Quy trình thanh toán chuyển tiền đi
Bước 1: Hồ sơ chuyển tiền. Hồ sơ chuyển tiền ra nước ngoài gồm có:
- Lệnh chuyển tiền theo mẫu của Viet Capital Bank. Nếu khách hàng là doanh nghiệp, lệnh chuyển phải có đầy đủ chữ ký của chủ tài khoản và kế toán trưởng (nếu có đăng ký lúc mở tài khoản).
- Việc quy định các chứng từ chuyển tiền được thực hiện theo hướng dẫn của Viet Capital Bank và theo quy định của Ngân hàng Nhà nước trong từng thời kỳ, tùy theo mục đích chuyển tiền và đối tượng khách hàng.
- Giấy đề nghị mua ngoại tệ (trường hợp khách hàng không có sẵn ngoại tệ).
Bước 2: Kiểm tra hồ sơ.
TTV/GDV tại đơn vị kinh doanh nhận hồ sơ từ khách hàng gửi đến, đồng thời kiểm tra hồ sơ ngay tại chỗ:
- Tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ nhưđiều khoản trên.
- Nội dung hồ sơ: chỉ dẫn thanh toán phải đầy đủ, rõ ràng, số tiền bằng chữ và bằng số phải khớp đúng. Nội dung thanh toán trên lệnh chuyển tiền phải phù hợp với các chứng từ liên quan. Nội dung giữa các chứng từ phải tương thích nhau và phù hợp với mục đích chuyển tiền.
- Các chứng từ liên quan phải phù hợp với quy định hiện hành của Ngân hàng nhà nước.
- Chuyển lệnh chuyển tiền cho Phòng Kế toán giao dịch để kiểm tra chữ ký hữu quyền, mẫu dấu, số dư tài khoản.
- Chuyển hồ sơ cùng giấy đề nghị thực hiện đến Phòng TTQT để kiểm tra lại và trình duyệt thực hiện.
Bước 3: Xử lý hồ sơ. Sau khi kiểm tra hồ sơ, TTV/GDV tại đơn vị thực hiện:
- Vào máy sổ hồ sơ, đồng thời vào sổ ghi nhận.
- Đóng dấu ghi ngày, số tiền thanh toán và ký xác nhận lên các chứng từ sau:
• Nếu thanh toán sau khi nhận hàng: đóng dấu xác nhận thanh toán lên bản chính tờ khai hải quan.
Trang 23
• Nếu thanh toán trước khi nhận hàng: đóng dấu xác nhận thanh toán lên hợp đồng thương mại/dịch vụ. Khi khách hàng bổ sung tờ khai hải quan thì đóng dấu xác nhận lại như trên.
• Đối với các mục đích thanh toán phi mậu dịch khác, TTV đóng dấu xác nhận thanh toán lên hợp đồng bản chính, các chứng từ chứng minh hợp đồng/thoả thuận đã được thực hiện (xác nhận/biên lai giao hàng của công ty phát chuyển hàng, hoá đơn, giấy báo chi phí…)
Khi nhận được các chứng từ mà khách hàng bổ sung sau khi chuyển tiền trả trước, TTV/GDV tại đơn vị phải đối chiếu lại với các chứng từđã lưu lúc chuyển tiền. Nếu có khác biệt, đề nghị khách hàng có văn bản thuyết minh, diễn giải và yêu cầu khách hàng có ý kiến, chỉnh sửa.
Bước 4: Thực hiện chuyển tiền.
Tại đơn vị kinh doanh: Sau khi được duyệt, các đơn vị kinh doanh thực hiện: - Thông báo cho Phòng Nguồn vốn để chuẩn bị nguồn tiền, loại ngoại tệ liên quan. - Hạch toán bán ngoại tệ cho khách hàng để chuyển đi.
- Thu phí.
- Nhập thông tin điện chuyển tiền (MT 103) trên hệ thống, chuyển lên Phòng TTQT để tạo điện SWIFT chuyển đi.
- Lưu hồ sơ theo quy định.
