3.3.2.2.1. Tìm hiểu về mơi trường kiểm sôt
Phương phâp
Khi tìm hiểu về mơi trường kiểm sôt của khâch hăng thì cơng ty sẽ tìm hiểu về cơ cấu tổ chức vă câc vấn đề xoay quanh mơi trường kiểm sôt.
Về cơ cấu tổ chức thì câc kiểm tôn viín của cơng ty sẽ tìm hiểu những vấn
đề như sau: tổ chức bộ mây hoạt động kinh doanh, tổ chức bộ mây quản lý kinh doanh.
Về những vấn đề xoay quanh mơi trường kiểm sôt thì kiểm tôn viín sẽ
nghiín cứu: Năng lực vă quan điểm quản lý, mục tiíu kinh doanh vă thù lao ban quản lý, mơi trường hoạt đợng kinh doanh, thị trường cạnh tranh.
Muốn tìm hiểu được những vấn đề trín thì câc kiểm tôn viín của cơng ty sẽ trao đổi với ban giâm đốc, câc nhđn viín trong cơng ty đồng thời nghiín cứu tăi liệu vă phđn tích tình hình nền kinh tế thời bấy giờ để đưa ra những ý kiến nhận xĩt về năng lực quản lý, mơi trường hoạt động kinh doanh vă qua đĩ cũng hiểu biết thím về cơ cấu tổ chức của đơn vị khâch hăng.
Minh họa điển hình
Lấy lại ví dụ của cơng ty XYZ, qua quâ trình tìm hiểu, trao đổi với ban giâm đốc, phđn tích tình hình kinh tế thì kết quả thu được về mơi trường kiểm sôt của cơng ty XYZ năm 2009 như sau:
SVTH: Nguyễn Thị Mỹ Linh 65
Cơ cấu tổ chức cơng ty
Về tổ chức bộ mây hoạt động kinh doanh:
Trụ sở chính tọa lạc tại lầu số 17, khu C1 Quang Trung, thănh phố Vinh,
tỉnh Nghệ An
Chi nhânh trực thuộc: khơng cĩ
Xí nghiệp trực thuộc: khơng cĩ
Cơng ty con: khơng cĩ
Cơng ty mẹ: Cơng ty cổ phần đầu tư xđy dựng vă ứng dụng ABC sở hữu
32.000 cổ phần tương ứng 3.200.000.000 đồng, chiếm tỷ lệ 51% vốn điều lệ theo giấy phĩp số 2703001074 của Sở Kế hoạch vă Đầu tư tỉnh Nghệ An cấp lần đầu ngăy 13/12/2006 vă thay đổi lần thứ 3 ngăy 19/12/2008, được coi lă bín liín quan vì cĩ khả năng kiểm sôt hoặc cĩ khả năng ảnh hưởng đâng kể đối với Cơng ty trong việc ra quyết định câc chính sâch tăi chính vă hoạt động. Câc nghiệp vụ giữa câc bín liín quan: phât sinh câc khoản cho vay vă trả nợ vay.
Về tổ chức bộ mây quản lý kinh doanh:
Hội đồng Quản trị:
- Chủ tịch: Ơng Nguyễn Văn Quang
- Thănh viín: Ơng Chu Tú Dương (Đại diện phần vốn ABC) - Ơng Bùi Văn Quyền
SVTH: Nguyễn Thị Mỹ Linh 66 - Trưởng ban kiểm sôt: Nguyễn Thị Kim Tuyến
- Thănh viín: Nguyễn Anh Tuần - Thănh viín: Nguyễn Xuđn Quđn
Ban Giâm đốc:
- Giâm đốc: Ơng Chu Tú Dương - Phĩ Giâm đốc: Lương Đình Hải
Câc bộ phận khâc:
- Phịng kinh doanh: Nguyễn Thị Nga phụ trâch hồ sơ kinh doanh. Toăn bộ hoạt động kinh doanh bất động sản được chuyển sang săn giao dịch bất động sản – Cơng ty TNHH 1 thănh viín ABC Real (Săn giao dịch hưởng 1% giâ trị hợp đồng).
