theo lương
2.2.2. Nội dung kế toán các khoản nợ phải thu khách hàng tại Công ty Cổ phần đầu tư thương mại dịch vụ Thăng Long.
TNHH Hai Fu Việt Nam (Bên Mua) có ghi: “... Nếu Bên B thanh toán cho Bên A trong vòng 10 ngày kể từ khi Bên A phát hành hóa đơn, Bên A sẽ chiết khấu thanh toán cho Bên B 1% trên tổng giá thanh toán”.
Vậy nếu Công ty TNHH Hai Fu Việt Nam mà thanh toán cho Công ty Cổ phần đầu tư thương mại dịch vụ Thăng long trong vòng 10 ngày kể từ khi phát hành hóa đơn số 0000486 ngày 06/11/2014(Phụ lục 01) thì Công ty TNHH Hai Fu Việt Nam sẽ được chiết khấu thanh toán là : 570.240.000x1%= 5.702.400 đồng.
Nếu quá hạn thanh toán mà khách hàng không hoặc chưa thanh toán toàn bộ số tiền hàng còn nợ, Công ty thì sẽ tính thêm tiền lãi trả chậm trên số nợ chưa thanh toán theo % được quy định trong hợp đồng.
Ví dụ: Phụ lục 01 ngày 30/11/2014 của Hợp đồng kinh tế số 0111/2014-TL-HF
(Phụ lục 01) được ký kết vào ngày 01 tháng 11 năm 2014 giữa Công ty Cổ phần đầu
tư thương mại dịch vụ Thăng Long ( Bên Bán) và Công ty TNHH Hai Fu Việt Nam (Bên Mua) có ghi: “... Nếu quá 60 ngày mà bên mua không thanh toán hết nợ cho bên bán, kể từ ngày thứ 11 sau thời hạn thanh toán trở đi, Bên mua sẽ phải chịu phạt trả chậm 1%/ngày trên số tiền còn phải thanh toán.”.
Cuối niên độ kế toán, Công ty tiến hành đối chiếu công nợ phải thu, phải trả, nợ vay với khách hàng. Biên bản đối chiếu công nợ được lập làm hai biên bản, mỗi bên giữ một bản có giá trị pháp lý như nhau.
Nếu trong hợp đồng có điều khoản về bù trừ công nợ phải thu, phải trả, nợ vay, thì công ty sẽ tiến hành bù trừ công nợ phải thu, phải trả, nợ vay giữa hai bên. Biên bản bù trừ công nợ sẽ được lập thành 2 bản, mỗi bên giữ một bản có giá trị pháp lý như nhau.
Công ty tổ chức theo dõi tổng hợp các khoản nợ phải thu bên cạnh đó, Công ty còn tiến hành mở sổ chi tiết các khoản phải thu theo từng đối tượng.
2.2.2. Nội dung kế toán các khoản nợ phải thu khách hàng tại Công ty Cổ phần đầu tư thương mại dịch vụ Thăng Long. phần đầu tư thương mại dịch vụ Thăng Long.
•Đặc điểm kế toán nợ phải thu tại Công ty Cổ phần đầu tư thương mại dịch vụ Thăng Long.
Nợ phải thu khách hàng tại Công ty Cổ phần đầu tư thương mại dịch vụ Thăng Long là các khoản phải thu tiền về hàng hóa, máy móc đã tiêu thụ hoặc các dịch vụ tư vấn, dịch vụ đào tạo đã cung cấp nhưng chưa thu được tiền.
Kế toán nợ phải thu tại Công ty Cổ phần đầu tư thương mại dịch vụ Thăng Long là việc xử lý, ghi chép, tổng hợp và báo cáo về tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hóa và cung cấp dịch vụ.
2.2.2.1. Chứng từ sử dung
Hiện tại, kế toán nợ phải thu khách hàng sử dụng một số chứng từ chủ yếu sau để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và ghi chép lên sổ sách kế toán :Hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng;Giấy báo Có, sổ phụ Ngân hàng;Hợp đồng, báo giá;Biên bản bàn giao;Giấy đề nghị thanh toán,...
