phần Logistics Vinalink
4.2.1.1. Nâng cao chất lượng dịch vụ hiện có và cung cấp thêm các dịch vụ mới
Để phát triển mạnh hơn trong tƣơng lai, trở thành một trong những công ty hàng đầu về logistics, Vinalink cần phải nâng cao chất lƣợng và mở rộng thêm các dịch vụ của mình, nhằm mục tiêu cung cấp toàn bộ các dịch vụ trong chuỗi logistics.
Dịch vụ vận tải, giao nhận và phân phối hàng hóa
Quản lý việc vận tải và phân phối hàng là khâu trọng yếu nhất của hoạt động logistics, bởi vì kết quả của quá trình vận chuyển và phân phối hàng ảnh hƣởng lớn đến hiệu quả sản xuất kinh doanh. Quản lý vận tải và phân phối hàng hóa nhằm quản lý công tác vận chuyển và phân phát hàng hóa đúng thời
62
hạn, an toàn, đảm bảo đủ khối lƣợng và chất lƣợng, phục vụ khách hàng tận tình chu đáo. Các công việc liên quan đến quản lý vận tải trong hoạt động kinh doanh logistics: Chọn ngƣời vận chuyển (tự vận chuyển hay thuê); chọn tuyến đƣờng, phƣơng thức vận tải, phƣơng tiện vận tải; kiểm soát quá trình vận chuyển; công việc giao nhận và bốc xếp; xử lý trƣờng hợp hƣ hỏng, mất mát hàng.
Ngƣời kinh doanh dịch vụ logistics, phải giải quyết các vấn đề này bằng những phƣơng pháp và kinh nghiệm cần thiết. Khi lựa chọn phƣơng thức vận tải thƣờng sử dụng kết hợp một số tiêu chí quan trọng:
- Chi phí vận tải - Tốc độ vận chuyển - Tính linh hoạt - Khối lƣợng/trọng lƣợng giới hạn - Khả năng tiếp cận - Tính linh hoạt
Tất cả dịch vụ logistics đều nhằm mục đích thỏa mãn cao nhất cho nhu cầu của khách hàng (ngƣời sản xuất và ngƣời tiêu dùng). Trong dây chuyền cung ứng gồm rất nhiều khâu, giữa mắt xích của các khâu có các dịch vụ: giao nhận, xếp dỡ, lƣu kho... Nếu để hàng hóa phải tồn kho nhiều hoặc lƣu kho quá lâu sẽ gây thiệt hại cho hãng sản xuất, do đó cần phải giải quyết khâu này bằng những biện pháp khác nhau:
- Xác lập kênh phân phối, chọn thị trƣờng tiêu thụ. - Chọn vị trí kho hàng.
- Thiết lập các trung tâm phân phối, trung tâm logistics. - Quản lý quá trình vận chuyển...
Có một số hãng đã đạt đƣợc quy trình sản xuất “không lƣu kho” đối với một số mặt hàng nhất định, và đã đạt đƣợc lợi nhuận cao hơn.
63
Trong logistics các hoạt động mua hàng, sản xuất, phân phối và tiêu dùng, cùng với những phế thải phát sinh trong quá trình diễn ra các hoạt động trên sẽ gây tác động xấu ở mức độ khác nhau đến môi trƣờng. Điều này yêu cầu phải có sự kiểm tra trong việc lựa chọn nguyên liệu, sự phù hợp trong khâu mua hàng, tính hiệu quả trong việc giao hàng và xử lý rác thải theo tinh thần: “Tái sử dụng, cắt giảm và tái chế”.
Giai đoạn 1: Phân phối vật chất
Quản lý có hệ thống các hoạt động liên quan đến nhau để đảm bảo cung cấp sản phẩm, hàng hoá cho khách hàng một cách có hiệu quả. Bao gồm các hoạt động nghiệp vụ sau:
- Vận tải - Phân phối
- Bảo quản hàng hoá - Quản lý kho bãi
- Bao bì, nhãn mác, đóng gói
Giai đoạn 2: Hệ thống Logistics
Kết hợp quản lý 2 mặt trên một hệ thống: Cung ứng vật tƣ và Phân phối sản phẩm.
