. Tên, địa chỉ và quy mơ hiện tại của cơng ty cổ phần xây dựng số
3.3 Tăng khả năng trúng thầu bằng cách tổ chức đấu thầu tốt hơn
Biện pháp7 : Tổ chức bộ máy đấu thầu của cơng ty cho phù hợp với yêu cầu của thị trường
Như đã phân tích ở phần thực trạng, cơng ty chưa tổ chức được bộ phận chuyên trách làm cơng tác dự thầu dẫn đến sự phân tán trong quản lý và các cán bộ tham gia thực hiện những khâu quan trọng trong việc lập hồ sơ dự thầu phải kiêm nhiệm nhiều cơng việc khác nhau. Điều đĩ cĩ ảnh hưởng khơng tốt tới hiệu quả cơng tác đấu thầu nĩi chung cũng như chất lượng hồ sơ dự thầu và tồn bộ quá trình đấu thầu nĩi riêng. Để đấu thầu và thắng thầu cĩ hiệu quả thì việc tổ chức lại bộ máy đấu thầu là điều kiện hết sức quan trọng.
Yêu cầu của chủ đầu tư, sự nghiêm ngặt của các nhà tư vấn đánh giá hồ sơ dự thầu và đặc biệt là các yêu cầu về chất lượng, hiệu quả của việc xây dựng hồ sơ dự thầu cĩ sức cạnh tranh lớn trong điều kiện đấu thầu rộng rãi địi hỏi cơng ty phải cĩ một tổ chức đấu thầu tập trung, thống nhất và chuyên mơn hố.
b. Nguyên tắc kết hợp chặt chẽ giữa tổ chức đấu thầu của cơng ty với các lực lượng chuyên mơn hố tại các xí nghiệp thành viên.
Cơng ty là đơn vị trung tâm điều hành mọi cơng việc chung cịn các xí nghiệp trực thuộc được phân bổ trên hầu hết các địa phương. Các cơng trình dự án đầu tư, xây dựng trải rộng trên địa bàn rộng, trong cùng một thời điểm, cơng ty cĩ thể phải tham gia đấu thầu nhiều gĩi thầu. Hơn nữa, chi phí phục vụ cơng tác đấu thầu khơng nhỏ, nhất là các chi phí khảo sát hiện trường, tìm nguồn nguyên vật liệu, giao dịch với chính quyền địa phương... Nguyên tắc này cho phép cơng ty sử dụng chuyên gia, lực lượng chuyên mơn kỹ thuật nằm tại các xí nghiệp để tận dụng các ưu thế của họ và tiết kiệm chi phí.
c. Nguyên tắc đảm bảo bí mật
Đấu thầu là một cuộc cạnh tranh khốc liệt giữa các cơng ty xây dựng. Để chiến thắng trong cạnh tranh, các cơng ty khơng chỉ tìm hiểu đối thủ, quyết định tham gia đấu thầu gĩi thầu nào, mà điều vơ cùng quan trọng là phải giữ bí mật nội dung của hồ sơ dự thầu từ khi bắt đầu chuẩn bị hồ sơ cho đến khi cơng bố thắng thầu. Việc lựa chọn nhân sự cũng như sắp xếp cơng việc cho từng chuyên gia phải xuất phát từ nguyên tắc này. Cụ thể:
- Việc quyết định giá bỏ thầu chỉ được lãnh đạo cao nhất của cơng ty quyết định cùng với một đến hai chuyên gia tin cậy nhất đã được kiểm tra.
- Việc quyết định giá bỏ thầu chỉ được quyết định sát với thời điểm nộp hồ sơ dự thầu cho chủ đầu tư.
- Các chuyên gia của tổ chức đấu thầu phải được lựa chọn kỹ, là những người gắn bĩ, trung thành với sự tồn tại và phát triển của cơng ty.
d. Nguyên tắc luân phiên giữa chuyên gia đấu thầu và chuyên gia điều hành dự án khi thắng thầu.