Trình tự luân chuyển chứng từ
•Trình tự luân chuyển chứng từ cho một nghiệp vụ bán hàng, khách hàng nhận nợ. - Khi khách hàng đồng ý mua hàng, hoặc chấp nhận lời chào hàng của công ty, hai bên tiến hành ký kết hợp đồng kinh tế (hoặc thỏa thuận mua bán hàng hóa). Kế toán doanh thu, chi phí và xác đinh kết quả kinh doanh căn cứ vào thời điểm giao hàng, số lượng hàng bán trên hợp đồng, viết lệnh xuất kho rồi trình giám đốc ký. Căn cứ vào lệnh xuất kho, thủ kho viết phiếu xuất kho và tiến hành kiểm kê, giao hàng. Phiếu xuất kho đã đầy đủ chữ kí của bên giao và bên nhận hàng hóa được chuyển lên phòng kế toán làm căn cứ để kế toán viết Hóa đơn GTGT. Hóa đơn GTGT được lập làm 3 liên: Liên 1 (màu tím) được lưu lại trên gốc quyển hóa đơn GTGT, liên 2 ( màu đỏ) được giao cho khách hàng, liên 3 (màu xanh) được lưu giữ lại công ty.
- Đồng thời, kế toán lập biên bản bàn giao hàng hóa và xác nhận nợ. Chứng từ này được lập thành 3 liên: Liên 1(màu trắng) để kiểm tra khi xuất hàng ra khỏi kho, liên 2(màu hồng) giao cho khách hàng, liên 3( màu xanh) lưu tại quyển.
- Căn cứ vào hóa đơn GTGT, biên bản bàn giao, xác nhận nợ, kế toán công nợ tiến hành ghi chép lên sổ sách kế toán và lưu trữ chứng từ.
- Khi khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, kế toán công nợ lập phiếu thu, mỗi phiếu thu lập thành 3 liên, ghi đầy đủ các nội dung trên phiếu và ký vào phiếu thu, sau đó giám đốc ký duyệt chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ. Thủ quỹ giữ lại 1 liên để ghi sổ quỹ, 1 liên giao cho người nộp tiền, 1 liên lưu nơi lập phiếu. Cuối ngày toàn bộ phiếu thu phải kèm theo chứng từ gốc để ghi sổ kế toán.
- Nếu khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản, công ty sẽ nhận được Giấy báo có của ngân hàng, chứng từ này là căn cứ xác nhận khoản tiền thanh toán của khách hàng đã chuyển vào tài khoản của công ty.
Công ty sử dụng hệ thống tài khoản theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20/3/2006 của Bộ Tài Chính với hệ thống tài khoản liên quan đến lĩnh vực sản xuất kinh doanh hàng hóa dịch vụ của công ty.
Trong công tác kế toán công nợ phải thu, Công ty đã sử dụng một số tài khoản sau.
Tài khoản 131- Phải thu của khách hàng.
Công ty sử dụng các tài khoản cấp 2 của tài khoản 131- phải thu khách hàng để theo dõi chi tiết từng khách hàng của Công ty.
- TK 1311- Phải thu của Công ty TNHH Đức Anh - TK 1312 – Phải thu của Công ty TNHH Đức Hiếu - TK 1313- Phải thu của Doanh nghiệp tư nhân Hải Ngọc
- TK 1314- Phải thu của Công ty Đầu tư và Khoáng sản than Đông Bắc - TK 1315- Phải thu của Công ty Cổ phần than Vàng Danh
- TK 1316- Phải thu của Công ty Cổ phần Than miền Trung- Vinacom - TK 131HF- Phải thu của Công ty TNHH Hai Fu Việt Nam
- TK 131MK- Phải thu của Công ty than Mạo Khê - TK 1318- Phải thu của các đối tượng khác
TK 511- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ:
Công ty mở chi tiết tài khoản:
- TK 5111- Doanh thu bán hàng hóa - TK 5112- Doanh thu bán sản phẩm - TK 5113- Doanh thu cung cấp dịch vụ
TK 111- Tiền mặt
TK 112- Tiền gửi ngân hàng TK 331- Phải trả người bán
Dựa vào các tài khoản mà kế toán công ty sử dụng em nhận thấy bên cạnh việc công ty sử dụng tài khoản đúng theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC thì không thấy việc công ty áp dụng dự phòng phải thu khó đòi là TK 139. Do tính chất mặt hàng của công ty là mặt hàng phục vụ cho khai thác khoáng sản có giá trị lớn. Hơn nữa Công ty thường xuyên cho khách hàng nhận nợ khi mua hàng nên rủi ro là rất lớn.
