II. Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn
1. Tăng cờng và nâng cao chất lợng của công tác nghiên cứu thị trờng
Hoạt động nghiên cứu thị trờng là một trong những hoạt động đầu tiên và hết sức quan trọng đối với mọi doanh nghiệp hiện nay. Trong thời gian tới, để nâng cao chất l- ợng công tác nghiên cứu và xác định thị trờng, Công ty cần tổ chức một bộ phận nghiên cứu Marketing có tính chất chuyên nghiệp về thị trờng than và quy định rõ chức năng và nhiệm vụ cũng nh chế độ trách nhiệm của bộ phận này. Trớc đây ở Công ty công tác Marketing cha thực sự đợc chú ý, công tác này chỉ đợc tiến hành rất phiến diện vào đầu mỗi kỳ kế hoạch.
Mục đích của việc thành lập bộ phận Marketing là để tăng cờng công tác điều tra, nghiên cứu, xác định nhu cầu than trên thị trờng, đặc biệt là nhu cầu than của các đơn vị công nghiệp, các khách hàng tiêu thụ lớn. Từ đó các chiến lợc Marketing phù hợp với điều kiện kinh doanh cụ thể nhằm khai thác tốt nhu cầu của từng khách hàng trên thị trờng, giữ vững, khai thác tối đa nhu cầu của khách hàng cũ, đồng thời mở rộng thu hút các khách hàng mới, đẩy nhanh, mạnh công tác tiêu thụ than của Công ty. Do đó yêu cầu đối với đội ngũ cán bộ của bộ phận này phải là những ngời có kiến thức, có trình độ am hiểu về thị trờng và có kinh nghiệm trong công tác kinh doanh than. Có đợc những yêu cầu này, đội ngũ cán bộ Marketing mới đáp ứng đợc các yêu cầu về công tác điều tra, nghiên cứu về thị trờng và tiếp thị chào hàng của Công ty. Bộ phận này sẽ thuộc sự quản lý trực tiếp của phòng kế hoạch kinh doanh và đợc tổ chức nh sau:
- Tổ trởng: Phó phòng kinh doanh sẽ trực tiếp đảm nhận nhiệm vụ này. Tổ trởng bộ phận Marketing có nhiệm vụ chỉ đạo chung cho cả tổ, tập hợp các báo cáo của các tổ viên về tình hình hoạt động của thị trờng.Tổ trởng bộ phận Marketing sẽ cùng trởng phòng kế hoạch kinh doanh trình lên giám đốc Công ty các chính sách về phân phối sản phẩm, chính sách tiếp thị quảng cáo bán hàng thích hợp trong từng điều kiện kinh doanh cụ thể của Công ty.
- Các tổ viên: Để đảm bảo một cơ cấu gọn nhẹ nhng vẫn đảm nhiệm tốt công tác Marketing trên phạm vi rộng và thời gian dài, bộ phận Marketing nên gồm ba ngời (không kể tổ trởng). Mỗi tổ viên đợc giao theo dõi một mảng thị trờng cụ thể nh thị tr- ờng Hà Nội, thị trờng ngoại tỉnh (đối với khách hàng lớn), và các khách hàng nhỏ lẻ khác. Các tổ viên sẽ trực tiếp theo dõi thu thập thông tin về khách hàng, về thị trờng biến động và báo cáo với tổ trởng. Các tổ viên này phải nắm chắc các nghiệp vụ Marketing nh phơng pháp thu nhập thông tin, phơng pháp gây sự chú ý của khách hàng đối với mặt hàng than của Công ty. Các tổ viên cần thu thập các thông tin chủ yếu sau:
+ Những loại than nào đợc tiêu thụ lớn nhất? Với mức giá nào là hợp lý và số lợng có thể tiêu thụ là bao nhiêu?
+ Những thị trờng nào là có triển vọng nhất đối với than hiện tại đang tiêu thụ của Công ty?
+ Những yêu cầu chủ yếu của thị trờng đối với các loại than Công ty đang kinh doanh?
