-Bảng chấm cơng: (chỉ áp dụng cho nhân viên văn phịng)
Phản ánh ngày cơng lao động của từng nhân viên văn phịng trong cơng ty, dùng để chấm cơng hàng ngày cho nhân viên khi làm việc hay nghỉ việc, làm cơ sở để tính lương hàng tháng.
+ Khi chấm cơng căn cứ vào quy định để chấm cơng cho từng trường hợp cụ thể.
+ Cơng việc theo dõi bảng chấm cơng hàng ngày do phịng nhân sự phụ trách.
Các trường hợp khác như: ngừng việc, nghỉ việc ( nghỉ tạm thời hay nghỉ luơn) sẽ cĩ “đơn xin nghỉ việc” sẽ được phịng nhân sự quản lý, phịng nhân sự sẽ tiến hành tổng hợp thời gian làm việc, tính tiền lương và các khoản phải trả khác cho từng nhân viên trên
- Bảng thanh tốn tiền lương
Bảng thanh tốn tiền lương là cơ sở để thanh tốn tiền lương cho người lao động và để đưa vào sổ sách kế tốn, kiểm tra khi cần thiết.
- Phiếu đăng ký làm thêm giờ:
Phản ánh số giờ làm thêm của nhân viên. Nĩ là cơ sở để tính thêm tiền ngồi giờ cho nhân viên.
+ Nếu làm thêm giờ vào ngày thường:
Tiền lương ngồi giờ = Tiền lương giờ * Số giờ làm thêm * 150% + Nếu ngày chủ nhật:
Tiền lương ngồi giờ = Tiền lương giờ * Số giờ làm thêm * 200% + Nếu ngày lễ, tết:
Tiền lương ngồi giờ = Tiền lương giờ * Số giờ làm thêm * 300% - Bảng chi tiết lái xe (áp dụng cho nhân viên lái xe)
+ Hằng ngày, nhân viên phụ trách tại các bãi giao xe theo dõi nhân viên lái xe tại các bãi của mình, thời gian làm việc, doanh thu đạt được của nhân viên để nhập số liệu vào máy tính.
+ Dựa vào bảng chi tiết mà kế tốn lập bảng tính lương của nhân viên lái xe. Mỗi bảng lương đều được chia làm hai hình thức: lương tiền mặt và lương chuyển khoản.
Sau khi các bảng lương được lập xong, sẽ chuyển cho kế tốn trưởng duyệt qua, ký và trình lên cho giám đốc ký. Sau đĩ, bảng lương được chuyển lên cho người đại diện cơng ty Cổ Phần Tập Đồn Mai Linh ký.
Thủ quỹ dựa vào bảng lương đã cĩ chữ ký của người đại diện cơng ty Cổ Phần Tập Đồn Mai Linh, giám đốc và kế tốn trưởng mà chi tiền phát lương cho nhân viên ( đối với hình thức lương tiền mặt) và chuyển khoản cho nhân viên thơng qua ngân hàng.
Sơ đồ lưu chuyển chứng từ: + Tiền lương
+ Các khoản trích theo lương
Sơ đồ các khoản trích theo lương Bảng tổng hợp lao động
Bảng tổng hợp lương Bảng chi tiết tiền lương
Bảng tổng hợp lương các bộ phận
Báo cáo chi tiết tiền lương Bảng tính lương
-Sổ theo dõi ngày nghỉ
- Giấy xác nhận của cơ quan y tế, bác sĩ - Sổ bảo hiểm xã hội
Sau mỗi buổi làm việc, tất cả các chứng từ đều được sắp xếp theo thứ tự và cho vào tủ khĩa lại cẩn thận, bảo quản chặt chẽ và nghiêm ngặt.