2.2.2.3. Vận dụng tài khoản
Các nghiệp vụ phát sinh thực tế tại công ty: (Đơn vị tính: đồng) Nghiệp vụ 1:
Ngày 06/11/2014, công ty xuất bán hàng hóa theo hợp đồng kinh tế số 0111/2014-TL/HF cho Công ty TNHH Hai Fu Việt Nam (Số 2B, ngõ 538, đường Láng, Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội. MST: 0106557400) các mặt hàng như sau:
Công ty TNHH Hai Fu Việt Nam nhận nợ.
Sau khi nhận được yêu cầu mua hàng của khách hàng, dựa vào các điều khoản trong hợp đồng vào hợp đồng số 0111/2014-TL/HF (Phụ lục 01), đến thời hạn giao hàng, công ty tiến hành giao hàng hóa. Kế toán căn cứ vào hợp đồng, lập hóa đơn GTGT số 0000486 (xem phụ lục 01) và lập phiếu xuất kho XHH11-01 (xem phụ lục
01) ghi: Nợ TK 131HF: 570.240.000 Có TK 5111: 518.400.000 Có TK 33311: 51.840.000 Đồng thời phản ánh giá vốn hàng bán Nợ TK 632: 432.000.000 Có TK 156: 432.000.000 Nghiệp vụ 2:
Ngày 21/12/2014, công ty xuất bán hàng hóa theo hợp đồng kinh tế số 0212/2014-TL/VD ngày 02/12/2014 cho ông Trần Xuân Hùng đại diện Công ty Cổ phần than Vàng Danh (Số 185 Nguyễn Văn Cừ, P.Vàng Danh, TP.Uông Bí - Quảng Ninh, MST:0102167720) các mặt hàng như sau:
1. Hộp giảm tốc MCSKAT-80: SL: 22. ĐG: 16.200.000. Công ty Cổ phần than Vàng Danh nhận nợ.
Sau khi nhận được yêu cầu mua hàng của khách hàng, dựa vào các điều khoản trong hợp đồng vào hợp đồng số 0212/2014-TL/VD, đến thời hạn giao hàng, công ty tiến hành giao hàng hóa. Kế toán căn cứ vào hợp đồng, lập hóa đơn GTGT số 0000578
(xem phụ lục 02) và lập phiếu xuất kho XHH12-03 (xem phụ lục 02)ghi:
Nợ TK 1315: 392.040.000 Có TK 5111: 356.400.000 Có TK 3331: 35.640.000 Đồng thời phản ánh giá vốn hàng bán: Nợ TK 632: 297.000.000 Có TK 156: 297.000.000
Căn cứ vào hóa đơn GTGT và các chứng từ liên quan, kế toán tiến hàng ghi chép lên sổ Nhật ký chung(Phụ lục 05), Sổ chi tiết tài khoản 131- Phải thu của khách hàng(Phụ lục 06) và Sổ chi tiết tài khoản 1315- Phải thu của Công ty Cổ phần than Vàng Danh. (Phụ lục 07)
Ngày 25/12/2014, công ty xuất bán hàng hóa cho Doanh nghiệp tư nhân Hải Ngọc (Thôn Phú Thư, xã Tây Mỗ, huyện Từ Liêm, T.P Hà Nội, MST: 0104166151) theo hợp đồng kinh tế số 2012/2014-TL/HN ký kết ngày 20/12/2014 các mặt hàng sau:
1. Dây xích MC SKAT- 80: SL:30.ĐG: 320.000 2. Ru lô P108x280: SL:40.ĐG:265.000
3. Ru lô P108x950: SL:50.ĐG: 325.000 4. Ru lô P89x240: SL:15.ĐG: 220.000 5. Ru lô P89x190:SL: 45.ĐG: 160.000
6. Ru lô định tâm BT B650+ Giá: SL: 25. ĐG: 3.000.000
Doanh nghiệp tư nhân Hải Ngọc đã thanh toán 14.145.000 đồng bằng tiền mặt. Còn lại công ty nhận nợ.
