Kế toán chi tiết TSCĐ sử dụng các loại chứng từ, sổ sách sau:
Biên bản giao nhận TSCĐ dùng để ghi chép, theo dõi sự thay đổi của TSCĐ. Khi có sự thay đổi, giao nhận TSCĐ do bất kì nguyên nhân nào cũng phải thành lập Hội đồng giao nhận TSCĐ. Hội đồng này có nhiệm vụ nghiệm thu và lập Biên bản giao nhận TSCĐ theo mẫu 01 trong chế độ ghi chép ban đầu cho từng TSCĐ. Trƣờng hợp giao nhận cùng lúc nhiều TSCĐ cùng loại thì biên bản này có thể đƣợc lập chung nhƣng sau đó phải sao cho mỗi TSCĐ một bản để lƣu vào hồ sơ riêng. Biên bản giao nhận TSCĐ đƣợc lập thành 2 bản, bên giao và bên nhận mỗi bên giữ một bản.
Hồ sơ TSCĐ: Mỗi TSCĐ phải có một bộ hồ sơ riêng bao gồm: Biên bản giao nhận TSCĐ, các bản sao tài liệu kĩ thuật, hƣớng dẫn sử dụng và các hoá đơn, chứng từ có liên quan đến việc mua sắm, sửa chữa TSCĐ.
Sổ chi tiết TSCĐ lập chung cho toàn doanh nghiệp. Trên sổ ghi chép các diễn biến liên quan đến TSCĐ trong quá trình sử dụng nhƣ trích khấu hao, TSCĐ tăng, giảm, v.v... Mỗi TSCĐ đƣợc ghi vào một trang riêng trong sổ này. Mỗi bộ phận sử dụng TSCĐ lập sổ theo dõi tài sản để ghi chép các thay đổi do tăng, giảm TSCĐ.
Mỗi TSCĐ đƣợc xác định bằng một số hiệu riêng gọi là số danh điểm TSCĐ (số hiệu TSCĐ). Số danh điểm TSCĐ thƣờng đặt theo số TK, tiểu khoản, tiết khoản và số thứ tự của TSCĐ (ví dụ: 2113.01.001 - TSCĐ là máy móc thiết bị số 001 đang sử dụng tại phân xƣởng số 1). Số danh điểm này không thay đổi trong suốt quá trình TSCĐ đƣợc sử dụng tại doanh nghiệp. Khi TSCĐ bị thanh lí hoặc nhƣợng bán số danh điểm này không đƣợc dùng lại cho các TSCĐ khác.
Khi đƣa vào sử dụng mỗi TSCĐ đƣợc theo dõi riêng bằng một thẻ TSCĐ. Thẻ TSCĐ đƣợc đặt trong hòm thẻ trong phòng kế toán. Kế toán viên theo dõi TSCĐ có trách nhiệm theo dõi và ghi chép đầy đủ tình hình sửa chữa, các thay đổi của TSCĐ và tính trích khấu hao TSCĐ. Trên thẻ ghi rõ tên TSCĐ, nƣớc sản xuất, năm sản xuất, ngày mua TSCĐ, ngày đƣa TSCĐ vào sử dụng, các thay đổi về kết cấu, tình hình sửa chữa TSCĐ, tình hình trích khấu hao, v.v... (xem mẫu thẻ TSCĐ).
Mỗi bộ phận sử dụng lập một sổ theo dõi TSCĐ và dụng cụ tại nơi sử dụng để theo dõi TSCĐ và dụng cụ sử dụng tại đơn vị mình. Sổ này có mẫu sau:
68 Đơn vị... Bộ phận... THẺ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH Số: ... Ngày ....tháng ... năm ... Kế toán trƣởng (kí, họ tên): ... Căn cứ vào biên bản giao nhận TSCĐ số... ngày ....tháng ... năm ... Tên, kí, mã hiệu, quy cách, cấp hạng TSCĐ ...Số hiệu TSCĐ: ... Nƣớc sản xuất (xây dựng):... Năm sản xuất: ... Bộ phận quản lí, sử dụng: ... Năm đƣa vào sử dụng: ... Công suất (diện tích thiết kế): ... Đình chỉ sử dụng TSCĐ ngày: ... tháng ... năm ... Lý do đình chỉ: ... Số hiệu chứng từ
Nguyên giá TSCĐ Giá trị hao mòn TSCĐ Ngày, tháng, năm Diễn giải Nguyê
n giá Năm Giá trị
hao mòn Cộng dồn A B C 1 2 3 4 DỤNG CỤ, PHỤ TÙNG KÈM THEO Số TT Tên, quy cách, dụng cụ, phụ tùng Đơn vị tính Số lƣợng Giá trị A B C 1 2 Ghi giảm TSCĐ: Chứng từ ngày ... tháng ... năm ... Lý do giảm: ...
Khi giảm TSCĐ, doanh nghiệp phải lập đầy đủ hồ sơ thủ tục tuỳ theo từng trƣờng hợp cụ thể nhƣ sau:
69
Nếu thanh lí TSCĐ, doanh nghiệp cần phải căn cứ vào quyết định thanh lí để thành lập Ban thanh lí TSCĐ. Ban thanh lí TSCĐ tổ chức việc thanh lí và lập biên bản thanh lí để tổng hợp chi phí thanh lí và giá trị thu hồi khi công việc thanh lí hoàn thành. Biên bản thanh lí đƣợc lập thành 2 bản, 1 bản chuyển cho kế toán, 1 bản chuyển cho bộ phận quản lí sử dụng TSCĐ.
Trƣờng hợp nhƣợng bán TSCĐ kế toán phải lập hoá đơn bán TSCĐ.
Nếu chuyển giao TSCĐ cho doanh nghiệp khác thì phải lập biên bản giao nhận TSCĐ.
Trƣờng hợp phát hiện thiếu mất TSCĐ thì phải lập biên bản thiếu, mất TSCĐ. Các chứng từ đƣợc lập trong từng trƣờng hợp trên là căn cứ để ghi vào thẻ TSCĐ và các sổ kế toán chi tiết TSCĐ.