- Số tiền khách hàng nợ
2.2.2Thực trạng kế toán công nợ phải thu tại công ty TNHH tiếp vận quốc tế LEEPRO
vận quốc tế LEEPRO
2.2.1 Đặc điểm kế toán công nợ phải thu của công ty TNHH Tiếp vận quốc tế LEEPRO tế LEEPRO
Công ty TNHH Tiếp vận quốc tế LEEPRO là công ty dịch vụ giao nhận hàng hóa, dịch vụ kho bãi và các dịch vụ phục vụ hoạt động vận tải, dịch vụ làm thủ tục thông quan hàng hóa xuất nhập khẩu, khai thuế hải quan và dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu. Do đó khi ký kết hợp đồng nhận dịch vụ thì công ty cho khách hàng nợ và thanh toán chậm trong vào 30 ngày kể từ ngày hoàn thành dịch vụ cho khách hàng.
2.2.2 Thực trạng kế toán công nợ phải thu tại công ty TNHH tiếp vận quốc tế LEEPRO tế LEEPRO
2.2.2.1 Kế toán nợ phải thu khách hàng
Chứng từ sử dụng
Chứng từ kế toán là những bằng chứng chứng mình cho sự xác thực của các nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh và cũng là căn cứ để vào các sổ liên quan. Để hạch toán tình hình nợ phải thu khách hàng công ty TNHH Tiếp vận quốc tế LEEPRO sử dụng các chứng từ sau:
- Hợp đồng : Sau khi khách hàng và doanh nghiệp thỏa thuận bằng lời nói kết thúc, muốn là đối tác của nhau thì sẽ soạn thảo một hợp đồng kinh tế thỏa thuận bằng văn bản giữa hai bên.
- Thư báo giá: có những dịch vụ mà khách hàng yêu cầu gửi bảng giá để khách hàng lựa chọn dịch vụ cho hợp lý nhu cầu của bên khách hàng.
- Phiếu thu ( mẫu Phụ lục 02) : Sau khi hoàn thành dịch vụ do khách hàng yêu cầu, khách hàng thanh toán tiền bằng tiền mặt cho công ty, thủ quỹ đối chiếu với hóa đơn GTGT lập phiếu thu.
- Giấy báo Có (mẫu Phụ lục 04): Sau khi hoàn thành dịch vụ do khách hàng yêu cầu, căn cứ vào hóa đơn GTGT khách hàng thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng cho công ty thì khách hàng sẽ có tờ giấy thông báo số tiền khách hàng trả cho công ty.
- Hóa đơn GTGT( mẫu Phụ lục 01) : Khi hoàn thành dịch vụ cho khách hàng, khách hàng chấp nhận thanh toán, kế toán công ty lập hóa đơn GTGT. Số liệu ghi
trên hóa đơn GTGT làm căn cứ để kế toán ghi nhận doanh thu dịch vụ và xác định số thuế GTGT phải nộp.
- Bảng tổng hợp công nợ: Tổng hợp những khoản nợ phải thu hàng tháng, những khoản nợ phải thu mà khách hàng kí nhận nợ sau khi Công ty hoàn thành dịch vụ cho khách hàng.
- Giấy đề nghị thanh toán(05-TT): là căn cứ để Giám đốc xét duyệt thanh toán, làm căn cứ đề lập hóa đơn và phiếu chi hay giấy báo nợ ngân hàng.
Nguyên tắc hạch toán
- Kế toán hạch toán chi tiết các khoản nợ phải thu khách hàng theo từng mảng dịch vụ mà công ty đang cung cấp.
- Cuối kỳ kế toán tổng hợp công nợ theo từng mảng dịch vụ riêng biệt để biết được tình hình công nợ phải thu của từng phòng cung ứng.
Một số biện pháp kiểm soát nợ phải thu khách hàng tại công ty LEEPRO
- Theo dõi thường xuyên chặt chẽ các khoản nợ khoản phải thu theo từng khách hàng.
