H 3Ả PÁP ON T N T N KSNB TEO ỚN KSNB T Á SYT TR N ĐỊ B N TP B N Ò
3.2.1Hoàn thiện mi trường kiểm soát
Môi trƣờng kiểm soát phản ánh sắc thái chung của toàn Đơn vị công lập và ngoài công lập của các CSYT trên địa bàn TP Biên hòa nói chung, để KSNB thực sự phát huy hiệu quả thì ĐV cần cải thiện và nâng cao môi trƣờng quản lý thông qua việc ban hành rõ ràng các quy định nội bộ liên quan đến đạo đức nghề nghiệp, văn hóa ứng xử, triết lý quản lý và phong cách điều hành của lãnh đạo, thông báo cho toàn thể nhân viên của ĐV biết để thực hiện tốt . Cụ thể :
Quy định tiêu chuẩn đạo đức nghề nghiệp, tính trung trực, quy tắc ứng xử, Chính sách tuyển dụng nhân sự, chính sách lƣơng, chính sách khen thƣởng kỷ luật, đào tạo nguồn nhân lực, chính sách đãi ngộ động viên cho đội ngủ Y BS có tay nghề chuyên môn để họ gắn bó lâu dài trong công việc cũng nhƣ đối với đơn vị. Thƣờng xuyên bồi dƣỡng nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộ nhân viên.
Cơ cấu tổ chức và phân chia trách nhiệm cho các cán bộ, nhân viên trong ngành y phải đảm bảo trách nhiệm, lập kế hoạch điều hành, kiểm soát và giám sát các hoạt động tại Đơn vị. Định kỳ Ban lãnh đạo nên đánh giá lại cơ cấu tổ chức để điều chỉnh kịp thời theo tình hình phát triển của ĐV.
Lập bảng mô tả chi tiết công việc cho từng nhân viên trong từng bộ phận và mối quan hệ giữa các phòng ban. Nhƣ vậy nhân viên có thể nắm rõ hơn nhiệm vụ của mình để thực hiện tốt nhiệm vụ đƣợc giao. Mô tả công việc cần quy định rõ yêu cầu trình độ kỹ năng của từng vị trí để sắp xếp nhân viên cho phù hợp
Các CSYT có quy mô, ĐV cần có cơ cấu HĐQT thích hợp để đảm bảo Ban giám đốc duy trì hệ thống KSNB một cách hữu hiệu. HĐQT đánh giá và giám sát các hoạt động tại ĐV, thay đổi Ban giám đốc khi cần thiết, luân chuyển các công việc có tính chất nhạy cảm... nên HĐQT phải có kiến thức cao về chuyên môn, điều hành tốt về kinh tế, tài chính, quản trị... và hoàn toàn độc lập với Ban giám đốc.
Ở các cấp các bộ nhân viên, việc phân chia quyền hạn, trách nhiệm giữa các phòng ban và các nhân viên phải đảm bảo sự giám sát lẫn nhau giữa các phòng ban và các nhân viên. Nghĩa là, một nghiệp vụ từ khi phát sinh đến lúc hoàn thành không tập trung vào một ngƣời hoặc một bộ phận chức năng xử lý. Đây là cách thức hữu hiệu để giảm thiểu gian lận hoặc sai sót phát sinh, đặc biệt là ở những ĐV có quy mô lớn với quy mô hoạt động rộng và số lƣợng nhân viên nhiều.
Thƣờng xuyên thực việc luân chuyển nhân viên giữa các phòng ban nhằm giúp nhân viên có sự hiểu biết và kỹ năng cần thiết cho công việc có liên quan đến bộ phận của mình. Việc luân chuyển cũng sẽ tạo nên cơ chế giám sát giữa các nhân viên đƣợc luân chuyển nhằm phát hiện những sai sót và rủi ro một cách kịp thời.
HĐQT-Lãnh đạo, có trách nhiệm xác định và định hƣớng chiến lƣợc của tổ chức, tạo ra môi trƣờng và cơ cấu quản lý rủi ro hoạt động hiệu quả. Nâng cao hiệu quả KSNB, HĐQT/ Ban giám đốc nêu một số vấn đề tối thiểu sau:
- Tính chất và mức độ rủi ro mà Đơn vị có thể chấp nhận đƣợc. - Rủi ro không thể chấp nhận đƣợc phải kiểm soát ngay lập tức. - Các phƣơng án đối phó với rủi ro và nguồn lực cho từng phƣơng án. - Khả năng của ĐV để giảm thiểu xác suất rủi ro và tác động về kinh tế ít nhất.