Giai đoạn 3: Quản trị dây chuyển cung ứng (Supply Chain Management)
Đây là khái niệm mang tính chiến lƣợc về quản trị chuỗi quan hệ từ ngƣời cung cấp nguyên liệu – đến ngƣời sản xuất – đến ngƣời tiêu dùng. Khái niệm này coi trọng việc phát triển các quan hệ với đối tác, kết hợp chặt chẽ giữa ngƣời sản xuất với ngƣời cung cấp, ngƣời tiêu dùng và các bên liên quan: các công ty vận tải, kho bãi, giao nhận và các công ty công nghệ thông tin.
Đối với Vinalink, sự phát triển của dịch vụ logistics có vai trò rất to lớn trong việc giành và giữ đƣợc các khách hàng. Còn trong các doanh nghiệp sản
64
xuất – kinh doanh có nhu cầu sử dụng logistics, thì các dịch vụ logistics giải quyết cả đầu ra lẫn đầu vào của doanh nghiệp một cách có hiệu quả. Nhờ có thể thay đổi các nguồn tài nguyên đầu vào hoặc tối ƣu hoá quá trình chu chuyển nguyên vật liệu, hàng hoá, dịch vụ,… các dịch vụ logistics của Vinalink sẽ giúp giảm chi phí, tăng khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp. Có nhiều doanh nghiệp thành công lớn nhờ có đƣợc chiến lƣợc và hoạt động logistics đúng đắn, ngƣợc lại có không ít doanh nghiệp gặp khó khăn, thất bại do có các quyết định sai lầm nhƣ: chọn nguồn cung cấp tài nguyên sai, chọn sai vị trí, dự trữ không phù hợp, tổ chức vận chuyển không hiệu quả….
Bên cạnh đó, một số dịch vụ vận tải và giao nhận mà công ty có thể cung cấp cho khách hàng, nhƣ :
- Quản lý quá trình vận tải. - Phát hành chứng từ. - Quản lý đơn hàng. - Logistics ngƣợc.
Logistics là một hoạt động còn khá mới mẻ đối với các công ty giao nhận Việt Nam nói chung và với Vinalink nói riêng. Việc cung cấp dịch vụ logistics một cách hoàn thiện đòi hỏi phải đầu tƣ mọi mặt, và đặc biệt phải có quyết tâm lớn. Các công ty khách hàng luôn tìm cách giảm tối thiểu lƣợng hàng lƣu kho. Suy ra những nhà máy muốn đƣợc giao hàng nhiều chuyến với một số lƣợng nhỏ và đúng thời gian. Do vậy, Vinalink cần phải hƣớng tới các tiêu chuẩn trong quá trình vận tải, đó là :
- Bảo đảm tính liên tục và nhạy bén của những phƣơng tiện vận tải và chuyển tải,
- Vận dụng công nghệ vận tải đa phƣơng tiện, chủ yếu bằng container - Giảm tối thiểu những khâu chuyển tải,
65
- Tăng cƣờng những dịch vụ viễn thông và xử lý giao dịch không giấy tờ. Tóm lại, dịch vụ vận tải, giao nhận và phân phối hàng là một trong những mắt xích quan trọng của chuỗi logistics. Để phát triển về cả mặt dịch vụ cũng nhƣ doanh số, Vinalink cần chú trọng đầu tƣ hơn nữa vào những dịch vụ trên để nâng cao khả năng đáp ứng các yêu cầu ngày càng cao của khách hàng. Danh mục đầu tƣ dự kiến bao gồm: một số phƣơng tiện kĩ thuật nhằm nâng cao hiệu quả trong vận tải và kinh doanh kho bãi nhƣ hệ thống xe nâng chạy bằng điện, hệ thống cần trục và cầu trục trong kho, xe đầu kéo và moóc 40 feet .