- Chỉ giao hóa đơn bán hàng khi khách hàng thanh toán trước 80% giá trị hợp đồng. - Đôn đốc thu hồi nợ, nhắc nợ khách hàng thanh toán bằng cách gọi điện thoại trực tiếp, gửi mail thông báo trước khi nợ đến hạn.
- Quản lý lưu trữ đầy đủ các chứng từ liên quan đến các khoản nợ phải thu, đã thu một phần và thu toàn phần.
- Cuối tháng kế toán công nợ tổng hợp lại tất cả các khoản nợ phải thu gửi cho Ban Giám Đốc để Ban Giám Đốc có biện pháp xử lý kịp thời.
Kế toán chi tiết
- Sổ chi tiết tài khoản 131: dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến nợ phải thu khách hàng của Công ty. Chi tiết cho từng đối tượng nợ.
- Sổ tổng hợp 131 : Nó dùng để ghi chép các nghiệp vụ công nợ phải thu khách hàng chính trong từng từng niên độ kế toán, quan hệ đối ứng các tài khoản của các nghiệp vụ.
- Sổ cái tài khoản 131 : Tổng hợp tất cả các nghiệp vụ liên quan đến tài khoản phải thu khách hàng.
- Sổ nhật ký chung : Phản ánh tổng phát sinh bên Nợ và bên Có của tất cả tài khoản kế toán sử dụng trong Công ty trong đó có nợ phải thu khách hàng.
Kế toán tổng hợp.
- Tài khoản sử dụng
Kế toán tại công ty TNHH Tiếp vận quốc tế LEEPRO sử dụng hệ thống tài khoản theo quyết định 48/2006 . Đối với kế toán nợ phải thu khách hàng, kế toán sử dụng một số tài khoản chi tiết như sau: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Tài khoản 111,112: Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng Chi tiết cho nột tệ tài khoản 1111,1121
Cụ thể:
TK 1121BIDV: Tiền gửi ngân hàng đầu tư và phát triển BIDV Kết cấu tài khoản
TK 1111,1121BIDV
SDĐK:
- Số tiền khách hàng nhận được từ doanh thu dịch vụ
- Số tiền khách hàng trả trước
- Số tiền đã thu của khách hàng nhưng dịch vụ kém chất lượng khách hàng yêu cầu giảm giá.
SDCK:
- Tài khoản 131: Phải thu khách hàng.
Chi tiết cho nợ phải thu khách hàng nội tệ tài khoản 13111 Cụ thể:
TK 13111-GNHH(THD CANADA):Phải thu khách hàng của dịch vụ giao nhận hàng hóa công ty THD CANADA Việt Nam
TK 13111-GNHH(Nhật Linh): Phải thu khách hàng của dịch vụ giao nhận hàng hóa công ty Công nghệ và thiết bị Nhật Linh
TK 13111
SDĐK: Phải thu khách hàng đầy kỳ - Số tiền khách hàng nhận nợ còn phải thu SDĐK: Khách hàng ứng trước đầu kỳ - Số tiền khách hàng trả trong kỳ - Số tiền hàng khách hàng trả trước cho doanh nghiệp
SDCK: SDCK:
- Tài khoản 333: Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước
Chi tiết cho thuế GTGT phải nộp tài khoản 3331. Cụ thể là thuế GTGT đầu ra tài khoản 33311
Kết cầu tài khoản
TK 33311
- Số thuế GTGT đầu ra đã nộp vào NSNN
- Số thuế đã được khấu trừ trong kỳ
SDĐK:
- Số thuế GTGT đầu ra phải nộp
SDCK:
- Tài khoản 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. Chi tiết doanh thu cung cấp dịch vụ tài khoản 5113
Kết cấu tài khoản
TK 5113
- Các khoản giảm trừ - Doanh thu cung cấp dịch vụ trong kỳ
- Trình tự hạch toán (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Dựa vào các điều khoản thanh toán và giá trị hợp đồng hoặc thư báo giá, dựa vào bảng tổng hợp công nợ kế toán thanh toán lập phiếu thu và xuất hóa đơn GTGT, nếu khách hàng chưa thanh toán thì kế toán ghi tăng các khoản nợ phải thu(chi tiết theo từng đối tượng) vào phần mềm kế toán, khi khách hàng thanh toán thì kế toán hạch toán giảm các khoản nợ phải thu và lên sổ chi tiết công nợ phải thu theo từng đối tượng khách hàng, còn sổ tổng hợp, nhật ký chung phần mềm kế toán sẽ tự động lên.
