3. Tại văn th HVBCTT 4 Tại lu trữ HVBCTT
3.2.2.Học viện cha có quy chế, quy định về khai thác thông tin văn bản
của đội ngũ lãnh đạo HVBCTT và lãnh đạo quản lý các đơn vị.
Do nhận thức nh vậy, nên lãnh đạo HVBCTT và lãnh đạo các đơn vị cha quan tâm ban hành những văn bản chỉ đạo, hớng dẫn về công tác này. Cho đến nay, HVBCTT cha xây dựng qui chế, qui định về công tác văn th lu trữ. Vì vậy, cán bộ làm công tác văn th lu trữ tại HVBCTT và các khoa phòng cha có căn cứ để thực hiện công tác văn th lu trữ một cách thống nhất trong toàn HVBCTT.
Hầu hết, cán bộ làm công tác văn th lu trữ và phục vụ nhu cầu khai thác thông tin văn bản của HVBCTT và các khoa, phòng cha có trình độ chuyên môn nghiệp vụ (đã đợc trình bày ở chơng 2). Lãnh đạo Học viện cũng nh lãnh đạo các khoa, phòng đều quan niệm rằng đây là công việc đơn giản, những ngời không đợc đào tạo chuyên môn cũng có thể làm đợc. Chính vì vậy, tại văn th HVBCTT và các khoa, phòng mặc dù đều đã bố trí cán bộ đảm nhiệm những công việc này nhng thời gian qua, công tác này vẫn cha phát huy đợc tác dụng. Đồng thời, đây cũng là nguyên nhân cơ bản dẫn đến những hạn chế trong công tác văn th lu trữ, công tác khai thác thông tin văn bản, tài liệu phục vụ hoạt động quản lý đào tạo của Học viện.
3.2.2. Học viện cha có quy chế, quy định về khai thác thông tinvăn bản văn bản
Cho đến nay, hầu nh cha có văn bản pháp luật nào của Nhà nớc quy định riêng về vấn đề khai thác và sử dụng thông tin văn bản, mặc dù đây là vấn đề cần thiết của các cơ quan, tổ chức. Đó cũng là thực tế ở HVBCTT. Nguyên nhân cơ bản trên là nguồn gốc phát sinh các nguyên nhân mang tính hệ quả tất yếu tiếp theo. Số lợng các quyết định, quy chế đợc HVBCTT ban hành không phải ít nhng trong số đó chủ yếu là văn bản quy định về công tác quản lý đào tạo. Trong khi quá chú trọng đến việc nghiên cứu chơng trình, kế hoạch giảng dạy, học tập thì HVBCTT hầu nh không nhận thức đợc rằng công tác khai thác
thông tin văn bản cũng có ảnh hởng không nhỏ đến hiệu quả hoạt động của cơ quan. Vì thiếu hoặc không có những quy chế, quy định rõ ràng nên công tác khai thác thông tin văn bản ở HVBCTT không mang tính bắt buộc. Việc tổ chức tốt hay không tốt công tác này không gắn với trách nhiệm hay quyền lợi của cán bộ nên cũng không tạo đợc sự quan tâm của cán bộ. Hơn nữa, do không có những quy chế, quy định và văn bản hớng dẫn nên việc khai thác thông tin văn bản chủ yếu đợc thực hiện bằng hiểu biết và kinh nghiệm cá nhân của các cán bộ. Cũng chính vì không có quy chế nên không có căn cứ để tiến hành kiểm tra công tác này có đợc thực hiện hay không? Việc tìm thấy văn bản hay không tìm thấy văn bản không đợc xem là tiêu chí để khiển trách hay kỷ luật cán bộ. Cho nên tình trạng yếu kém trong công tác này đợc xem là hiện tợng bình thờng.