Dịch vụ kho bãi
Để phát triển dịch vụ kho bãi thì công ty cần nâng cao việc quản lý và nâng cấp kho hàng, phát triển dịch vụ gia tăng cho hàng hóa tại kho.
Trƣớc hết, Vinalink cần quản lý kho hàng một cách hiệu quả, không chỉ cho hoạt động của chính doanh nghiệp mà còn sử dụng hiệu quả cho việc cho thuê kho bãi.
Quản lý kho hàng , (quản lý dự trữ hàng) là một bộ phận của hoạt động logistics nhằm quản lý việc dự trữ nguyên vật liệu, bán thành phẩm và hàng hóa trong sản xuất và lƣu thông. Mục đích của hoạt động quản lý vật tƣ, nguyên vật liệu là đảm bảo cho sản xuất, lƣu thông đƣợc diễn ra liên tục và hiệu quả, cân đối cung cầu và đề phòng rủi ro, bất trắc. Các công việc liên quan đến quản lý kho hàng trong hoạt động logistics bao gồm: Thiết lập mạng lƣới kho và chọn vị trí kho hàng (số lƣợng, quy mô); thiết kế và lắp đặt các thiết bị kho hàng; tổ chức việc xuất nhập, lƣu kho, bảo quản hàng hóa; thực hiện các công việc sổ sách, thống kê liên quan đến nghiệp vụ kho hàng...
Bên cạnh đó, Vinalink cần mở rộng thêm các dịch vụ làm tăng giá trị gia tăng tại kho, bao gồm :
66 - Đóng pallét;
- Phân loại hàng;
- Kiểm đếm và đóng hàng vào container; - Dịch vụ kho bãi gia tăng giá trị;
- Điều phối hàng lƣu kho;
- In nhãn và scan hàng hóa, công nghệ in nhãn hàng và scan mã vạch trên thùng hàng carton giúp khách hàng có thể tránh đƣợc các nhãn in ấn không chính xác hoặc in các dữ liệu mà hệ thống không nhận dạng đƣợc. Nhờ đó khách hàng có thể yên tâm rằng hàng hóa của mình sẽ không bị trễ tàu.
Ngoài ra , việc nâng cao công tác quản lý, cung ứng vật tƣ, nguyên vật liệu cũng hết sức quan trọng trong việc nâng cao chất lƣợng dịch vụ kho bãi.
Quản lý vật tƣ là một bộ phận của hoạt động logistics nhằm quản lý nguyên vật liệu, thiết bị, máy móc, các phụ kiện và bán thành phẩm (tất cả những thứ mà doanh nghiệp sử dụng để tạo ra sản phẩm hàng hóa). Mục đích của hoạt động quản lý vật tƣ, nguyên vật liệu là đảm bảo chất lƣợng sản phẩm, đảm bảo tiết kiệm chi phí (hạ giá thành sản phẩm). Các công việc liên quan đến quản lý vật tƣ, nguyên vật liệu: quản lý cung ứng vật tƣ (đặt quan hệ trƣớc để mua hàng, đặt quan hệ trƣớc với các nhà cung cấp khi mà sản phẩm còn đang trong quá trình thiết kế; thực hiện việc mua hàng và các hoạt động của quá trình thu mua; nghiên cứu các cơ hội và thách thức của môi trƣờng cung ứng vật tƣ; phát triển các chiến lƣợc và kế hoạch thu mua nguyên vật liệu; cải tiến dây chuyền cung ứng.
Tóm lại, đối với dịch vụ kho bãi , công ty cần tăng cƣờng quản trị chuỗi cung ứng, bao gồm:
- Quản lý các yêu cầu xếp hàng của khách hàng (booking note).
- Xin chỉ dẫn xếp hàng của khách hàng trƣớc khi xếp hàng (shipping instrution).