- Phịng kỹ thuật: phĩ phịng Thiều Mạnh Hoăi. - Phịng kế tôn: kế tôn trưởng Lí Phương Dung Những vấn đề xoay quanh mơi trường kiểm sôt (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Năng lực vă quan điểm quản lý:
Tính chính trực vă giâ trị đạo đức của Ban Tổng Giâm đốc: câc thănh viín
Ban Tổng Giâm đốc độc lập, khơng cĩ mối quan hệ mật thiết vă răng buộc nhau.
Năng lực quản lý của Ban Tổng Giâm đốc: Ban Tổng Giâm đốc lă nhđn sự
SVTH: Nguyễn Thị Mỹ Linh 67 Ban Tổng Giâm đốc cĩ trình độ chuyín mơn cao vă nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh.
Quan điểm quản lý: dựa văo năng lực chuyín mơn của từng nhđn sự, quản
lý hoạt động theo điều lệ vă câc chính sâch quản lý khâc (Quy chế tăi chính, quy chế quản lý hănh chính, quy chế lao động tiền lương...)
Mục tiíu kinh doanh vă thù lao ban quản lý
Mục tiíu kinh doanh: thu được lợi nhuận từ câc hoạt động sau: đầu tư bất
động sản, kinh doanh căn hộ chung cư vă thi cơng xđy dựng cơng nghiệp, dđn dụng…
Quy mơ dự ân: giâ trị dự ân dưới 100 tỷ đồng.
Thù lao quản lý: lương quản lý bao gồm: lương cơ bản tính theo hệ số
lương vă phụ cấp chức vụ, trâch nhiệm – Được tính theo mức lương tối thiểu do Nhă nước quy định hiện hănh, hệ số lương, chức danh. Hăng năm, tùy thuộc văo tình hình sản xuất kinh doanh sẽ cĩ hình thức khen thưởng bằng tiền hoặc bằng hiện vật. Mức thưởng tối đa bằng 01 thâng lương (lương cơ bản vă phụ cấp lương) hoặc từ 1% đến 10% giâ trị lăm lợi cho Cơng ty (âp dụng cho Ban Tổng Giâm đốc – Hội đồng tiền lương khen thưởng kỷ luật của Cơng ty sẽ xem xĩt vă đề xuất Hội đồng Quản Trị quyết định).
Mơi trường hoạt động kinh doanh
SVTH: Nguyễn Thị Mỹ Linh 68 - Biến động thị trường: ảnh hưởng cuộc khủng hoảng kinh tế toăn cầu đang trong đă suy thôi, thị trường bất động sản vă xđy dựng tạm thời lắng đọng trong giai đoạn năy.
- Lạm phât: trong năm 2009 chỉ số lạm phât tăng lă khoảng 25%.
- Chính sâch nhă nước: hỗ trợ nền kinh tế vă doanh nghiệp bằng câc chính sâch miễn, giảm vă giên thuế, câc gĩi hỗ trợ lêi suất cho vay… nhằm kích cầu sản xuất trong nước.
- Nguồn nguyín liệu: biến động giâ khâ phức tạp như giâ thĩp dao động từ 10.000 đồng đến 20.000 đồng/kg, câc nguyín liệu khâc cũng biến động tăng khoảng 40% đến 70% giâ (kiếng, vật tư ngănh điện, nước…) đồng thời nguồn cung khơng ổn định.
Yíu cầu mơi trường:
- Tuđn thủ câc quy định trong xđy dựng do câc cơ quan chức năng ban hănh như: tiíu chuẩn chất lượng xđy dựng; định mức vật liệu (theo định mức số 24/2005/QĐ-BXD ngăy 29/07/2005) đơn giâ xđy dựng; chi phí kiểm tôn, quyết tôn (âp dụng thơng tư số 33/2007/TT-BTC ngăy 09/04/2007 của Bộ Tăi chính); chi phí bảo hiểm, rủi ro, thiín tai (Quyết định số 76/QĐ-BTC ngăy 04/08/2003), chi phí quản lý dự ân vă chi phí tư vấn đầu tư xđy dựng (theo quyết định số 1751/BXD-VP ngăy 14/08/2007 của Bộ Xđy dựng); chi phí chung, thu nhập chịu thuế tính trước, chi phí nhă tạm, chi phí dự phịng (thơng tư số 05/2007/TT-BXD ngăy 25/07/2007)…
SVTH: Nguyễn Thị Mỹ Linh 69 - Ngoăi ra, cịn phải tuđn thủ câc quy định khâc như: biện phâp an toăn lao động; tiíu chuẩn xử lý nước thải vă nước sinh hoạt; tiíu chuẩn hệ thống phịng chây, chữa chây…
Thị trường cạnh tranh:
- Về thị trường: Cơng ty chỉ đầu tư kinh doanh bất động sản đầu tư tại tỉnh Nghệ An vă hoạt động xđy lắp trong nước (tại tỉnh Đắk Lắk vă Nghệ An). - Cạnh tranh: Cơng ty đầu tư phât triển Nghệ An, Cơng ty TNHH Trăng An, Vinaconex….
