Phòng Kế toán tài chính có nhiệm vụ giúp Giám đốc trong công tác kế hoạch tài chính, tổ chức hạch toán kế toán về hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty theo đúng chếđộ kế toán của Nhà nước quy định. Bộ máy kế toán có trách nhiệm tổ chức thực hiện và kiểm tra toàn bộ công tác kế toán, thống kê trong phạm vi toàn công ty, tham mưu cho Giám đốc về thông tin kinh tế và phân tích hoạt động kinh doanh, kiểm tra, ghi chép và hạch toán tài chính.
a. Mô hình bộ máy kế toán
Xuất phát từ đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý, tổ chức sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý nên mô hình của bộ máy kế toán được tổ chức theo
hình thức tập trung. Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh thì tất cả chứng từđều tập hợp về phòng kế toán của công ty để hạch toán.
Hình 4.2 Sơđồ tổ chức phòng Kế toán - Tài vụ
b. Nhiệm vụ của từng bộ phận
- Kế toán trưởng: phân công và chỉ đạo trực tiếp tất cả các nhân viên kế toán làm việc ở các bộ phận của Công ty. Có ý kiến thỏa thuận trong việc tuyển dụng, thi tuyển nâng cấp bậc, khen thưởng, thi hành pháp luật các nhân viên kế toán, thủ quỹ, thủ kho trong công ty. Ký các giấy tờ có giá trị pháp lý trong báo cáo kế toán, báo cáo thống kê, các chứng từ tín dụng. Chấp hành sự chỉđạo của Giám đốc Công ty.
- Kế toán tổng hợp: thay thế trưởng phòng (khi vắng mặt) để giải quyết các công việc nội bộ của phòng kế toán về công tác chuyên môn, nghiệp vụ theo chếđộ quy định.
- Kế toán đầu tư thu mua: ký hợp đồng thu mua mía. Đảm bảo đủ lượng mía cho sản xuất. Lập bảng kê thu mua mía.
- Kế toán vật tư: ký xác nhận với thủ kho về thẻ kho, về số dư và giao dịch chứng từ. Ký kết, xác nhận công tác kiểm kê kho vật liệu theo quy định hoặc đột xuất. Được quyền từ chối lập phiếu nhập, xuất kho nếu phát hiện các chứng từ có liên quan đến công tác nhập xuất vật tư không hợp lệ. Lập báo cáo về việc nhập, xuất, tồn kho vật tư. Theo dõi, ghi chép sổ sách kế toán chi tiết
KẾ TOÁN TRƯỞNG PHÓ TRƯỞNG PHÒNG KẾ TOÁN DOANH THU KẾ TOÁN VẬT TƯ KT ĐẦU TƯ THU MUA KẾ TOÁN THANH TOÁN THỦ QUỸ
về công cụ dụng cụ. Tham gia công tác kiểm kê kho vật tưđịnh kỳ và đột xuất theo yêu cầu của lãnh đạo phòng.
- Kế toán doanh thu: theo dõi việc lập hóa đơn bán hàng. Chỉ được cung cấp các số liệu và nộp báo cáo ra phạm vi bên ngoài đơn vị khi có đủ chữ ký của các cấp có thẩm quyền. Tiếp nhận các thông tin của khách hàng, các chứng từ có liên quan đến việc tiêu thụ sản phẩm. Theo dõi chi tiết công nợ về bán sản phẩm.
- Kế toán thanh toán: được giao dịch với ngân hàng theo sự phân công của phụ trách phòng. Có quyền từ chối thanh toán khi các chứng từ không đây đủ, không hợp lệ hoặc không chính xác. Đảm bảo công tác thu, chi tiền mặt, các khoản thanh toán với người bán. Tiếp nhận và kiểm tra các chứng từ gốc của các bộ phận, đảm bảo sự kiểm soát chính xác, hợp lệ của chứng từ.
- Thủ quỹ: có quyền từ chối thanh toán nếu phát hiện các chứng từ thanh toán không tính pháp lý. Có quyền đề xuất với lãnh đạo về công tác quản lý quỹ. Tham gia các cuộc hội, họp, thi đua trong phòng. Quản lý, bảo quản, giữ gìn kho quỹ của Công ty. Thực hiện nhiệm vụ thu chi theo lệnh. Giao dịch với ngân hàng về việc rút và nộp tiền theo lệnh của phụ trách phòng.