Việc luân phiên này sẽ đảm bảo việc bổ sung kiến thức thực tiễn cho cán bộ chuyên gia đấu thầu.
2) Yêu cầu đối với chuyên gia trong tổ chức đấu thầu của cơng ty
a. Được đào tạo chính quy và đào tạo lại cho phù hợp với thực tiễn.
Đấu thầu xây dựng là tổng hồ của các lĩnh vực quản lý kinh tế và kinh doanh của doanh nghiệp, chịu sự cạnh tranh gay gắt của các nhà thầu quốc tế và những quy định chặt chẽ của tư, vấn giám sát, mặt khác cơng nghệ xây dựng ngày nay thay đổi về cơ bản. Trong khi đĩ, các chuyên gia cĩ kinh nghiệm nhất của cơng ty được đào tạo trước những năm 90 theo các cơng trình cũ, do đĩ cần phải được đào tạo. Số kỹ sư, chuyên gia mới ra trường tuy được đào tạo chính quy nhưng lại chưa cĩ thực tiễn, đồng thời việc tiếp thu kiến thức từ thực tiễn của nhà trường đào tạo chưa theo kịp diễn biến thực tế của quá trình cạnh tranh gay gắt trong thị trường xây dựng, do đĩ cần tiếp tục được đào tạo lại.
b. Năng động, chính xác phù hợp với thị trường
Quá trình đấu thầu như một cỗ máy hồn chỉnh chạy hết cơng suất, vừa phải bảo đảm chính xác nhưng đồng thời vừa phải rất linh hoạt, tuỳ theo mục tiêu của cơng ty và tuỳ thuộc vào quá trình cạnh tranh. Vì vậy, các chuyên gia được lựa chọn phải bảo đảm yêu cầu này.
c. Chuyên sâu một cơng việc và hiểu biết nhiều lĩnh vực trong hoạt động xây dựng, hoạt động đấu thầu, triển khai các dự án
Hoạt động đấu thầu là một dây truyền, các nội dung của hồ sơ đấu thầu cĩ liên quan mật thiết với nhau, đồng thời từng nội dung cĩ những yêu cầu chuyên sâu riêng. Do đĩ việc bố trí các chuyên gia phải đáp ứng yêu cầu chuyên sâu một lĩnh vực và biết nhiều lĩnh vực nhằm nâng cao hiệu quả, chất lượng cơng việc.
3) Hình thành tổ chức đấu thầu xây lắp của Cơng ty
Chuyên gia đấu thầu
Chuyên gia kỹ sư điều hành dự án
Tổ chức đấu thầu xây lắp của Cơng ty cần được hình thành một cách trực tiếp, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc, cĩ phĩ giám đốc chuyên trách về dự án đấu thầu thơng qua một đầu mối tập trung là phịng dự án đấu thầu. Việc bố trí, sắp xếp các nhĩm chuyên gia trong phịng dự án đấu thầu của cơng ty bao gồm :
Nhĩm chuyên gia về thị trường
Chịu trách nhiệm nghiên cứu về thị trường, cĩ rất nhiều loại thị trường nghiên cứu như :Thị trường cơng việc(thị trường đầu vào ); Thị trường đối tác; Thị trường vật liệu ; Thị trường thiết bị thi cơng ; Thị trường lao động....
Nhĩm chuyên gia về kinh tế
Chịu trách nhiệm tồn bộ về nội dung kinh tế các dự án đấu thầu. Thơng thường, nội dung kinh tế là yếu tố cơ bản đầu tiên và cuối cùng quyết định sự thành cơng của quá trình đấu thầu xây lắp (Do họ là người quyết định các yếu tố liên quan đến giá bỏ thầu, thậm chí cả vấn đề lợi nhuận cũng như hiệu quả các dự án ứng dụng sau này)
Nhĩm chuyên gia về kỹ thuật-cơng nghệ thi cơng
Nhĩm này tập trung giải quyết các vấn đề về kỹ thuật cơng nghệ của hồ sơ dự thầu, địi hỏi phải là các chuyên gia được đào tạo chuyên sâu và thơng qua thực tiễn chỉ đạo thi cơng tại các cơng trình xây dựng, tốt nhất là các chuyên gia đã từng tham gia các dự án thi cơng theo tiêu chuẩn quốc tế.