67
- Đóng hàng vào container và xếp hàng theo đúng chỉ dẫn. - Cung cấp dịch vụ kho bãi và bảo quản hàng hóa.
- Cung cấp các dịch vụ gia tăng cho hàng hóa.
- Phát hành vận đơn (HBL – house bill of lading) hoặc chứng từ nhận hàng (FCR - forwarder cargo receipt).
- Nhận và kiểm tra chứng từ đến các bên liên quan. - Gửi chứng từ tới các bên liên quan.
- Thông báo và quản lý tình hình hàng hóa của từng đơn hàng. - (PO-purchase order).
c. Hướng phát triển các dịch vụ khác
Bên cạnh đó, công ty cần có chiến lƣợc đầu tƣ phát triển các dịch vụ logistics nội địa; liên doanh, liên kết với các công ty logistics nƣớc ngoài.
Thực hiện chiến lƣợc này , với mục tiêu là dựa vào khách hàng Logistics của công ty nƣớc ngoài, cung cấp toàn bộ dịch vụ Logistics nội địa (khắc phục đƣợc tình trạng bẻ gãy chuỗi logistics); tiếp thu công nghệ kỹ thuật, trình độ quản lý Logistics, kinh nghiệm,… khi đủ lớn mạnh về thế và lực có thể vƣơn ra cung cấp Logistics toàn cầu.
Chiến lƣợc thực hiện qua hai giai đoạn:
- Giai đoạn 1: Liên doanh, liên kết với các công ty Logistics nƣớc ngoài để chuyển giao công nghệ, tích lũy kinh nghiệm, tích lũy vốn.
- Giai đoạn 2: Phát triển các dịch vụ logistics của mình một cách độc lập.
Bên cạnh đó, xây dựng các trung tâm phân phối hàng hóa hiện đại cũng là một hƣớng phát triển tốt. Trung tâm phân phối này bao gồm các nhiệm vụ sau :
- Đa dạng các dịch vụ giá trị gia tăng trong hoạt động kho CFS và kho ngoại quan.
68
- Xây dựng các trung tâm phân phối (DC – Distribution Center) của riêng các công ty giao nhận, hoặc những trung tâm phân phối, kho đa năng (Cross – docking) hiện đại để kinh doanh cho thuê.
- Hƣớng tới việc xây dựng các trung tâm phân phối và kho đa năng của VN tại thị trƣờng nƣớc ngoài.
4.2.1.2. Đào tạo nguồn nhân lực chuyên nghiệp .
Đối với bất cứ doanh nghiệp dịch vụ nào, nguồn nhân lực cũng chính là yếu tố quyết định sự thành công. Trong những năm gần đây, ngành dịch vụ logistic tại Việt Nam đã và đang phát triển rất nhanh chóng, từ một vài doanh nghiệp giao nhận quốc doanh của đầu thập niên 90, đến nay đã có khoảng trên 1.200 công ty đƣợc thành lập và hoạt động trên cả nƣớc. Để phát triển và nâng cao tính cạnh tranh của mình, công ty cần tập trung cho việc đào tạo nguồn nhân lực chuyên nghiệp, đáp ứng đƣợc sự phát triển của dịch vụ logistics cũng nhƣ yêu cầu ngày càng khắt khe của khách hàng.
Việc đầu tiên công ty có thể làm ngay là cử nhân viên tham gia các chƣơng trình đào tạo của Hiệp hội giao nhận vận tải Việt Nam - VIFFAS đã và đang kết hợp với các Hiệp hội giao nhận các nƣớc Asean, các chƣơng trình của Bộ Giao thông Vận tải, tổ chức các khóa đào tạo nghiệp vụ giao nhận, gom hàng đƣờng biển, cùng với Trƣờng cao đẳng Hải quan mở lớp đào tạo về đại lý khai quan, cấp bằng chứng chỉ cho các hội viên trong thời gian qua.