Rủi ro kinh doanh: ảnh hưởng bởi biến động giâ đất đột biến (nếu cĩ); chỉ
số lạm phât trong năm tăng cao… Giảm lợi nhuận vă thị trường bất động
sản tạm đĩng băng.
Tình hình kinh doanh trong năm: đang đi văo giai đoạn thu hoạch từ dự ân
đầu tư bất động sản tại khu đơ thị mới Vinh Tđn – Chung cư Tđn Phúc, hoăn thănh vă bân đại tră văo thâng 06/2009. Trong năm, Cơng ty cũng đang triển khai một số dự ân tại tỉnh Nghệ An (Khu nhă liền kề 3, nhă xê hội Lí Lợi…) vă tỉnh Đắk Lắk (Thủy điện Đắkpri).
Doanh thu vă sản phẩm chủ yếu: doanh thu chủ yếu lă từ bân căn hộ chung
cư tại khu đơ thị mới Vinh Tđn – Chung cư Tđn Phúc. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
3.3.2.2.2. Tìm hiểu về hệ thống kế tôn
Phương phâp
Khi tìm hiểu về hệ thống kế tôn của khâch hăng, cơng ty Việt Nhất chủ yếu
SVTH: Nguyễn Thị Mỹ Linh 70 phương phâp kế tôn, phương phâp ghi sổ vă đặc biệt chú ý đến phương phâp xử lý câc nghiệp vụ kế tôn quan trọng vì nếu chỉ cần sai sĩt trong quy trình ghi nhận câc nghiệp vụ năy thì cĩ thể gđy ra ảnh hưởng trọng yếu đến bâo câo tăi chính.
Ngoăi ra, kiểm tôn viín cịn trao đổi, hỏi kế tôn trưởng những vấn đề như:
Bộ mây kế tôn gồm những ai? Nhiệm vụ vă chức năng của từng người như thế năo, để từ đĩ nhận xĩt xem câch tổ chức bộ mây kế tôn của cơng ty như thế đê hợp lý chưa?
Minh họa điển hình
Sau khi nghiín cứu tăi liệu, chứng từ vă trao đổi với kế tôn trưởng về những vấn đề đê níu như trín thì kết quả thu được về hệ thống kế tôn tại cơng ty XYZ năm 2009 như sau:
Bộ mây kế tôn bao gồm:
Kế tôn trưởng: Bă Lí Phương Dung
Kế tôn vật tư: Bă Đinh Thị Minh Thủy
Kế tôn thanh tôn: Bă Trần Thị Thúy Kiều
Kế tôn qũy: Bă Nguyễn Thị Minh
Thủ kho tại Cơng ty kiím bảo vệ
Thủ kho cơng trình thủy điện Đắkpri: Ơng Phạm Văn Năm.
Ở cơng ty XYZ đồng Việt Nam vă ngơn ngữ tiếng Việt được chọn lăm cơ sở
ghi sổ kế tôn vă lập bâo câo tăi chính. Niín độ kết thúc năm tăi chính lă ngăy 31/12 hăng năm.
SVTH: Nguyễn Thị Mỹ Linh 71
Hình thức ghi sổ kế tôn: Nhật ký chung.
Phương phâp kế tôn: kí khai thường xuyín.
Phương phâp xâc định giâ trị tồn kho cuối kỳ: bình quđn gia quyền cuối kỳ.