Biện pháp 8: Hồn thiện cơng tác tính giá dự thầu
Yếu tố xác định giá dự thầu là yếu tố quan trọng nhất mà tất cả các cơng ty xây dựng nĩi chung và cơng ty xây lắp vật tư kỹ thuật nĩi riêng đặc biệt chú ý, đĩ là sự cạnh tranh gay gắt về giá. Một mặt của yếu tố đĩ là:
- Tiến bộ khoa học kỹ thuật trong xây dựng chậm phát triển và khĩ giữ được bí mật.
- Tính dễ dàng tham gia vào thị trường xây dựng
- Số lượng các doanh nghiệp lớn và hầu hết cĩ quy mơ nhỏ.
Nhưng mặt khác cịn do những thay đổi trong quy định của Nhà nước. Nếu như trước đây các Hồ sơ dự thầu được đánh giá theo từng tiêu chuẩn (kỹ thuật, kinh nghiệm, chất lượng nhà thầu, tài chính giá cả thi cơng) sau đĩ tổng hợp đánh giá tồn diện. Bên mời thầu sử dụng giá xét thầu, giá sàn do chủ đầu tư dự kiến
trước để xét thầu thì nay theo quy chế mới (Nghị định 88). Bên mời thầu khơng được sử dụng giá xét thầu, giá sàn mà sử dụng giá gĩi thầu theo kế hoạch đấu thầu được duyệt. Sau bước đánh giá kỹ thuật nhà thầu trúng thầu là nhà thầu cĩ đánh giá thấp nhất. Điều đĩ cĩ nghĩa là khơng cĩ mức giá cụ thể (dù chỉ là dự tốn) để cơng ty xác định mức giá dự thầu của mình như trước. Và yếu tố giá ngày càng quan trọng trong xét thầu. Do đĩ để thắng thầu khơng cĩ cách nào khác cơng ty phải cĩ một chiến lược giá cụ thể để tranh thầu phải đủ lớn để đủ trang trải chi phí và bảo đảm lợi nhuận mục tiêu nhưng phải đủ nhỏ để khả năng trúng thầu cao nhất.
Để đạt được điều này trước tiên cơng ty phải điều chỉnh lại cách tính giá dự tốn xây lắp cơng trình. Cho đến nay việc chọn giá dự thầu của cơng ty vẫn sử dụng đơn giá địa phương. Trong nhiều trường hợp giá địa phương khơng phản ánh đúng sự biến đổi giá liên tục trên thị trường làm cho giá dự thầu của cơng ty hoặc quá cao hoặc quá thấp dẫn đến thua lỗ nếu trúng thầu.
Nhìn chung, do giới hạn về cách tính giá là việc tính giá được thực hiện trên cơ sở định mức, đơn giá của Nhà nước, đơn giá vật liệu của địa phương thực chất cũng là do Nhà nước ban hành dẫn đến kết quả tính giá cũng bị hạn chế, do các quy định của Nhà nước thường ban hành rất chậm và khác xa so với sự biến động về giá cả, chủng loại vật tư, cơng nghệ xây dựng trên thị trường. Sự hạn chế này gây ảnh hưởng rất lớn đến thu nhập (trong trường hợp cơng ty thắng thầu) do chênh lệch về giá. Để đảm bảo an tồn, đơn vị tham gia đấu thầu phải xuất phát từ khả năng thực tế về việc cung cấp vật tư, nhân cơng, thiết bị, các dịch vụ sẵn cĩ khác tại địa điểm nơi xây dựng cơng trình so sánh với yêu cầu và đặc điểm thiết kế của chủ đầu tư.
