theo lương
3.1.2. Ưu điểm, hạn chế trong công tác kế toán nợ phải thu của Công ty Cổ phần đầu tư thương mại dịch vụ Thăng Long.
phần đầu tư thương mại dịch vụ Thăng Long.
3.1.2.1. Ưu điểm.
• Về bộ máy kế toán
Với đặc điểm quy mô hoạt động SXKD của mình, công ty Cổ phần đầu tư thương mại dịch vụ Thăng Long đã tổ chức và xây dựng một bộ máy kế toán gọn nhẹ, có cơ cấu hợp lý. Bộ máy kế toán tại Công ty được tổ chức theo hình thức kế toán tập trung. Theo hình thức này hầu hết công tác kế toán, từ hạch toán ban đầu, hạch toán tổng hợp, chi tiết đến lập các bảng tổng hợp đều được tiến hành ở Công ty. Ngoài ra, ở phòng kế toán trung tâm, có nhiệm vụ chủ yếu là lập báo cáo tổng hợp của toàn đơn vị trên cơ sở các bảng tổng hợp của các đơn vị trực thuộc.
Với nền kinh tế hội nhập, khoa học kỹ thuật ngày càng phát triển, công tác kế toán được thực hiện trên phần mềm kế toán Misa, việc xác định hình thức kế toán nhật ký chung là phù hợp với tổ chức bộ máy và trình độ chuyên môn của các nhân viên kế toán được đào tạo tương đối đồng đều. Đội ngũ nhân viên kế toán của công ty tuy còn trẻ nhưng có năng lực, phẩm chất, am hiểu nghiệp vụ,ngành nghề của Công ty, có kinh nghiệm, điều này đã giúp cho việc xử lý công việc luôn nhanh chóng, chính xác và đảm bảo cung cấp thông tin cần thiết và kịp thời cho Giám Đốc điều hành.
Mỗi nhân viên kế toán được bố trí theo dõi từng khâu công việc nhưng luôn có mối quan hệ chặt chẽ giữa các bộ phận kế toán với nhau, điều này tạo ra một sự thống nhất và phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận kế toán, do đó mặc dù khối lượng công việc lớn nhưng bộ phận kế toán luôn giải quyết tốt, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác của các phòng ban khác.
• Về hình thức kế toán
Công ty áp dụng hình thức “Nhật ký chung” giúp cho việc đối chiếu dễ dàng, thuận tiện cho việc phân công kế toán và phù hợp với quy mô của Công ty.
• Về chính sách áp dụng
Công ty luôn tuân thủ đúng luật kế toán, các chuẩn mực kế toán và các văn bản pháp luật có liên quan. Áp dụng thống nhất các chính sách kế toán đã chọn trong kỳ kế toán.
• Về chứng từ sử dụng
Các chứng từ được sử dụng trong quá trình hạch toán ban đầu đều phù hợp với yêu cầu nghiệp vụ kinh tế phát sinh và sơ sổ pháp lý của nghiệp vụ. Các chứng từ đều được sử dung đúng mẫu của bộ tài chính, những thông tin kinh tế về nội dung của các nghiệp vụ. Kinh tế phát sinh đều được nghi đầy đủ, chính xác vào chứng từ, các chứng từ đều được kiểm tra, giám sát chặt chẽ, điều chỉnh và xử lý kịp thời. Công tác lập
Trong việc hạch toán công nợ phải thu, Công ty sử dụng các chứng từ: Hóa đơn GTGT, hợp đồng mua bán, phiếu xuất kho, Giấy báo Nợ, Giấy báo Có,.. Các chứng từ này được lưu trữ cẩn thận và đầy đủ. Công ty đã mở sổ chi tiết theo đối tượng để theo dõi tình hình của khách hàng. Khi tiến hành tạm ứng phải có giấy đề nghị tạm ứng. Hach toán đúng tài khoản phù hợp với từng nội dung kinh tế phát sinh.
Các hóa đơn bán ra và các chứng từ liên quan đến các khoản phải thu được lập theo đúng quy định của nhà nước và được lưu trữ đúng quy định.
• Về hệ thống tài khoản kế toán
Công ty sử dụng hệ thống tài khoản theo quyết định 15/2006/QĐ - BTC ban hành ngày 20/03/2006. Để phục vụ nhu cầu quản lý, công ty mở các tài khoản chi tiết, tạo thuận lợi cho quá trình theo dõi và hạch toán.
Với những ưu điểm đó của bộ máy kế toán đã giúp cho hoạt động kinh doanh của công ty và góp phần gia tăng doanh thu của công ty hàng năm.
