- Số tiền khách hàng nợ
2.1.2Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH tiếp vận quốc tế LEEPRO
2.1.2 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH tiếp vận quốc tế LEEPRO LEEPRO
2.1.2.1 Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tại công ty
Để thực hiện tốt các chức năng và nhiệm vụ của công tác kế toán Công ty TNHH Tiếp vận quốc tế LEEPRO đã cố gắng tổ chức công tác kế toán một cách khoa học hợp lý và phù hợp với chế độ kế toán hiện hành của Nhà nước và với đặc điểm tổ chức kinh doanh quản lý của Công ty. Công ty tổ chức một bộ máy kế toán để thực hiện tất cả các giai đoạn hạch toán ở mọi phần hành kế toán
Về phân công lao động kế toán: mỗi nhân viên trong phòng kế toán đảm nhiệm một phần hành riêng
Nhiệm vụ của phòng kế toán công ty là thực hiện việc ghi sổ kế toán những nghiệp vụ phát sinh trong công ty. Với nhiệm vụ và yêu cầu như vậy, bộ máy tổ chức kế toán của công ty bố trí như sau:
+ Kế toán trưởng : Đứng đầu bộ máy kế toán của Công ty, giúp Giám đốc thực hiện toàn bộ công tác kế toán, thống kê, tài chính. Đồng thời kiểm tra, kiểm soát toàn bộ hoạt động kinh tế tài chính của công ty, chịu trách nhiệm trực tiếp
trước Giám đốc và cơ quan tài chính có nhiệm vụ tổ chức điều hành toàn bộ hệ thống kế toán của công ty, lập kế hoạch, tìm nguồn tài trợ, vay vốn ngân hàng của công ty. Tổ chức kiểm tra kế toán trong toàn công ty.Nghiên cứu các chế độ chính sách về tài chính kế toán của nhà nước và đặc điểm của công ty, xét duyệt báo cáo kế toán của toàn công ty trước khi gửi lên cơ quan chủ quản, cơ quan tài chính, ngân hàng, đồng thời ttham mưu cho giám đốc bố trí sắp xếp nhận sự của phòng tài chính kế toán.
+ Kế toán tổng hợp, kiêm kế toán thanh toán ,thủ quỹ: theo dõi tổng hợp số liệu, báo cáo thu hồi vốn công ty, cập nhật công tác nhật ký chung, báo cáo quyết toán của công ty đồng thời theo dõi các nghiệp vụ liên quan đến dịch vụ,doanh thu của công ty, cũng đồng thời theo dõi các nghiệp vụ liên quan đến công nợ, tiền gửi, tiền vay của công ty và đảm bảo việc thu chi tiền mặt trên cơ sở có phiếu thu phiếu chi hợp lệ,hợp pháp. Đối chiếu số dự tiền mặt ở sổ quỹ với lượng tiền mặt thực có ở quỹ.
+ Kế toán công nợ: Làm nhiệm vụ kiểm tra chứng từ thủ tục liên quan đến tạm ứng, công nợ vào sổ chi tiết. Theo dõi các khoản phải thu, phải trả. Có trách nhiệm đôn đốc khách hàng phải thu nợ.
+ Kế toán thuế:Tổng hợp số thuế GTGT đối với hàng hóa, dịch vụ để cuối kỳ còn xác định số thuế còn phải nộp, còn được khấu trừ. Theo dõi, kê khai các khoản thuế phải nộp như: thuế TNDN, thuế GTGT, thuế lợi tức. Thực hiện các công tác khai báo thuế định kỳ.
Liên hệ với bộ máy quản lý chung của công ty: phòng kế toán có mối quan hệ mật thiết với các phòng khác cụ thể như cung cấp số liệu cho các phòng khác trong công tác lập kế hoạch, tư vấn cho các phòng trong việc ra quyết định. Đồng thời ngoài việc tạo điều kiện cho các phòng kinh doanh, phòng kế toán cũng được giao nhiệm vụ kinh doanh. Quan điểm của ban lãnh đạo trong công ty là kế toán không phải là nghiệp vụ đơn thuần mà ở đây tất cả đều liên quan đến sự vận động của đồng tiền: lúc nào nên quyết định vay tiền và vay bằng đồng tiền gì? Vay ở ngân hàng nào, trả nợ cho ai trước…
( Phụ lục 22: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty TNHH Tiếp vận quốc tế LEEPRO)
Công ty sử dụng hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ ban hành theo Quyết định số 48/2006/QĐ – BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính và thông tư 138/2011/TT-BTC ngày 04/10/2011.
2.1.2.3 Hình thức kế toán áp dụng
Từ khi thành lập công ty đã cho hình thức Nhật ký chung và sử dụng phần mềm kế toán Misa vào việc ban hành chế độ kế toán cho doanh nghiệp vừa và nhỏ và thông tư 138/2011/TT- BTC ngày 04/10/2011. Đây là một hình thức phù hợp với mọi loại hình kinh doanh và đặc biệt thuận tiện cho những đơn vị sử dụng phần mềm kế toán như công ty LEEPRO
Hình thức kế toán trên máy vi tính
- Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký- Sổ Cái...) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
- Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy. Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định Hằng ngày từ các chứng từ gốc kế toán chuyển số liệu vào sổ nhật ký chung và số, thẻ kế toán chi tiết, sổ nhật ký đặc biệt. từ nhật ký chung, kế toán chuyển số liệu vào sổ cái chi tiết cho từng khoản tương ứng.
Để kiểm tra sai sót trong quá trình nhập liệu, kế toán sẽ đối chiếu giữa số cái các tài khoản với sổ chi tiết cho từng tài khoản tương ứng.Cũng theo kỳ tương ứng, kế toán lấy số liệu từ sổ cái các tài khoản để lập bảng cân đối số phát sinh.
( Phụ lục 23 : Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính)
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ (3, 5, 10... ngày) hoặc cuối tháng, tuỳ khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có).
Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính. Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ.
(Phụ lục 24:Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật ký chung) 2.1.2.4 Kỳ kế toán tại đơn vị
Bắt đầu từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 hàng năm
+Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán: Đồng Việt Nam (VNĐ) Chính sách áp dụng:
+Nguyên tắc ghi nhận Hàng tồn kho: Nguyên tắc giá gốc
+Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: phương pháp kê khai thường xuyên + Phương pháp tính thuế: công ty là đơn vụ tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, áp dụng luật thuế GTGT theo đúng quy định của Bộ tài chính.
+ Phương pháp tính khấu hao tài sản cố định: công ty áp dụng phương pháp khấu hao theo đường thẳng. căn cứ để tính khấu hao TSCĐ là nguyên giá và thời gian sử dụng kinh tế tài sản cố định.