4.2.1. Sơ đồ tổ chức tại Công ty
PHÓ GIÁM ĐỐC NGUYÊN
LIỆU ĐẦU TƯ
PHÓ GIÁM ĐỐC NGUYÊN LIỆU THU MUA PHÓ GIÁM ĐỐC KỸ THUẬT GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC THƯỜNG TRỰC Xưởng Chế Luyện Phòng Kỹ Thuật KCS Xưởng Cơ điện Phòng Nguyên liệu Xưởng Phân vi sinh Phòng kế hoạch vật tư Phòng Kế toán Tài Chính Phòng Tổ chức Hành chính CHỦ TỊCH CÔNG TY
KIỂM SOÁT VIÊN
PHÓ GIÁM ĐỐC NGUYÊN
LIỆU ĐẦU TƯ
PHÓ GIÁM ĐỐC NGUYÊN LIỆU THU MUA PHÓ GIÁM ĐỐC KỸ THUẬT PHÓ GIÁM ĐỐC THƯỜNG TRỰC Xưởng chế luyện Phòng Kỹ thuật KCS Xưởng Cơ điện Phòng Nguyên liệu Xưởng Phân vi sinh Phòng Kế hoạch vật tư Phòng Kế toán tài chính Phòng Tổ chức hành chính
Hình 4.1 Sơđồ tổ chức bộ máy tại công ty
4.2.2. Các phòng, ban và đơn vị kinh doanh
Chủ tịch công ty là người đại diện vốn chủ sỡ hữu của Tổng công ty – Nhà nước. Chủ tịch công ty có quyền quyết định việc điều hành của công ty theo đúng kế hoạch được giao, cũng như theo các quy định của pháp luật.
Ban giám đốc Công ty có trách nhiệm lập Báo cáo tài chính phản ánh trung thực hợp lý tình hình tài chính của Công ty cũng như kết quả hoạt động kinh doanh cho năm tài chính. Trong việc lập báo cáo, Ban Giám đốc được yêu cầu phải:
Lựa chọn các chính sách kế toán thích hợp và áp dụng các chính sách đó một cách nhất quán.
Đưa ra các phán đoán và ước tính một cách hợp lý và thận trọng.
Nêu rõ các nguyên tắc kế toán thích hợp có được tuân thủ hay không; Có những áp dụng sai lệch trọng yếu cần được công bố và giải thích trong Báo cáo tài chính hay không.
Lập báo cáo tài chính trên cơ sở Công ty hoạt động liên tục, trừ trường hợp không thể cho rằng Công ty sẽ tiếp tục hoạt động kinh doanh.
Ban Giám đốc xác nhận rằng Công ty đã tuân thủ các yêu cầu nêu trên trong việc lập các Báo cáo tài chính
Ban Giám đốc có trách nhiệm đảm bảo sổ sách kế toán được ghi chép một cách phù hợp, để phản ánh một cách hợp lý tình hình tài chính của Công ty tại bất kỳ thời điểm nào và đảm bảo Báo cáo tài chính tuân thủ các chuẩn mực kế toán Việt Nam, hệ thống kế toán Việt Nam và các quy định hiện hành khác về kế toán tại Nhà nước Việt Nam.
* Phòng Tổ chức - Hành Chính: Có nhiệm vụ giúp Giám đốc Công ty quản lý và theo dõi lao động, điều động và bổ sung nhân lực khi cần thiết tuyển dụng và sắp xếp lao động phù hợp với trình độ chuyên môn và năng lực làm việc của từng người. Có nhiệm vụ tổng hợp và lập bảng thanh toán các chếđộ như: tiền lương, tiền công, phụ cấp, tiền thưởng và các khoản trính theo lương cho cán bộ công nhân viên, ngoài ra còn quản lý tổ bảo vệ, văn thư lưu trữ, nhà ăn…
* Phòng Kế toán - Tài chính: Có nhiệm vụ giúp Giám đốc trong công tác kế hoạch tài chính, tổ chức hạch toán kế toán về hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty theo đúng chếđộ kế toán của Nhà nước quy định. Bộ máy kế toán có trách nhiệm tổ chức thực hiện và kiểm tra toàn bộ công tác kế toán,
thống kê trong phạm vi toàn Công ty, tham mưu cho Giám đốc về thông tin kinh tế và phân tích hoạt động kinh doanh, kiểm tra, ghi chép và hạch toán tài chính của Công ty.
* Phòng Kế hoạch - Vật tư: Chịu trách nhiệm về kế hoạch vật tư, theo dõi, quản lý và cung cấp vật tư phục vụ cho công tác sản xuất chế biến ,quản lý các kho: vật tư, thành phẩm, đồng thời còn làm nhiệm vụ kinh doanh, tiêu thụ sản phẩm.
* Phòng Nguyên liệu: Có nhiệm vụ đầu tư, thu mua và vận chuyển mía cung cấp nguyên liệu cho phân xưởng sản xuất đường, chịu trách nhiệm hướng dẫn về kỹ thuật trồng và chăm sóc mía cho bà con nông dân mở rộng và phát triển vùng nguyên liệu mía đáp ứng nhu cầu nâng công suất của Nhà máy.
* Phòng Kỷ thuật - KCS: Chịu trách nhiệm về kỹ thuật lắp ráp, sửa chữa máy móc thiết bị, dây chuyền sản xuất. Lập kế hoạch sửa chữa lớn hàng năm, kế hoạch nâng công suất theo yêu cầu của Ban Giám đốc. Ngoài ra còn chịu trách nhiệm kiểm tra, đánh giá chất lượng mía nguyên liệu, phân tích CCS mía làm cơ sởđể tính giá mía nguyên liệu.
* Xưởng Chế luyện: Chịu trách nhiệm sản xuất đường thành phẩm các loại theo yêu cầu của Ban Giám đốc. Có trách nhiệm quản lý, đôn đốc, nhắc nhở công nhân thực hiện đúng các quy định của Công ty về vệ sinh, an toàn lao động… theo từng cuơng vị trên dây chuyền sản xuất.
* Xưởng Cơ điện: Chịu trách nhiệm sửa chữa và chế tạo các công cụ, dụng cụ phục vụ cho phân xưởng sản xuất.
* Xưởng phân Vi sinh: Chịu trách nhiệm sản xuất các loại phân bón Hudavil chuyên dùng cho mía như: Hudavil 2:4:2, Hudavil 11%... nhằm cải tạo đất để nâng cao năng suất, chất lượng mía nguyên liệu.
4.2.3. Tổ chức công tác kế toán công ty
Phòng Kế toán tài chính có nhiệm vụ giúp Giám đốc trong công tác kế hoạch tài chính, tổ chức hạch toán kế toán về hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty theo đúng chếđộ kế toán của Nhà nước quy định. Bộ máy kế toán có trách nhiệm tổ chức thực hiện và kiểm tra toàn bộ công tác kế toán, thống kê trong phạm vi toàn công ty, tham mưu cho Giám đốc về thông tin kinh tế và phân tích hoạt động kinh doanh, kiểm tra, ghi chép và hạch toán tài chính.
a. Mô hình bộ máy kế toán
Xuất phát từ đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý, tổ chức sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý nên mô hình của bộ máy kế toán được tổ chức theo
hình thức tập trung. Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh thì tất cả chứng từđều tập hợp về phòng kế toán của công ty để hạch toán.
Hình 4.2 Sơđồ tổ chức phòng Kế toán - Tài vụ
b. Nhiệm vụ của từng bộ phận
- Kế toán trưởng: phân công và chỉ đạo trực tiếp tất cả các nhân viên kế toán làm việc ở các bộ phận của Công ty. Có ý kiến thỏa thuận trong việc tuyển dụng, thi tuyển nâng cấp bậc, khen thưởng, thi hành pháp luật các nhân viên kế toán, thủ quỹ, thủ kho trong công ty. Ký các giấy tờ có giá trị pháp lý trong báo cáo kế toán, báo cáo thống kê, các chứng từ tín dụng. Chấp hành sự chỉđạo của Giám đốc Công ty.
- Kế toán tổng hợp: thay thế trưởng phòng (khi vắng mặt) để giải quyết các công việc nội bộ của phòng kế toán về công tác chuyên môn, nghiệp vụ theo chếđộ quy định.
- Kế toán đầu tư thu mua: ký hợp đồng thu mua mía. Đảm bảo đủ lượng mía cho sản xuất. Lập bảng kê thu mua mía.
- Kế toán vật tư: ký xác nhận với thủ kho về thẻ kho, về số dư và giao dịch chứng từ. Ký kết, xác nhận công tác kiểm kê kho vật liệu theo quy định hoặc đột xuất. Được quyền từ chối lập phiếu nhập, xuất kho nếu phát hiện các chứng từ có liên quan đến công tác nhập xuất vật tư không hợp lệ. Lập báo cáo về việc nhập, xuất, tồn kho vật tư. Theo dõi, ghi chép sổ sách kế toán chi tiết
KẾ TOÁN TRƯỞNG PHÓ TRƯỞNG PHÒNG KẾ TOÁN DOANH THU KẾ TOÁN VẬT TƯ KT ĐẦU TƯ THU MUA KẾ TOÁN THANH TOÁN THỦ QUỸ
về công cụ dụng cụ. Tham gia công tác kiểm kê kho vật tưđịnh kỳ và đột xuất theo yêu cầu của lãnh đạo phòng.
- Kế toán doanh thu: theo dõi việc lập hóa đơn bán hàng. Chỉ được cung cấp các số liệu và nộp báo cáo ra phạm vi bên ngoài đơn vị khi có đủ chữ ký của các cấp có thẩm quyền. Tiếp nhận các thông tin của khách hàng, các chứng từ có liên quan đến việc tiêu thụ sản phẩm. Theo dõi chi tiết công nợ về bán sản phẩm.
- Kế toán thanh toán: được giao dịch với ngân hàng theo sự phân công của phụ trách phòng. Có quyền từ chối thanh toán khi các chứng từ không đây đủ, không hợp lệ hoặc không chính xác. Đảm bảo công tác thu, chi tiền mặt, các khoản thanh toán với người bán. Tiếp nhận và kiểm tra các chứng từ gốc của các bộ phận, đảm bảo sự kiểm soát chính xác, hợp lệ của chứng từ.
- Thủ quỹ: có quyền từ chối thanh toán nếu phát hiện các chứng từ thanh toán không tính pháp lý. Có quyền đề xuất với lãnh đạo về công tác quản lý quỹ. Tham gia các cuộc hội, họp, thi đua trong phòng. Quản lý, bảo quản, giữ gìn kho quỹ của Công ty. Thực hiện nhiệm vụ thu chi theo lệnh. Giao dịch với ngân hàng về việc rút và nộp tiền theo lệnh của phụ trách phòng.
4.3. HÌNH THỨC KẾ TOÁN
Công ty đang sử dụng hình thức nhật ký chung.
4.3.1. Đặc trưng cơ bản
Hình thức kế toán Nhật ký chung được sử dụng rộng rãi ở các doanh nghiệp có quy mô lớn, trang bị phần mềm kế toán.
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
4.3.2. Các sổ kế toán chủ yếu
Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ kế toán chủ yếu sau: * Sổ tổng hợp:
+Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt +Sổ cái
4.3.3. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung
Hình 4.3 Sơđồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật ký chung Ghi chú:
: Nhập số liệu hàng ngày
: In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm : Đối chiếu, kiểm tra
Hằng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dung làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào Sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế
Chúng từ kế toán Sổ nhật ký chung Sổ cái Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết
Báo cáo tài chính
Bảng cân đối số phát sinh Sổ nhật ký
toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dung làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ (3,5,10,..ngày) hoặc cuối tháng, tùy khối
lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên sổ cái, sau khi đã loại trừ số trùng lắp do một nghiệp vụđược ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có).
Cuối kỳ (tháng, quý, năm), cộng số liệu Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra, đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dung để lập các Báo cáo tài chính.
Về nguyên tắc, tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ.
4.4. CÁC CHÍNH SÁCH KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY
Niên độ kế toán: Niên độ kế toán theo năm dương lịch của Công ty bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 và kết thúc tại ngày 31 tháng 12 hàng năm.
Đơn vị tiền tệ sử dụng tại công ty là VNĐ.
Ngôn ngữ sử dụng trong ghi chép kế toán là Tiếng Việt.
Hình thưc kế toán áp dụng: Nhật ký chung và Công ty hiện đang sử dụng phần mềm MISA 7.9
Phương pháp nộp thuế giá trị gia tăng:phương pháp khấu trừ. Tính giá thành theo phương pháp hệ số.