Nếu phí ngân hàng nước ngoài do người chuyển tiền chịu thì khi nhận được báo nợ của ngân hàng đại lý, TTV/GDV các đơn vị hạch toán thu phí từ tài khoản khách hàng để chuyển trả cho ngân hàng nước ngoài.
Tại phòng TTQT: Phòng TTQT nhận thông tin từ các đơn vị qua hệ thống, tạo điện SWIFT (MT 103) để chuyển tiền.
Bước 5: Sửa đổi, hủy lệnh đã chuyển tiền.
Sửa đổi lệnh chuyển tiền:
Tại đơn vị kinh doanh: Khi khách hàng gửi văn bản yêu cầu sửa đổi lệnh chuyển tiền đã chuyển trước đó, TTV thực hiện:
- Lập giấy đề nghị thực hiện nghiệp vụ kèm văn bản sửa đổi lệnh chuyển tiền của
khách hàng đến Phòng TTQT để trình duyệt thực hiện.
- Thu phí theo quy định.
Tại phòng TTQT: Căn cứ giấy đề nghị thực hiện nghiệp vụ của đơn vị, Phòng TTQT lập điện SWIFT gửi ngân hàng thông báo sửa đổi lệnh chuyển tiền theo nội dung khách hàng yêu cầu.
Trang 24
Tại đơn vị kinh doanh: Khi khách hàng gửi văn bản yêu cầu huỷ lệnh chuyển tiền đã được chuyển trước đó, TTV/GDV thực hiện:
- Lập giấy đề nghị thực hiện nghiệp vụ kèm văn bản yêu cầu huỷ lệnh chuyển tiền của khách hàng đến Phòng TTQT để trình duyệt thực hiện.
- Thu phí theo quy định.
Tại phòng TTQT: Phòng TTQT lập điện gửi ngân hàng đại lý thông báo huỷ bỏ lệnh chuyển tiền và yêu cầu ngân hàng nước ngoài hoàn trả số tiền đã chuyển.
- Nếu ngân hàng nước ngoài không đồng ý huỷ lệnh đã thanh toán, TTV TTQT thông báo cho các đơn vị kèm bản sao bức điện trả lời của ngân hàng nước ngoài để các đơn vị thông báo lại cho khách hàng của mình.
- Nếu ngân hàng nước ngoài đồng ý huỷ và hoàn trả số tiền đã chuyển: khi nhận được số tiền hoàn trả thông qua ngân hàng đại lý, các đơn vị hạch toán mua lại số ngoại tệ (nếu trước đó đã bán cho khách hàng) sau khi đã trừđi chi phí của ngân hàng nước ngoài, hoàn lại VND cho khách hàng.
Quy trình thanh toán nhờ thu nhập khẩu Bước 1: Tiếp nhận, kiểm tra chừng từ nhờ thu.
Tại đơn vị kinh doanh: Khi nhận bộ chứng từ do ngân hàng nhờ thu gửi đến, TTV/GDV ghi chú vào sổ: ngày giờ, nhận, số tham chiếu. Tiến hành kiểm tra:
- Loại, số lượng chứng từ nhận được có đúng với liệt kê trên chỉ thị nhờ thu. Nếu không đúng, lập thư/điện thông báo với ngân hàng nhờ thu.
- Chỉ thị nhờ thu phải có dẫn chiếu quy tắc thống nhất về nhờ thu của Phòng thương mại quốc tế.
- Số tiền trên chỉ thị nhờ thu phải khớp với số tiền trên hoá đơn, hối phiếu (nếu có). Nếu không giống nhau, lập thư/điện gửi ngân hàng nhờ thu yêu cầu xác nhận số tiền đúng.
- Hối phiếu không được có nội dung đòi tiền Viet Capital Bank. - Hình thức giao chứng từ và thanh toán: D/P, D/A, D/OT. - Phí ngân hàng nước ngoài do bên nào thanh toán.
Bước 2: Thông báo khách hàng.
