Thông tin và truyền thông

Một phần của tài liệu Hoàn thiện quy trình kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Biên Hòa (Trang 60 - 61)

2. Lợi nhuận sau thuế:

3.2.4Thông tin và truyền thông

Hệ thống thông tin và truyền thông là yếu tố không thể thiếu trong việc kiểm soát công ty. Kết quả khảo sát cho thấy công ty chưa có hệ thống thông tin và truyền thông hiệu quả như cơ sở hạ tầng trang thiết bị chưa đầy đủ, Nhân lực có am hiểu về công nghệ chưa cao đa phần làm việc theo phương pháp truyền thống nên gây gạn chế về mặt thời gian và tốc độ công việc giải pháp đề xuất là:

Để hệ thống thông tin kế toán cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ, chính xác và việc quản lý điều hành tài chính hợp lý, Công ty cần xây dựng và ban hành những quy định về công tác kế toán quản trị. Quy định này nhằm giúp cung cấp thông tin về hoạt động quản lý cũng như phân tích đánh giá tình hình thực tế với kế hoạch về doanh thu, chi phí, lợi nhuận nhằm đưa ra những quyết định kinh doanh đúng đắn.

Lãnh đạo công ty cần phối hợp với nhân viên trong công ty thiết lập một hệ thống dữ liệu bao gồm: soạn thảo các qui trình, văn bản, luật lệ quy định trong nội bộ công ty chi tiết rõ ràng đến các phòng ban và phổ biến rộng rãi cho mọi cấp đều hiểu và thực hiện.

Đa dạng các cách truyền thông như: Xây dựng mạng thông tin điện tử nội bộ, gửi email…

Công ty cần lắp đặt thùng thư góp ý hay hộp thư điện tử để nhân viên có thề phản ánh, khiếu nại những hành vi sai trái gây ảnh hưởng đến công ty. Khách hàng góp ý hay than phiền về sản phẩm và dịch vụ phục vụ.

Khi phát hiện hành vi gian lận, sự kiện bất thường nhân viên báo cáo những hành vi này bằng cách gửi mail cho lãnh đạo để thông báo. Những thông tin này phải giữ bí mật để bảo vệ cho họ.

Để bảo mật dữ liệu, tránh sự truy cập của những đối tượng không có thẩm quyền, Công ty cần lắp đặt hệ thống bảo vệ dữ liệu, có phương pháp lưu trữ dữ liệu để đảm bảo rằng khi có sự cố xảy ra dữ liệu được phục hồi nhanh chóng và hoạt động bình thường.

Một phần của tài liệu Hoàn thiện quy trình kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Biên Hòa (Trang 60 - 61)