Đánh giá sản phẩm dỡ dang cuối kỳ theo chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên.
Tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền. Trích khấu hao tài sản cốđịnh theo phương pháp đường thẳng
Công ty thực hiện công tác kế toán theo chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam ban hành kèm theo quyết định số 15/2006/QĐ – BTC NGÀY 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính.
4.5 KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG TẠI CÔNG TY TRONG 3 NĂM 2010, 2011, 2012
Bảng 4.1 Bảng phân tích kết quả hoạt động kinh doanh trong 3 năm 2010, 2011, và 2013 Đơn vị tính: 1.000.000 đồng 2011/2010 2012/2011 Chỉ tiêu 2010 2011 2012 Số tiền % Số tiền % Doanh thu 492.638 533.740 577.960 41.102 108,34% 44.220 108,28% Chi phí 458.814,5 490.018,75 528.203,25 31.204,25 106,8% 38.131,5 108,78% Lợi nhuận 33.823,5 43.721,25 49.809,75 9.897,75 129,26% 6.088,5 113,93%
Qua bảng phân tích kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty trong 3 năm 2010, 2011, 2012 cho thấy lợi nhuận của Công ty tăng đều qua các năm, tuy không cao nhưng vẫn cho thấy công ty hoạt động có hiệu quả. Lợi nhuận của Công ty năm 2011 so với năm 2010 tăng 9.897.750.000 đồng, tăng 29,26% và lợi nhuận năm 2012 so với năm 2011 tăng 6.088.500.000 đ tăng 13,93%, đây là tín hiệu rất tốt đối với Công ty.
Nguyên nhân dẫn đến mức tăng vượt bậc này chủ yếu là do giá cả sản phẩm đường trên thị trường biến động mạnh và Công ty đã chủđộng trong sản xuất, tận dụng được các nguồn vốn vay khách hàng, đội ngũ lãnh đạo có kinh nghiệm lâu năm đã dựđoán được giá đường thế giới sẽ tăng nên khi kết thúc vụ ép Công ty dự trữ lượng đường khá lớn, việc này vừa đáp ứng bình ổn giá vừa nâng cao lợi nhuận cho Công ty. Bên cạnh đó Công ty đã đầu tư mới một số thiết bị làm nâng cao hiệu suất thu hồi và cải thiện chất lượng sản phẩm được thị trường đánh giá khá tốt, chất lượng đường được nâng cao nhưđộ màu, chất lượng hạt đồng đều, bao bì đẹp. Chính những yếu tố này đã giúp Công ty sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả tối ưu.
Bảng 4.2 Bảng phân tích kết quả hoạt động kinh doanh cuối kỳ năm 2012 và 6 tháng đầu năm 2013 Đơn vị tính: 1.000.000 đồng Chênh lệch Chỉ tiêu T6/2012 T6/2013 Số tiền % Doanh thu 268.751,4 305.740,8 36.989,4 113,8% Chi phí 265.579,5 289.371,5 23.792 109% Lợi nhuận 23.161,6 26.349,4 3.187,8 113,8%
Nguồn: Phòng KT – TC công ty mía đường Trà Vinh, 2013
So sánh 6 tháng đầu năm 2012 và 6 tháng đầu năm 2013 cũng cho thấy sự tăng trưởng của Công ty, lợi nhuận tăng 3.187.800.000 đồng, tăng 13,8 % so với cùng kỳ năm 2012. Tuy chi phí cũng có tăng nhưng mức tăng thấp hơn so với doanh thu cụ thể chi phí tăng 23.792.000 đồng, tăng 9% còn doanh thu tăng 36.989.400 đồng, 13,8% nên lợi nhuận tăng mạnh
Ngoài những nguyên nhân như trên là những nguyên nhân chủ quan, còn có những nguyên nhân khách quan như trong những năm gần đây mật rỉ của Công ty ngày càng được khách hàng ưa chuộng, số lượng đơn đặt hàng tăng cao hơn so với những năm trước. Bã bùn của Công ty trong năm 2013 giá cả cao hơn so với những năm trước. Một phần cũng do Công ty cố gắng đáp ứng