Tại đơn vị kinh doanh: Sau khi kiểm tra chỉ thị nhờ thu, TTV lập thư thông báo gửi khách hàng, đề nghị khách hàng cho ý kiến về bộ chứng từ bằng cách:
- Chứng từ D/P: Khách hàng ký xác nhận, đóng dấu lên tờ thông báo đồng ý nhận bộ chứng từ và đề nghị ngân hàng thanh toán, đồng thời chuyển tiền đầy đủ vào tài khoản để thanh toán, trả phí.
- Chứng từ D/A: Khách hàng ký chấp nhận thanh toán vào ngày đến hạn lên tờ thông báo và lên mặt sau của hối phiếu.
Trang 25 - Chứng từ có một phần trả ngay và một phần trả chậm: Khách hàng thực hiện theo điều kiện D/P đối với số tiền phải trả ngay và theo điều kiện D/A đối với số tiền trả chậm.
Bước 3: Tiếp nhận trả lời, giao chứng từ.
Tiếp nhận trả lời
Tại đơn vị kinh doanh: Tuỳ theo kết quả nhận được từ khách hàng, TTV/GDV thực hiện:
- Trường hợp khách hàng từ chối lấy bộ chứng từ: TTV/GDV lập giấy đề nghị thực hiện nghiệp vụ kèm thông báo từ chối của khách hàng (nếu có) gửi Phòng TTQT để thông báo ngân hàng nhờ thu và chờ chỉ thị của ngân hàng này về việc định đoạt bộ chứng từ.
- Trường hợp khách hàng đã ký đồng ý thanh toán bộ chứng từ D/P và chuyển đủ tiền: TTV tiến hành các bước kế tiếp để giao chứng từ cho khách hàng.
- Trường hợp khách hàng đã ký đồng ý thanh toán bộ chứng từ D/A vào ngày đến hạn: TTV lập thư/điện (MT 412/MT 499) thông báo chấp nhận thanh toán của khách hàng gửi ngân hàng nhờ thu.
Giao chứng từ
Tại đơn vị kinh doanh: Sau khi khách hàng ký chấp nhận thanh toán, TTV/GDV thực hiện:
- Nếu là D/P: kiểm tra số dư tài khoản khách hàng, có xác nhận của Phòng kế toán giao dịch, nếu có đủ tiền để thanh toán và thu các phí liên quan, giao chứng từ cho khách hàng.
- Nếu là D/A: giao chứng từ cho khách hàng và xác nhận ngày đáo hạn thanh toán
để khách hàng có trách nhiệm trả tiền cho người bán.
- Hạch toán nhập ngoại bảng, thu phí thông báo.
Bước 4: Thanh toán.
Thời hạn thanh toán Tại đơn vị kinh doanh:
- Hình thức D/P: tối đa là 3 ngày làm vịêc kể từ ngày khách hàng lấy bộ chứng từ. - Hình thức D/A: theo chỉ thị nhờ thu tính từ ngày khách hàng có văn bản chấp
nhận thanh toán và có đủ tiền thanh toán. Trước ngày đến hạn thanh toán D/A, TTV nhắc nhở khách hàng chuyển tiền đầy đủ vào tài khoản để thanh toán.
Thực hiện thanh toán
Tại đơn vị kinh doanh: Đến hạn thanh toán, TTV/GDV tại đơn vị thực hiện:
- Lập giấy đề nghị thực hiện nghiệp vụ gửi Phòng TTQT để thực hiện thanh toán theo chỉ dẫn trên thư gửi chứng từ nhờ thu.
Trang 26 - Hạch toán thanh toán, xuất ngoại bảng, thu phí.
- Vào sổ, tất toán, lưu hồ sơ theo quy định.
Tại phòng TTQT: Phòng TTQT lập điện (MT 202) gửi ngân hàng nước ngoài để thanh toán, điện MT 499 gửi ngân hàng nhờ thu để thông báo đã thanh toán (nếu có yêu cầu).
Bước 5: Từ chối thu hộ.
