Thủ tục sử dụng
Câc thủ tục chứng minh sự hiểu biết của công ty kiểm toân Việt Nhất chủ yếu sử dụng bảng cđu hỏi về kiểm soât nội bộ vă bảng tường thuật.
Minh họa Điển hình
Một số những thủ tục chứng minh sự hiểu biết mă công ty Việt nhất sử dụng khi tìm hiểu về hệ thống kiểm soât nội bộ của công ty XYZ.
Bảng cđu hỏi
KIỂM SOÂT NỘI BỘ ĐỐI VỚI KHOẢN MỤC TIỀN
Cđu hỏi Trả lời
Rủi ro
STT Nội dung Có Không
Quan trọng Không quan trọng Ghi chú 1 DN có phđn chia trâch
nhiệm giữa thủ quỹ vă kế toân ko?
X X Phòng kế toân gồm 5 người: 1 thủ
quỹ kiím kế toân ngđn hăng vă khai thuế; 1 kế toân trưởng; 1 kế toân tổng hợp; 1 kế toân vật tư vă 1 kế toân chưa được giao công việc cụ thể.
2 DN có phđn chia trâch
nhiệm giữa bân hăng vă thu tiền ko?
X X Viết HD bân hăng thì kế toân
thanh toân sẽ căn cứ văo biín bản thanh lý hợp đồng vă được xĩt duyệt của giâm đốc.
3 Khi bân hăng thu trực
tiếp bằng tiền mặt thì nghiệp vụ năy có được hạch toân văo sổ văo thời điểm phât sinh
X Chủ yếu thanh toân trọn gói theo
hợp đồng xđy dựng. Không phât sinh doanh thu trực tiếp bằng tiền mặt mă chỉ phât sinh tạm ứng bao nhiíu % giâ trị công trình.
SVTH: Nguyễn Thị Mỹ Linh 80
ko?
4 Tất cả câc nghiệp vụ
liín quan tới thu tiền hay chi tiền, có được lập phiếu thu, phiếu chi ko?
X Phiếu chi được in từ phần mềm.
giữa chi nhânh vă tổng công ty có mẫu phiếu chi riíng để dễ nhận biết.
5 Thủ quỹ có kiểm tra
tính hợp lệ của phiếu thu, phiếu chi trước khi thu hay chi tiền ko?
X
6 Câc phiếu thu, phiếu
chi có được đânh số liín tục hay ko?
X Được đânh số liín tục trong 1
thâng.
7 Cuối ngăy có kiểm kí
quỹ ko?
X Cuối năm sẽ thực hiện kiểm quỹ
một lần vă chỉ được lập cho phù hợp theo quy định chứ không phản ânh thực tế tồn quỹ.
8 Chính lệch giữa sổ kế
toân vă biín bản kiểm kí quỹ có được xử lý ko?
X
9 Có quyết định xử lý
của ban giâm đốc đối với chính lệch thừa thiếu ko?
X
10 Định kỳ có đối chiếu giữa nhật ký quỹ vă sổ quỹ ko?
X
11 Định kỳ có đối chiếu giữa sổ TGNH với sổ phụ ngđn hăng ko?
X Một thâng sẽ thực hiện công việc
đối chiếu một lần 12 Có câc quy định về xĩt
duyệt chi trong DN ko?
X Đối với những khoản chi về quản
lý thì TGD xĩt duyệt vă ký, còn về phần xđy dựng công trình thì Phó TGD xĩt duyệt.
SVTH: Nguyễn Thị Mỹ Linh 81
13 Đơn vị có chính sâch tồn quỹ hay ko?
X X Tồn quỹ lớn dễ xảy ra trường hợp
nhđn viín chiếm dụng tiền vă sử dung văo mục đích riíng.
KIỂM SOÂT NỘI BỘ ĐỐI VỚI TSCĐ
Cđu hỏi Trả lời
Rủi ro ST
T Nội dung Có
Khôn
g Quan trọng Không quan trọng
Ghi chú
1 Đơn vị có tổ chức độc
lập giữa câc bộ phận bảo quản, ghi sổ, vă phí chuẩn việc mua, thanh lý, nhượng bân tăi sản hay ko?
