- Sơ đồ bộ máy kế toán:
Hình 3.2 Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty Bộ phận kế toán kho Kế toán Trưởng Bộ phận kế toán thanh toán Bộ phận thủ quỷ Bộ phận kế toán ngân hàng
- Chức năng, nhiệm vụ của phòng kế toán:
+ Kế toán trưởng (kiêm trưởng phòng): Có trách nhiệm điều hành công việc chung của cả phòng, chỉ đạo tổ chức hướng dẫn kiểm tra toàn bộ công tác kế toán. Giúp Giám đốc Công ty chấp hành các chính sách chế độ về quản lý và sử dụng tài sản, việc sử dụng quỹ tiền lương và các quỹ khác của công ty cũng như việc chấp hành các kỷ luật tài chính tín dụng và thanh toán. Trực tiếp thanh toán, quyết toán các khoản thu nộp với ngân sách nhà nước. Hướng dẫn nghiệp vụ cho cấp dưới thuộc quyền quản lý, chịu trách nhiệm trước Giám đốc về mọi hoạt động tài chính kế toán của công ty theo luật định. Đồng thời kế toán trưởng cũng là người lập các báo cáo kế toán.
+ Bộ phận kế toán thanh toán: Chịu trách nhiệm về mọi nghiệp vụ thanh toán trong và ngoài Công ty.
+ Bộ phận kế toán ngân hàng: Thực hiện các giao dịch với ngân hàng, theo dõi lãi vay và các nghiệp vụ liên quan đến Ngân hàng.
+ Bộ phận kế toán kho: Chịu trách nhiệm theo dõi tình hình nhập, xuất và tồn kho của hàng hoá.
+ Bộ phận thủ quỹ: Có nhiệm vụ quản lý số tiền hiện có của Công ty, chịu trách nhiệm trước giám đốc và kế toán trưởng về số tiền do mình quản lý và cất giữ.
Hình thức kế toán áp dụng tại công ty: Nhật ký chung:
Hình 3.3 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung Chứng từ kế toán
Sổ Nhật ký chung
Sổ Nhật ký đặc biệt Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Sổ Cái Bảng tổng hợp chi tiết
Bảng cân đối số phát sinh
Ghi chú:
Ghi hàng ngày:
Ghi cuối tháng hoặc định kỳ: Đối chiếu, kiểm tra:
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung:
(1) Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước khi ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ (3, 5, 10, … ngày) hoặc cuối tháng, tùy khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ cái, sau khi đã loại trừ số trùng lắp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có).
(2) Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh.
Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính.