiệu quả của công tác tổ chức khai thác thông tin văn bản thông qua số lợng chuyên viên đến khai thác tại lu trữ HVBCTT thì kết quả đem lại không khả quan. Nó cha thực sự tơng xứng với tiềm năng của khối tài liệu lu trữ tại HVBCTT. Tình hình trên do nhiều nguyên nhân gây ra: có thể do các đơn vị đã giữ lại tài liệu ở bộ phận của mình (tài liệu không đợc nộp lu đúng quy định) nên không cần đến lu trữ vẫn tìm đợc tài liệu mà mình cần; hoặc cũng có thể do họ không biết rằng liệu trong phòng lu trữ có tài liệu mà mình cần hay không? Nhìn chung tổ chức phục vụ khai thác sử dụng thông tin văn bản cha thực sự trở thành một mục tiêu và nhiệm vụ của bộ phận văn th, lu trữ.