X Không mở thẻ tăi sản để theo dõi
riíng, không phđn nhóm tăi sản theo khoản mục.
2 Đơn vị có thiết lập kế
hoạch vă dự toân ngđn sâch cho việc mua sắm tăi sản hay ko?
X Khi bộ phận yíu cầu sẽ lập phiếu
đề xuất mua TSCD vă được trưỡng bộ phận xĩt duyệt. Sau đó sẽ chuyển lín cho TGD xĩt duyệt vă tiến hănh mua TSCD.
3 Đơn vị có thường xuyín đối chiếu giữa sổ chi tiết vă sổ câi hay ko?
X Có mở sổ kế toân chi tiết nhưng
trín bảng tính khấu hao không phđn theo từng hạng mục.
4 Tăi sản có được phđn
loại, thống kí, đânh số vă mở thẻ riíng hay ko?
X Không mở thẻ tăi sản để theo dõi
riíng, không phđn nhóm tăi sản theo khoản mục.
5 Mua TSCD có được xĩt duyệt của người có thẩm quyền hay ko? Có phù hợp với dự toân hay ko?
X Có sự xĩt duyệt của TGD.
6 Định kỳ có kiểm kí
TSCD vă đối chiếu với
X Chỉ tiến hănh kiểm kí tăi sản cho
SVTH: Nguyễn Thị Mỹ Linh 82
sổ sâch hay ko?
7 Chính lệch giữa giâ dự
toân vă giâ thực tế có được xĩt duyệt hay ko?
X
8 Khi thanh lý, nhượng
bân tăi sản có thănh lập Hội đồng thanh lý hay ko?
X
9 Câc quy định vế khấu
hao có được Ban giâm đốc phí chuẩn phù hợp với quy định hay ko?
X Kế toân ước tính thời gian khấu
hao theo quy định chứ không thong qua xĩt duyệt của ban giâm đốc. Đơn vị chỉ tính khấu hao một lần văo cuối niín độ.
Bảng biểu 2: Một số bảng cđu hỏi để chứng minh sự hiểu biết về hệ thống kiểm toân nội bộ của công ty XYZ (lập hồ sơ kiểm toân)
Một số bảng cđu hỏi của câc khoản mục khâc…(xem phụ lục 2) Bảng tường thuật đối với một số khoản mục
Hệ thống kiểm soẫt nội bộ đối với phải trả người bân
Chu trình mua hăng
Giao dịch với câc nhă cung cấp chủ yếu lă vật tư cho công trình.
Khi công trình thiếu vật tư cho xđy dựng thì chỉ huy công trình sẽ lập yíu
cầu mua vật tư vă chuyển cho trưởng bộ phận xĩt duyệt. Trưởng bộ phận sẽ lựa chọn nhă cung cấp căn cứ văo bảng bâo giâ của nhă cung cấp do kế toân vật tư giao xuống cho bộ phận kỹ thuật. Sau khi xĩt duyệt vă lựa chọn nhă cung cấp thì phiếu đề nghị năy sẽ được chuyển lín cho phó TGD xĩt duyệt một lần cuối cùng.
SVTH: Nguyễn Thị Mỹ Linh 83
Khi vật tư được nhă cung cấp giao thì sẽ không nhập kho mă giao thẳng
cho công trình vă chỉ huy công trình sẽ thực hiện kiểm tra chất lượng, số lượng vă đơn giâ sau đó vật tư sẽ được nhập văo công trình để phục vụ cho xđy dựng.
Thanh toân trả tiền cho nhă cung cấp.
Tùy theo yíu cầu của nhă cung cấp thì đơn vị sẽ thanh toân ngay (trường
hợp mua vật tư trị giâ lớn thì thời hạn thanh toân khoảng 3 thâng). Tình hình thực tế tại đơn vị thì công nợ phải trả sẽ được theo dõi trong thời gian căng lđu căng tốt.