Khấu hao tăi sản cố định: theo đúng câc quy định trong chế độ quản lý sử
dụng vă trích khấu hao tăi sản cố định (Quyết định số 206/2003/QĐ-BTC ngăy 12/12/2003 của Bộ Tăi chính
Phương phâp vă câch xử lý câc nghiệp vụ kế tôn quan trọng:
Thiết bị, vật dụng, cơng cụ dụng cụ dùng cho xđy lắp: nếu hĩa đơn giâ trị
gia tăng tính theo bộ vă thỏa câc điều kiện ghi nhận tăi sản cố định theo chuẩn mực kế tôn Việt Nam (VAS) số 03 – Tăi sản cố định hữu hình, sẽ được kế tôn ghi nhận lă tăi sản cố định hữu hình. Cho dù tăi sản đĩ được tâch rời câc bộ phận hoặc chỉ dùng một ít trong chúng cũng sử dụng được.
Hăng tồn kho xuất chuyển từ kho cơng ty đến câc cơng trường được kế
tôn xem như câc nghiệp vụ chuyển kho phât sinh. Cuối kỳ, kế tôn căn cứ văo câc phiếu xuất kho của thủ kho tại cơng trường để ghi nhận giảm hăng tồn kho tại cơng trường vă ghi nhận đối ứng liín quan (Chi phí, chi phí chờ phđn bổ...).
Chi phí sản xuất dở dang: giâ trị năy bao gồm câc khoản tạm tính câc chi
phí cĩ liín quan đến quâ trình sản xuất kinh doanh xđy lắp do chưa đầy đủ hồ sơ phâp lý liín quan vă chưa cĩ hĩa đơn giâ trị gia tăng. Ngoăi ra, chi phí sản xuất dở dang cơng trình “Nhă chung cư 7 tầng Tđn Phúc – Khu đơ thị mới Vinh Tđn” đê hoăn thănh vă bân cho người mua: kế tôn ghi nhận (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
SVTH: Nguyễn Thị Mỹ Linh 72 doanh thu bân hăng vă tạm tính giâ vốn để ghi nhận khoản chi phí tương ứng tạo ra doanh thu.
Do đặc thù ngănh nghề kinh doanh lă hoạt động xđy lắp nín cĩ nhiều
khoản mua hăng, tăi sản cố định đê nhập kho đưa văo sử dụng nhưng chưa cĩ hĩa đơn giâ trị gia tăng đầu văo do Cơng ty chưa thanh tôn vă chưa hoăn tất hồ sơ liín quan. Khi nhận hĩa đơn mua hăng, tăi sản cố định đê nhập kho trước đĩ, kế tôn vẫn tiến hănh kí khai vă khấu trừ thuế giâ trị gia tăng đầu văo như câc nghiệp vụ mua hăng bình thường.
Nhận xĩt: Qua quâ trình tìm hiểu kiểm tôn viín nhận xĩt rằng: Hệ thống kế tôn của cơng ty XYZ tuđn thủ đầy đủ câc yíu cầu của câc chuẩn mực kế tôn vă chế độ kế tôn doanh nghiệp Việt Nam hiện hănh trong việc lập Bâo câo tăi chính.
3.3.2.2.3. Tìm hiểu về hệ thống kiểm sôt nội bộ
Phương phâp
Khi tìm hiểu về hệ thống kiểm sôt nội bộ của khâch hăng thì câc kiểm tôn
viín của cơng ty Việt Nhất chủ yếu tìm hiểu về câc chu trình trong đơn vị khâch hăng, ví dụ như: chu trình mua hăng, bân hăng, thu tiền, tạm ứng… Để qua đĩ biết được câc hoạt động kiểm sôt của cơng ty thế năo? Cĩ thiết kế câc thủ tục kiểm sôt chủ yếu cho mỗi chu trình, từng khoản mục vă cho từng nghiệp vụ khơng?
Để biết được những vấn đề trín thì kiểm tôn viín sẽ xem hồ sơ quy định
của doanh nghiệp, xem thử đơn vị quy định như thế năo về câch ghi nhận, câch luđn chuyển hĩa đơn, chứng từ, đồng thời xem xĩt xem đơn vị thiết kế câc thủ tục kiểm sôt như thế nao, cĩ phù hợp khơng?