Bên cạnh ưu điểm, Công ty còn tồn tại một số hạn chế trong quá trình thực hiện công tác kế toán của Công ty.
- Bộ máy tổ chức của công ty theo mô hình tập trung nên khối lượng công việc lớn, tuy nhiên số lượng nhân viên kế toán ít nên mỗi nhân viên kế toán phải đảm nhiệm nhiều phần hành khách nhau nên công việc hạch toán của công ty còn gặp nhiều khó khăn. Nên hàng năm công ty đều tuyển thêm các nhân viên thực tập phụ giúp công việc.
- Do lượng chứng từ nhiều trong khi một kế toán phải đảm nhiệm nhiều phần hành nên nhiều khi chứng từ không được sắp xếp đúng trình tự, nhiều khi còn hạch toán nhầm tài khoản.
Việc luân chuyển chứng từ giữa các phòng ban và giữa các bộ phận kế toán còn chậm làm ảnh hưởng đến việc xử lý và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Cụ thể như việc Lập phiếu xuất, nhập kho không kịp thời. Khi nhận được đơn hàng hoặc kí kết hợp đồng với khách hàng, kế toán viết lệnh xuất kho, trình giám đốc duyệt rồi chuyển xuống bộ phận kho hàng để thủ kho tiến hành viết phiếu xuất và kiểm kê giao hàng. Tuy nhiên, do kho hàng của công ty và văn phòng kế toán làm việc tại trụ sở của công ty là hai địa điểm khác nhau nên việc luân chuyển chứng từ bán hàng mất nhiều thời gian, thủ kho phải đợi lệnh xuất kho của kế toán hoặc đôi lúc chứng từ không đầy đủ nên nhiều khi chậm trễ trong việc giao hàng cho khách hàng.
Trong quá trình khảo sát và phân tích tại đơn vị, em nhận thấy công ty còn có 1 số hạn chế trong việc hạch toán, ghi nhận các nghiệp vụ kế toán, quản lý và xử lý công nợ.
- Công ty có tiến Lập biên bản đối chiếu công nợ phải thu tuy nhiên không đầy đủ, gửi thư xác nhận nhưng tỷ lệ phản hồi không cao.
- Tổng nợ phải thu là khá lớn nhưng các biện pháp thu hồi nợ thì chưa thực sự hiệu quả.Các chính sách duyệt bán chịu, theo dõi thanh toán công nợ phải thu không chặt chẽ, còn lỏng lẻo.
- Khi khách hàng quá hạn thanh toán, Công ty không gửi giấy đề nghị thanh toán để yêu cầu khách hàng thanh toán. Các điều khoản quy định về vi phạm hợp đồng có được ghi nhận trong hợp đồng tuy nhiên chưa được thực hiện đầy đủ.
- Trên sổ chi tiết không thể hiện được thời hạn thanh toán nên khó trong việc theo dõi khoản nợ đến hạn thanh toán. Công ty cũng không lập bảng theo dõi tuổi nợ để đánh giá khả năng thù hồi các khoản nợ phải thu, cho nên Công ty không tiến hành trích lập dự phòng các khoản phải thu của khách hàng. Trong khi đó, công ty kinh
doanh chủ yếu các mặt hàng phục vụ cho việc khai thác than và khoáng sản . Công ty thường bán hàng và cung ứng dịch vụ cho khách hàng theo các hợp đồng kinh tế có giá trị lớn, nên khách hàng khi mua thường không thể trả tiền ngay hoặc trả hết trong một lần, dẫn đến công ty luôn tồn tại một số lượng lớn các khoản phải thu.
- Một số khoản khách hàng chuyển trả tiền về dịch vụ đã cung cấp nhưng kế toán đơn vị không rõ về nội dung gì nên vẫn thể hiện là khoản người mua trả tiền trước, trong khi đó là một khoản khách hàng thanh toán.
3.1.2.3. Nguyên nhân
- Nguyên nhân khách quan: Do khối lượng công việc quá nhiều cho nên kế toán không thể không gặp phải sai sót. Do chính sách của công ty còn lỏng lẻo, chưa chặt chẽ, hiệu quả.
- Nguyên nhân chủ quan: Do bộ máy phòng kế toán hay có sự thay đổi, nên những người kế toán mới vào chưa nắm hết được hoạt động. Do các khách hàng nhận nợ thường xuyên và công ty muốn lôi kéo thêm khách hàng mới nên công ty không thắt chặt tín dụng.