Khi nhận được phiếu đề nghị thanh toân cho nhă cung cấp thì kế toân
thanh toân sẽ lập phiếu chi tiền thanh toân cho nhâ cung cấp (Phiếu đề nghị thanh toân được lập cụ thể lă thanh toân vật tư cho công trình năo). Sau đó phiếu chi năy sẽ được Chị Phương – Kế toân trưởng vă Anh Minh – Tổng giâm đốc ký vă chuyển xuống cho thủ quỹ để tiến hănh thanh toân.
Đơn vị có mở sổ kế toân công nợ để theo dõi.
Cuối năm sẽ thực hiện đối chiếu công nợ một lần.
Hệ thống kiểm soât nội bộ đối với phải trả nội bộ
Giao dịch chủ yếu đối với câc đơn vị nội bộ lă: Thanh toân hộ tiền mua vật tư
vă chuyển tiền ra cho chi nhanh để mua vật tư vă thanh toân công nợ. Công ty thanh toân cho chi nhânh chủ yếu lă công ty trả về câc khoản đầu tư, lêi vay.
Công ty thanh toân cho chi nhânh căn cứ văo debit note vă phiếu chi do chi
SVTH: Nguyễn Thị Mỹ Linh 84
Hiện thời thì số liệu giữa công ty vă chi nhânh không có sự chính lệch. Khi
có sự chính lệch về số liệu sẽ được xử lý theo quyết định của ban giâm đốc. Hệ thống kiểm soât nội bộ đối với một số khoản mục khâc …(xem phụ lục 3)
3.3.2.3. Đânh giâ rủi ro ki吋m toân vă xâc lập mức trọng yếu 3.3.2.3.1. Đânh giâ rủi ro ki吋m toân 3.3.2.3.1. Đânh giâ rủi ro ki吋m toân
Sau khi hoăn thănh xong công việc tìm hiểu khâch hăng vă tìm hiểu hệ thống kiểm soât nội bộ thì câc kiểm toân viín trong công ty kiểm toân Việt Nhất sẽ đi đến đânh giâ rủi ro.
Phương phâp
Qua quâ trình tiếp xúc vă tìm hiểu về hệ thống kiểm soât nội bộ của đơn vị
khâch hăng, câc kiểm toân viín sẽ nhận xĩt về sự đâng tin cậy, hiệu quả của môi trường kiểm soât, hệ thống kế toân vă hệ thống kiểm soât nội bộ của đơn vịù. Từ những nhận xĩt đó câc kiểm toân viín sẽ đưa ra sự đânh giâ của mình về rủi ro kiểm soât.
Cũng trong quâ trình tìm hiểu khâch hăng vă hệ thống kiểm soât nội bộ của
họ, kiểm toân viín sẽ xem xĩt xem những nhđn tố khâch quan, chủ quan tâc động đến tình hình kinh doanh của đơn vị, cộng thím những hiểu biết của bản thđn về những hạn chế tiềm tăng của hệ thống kiểm soât nội bộ kiểm toân viín sẽ đi đến kết luận về rủi ro tiềm tăng.
Sau khi đânh giâ được rủi ro tiềm tăng vă rủi ro kiểm soât, kiểm toân viín sẽ
SVTH: Nguyễn Thị Mỹ Linh 85
Minh họa điển hình
Tiếp theo ví dụ của công ty XYZ.
