Chương 2: thực trạng của hoạt động phục vụ buồng tại khỏch sạn Melia
2.4.1:Chuẩn bị buồng trước khi đún khỏch.
Khi nhận đợc thông tin từ lễ tân qua điện thoại về số lợng phòng, số lợng khách và số phòng khách sẽ ở... thì bộ phận buồng phải chuẩn bị các điều kiện để đón tiếp và phục vụ khách.
Trờng hợp nếu lễ tân báo cho bộ phận buồng thông qua phiếu đề xuất công việc (khi khách có nhu cầu đặt phòng tróc khi đến lu trú, có thể là đặt phòng qua điện thoại hoặc đặt gián tiếp qua các dịch vụ đặt phòng của khách sạn thì lễ tân chuyển lên cho bộ phận buồng).
Khi nhận đợc phiếu này tổ buồng sẽ nắm bắt đợc thông tin về số lợng khách, thời gian khách lu trú.
Trờng hợp nếu khách không đặt trớc mà họ trực tiếp đến quầy lễ tân làm thủ tục nhập phòng lu trú ngay thì lễ tân điện cho tổ buồng chuẩn bị phòng đón khách.
Sau khi tiếp nhận thông tin này nhân viên buồng chuẩn bị mỗi phòng có đầy đủ các trang thiết bị, và đồ dùng cho khách nh bật điều hoà, nớc lọc, điện n- ớc, minibar, hệ thống điện nớc, vệ sinh phòng, chế độ đặt phòng, cách bài trí sản xuất trang thiết bị (dù phòng này đã đợc làm vệ sinh an toàn nhng vẫn phải kiểm tra lại lần cuối để đảm bảo chắc chắn phục vụ khách).
- Kiểm tra các trang thiết bị bằng điện nh: tivi, điều hoà, hệ thống âm thanh đài; tủ, các loại đèn trong phòng xem có hoạt động bình thờng không.
- Kiểm tra hệ thống cấp thoát nớc trong phòng vệ sinh có hoạt động bình th- ờng không.
- Kiểm tra độ an toàn chắc chắn của đồ gỗ trong phòng ngủ nh: tủ, bàn ghế... có bị hỏng hóc, mối mọt không.
- Kiểm tra đồ dùng cần thiết cho sinh hoạt của khách trong phòng ngủ và phòng vệ sinh:móc áo, khăn tắm, khăn chân, khăn mặt, cốc tách, bàn chải…
- Đặt hoa quả và nớc uống cho khách nếu thiếu...
- Kiểm tra xem các trang thiết bị đồ dùng đã đợc bố trí và sản xuất hợp lý cha.
Khi kiểm tra phòng xong nếu thấy không có vấn đề gì xảy ra thì nhân viên buồng gọi điện thông báo cho lễ tân về tình trạng buồng đã trống và an toàn có thể xếp khách đợc, sau đó nhân viên buồng sẽ quay về bàn trực để làm công việc đón khách.