Thơng tin về khả năng thực tế này phải là thơng tin chắc chắn và được cập nhật hàng ngày. Các thơng tin này giúp nhà thầu biết được chính xác phạm vi cho phép về giá nhằm điều chỉnh giá tham dự thầu hợp lý tuỳ theo từng loại cơng trình cũng như tùy theo mức độ cạnh tranh đối với từng gĩi thầu, từng dự án.
Trong một sĩ trường hợp đặc biệt, địa phương nơi xây dựng khơng cĩ một hay một vài vật liệu thỏa mãn yêu cầu thiết kế. Thơng tin vè nguồn và giá cung cấp ngày càng quan trọng hơn đối với các nhà thầu. Chi phí vật liệu phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố: số lượng nhà cung cấp tính phổ biến của vật liệu, khoảng cách và sự
thuận lợi của giao thơng, chất lượng vật liệu, độ tin cậy của người bán hàng, nhân cơng...
Để khắc phục được tình trạng giá dự thầu quá thấp hoặc quá cao, cơng ty đưa ra các dự thầu riêng của mình trên cơ sở điều chỉnh cách xác định đơn giá tổng hợp bằng cách cập nhật thường xuyên giá những nguyên vật liệu để kịp thời nắm bắt những nguồn thơng tin về giá. Muốn vậy một cơng trình dự thầu cơng ty cần phải:
- Nghiên cứu kỹ đặc điểm cơng trình, đặc điểm điều kiện khí hậu, địa hình khu vực.
- Nghiên cứu kỹ thị trường xây dựng, mạng lưới cung ứng nguyên vật liệu tại cơng trình, địa phương, khu vực lân cận, mạng lưới giao thơng vận tải.
- Nghiên cứu kỹ nguồn lao động địa phương.
Ngồi ra việc giảm giá dự thầu của cơng ty cịn chủ yếu dựa trên những yếu tố bên trong như: khả năng tiết kiệm chi phí chung, chi phí máy thi cơng, chi phí cốt pha...mà bỏ qua các yếu tố bên ngồi như: những thuận lợi về giá cả vật liệu hay địa hình cơng trình thuận lợi cho thi cơng...Do vậy, nhiều khi đã cĩ giảm giá nhưng giá dự thầu của cơng ty vẫn cao.Để khắc phục điều này cùng với việc nghiên cứu cơng trình dự thầu nhĩm kỹ thuật cần chú ý những chi phí cĩ thể gia tăng hay chi phí cĩ thể giảm thực sự và cĩ thể tăng gĩi thầu hay giảm bao nhiêu mà vẫn đảm bảo cơng ty khơng bị thua lỗ và cĩ lãi.
Trong chiến lược giá, cơng ty nên phân loại thị trường theo yếu tố địa lý thành thị trường xây dựng thành thị, thị trường xây dựng nơng thơn để cĩ thể đưa ra mức giá hợp lý cho từng khu vực hay phân loại thị trường theo từng loại xây dựng thành thị trường xây dựng dân dụng, thị trường xây dựng cơng nghiệp. Bởi mỗi loại thị trường cĩ yêu cầu về cơng nghệ, kỹ thuật khác nhau mà cấu thành giá cả xây dựng cũng rất khác nhau.
Tuy nhiên chiến lược giá của cơng ty khơng nhất thiết bao giờ cũng là chiến lược giá thấp. Trường hợp những cơng trình yêu cầu chất lượng cao, địi hỏi nhà thầu phải cĩ kinh nghiệm...tùy vào đối thủ cạnh tranh mà cơng ty cĩ thể áp dụng chiến lược giá cao chất lượng cao.