Các nghiệp vụ chủ yếu tại công ty
Để nhận dịch vụ giao nhận,vận chuyển hàng hóa cho khách hàng bằng đường bộ, công ty mua ba ô tô tải dùng để vận chuyển hàng trong toàn quốc. Loại xe 2,5 tấn dùng cho dịch vụ có lô hàng nhỏ,lẻ và vận chuyển hàng ở gần. Loại xe 15 tấn dùng cho dịch vụ có lô hàng có số lượng trung bình và vận chuyển đến các cảng, biển và ga tàu. Loại xe 25 tấn dùng cho dịch vụ có lô hàng với số lượng lớn, và đi đến những tỉnh xa hoặc vào miền trung, miền nam.
Trường hợp nhận dịch vụ vận chuyển hàng hóa bằng đường bộ
Phòng kinh doanh có trách nhiệm ký hợp đồng dịch vụ với công ty TNHH THD CANADA Việt Nam về dịch vụ giao nhận vận chuyển cho công ty THD CANADA Việt Nam lô hàng, sau khi ký kết hợp đồng phòng kinh doanh liên hệ với văn phòng Hải Phòng để vận chuyển lô hàng với loại xe tải 2,5 tấn, đồng thời văn phòng Hải Phòng sẽ liên hệ với phòng chứng từ làm chứng từ của lô hàng gửi cho chủ hàng và cho người nhận hàng và một bộ giữ lại. Sau khi lô hàng vận chuyển đến cho người nhận hàng kiểm tra lô hàng , hoàn thành xong dịch vụ, phòng chứng từ gửi toàn bộ chứng từ có liên quan đến lô hàng cho bộ phận Kế toán tổng hợp, căn cứ vào chứng từ đã nhận, kế toán tổng hợp căn cứ vào hợp đồng và các chứng từ có liên quan đến lô hàng, xác định được là khách hàng (THD CANADA) nhận nợ. Kế toán tổng hợp tiến hành lập hóa đơn GTGT cho hoạt động dịch vụ sau đó chuyển hóa đơn GTGT của khách hàng(THD CANADA) xuống cho kế toán công nợ để hạch toán công nợ phải thu chi tiết cho khách hàng là công ty THD CANADA Việt Nam và ghi nhận doanh thu cung cấp dịch vụ trên phần mềm kế toán Misa
Nợ TK 13111-GNHH(THD CANADA) : 1.870.000 Có TK 5113 : 1.700.000 Có TK 33311 : 170.000
( Phụ lục 01: Hóa đơn GTGT 0000688)
Ngày 03/01/2015 kế toán tổng hợp sau khi đã lập hoá đơn GTGT chuyển kế toán công nợ hạch toán công nợ phải thu cho khách hàng(THD CANADA)ngày 06/01/2015 công ty THD CANADA Việt Nam đến thanh toán tiền dịch vụ. Khi khách hàng trả tiền đối chiếu với hóa đơn GTGT kế toán tổng hợp lập phiếu thu cho
phiếu thu xuống phòng kế toán công nợ để kế toán công nợ ghi giảm công nợ cho khách hàng(THD CANADA)trên phần mềm kế toán Misa
Nợ TK 1111 : 1.870.000 Có TK 13111-GNHH(THD CANADA) : 1.870.000 (Phụ lục 02: Phiếu thu tiền mặt số 715)
Trường hợp nhận dịch vụ vận chuyển hàng hóa bằng đường biển