Về giao nhận hàng không, Hiệp hội vận tải hàng không quốc tế - IATA thông qua Việt Nam Airlines đã tổ chức đƣợc một số lớp học nghiệp vụ và tổ chức thi cấp bằng IATA có giá trị quốc tế. Nếu tham gia các chƣơng trình học và có đƣợc chứng chỉ của IATA thì việc cung cấp dịch vụ của Vinalink sẽ chuyên nghiệp hơn với những nhân viên có trình độ cao.
Bên cạnh đó, công ty có thể tìm kiếm các nguồn tài trợ trong nƣớc và quốc tế cho các chƣơng trình đào tạo ngắn hạn trong và ngoài nƣớc. Phối hợp
69
và tranh thủ hợp tác với các tổ chức FIATA, IATA và các tổ chức phi chính phủ khác để có nguồn kinh phí đào tạo thƣờng xuyên hơn. Mặt khác, các doanh nghiệp cũng cần phải kết hợp chặt chẽ với Hiệp hội, thông báo với Hiệp hội nhu cầu đào tạo nhân lực của mình để hiệp hội có hƣớng giải quyết.
Tóm lại, nhất thiết công ty cần đầu tƣ để đào tạo và đào tạo lại, nhằm nâng cao năng lực của nhân viên và thu hút nhân tài từ xã hội. Phát triển nguồn nhân lực có trình độ và chuyên môn cao là nhân tố quan trọng quyết định sự sống còn và thành công trong hoạt động logistics – một hoạt động mang tính chất toàn cầu.
4.2.1.3. Tăng cường hoạt động marketing Nâng cao công tác dịch vụ khách hàng
Trƣớc hết, để có một dịch vụ tốt thì công ty cần nâng cao công tác dịch vụ khách hàng. Công tác dịch vụ khách hàng là những hoạt động cụ thể của doanh nghiệp nhằm giải quyết các đơn đặt hàng của khách hàng. Mục đích của hoạt động dịch vụ khách hàng là tạo cho quá trình mua bán, trao đổi đƣợc thông suốt và kết quả của quá trình này là làm tăng giá trị sản phẩm trao đổi. Các công việc liên quan đến dịch vụ khách hàng là: tìm hiểu thị trƣờng, xác định nhu cầu thị trƣờng; xây dựng mục tiêu và kế hoạch dịch vụ khách hàng; giới thiệu và cung cấp dịch vụ khách hàng, xử lý tình huống, duy trì uy tín với khách hàng; theo dõi sản phẩm.
Xây dựng chiến lƣợc khách hàng nhằm gia tăng thị phần của công ty trên thị trƣờng.
Nhằm tạo đƣợc nguồn hàng vận chuyển ổn định; xây dựng đƣợc mối quan hệ chặt chẽ với khách hàng để có điều kiện thuận lợi trong việc thiết kế chuỗi logistics và giảm chi phí cho khách hàng, tăng lợi nhuận cho công ty Logistics.
70
Bước 1: Lựa chọn khách hàng mục tiêu. Không chỉ tập trung vào những khách hàng lớn mà còn chọn lọc thêm cả một số khách hàng là doanh nghiệp vừa và nhỏ để có thể khai thác tối đa năng lực cung cấp dịch vụ của công ty.
Bước 2: Xây dựng mối liên kết chặt chẽ giữa công ty và khách hàng. Phát triển dịch vụ Chăm sóc khách hàng - Customer Care .
Chăm sóc khách hàng luôn luôn là một yêu cầu cần thiết trong công việc kinh doanh của các doanh nghiệp nói chung và Vinalink nói riêng. Khách hàng ngày nay - theo cách nói của các nhà kinh doanh - không phải là một “đám đông màu xám”, mà họ là những con ngƣời đầy đòi hỏi, muốn đuợc đối xử nhã nhặn, đƣợc tôn trọng và đƣợc nghe những lời cảm ơn chân thành.