Tại phòng TTQT: Viet Capital Bank từ chối thu hộ bộ chứng từ nhờ thu khi: - Khách hàng có văn bản thông báo từ chối nhận bộ chứng từ.
- Khách hàng không có ý kiến trả lời trong vòng 30 ngày làm việc kể từ ngày nhận thông báo.
Trình tự từ chối thanh toán:
- TTV lập thư/điện gửi ngân hàng nhờ thu thông báo tình trạng của giao dịch, tuyên bố Viet Capital Bank từ chối thu hộ và chờ chỉ thị của ngân hàng nhờ thu. - Khi nhận được thông báo thu hồi bộ chứng từ, TTV lập thư gửi trả, yêu cầu thanh
toán chi phí, kèm bộ chứng từ gửi trả lại cho ngân hàng nhờ thu.
- Nếu sau 7 ngày kể từ ngày gửi thông báo mà không nhận được chỉ thị từ ngân hàng nhờ thu, TTV thực hiện thông báo bằng điện (MT 499) lần hai, nêu rõ là sẽ gửi trả lại bộ chứng từ. Sau đó 3 ngày, gửi trả lại bộ chứng từ kèm thưđòi thanh toán chi phí.
- Hạch toán xuất ngoại bảng, tất toán, lưu hồ sơ.
Bước 6: Lưu hồ sơ.
Tại đơn vị kinh doanh: Hồ sơ nhờ thu lưu tại các đơn vị, gồm có: - Các chỉ thị, thông báo liên quan đến bộ chứng từ nhờ thu. - Bản sao bộ chứng từ nhờ thu.
- Các văn bản/thư/điện thanh toán. - Các phiếu hạch toán.
Quy trình thanh toán L/C nhập khẩu Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ mở/tu chỉnh L/C.Tại đơn vị kinh doanh: TTV tại đơn vị hướng dẫn khách hàng cách điền vào mẫu Giấy đề nghị (yêu cầu) phát hành L/C và chuẩn bị các hồ sơ sau:
Trường hợp ký quỹ 100%:
- Hồ sơ pháp lý
- Giấy đề nghị mua ngoại tệ (nếu khách hàng ký quỹ bằng ngoại tệ) - Bản sao hợp đồng ngoại thương, hợp đồng uỷ thác (nếu là nhập uỷ thác)
Trang 27 - Giấy phép XNK (nếu có), hạn ngạch xuất khẩu được cấp nếu hàng hoá được quản
lý bằng hạn ngạch
- Bản chính văn bản xác nhận đăng ký vay, trả nợ nước ngoài của NHNN Chi
nhánh Tỉnh/Thành phố (trường hợp L/C trả chậm từ một năm trở lên).
Trường hợp ký quỹ dưới 100%: Các giấy tờ như trường hợp ký quỹ 100%, tuỳ theo nhu cầu thẩm định của Phòng Tín dụng mà khách hàng phải xuất trình thêm các giấy tờ sau:
- Báo cáo tài chính đến thời điểm gần nhất - Phương án kinh doanh, dự án đầu tư - Giấy tờ tài sản đảm bảo
- Giấy chứng nhận/Hợp đồng bảo hiểm hoặc cam kết mua bảo hiểm nếu giá nhập khẩu không bao gồm phí bảo hiểm.
Lưu ý: Các bản sao chứng từ phải có thị thực sao y của cơ quan có thẩm quyền hoặc có đóng dấu xác nhận sao y bản chính của doanh nghiệp.
Bước 2: Kiểm tra, thẩm định. Tại đơn vị kinh doanh:
- GDV tại đơn vị kiểm tra đầy đủ, chính xác trên Giấy đề nghị phát hành/điều chỉnh L/C, đối chiếu với hợp đồng ngoại thương, lưu ý khách hàng khi có mâu thuẫn về nội dung giữa 2 loại giấy tờ này, đồng thời gửi một bản sao đến bộ phận QHKH để thẩm định tín dụng.