SVTH: Nguyễn Thị Mỹ Linh 73
Ngoăi ra, kiểm tôn viín cịn dùng phương phâp đặt cđu hỏi với ban giâm
đốc vă nhđn viín trong cơng ty để hỏi về những vấn đề liín quan đến hệ thống kiểm sôt nội bộ, câc cđu hỏi thường được kiểm tôn viín chuẩn bị trước. Ví dụ dưới đđy lă một số cđu hỏi để kiểm tôn viín kiểm tra:
Một số cđu hỏi về kiểm sôt nội bộ đối với khoản mục tiền như: Doanh
nghiệp cĩ phđn chia trâch nhiệm giữa thủ quỹ vă kế tôn khơng? Câc phiếu thu, phiếu chi doanh nghiệp cĩ đânh số liín tục hay khơng? Định kỳ cĩ đối chiếu giữa nhật ký quỹ vă sổ quỹ hay khơng?...
Một số cđu hỏi về kiểm sôt nội bộ với hăng tồn kho: mọi nghiệp vụ mua
hăng cĩ bắt buộc phải lập đơn đặt hăng hay khơng? Phiếu đề nghị mua hăng cĩ được trưởng bộ phận xem xĩt vă xĩt duyệt hay khơng?...
Một số cđu hỏi về kiểm sôt nội bộ đối với tăi sản cố định: đơn vị cĩ thiết
lập kế hoạch vă dự tôn ngđn sâch cho việc mua sắm tăi sản hay khơng? Khi thanh lý nhượng bân tăi sản cố định cĩ thănh lập hội đồng thanh lý hay khơng?...
Vă câc cđu hỏi về kiểm sôt nội bộ đối với câc khoản mục khâc.
Minh họa điển hình
Kết quả kiểm tôn viín tìm hiểu về hệ thống kiểm sôt nội bộ của cơng ty XYZ năm 2009 dựa trín những phương phâp trín như sau:
Chu trình thu chi tiền mặt:
Về câc khoản chi: câc khoản chi về phí quản lý thì do Tổng giâm đốc ký xĩt
SVTH: Nguyễn Thị Mỹ Linh 74 ký xĩt duyệt (Từ 10 triệu trở xuống). Tuy nhiín, đđy chỉ lă thỏa thuận quản lý ngầm định giữa Tổng Giâm đốc vă Phĩ tổng giâm đốc (khơng cĩ văn bảng quy định).
Tổ chức lập vă luđn chuyển chứng từ: Phiếu đề nghị thanh tôn (ghi cụ thể
tín cơng trình nhận vật tư) do nhă cung cấp lập, cĩ đính kỉm theo câc chứng từ gốc
ký nhận hăng giao vă hĩa đơn tăi chính Kế tôn thanh tôn lập phiếu chi thanh
tôn cho nhă cung cấp (01 liín lưu tại thủ quỹ vă 01 liín kế tôn thanh tôn) Kế
tôn trưởng xĩt duyệt (Ms.Dung) Tổng giâm đốc (Ký duyệt sau – Phí quản lý) (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
hoặc Phĩ Tổng giâm đốc (Ký duyệt ngay – Chi phí sản xuất) xĩt duyệt Thủ quỹ
thanh tôn vă chuyển giao 01 liín về kế tôn thanh tôn ghi sổ kế tôn.
Nhận xĩt:
- Chưa cĩ người sôt xĩt về đơn giâ mua, số lượng, chất lượng vật tư thực nhận vă đề xuất mă đê lập phiếu đề nghị thanh tôn.
- Khơng đối chiếu giữa giâ trị mua thanh tôn vă trị giâ hĩa đơn tăi chính (mua nợ, thanh tôn chậm)
Quy định về quy trình thu chi tiền mặt lă chưa hữu hiệu.
Chu trình mua hăng
Khơng cĩ quy định cụ thể bằng văn bản về chức năng, nhiệm vụ vă quy trình
kiểm sôt mua hăng.
Lập phiếu nhập kho: do thủ kho lập thănh 3 liín (Theo mẫu do Bộ Tăi chính.
Tuy nhiín sẽ được cập nhật vă in lại theo mẫu biểu trong chương trình kế tôn): 1