Công ty TNHH Công nghệ và thiết bị Nhật Linh gọi điện và gửi mail đến phòng kinh doanh nhờ công ty làm dịch vụ vận chuyển hộ lô hàng về cho công ty Nhật Linh từ Vũng Tàu về Hà Nội. Căn cứ vào nội dung chi tiết trong mail công ty Nhật Linh gửi, Phòng kinh doanh gọi cho phòng chứng từ gửi thư báo giá cho công ty Nhật Linh về giá dịch vụ phải trả, và những dịch vụ có lợi nhất cho cả hai bên. Sau khi đã thỏa thuận xong. Phòng kinh doanh liên hệ với phòng chứng từ để làm bộ chứng từ hải quan và các thủ tục, sau đó liên hệ với văn phòng Hải Phòng để nhận hàng hóa. Lô hàng đã đến cảng Hải Phòng, văn phòng Hải Phòng vận chuyển lô hàng cho công ty Nhật Linh về Hà Nội với loại xe tải 15 tấn, đồng thời văn phòng Hải Phòng sẽ liên hệ với phòng chứng từ hoàn thành nốt các thủ tục, chứng từ liên quan đến lô hàng và chuyển về cho kế toán tổng hợp, căn cứ vào chứng từ đã nhận, kế toán tổng hợp tiến hành lập hóa đơn GTGT và gửi cho công ty Nhật Linh, đồng thời chuyển hóa đơn GTGT xuống cho kế toán công nợ, ghi nhận nợ phải thu khách hàng chi tiết cho công ty Nhật Linh và ghi nhận doanh thu dịch vụ hạch toán trên phần mềm kế toán Misa
Nợ TK 13111-GNHH(Nhật Linh): 6.414.000 Có TK 5113 : 6.414.000
(Phụ lục 03: Hóa đơn GTGT 0000638)
Ngày 29/01/2015 kế toán tổng hợp sau khi đã lập hoá đơn GTGT chuyển kế toán công nợ hạch toán công nợ phải thu cho khách hàng(Nhật Linh). Ngày 30/01/2015 công ty Nhật Linh gọi điện thoại đến công ty thông báo thanh toán tiền dịch vụ qua tài khoản ngân hàng. Căn cứ vào hóa đơn GTGT công ty gửi cho khách hàng, khách hàng thông báo số tiền trả. Sau khi số tiền đã được chuyển vào tài khoản của công ty, ngân hàng sẽ gửi giấy báo Có số 525 về cho công ty. Kết thúc hợp đồng dịch vụ. Sau đó kế toán tổng hợp chuyển giấy báo có xuống phòng kế
toán công nợ để kế toán công nợ ghi giảm công nợ cho khách hàng(Nhật Linh)trên phần mềm kế toán Misa:
Nợ TK 1121BIDV : 6.414.000 Có TK 13111-GNHH(Nhật Linh): 6.414.000
(Phụ lục 04: Giấy báo có của ngân hàng số 525)
Phản ánh các nghiệp vụ trên vào sổ kế toán nợ phải thu khách hàng
Kế toán nợ phải thu khách hàng tại công ty TNHH tiếp vận quốc tế LEEPRO sử dụng hệ thống sổ trên phần mềm kế toán Misa theo các sổ chi tiết và sổ tổng hợp đi kèm theo được ban hành theo QĐ 48/2006 QĐ-BTC bao gồm:
- Sổ chi tiết TK 131 (Phụ lục số 25: Bảng 2.1 Sổ chi tiết công nợ phải thu
khách hàng cho công ty TNHH THD CANADA Việt Nam)
- Sổ chi tiết TK 131 (Phụ lục 26; Bảng 2.2 Sổ chi tiết công nợ phải thu khách hàng cho công ty TNHH Công nghệ và thiết bị Nhật Linh)
- Sổ tổng hợp (Phụ lục 27: Bảng 2.3 Sổ tổng hợp công nợ phải thu khách hàng tháng 01/2015)
2.2.2.2 Kế toán thuế GTGT được khấu trừ
Chứng từ sử dụng
- Hóa đơn GTGT(Phụ lục 05) : Khi công ty nhận dịch vụ cho khách hàng vận chuyển bằng đường biển,công ty nhờ một công ty khác trả tiền phí, kế toán công ty khác lập hóa đơn GTGT gửi cho công ty. Số liệu ghi trên hóa đơn GTGT làm căn cứ để kế toán ghi nhận giá vốn và xác định số thuế GTGT được khấu trừ.
- Phiếu chi (Mẫu Phụ lục 09) : Trả tiền cho công ty khác đã trả hộ tiền phí cho công ty kế toán lập phiếu chi cho công ty khác.
- Tờ khai thuế GTGT (mẫu 01/GTGT): Cuối mỗi tháng công ty lập một tờ khai thuế, tờ khai thuế là văn bản theo mẫu do Bộ tài Chính quy định để kê khai, nhằm xác định số thuế phải nộp.
Nguyên tắc hạch toán (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Kế toán chỉ hạch toán vào tài khoản 133 những khoản thuế liên quan đến hoạt động kinh doanh của công ty.
- Đối với các hóa đơn đặc thù thì kế toán phải tách riêng phần thuế GTGT được khấu trừ và phần chi phí khi hạch toán vào phần mềm kế toán.
Một số biện pháp kiểm soát thuế GTGT được khấu trừ tại Công ty LEEPRO
- Hàng tháng kế toán phải tập hợp tất cả các chứng từ, hóa đơn đầu vào phát sinh trong tháng và sắp xếp các chứng từ đó theo ngày tháng phát sinh tăng dần nhằm tránh trường hợp thiếu, sót hóa đơn khi đó sẽ tổng hợp được tối đa số thuế được khấu trừ trong tháng.
- Theo dõi thường xuyên hàng tháng số dư thuế GTGT được khấu trừ để tiến hành làm thủ tục hoàn thuế.
Trình tự luân chuyển chứng từ
Căn cứ vào hóa đơn GTGT của hàng hóa dịch vụ mua vào, kế toán thanh toán tiến hành lập đề xuất chỉ trình lên Tổng Giám Đốc ký duyệt, tiến hành thanh toán và hạch toán vào phần mềm kế toán, sau đó kế toán thanh toán chuyển hóa đơn này xuống cho kế toán thuế, kế toán thuế lên tờ khai thuế GTGT hàng tháng.
Kế toán chi tiết
- Sổ chi tiết tài khoản 133: dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tài khoản thuế GTGT được khấu trừ của Công ty.
- Sổ cái tài khoản 133: Tổng hợp tất cả các nghiệp vụ liên quan đến tài khoản thuế GTGT được khấu trừ
- Sổ nhật ký chung : Phản ánh tổng phát sinh bên Nợ và bên Có của tất cả tài khoản kế toán sử dụng trong Công ty trong đó có thuế GTGT được khấu trừ
Kế toán tổng hợp
- Tài khoản sử dụng
Kế toán tại công ty TNHH Tiếp vận quốc tế LEEPRO sử dụng hệ thống tài khoản theo quyết định 48/2006 QĐ-BTC . Đối với kế toán thuế GTGT đượa khấu trừ, kế toán sử dụng một số tài khoản chi tiết như sau:
- Tài khoản 133: Thuế GTGT được khấu trừ
Chi tiết TK 1331: thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ Kết cấu tài khoản
TK 1331
SDĐK:
- Số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ trong kỳ
- Số thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ - Kết chuyển số thuế GTGT đầu vào