Sau khi nhận được yêu cầu mua hàng của khách hàng, dựa vào các điều khoản trong hợp đồng vào hợp đồng số 2012/2014-TL/HN, đến thời hạn giao hàng, công ty tiến hành giao hàng hóa. Kế toán căn cứ vào hợp đồng, lập hóa đơn GTGT số 0000579
(xem phụ lục 03) và lập phiếu xuất kho XHH12-04 (xem phụ lục 03) ghi:
Nợ TK 111: 14.145.000 Nợ TK 1313: 120.000.000 Có TK 5111: 121.950.000 Có TK 33311: 12.195.000 Đồng thời phản ánh giá vốn: Nợ TK 632: 109.117.780 Có TK 156:109.117.780
Ngày 10/01/2015, Doanh nghiệp tư nhân Hải Ngọc thanh toán số tiền còn lại còn thiếu theo hóa đơn số 000579. Đã có giấy Báo Có (Phụ lục 03).
Công ty hạch toán:
Nợ TK 1121: 120.000.000 Có TK 1313: 120.000.000.
Căn cứ vào hóa đơn số 0000579 và Phiếu xuất kho số XHH12-04, kế toán ghi chép vào sổ Nhật Ký Chung(Phụ lục 05), sổ chi tiết tài khoản 131- Phải thu của khách hàng(Phụ lục 06) và sổ chi tiết tài khoản 1313- Phải thu của Doanh nghiệp tư nhân Hải Ngọc(Phụ lục 08).
Nghiệp vụ 4:
Ngày 31/12/2014, Công ty Cổ phần đầu tư thương mại dịch vụ Thăng Long tiến hành thực hiện đối trừ công nợ với Công ty TNHH Hai Fu Việt Nam theo biên bản được lập ngày 31/12/2014.
Căn cứ vào biên bản (Phụ lục 04) kế toán ghi: Nợ TK 331HF: 101.310.000
Căn cứ vào biên bản, kế toán tiền hành ghi chép trên Sổ nhật ký chung(Phụ lục 05), Sổ chi tiết Tài khoản 131- Phải thu của khách hàng (Phụ lúc 06).
2.2.2.4. Sổ kế toán
Công ty sử dụng Sổ Nhật ký chung(Phụ lục 05), Sổ chi tiết tài khoản 131- Phải thu của khách hàng (Phụ lục 06) và Sổ chi tiết công nợ phải thu. (Phụ lục 07, Phụ lục 08)
Công ty sử dụng phần mềm Misa để thiết lập sổ sách kế toán, vào sổ Nhật ký chung và lên các Sổ Cái, Sổ chi tiết liên quan.
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung trên phần mềm Misa.
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán : Hóa đơn GTGT, hợp đồng mua bán đã được xét duyệt, kiểm tra, xác định tài khoản ghi nợ, ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính trên phần mềm kế toán Misa.
Theo quy trình của phần mềm kế toán Misa, sau khi kế toán thực hiện cập nhật số liệu kế toán phát sinh, các thông tin được tự động nhập vào Sổ Nhật ký chung, Nhật ký bán hàng và lên sổ Cái TK 131.
Cuối tháng ( cuối quý, cuối năm), kế toán thực hiện thao tác khóa sổ và lập báo cáo tài chính và thực hiện in báo cáo tài chính theo quy định.
Giao diện của phần mềm kế toán Misa mà Công ty đang áp dụng và giao diện phân hệ bán hàng trên phần mềm kế toán Misa. (Phụ lục 09, Phụ lục 10)