- Phòng Tín dụng tại các đơn vị thẩm định rủi ro, tín dụng theo quy định về nghiệp vụ tín dụng, bảo lãnh của Viet Capital Bank. Lập tờ trình thẩm định trong đó có ghi rõ vốn vay, vốn tự có, tỷ lệ ký quỹ của khách hàng để phát hành L/C, trình cấp có thẩm quyền xét duyệt.
- Sau khi tờ trình được duyệt, Phòng Tín dụng chuyển một bản tờ trình kèm thông báo tác nghiệp đến Phòng TTQT để tiến hành phát hành L/C.
- Phòng TTQT kiểm tra lại các giấy tờ khách hàng bổ sung trong quá trình xét duyệt, trình cấp thẩm quyền duyệt thực hiện.
Bước 3: Tạo hồ sơ khách hàng.
Tại đơn vị kinh doanh: GDV tại đơn vị thông báo cho khách hàng vềđề nghị phát hành L/C đã được duyệt, đồng thời hướng dẫn khách hàng thực hiện các thủ tục sau:
- Mở tài khoản:
Khách hàng gửi hồ sơ pháp lý tại Phòng/Bộ phận Kế toán giao dịch và Ngân quỹ để mở tài khoản theo quy định của Viet Capital Bank.
Trang 28 Đơn vị phát sinh giao dịch chuyển giấy đề nghị mua ngoại tệ đến Phòng Nguồn vốn (thông qua Phòng TTQT) để trình duyệt bán cho khách hàng. Sau khi được duyệt, các đơn vị hạch toán mua bán ngoại tệ và trích số ngoại tệđã bán vào tài khoản ký quỹ bảo đảm thanh toán trước khi tiến hành mở L/C.
- Nhập hạn mức tín dụng:
Bộ phận Tín dụng tại các đơn vị nhập hạn mức tín dụng (nếu có) cho khách hàng vào hệ thống trong trường hợp khách hàng thanh toán L/C bằng vốn vay.
Bước 4: Phát hành L/C.
Tại đơn vị kinh doanh:
- Căn cứ Giấy đề nghị phát hành L/C của khách hàng, TTV nhập các thông tin vào hệ thống, tạo điện mở L/C (MT700). Nếu phát hành L/C bằng thư thì lập thư phát hành đính kèm với L/C gửi ngân hàng đại lý để thông báo cho người thụ hưởng. - Đặt số tham chiếu theo hướng dẫn, lưu các giấy tờ vào bìa hồ sơ L/C.
- TTV tại đơn vị hạch toán ký quỹ, nhập ngoại bảng, thu phí theo biểu phí hiện hành của Viet Capital Bank. Các phí trả cho ngân hàng đại lý, trung gian sẽđược thu theo thực tế phát sinh sau khi nhận được giấy báo nợ từ các ngân hàng này. - TTV phải lưu ý các chi phí tu chỉnh L/C do bên nào phải trả, nếu do người thụ
hưởng trả thì ghi chú lại để khấu trừ vào số tiền thanh toán.
- Chuyển nội dung điện khởi tạo trên hệ thống đến Phòng TTQT để xử lý.
Tại phòng TTQT: Phòng TTQT nhận bản phác thảo điện trên hệ thống, kiểm tra.
- TTV tạo bản phác thảo điện SWIFT mở L/C, trình lãnh đạo Phòng kiểm tra. - Lãnh đạo Phòng TTQT kiểm tra, ký duyệt điện trên bản phác.
KSV duyệt điện cấp 1, lãnh đạo Phòng duyệt cấp 2 để chuyển điện đi.
Bước 5: Tu chỉnh L/C.
Hồ sơ, điều kiện: Tại đơn vị kinh doanh:
- Giấy đề nghị sửa đổi/huỷ L/C
- Bản phụ lục hợp đồng hoặc văn bản thoả thuận sửa đổi với người thụ hưởng - Nếu sửa đổi tăng trị giá L/C, khách hàng phải ký quỹ thêm theo tỷ lệ được duyệt
lúc mở L/C
- Trường hợp trước đây khách hàng đã mua bảo hiểm cho lô hàng, nếu sửa đổi tăng