Công tác nghiên cứu và xác định nhu cầu thị trờng của Công ty nên sử dụng các nguồn tài liệu sẵn có nh: Các kê khai định kỳ của khách hàng về doanh thu, lợi nhuận, khả năng đầu t và mở rộng quy mô sản xuất trong tơng lai. Cũng có thể sử dụng các loại dự báo, phân tích kinh tế làm tài liệu để nghiên cứu. Những tài liệu này thờng đợc công bố công khai và chúng là những tài liệu rất có ích đối với công tác nghiên cứu thị trờng của Công ty. Các nguồn tài liệu này có thể thu nhập đợc ở Tổng cục thống kê, các doanh nghiệp cũng nh các cơ quan chủ quản. Ngoài các tài liệu trên, bộ phận Marketing cũng nên phát hành các phiếu điều tra để nắm bắt chính xác thông tin nhu cầu than của các khách hàng trên thị trờng.
Để làm tốt công tác nghiên cứu và xác định nhu cầu thị trờng, bộ phận Marketing phải lập danh sách các thị trờng tiềm năng, sau đó tiến hành nghiên cứu từng đối tợng khách hàng của mình. Có thể tiến hành các bớc cụ thể nh sau:
Bớc 1: Lập hồ sơ khách hàng của Công ty
Hồ sơ về khách hàng của Công ty bao gồm những nội dung sau: - Tên và địa chỉ khách hàng
- Ngành nghề, lĩnh vực sản xuất kinh doanh của khách hàng
- Đây là khách hàng truyền thống, khách hàng mới hay trong tơng lai? - Đây là khách hàng tiêu dùng thờng xuyên hay không thờng xuyên?
- Nhu cầu sử dụng than của khách hàng là bao nhiêu? Chất lợng, chủng loại yêu cầu nh thế nào?
Bớc 2: Xử lý thông tin và phân loại khách hàng
Các thông tin về khách hàng đợc quản lý và xử lý trong máy vi tính. Việc xử lý thông tin qua máy vi tính sẽ đa ra đợc các kết quả nhanh, chính xác, kịp thời giúp cho việc ra quyết định trong hoạt động kinh doanh của Công ty đạt hiệu quả cao. Công ty xử lý thông tin phải trả lời đợc các câu hỏi sau:
- Nhu cầu về than hiện nay là bao nhiêu? Chất lợng, chủng loại than yêu cầu? - Khách hàng đang có xu hớng mở rộng hay thu hẹp nhu cầu? Mức độ mở rộng hay thu hẹp này?
- Khách hàng mua than của Công ty xuất phát từ động cơ, nhân tố nào? Giá cả? Chất lợng? Phơng thức mua bán, giao hàng? Phơng thức thanh toán? Hay vì lý do nào khác?
- Vì sao khách hàng lại không mua than của Công ty? Khách hàng mua than của đối thủ cạnh tranh vì lý do gì?
Dựa trên các kết quả điều tra, nghiên cứu, xác định nhu cầu khách hàng. Phòng kế hoạch kinh doanh sẽ tiến hành giao dịch, ký kết hợp đồng tiêu thụ than với các khách hàng này. Các hợp đồng tiêu thụ đã đợc ký kết là cơ sở để phòng kế hoạch kinh doanh lập kế hoạch và tổ chức mua vào và bán ra với khối lợng hợp lý. Tránh tình trạng hàng tồn kho ứ đọng nhiều hay không đủ cung cấp cho khách hàng để khách hàng rơi vào tay đối thủ cạnh tranh, đánh mất thị phần của doanh nghiệp trên thị trờng.
Cùng với việc nâng cao chất lợng công tác điều tra, nghiên cứu thị trờng trong thời gian tới Công ty cần tăng cờng công tác thông tin quảng cáo để gây sự chú ý, giới thiệu về Công ty và sản phẩm của Công ty với khách hàng nhằm mục đích thu hút thêm khách hàng mới nâng cao uy tín và vị trí của Công ty trên thị trờng.