Đấu thầu ngày nay khơng chỉ đơn thuần là cạnh tranh về giá. Yếu tố cạnh tranh ngày nay càng gay gắt trên thị trường địi hỏi cơng ty phải cĩ một chiến lược tổng hợp thì mới cĩ khả năng thắng thầu cao nhất. Do đĩ bên cạnh yếu tố giá cơng ty cần chú ý.
- Chiến lược cơng nghệ và tổ chức xây dựng. Đây là chiến lược quan trọng cĩ độ tin cậy cao việc nghiên cứu áp dụng cơng nghệ tiên tiến và phù hợp luơn luơn là hoạt động cĩ tính chiến lược của đơn vị. Thực chất của chiến lược này là lập hồ sơ dự thầu, cơng ty phải dốc tồn lực vào việc thiết kế tổ chức xây dựng hợp lý dựa trên các cơng nghệ xây dựng hiệu quả. Nếu cơng ty đưa ra được cơng nghệ độc đáo duy nhất mà chủ đầu tư đang cần cho việc xây dựng cơng trình của mình thì ưu thế cạnh tranh thầu của cơng ty sẽ tăng lên gấp bội lần.
- Chiến lược liên kết: việc liên doanh liên kết bao giờ cũng tạo ra một nhà thầu mạnh hơn so với nhà thầu riêng rẽ. Đương nhiên một nhà thầu chỉ cĩ thể mạnh ở một hay một vài mặt (so với yêu cầu tranh thầu) như về thiết bị hay tính chuyên mơn hay về tài chính hoặc cơng nghệ...
Sự liên doanh liên kết nhằm phối hợp bù trừ các ưu nhược điểm của từng nhà thầu. Tạo nên một nhà thầu với nhiều ưu điểm đồng thời đảm bảo tính hợp lệ tranh thầu của Nhà nước và tạo ra các nhà thầu đủ mạnh đảm bảo chất lượng cơng trình. đáp ứng được các yêu cầu của chủ đầu tư. Đặc biệt là đối với các dự án lớn và cĩ nguồn vốn nước ngồi. Ngồi ra sự liên doanh, liên kết cịn tạo ra mối quan hệ lâu dài giữa các đơn vị. Điều này hỗ trợ các đơn vị cĩ điều kiện duy trì cơng việc kinh doanh ổn định hơn.Theo chiến lược này cơng ty cĩ thể cĩ thể tranh thủ khả năng làm thầu phụ cho một doanh nghiệp xây dựng khác cĩ liên doanh để tranh thầu và thực hiện cơng trình. Trong trường hợp cĩ thế yếu, cơng ty khả năng thắng thầu hơn cả .
- Chiến lược thay đổi thiết kế cơng trình
Trường hợp ngoại lệ cho phép và cơng ty cĩ khả năng thiết kế tốt, sau khi nhận được hồ sơ của bên mời thầu cơng ty cĩ thể đè xuất phương án thay đổi thiết kế hợp lý hơn và đem lại lợi ích lớn hơn cho chủ đầu tư. Để thực hiện điều này địi hỏi nhà thầu phải cĩ vốn kinh nghiệm lớn, đủ khả năng thuyết phục chủ đầu tư cũng như các cấp cĩ thẩm quyền phê duyệt, thẩm định...Thiết kế thay đổi phải hơn hẳn về
cấu trúc và kết cấu đáp ứng tốt hơn mục đích xây dựng của chủ đầu tư đồng thời khơng làm ảnh hưởng đến dự tốn vốn đầu tư dự tính ban đầu.
Trong trường hợp này, chủ đầu tư cĩ thể dành cho cơng ty thực hiện cơng trình với sự kiểm tra nhất định của cơ quan thiết kế và tư vấn cĩ uy tín.
KẾT LUẬN
Đấu thầu nĩi chung và đấu thầu xây dựng nĩi riêng là một hoạt động cịn mới ở nước ta, việc áp dụng phương thức này trên cả phương diện quản lí nhà nước cũng như ở gĩc độ các chủ đầu tư và các cơng ty đều địi hỏi phải cĩ sự thích ứng dần