Trong quâ trình tìm hiểu về công ty vă hệ thống kiểm soât nội bộ của nó. Câc kiểm toân viín có những nhận xĩt về yếu tố khâch quan vă chủ quan có thể tâc động dến công ty XYZ như sau:
Về yếu tố khâch quan: tâc động cuộc khủng hoảng tăi chính toăn cầu trong
năm 2008 vă 2009. Tuy nhiín, tại Việt Nam, tâc động năy đến năm 2009 gần như lă không có do Chính phủ đê có những chính sâch tâc động tích cực đến nền kin tế, đưa nền kinh tế vượt qua khủng hoảng vă góp phần khôi phục lại đă tăng trưởng kinh tế (Chính sâch hỗ trợ vay vă lêi suất vay; chính sâch miễn, giảm vă giên thuế…)
Về yếu tố chủ quan: tâc động bởi yếu tố đầu cơ vật tư, hăng hóa tạo khan
hiếm nguồn cung vă yếu tố con người lă chính như: tai nạn lao động, giâ cả vật tư tăng đột biến, nguyín vật liệu không đủ cung cấp cho nhu cầu xđy dựng…
Từ những nhận xĩt trín cộng thím những đânh giâ mă câc kiểm toân viín đê níu trong quâ trình tìm hiểu hệ thống kiểm soât nội bộ (bao gồm cả hệ thống kế toân)
của công ty XYZ Câc kiểm toân viín đânh giâ về câc loại rủi ro của công ty XYZ
như sau:
Đânh giâ rủi ro tiềm tăng:
Cao ... Trung bình.... Thấp...
Đânh giâ rủi ro phât hiện:
SVTH: Nguyễn Thị Mỹ Linh 86
Đânh giâ rủi ro kiểm soât:
Cao ... Trung bình.... Thấp...
3.3.2.3.2. Xâc lập mức trọng yếu
Phương phâp
Khi xâc lập mức trọng yếu thì công ty kiểm toân Việt Nhất cũng dựa trín
một số câc chỉ tiíu sau: Lợi nhuận trước thuế, tăi sản lưu động, doanh thu thuần, nợ ngắn hạn, tổng tăi sản. Khi chọn chỉ tiíu năo để xâc lập mức trọng yếu thì câc kiểm toân viín đều níu lý do vì sao chọn chỉ tiíu đó.
Câc kiểm toân viín xâc lập mức trọng yếu thông thường dựa văo kinh
nghiệm của mình vă rút ra từ những gian lận vă sai sót phổ biến.
Minh họa điển hình
Khi xâc lập mức trọng yếu ở công ty XYZ thì chỉ tiíu chủ yếu mă câc kiểm
toân viín của công ty Việt Nhất chọn lă: Lợi nhuận trước thuế
Lý do: do mục đích kiểm toân bâo câo lợi nhuận lă theo luật định vă họp Hội
đồng Cổ đông thường niín.
Số liệu về công ty XYZ:
Tỷ lệ Năm 2009 Năm 2008
Lợi nhuận trước thuế 7,50% 832.876.025 -1.040.583.696
Doanh thu thuần 2,00% 21.010.949.830 581.980.689
SVTH: Nguyễn Thị Mỹ Linh 87
Bảng biểu 3 : Số liệu về công ty XYZ của năm 2008, 2009
Câc mức trọng yếu đê được xâc lập như sau:
Mức trọng yếu cho toăn bộ bâo câo tăi chính: 62.465.702
Mức trọng yếu cho từng mục tiíu kiểm toân:
Sai số tối thiểu cho một khoản mục: 2.082.190
Sai số có thể chấp nhận được cho một khoản mục: 20.821.901
3.3.2.4. Nội dung, lịch trình vă phạm vi của câc thủ tục kiểm toân
Phương phâp
Sau khi đânh giâ xong rủi ro kiểm toân vă xâc lập mức trọng yếu thì công ty Việt Nhất lăm một công việc cuối cùng trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toân lă xâc định nội dung, lịch trình vă phạm vi của câc thủ tục kiểm toân.
Về nội dung vă phạm vi kiểm toân thì Việt Nhất sẽ tiến hănh theo luật định
Về thời gian thực hiện kiểm toân: thì tùy văo từng khâch hăng mă có thời
gian thực hiện kiểm toân khâc nhau, điều đó tùy thuộc văo thỏa thuận của hai bín.
Về nội dung thì công ty sẽ níu lín những công việc sẽ lăm cho từng khoản
mục bâo câo tăi chính của khâch hăng.
Minh họa điển hình
Khi kiểm toân tại công ty cổ phần XYZ, công ty kiểm toân Việt Nhất xâc định nội dung, lịch trình vă phạm vi kiểm toân như sau:
SVTH: Nguyễn Thị Mỹ Linh 88
Nội dung vă phạm vi kiểm toân: Kiểm toân bâo câo tăi chính năm 2009 theo
luật định.
Thời gian thực hiện kiểm toân:
Thực hiện kiểm toân giữa niín độ ngăy 30/09/2009: từ ngăy 14/12/2009
đến 24/12/2009
Thực hiện kiểm toân giữa niín độ kết thúc ngăy 31/12/2009: dự kiến từ
ngăy 07/02/2010.
Nội dung kiểm toân câc khoản mục bâo câo tăi chính ngăy 30/09/2009 (chỉ
níu một số khoản mục)
Tiền mặt vă tiền gửi ngđn hăng
- Kiểm tra số liệu đầu kỳ ngăy 01/01/2009: thu thập biín bản kiểm kí quỹ,
sổ phụ ngđn hăng tại ngăy 31/12/2008 vă kiểm tra câc chứng từ phât từ ngăy 01/01/2009 để đảm bảo tính hiện hữu của khoản mục tiền mặt, tiền gửi ngđn hăng tại ngăy 01/01/2009.
- Kiểm tra vă thu biín bản kiểm kí quỹ tiền mặt: số dư tiền mặt đến ngăy
30/09 lă 599.297.945 đồng lă quâ lớn Thực hiện tâi kiểm kí quỹ tiền
mặt vă truy ngược lại tại thời điểm 30/09/2009 – Mục tiíu phải đạt được lă tính hiện hữu.
- Kiểm tra đối chiếu số dư tiền gửi ngđn hăng giữa sổ kế toân vă sổ phụ ngđn
hăng tại ngăy 30/09/2009 Thực hiện test khóa sổ khoản mục tiền gửi
ngđn hăng: xem sổ phụ phât sinh sau ngăy 30/09/2009 – Mục tiíu đảm bảo tiền gửi ngđn hăng được ghi nhận đầy đủ.
SVTH: Nguyễn Thị Mỹ Linh 89
- Kiểm tra chứng từ thu chi tiền mặt vă TGNH: chọn mẫu theo interval trong
bảng tính mức trọng yếu (xem phụ lục 7) – Mục tiíu đảm bảo ghi nhận
phât sinh chính xâc vă đầy đủ. Lưu ý: thực hiện phần năy kết hợp với
khoản mục kiểm tra chứng từ phần chi phí.
Đầu tư ngắn hạn vă dăi hạn
- Xâc định nội dung vă mục đích khoản đầu tư. Đối chiếu số dư khoản đầu tư
với thư xâc nhận khoản đầu tư hoặc kiểm tra sau ngăy 30/09/2009 để đảm bảo tính hiện hữu (nếu có).
- Kiểm tra phđn loại lại khoản mục đầu tư, đọc hợp đồng vă xem xĩt câc
điều kiện thỏa thuận ký kết trong hợp đồng nhằm tìm hiểu quyền vă nghĩa vụ có liín quan trong khoản đầu tư.
- Kiểm tra chứng từ câc nghiệp vụ chuyển tiền vă thu hồi khoản đầu tư.
- Tìm hiểu vă kiểm tra việc ghi nhận khoản lêi tăi chính từ việc phđn chia lợi
nhuận hoạt động đầu tư.
Tăi sản cố định
- Thu thập biín bản kiểm kí TSCD vă đối chiếu với sổ kế toân, bảng tính
khấu hao tại ngăy 31/12/2008 nhằm đảm bảo câc tăi sản năy vẫn hiện hữu vă đang được sử dụng.
- Kiểm tra việc tăng tăi sản cố định trong năm vă đối chiếu với chứng từ có
liín quan. Đồng thời, kiểm tra nguồn hình thănh tăi sản cố định vă hình