- Các chi phí và lợi ích của các hoạt động kiểm soát rủi ro. Hiệu quả của quá trình quản lý rủi ro.
Nâng cao ý thức của người quản ý về rủi ro và KSNB, ngƣời quản
lý cấp cao tại ĐV cần thực hiện những việc sau:
- Tiếp cận những kiến thức về rủi ro và KSNB một cách nghiêm túc và khoa học, bằng cách nghiên cứu các tài liệu liên quan hoặc tham gia các hội thảo chuyên đề. Trên cơ sở đó, ngƣời quản lý xem x t hết các rủi ro tác động đến đơn vị và xây dựng hệ thống KSNB hiệu quả phù hợp với đặc thù và điều kiện hiện tại của ĐV.
- Thƣờng xuyên nhắc nhở và kiểm tra, giám sát việc thực hiện các thủ tục kiểm soát, các chính sách mà ĐV đã đề ra. Điều này có tác dụng nhắc nhở các nhân viên ý thức thực hiện các quy định về kiểm soát, vừa có tác dụng răn đe những hành động cố ý của nhân viên làm tăng rủi ro cho ĐV. Mặt khác, thông qua quá trình kiểm tra giám sát, ngƣời quản lý cũng có thể phát hiện đƣợc những yếu k m, khiếm khuyết của hệ thống để có thể đƣa ra những biện pháp khắc phục kịp thời.
Nâng cao kiến thức và năng ực KSNB cho các cán bộ, nhân viên trong ĐV. Đặc biệt đối với các ĐV có quy mô nhỏ nguồn lực còn yếu, nhân viên thƣờng phải kiêm nhiệm nhiều vị trí công việc khác nhau, do vậy mỗi nhân viên trong ĐV đóng vai trò quan trọng trong việc KSNB. Nhân viên vừa là đối tƣợng để kiểm tra, giám sát vừa là đối tƣợng thực hiện những công việc kiểm soát các rủi ro liên quan đến quá trình hoạt động của ĐV. Cần có chính sách để bồi dƣỡng nguồn nhân lực, đội ngũ nhân viên thông qua đào tạo, qua chính sách lƣơng thƣởng, khích lệ và cạnh tranh; tránh hiện tƣợng chảy máu chất xám thất thoát ngƣời tài chuyển sang các ĐV khác.
- Có chính sách thu hút nguồn nhân lực, giỏi nghề, yêu nghề, biết chia sẻ và đồng cảm với những căn bệnh và những bệnh nhân khó tính. Đặc biệt, phải đề cao vai trò của yếu tố đạo đức, y đức, có trách nhiệm trong công việc và có ý thức đến sự phát triển của đơn vị.
- Các ĐV cần tổ chức các buổi đào tạo định kỳ trong nội bộ để nâng cao và cập nhật kiến thức về nhận diện rủi ro và KSNB cho các nhân viên trong công ty để giúp họ hiểu đúng và đủ về rủi ro và KSNB.
Xây dựng Bộ phận Quản trị rủi ro chuyên trách
- Để nâng cao hiệu quả của KSNB ĐV cần xây dựng một Bộ phận Quản lý rủi ro chuyên trách. Tùy thuộc vào quy mô, cách thức tổ chức ĐV, chức năng quản lƣ rủi ro có thể giao cho một bộ phận chuyên trách hoặc kiêm nhiệm trong một phòng ban khác. Vai trò của bộ phận quản lý rủi ro bao gồm:
- Thiết lập chính sách và chiến lƣợc quản lý rủi ro. Là cơ quan chuyên trách quản lý rủi ro ở cấp độ chiến lƣợc và hoạt động tác nghiệp hàng ngày. Xây dựng một văn hóa nhận thức về nguy cơ rủi ro trong DN bao gồm cả giáo dục, đào tạo thích hợp.
- Thiết kế và xem x t, đánh giá các quy trình quản lý rủi ro từ các bộ phận kinh doanh. Phối hợp các hoạt động chức năng khác nhau, tƣ vấn về các vấn đề quản lý rủi ro trong ĐV. Phát triển các phƣơng án xử lý tình huống, bao gồm cả dự phòng vốn lâu dài liên tục. Báo cáo về các nguy cơ cho HĐQT và các bên liên quan.
Tăng cƣờng vai trò của kiểm toán nội bộ và QTNB. Tại các ĐV có quy mô lớn, Kiểm toán nội bộ và QTNB đóng một vai trò rất quan trọng trong tổng thể hoạt động của ĐV nói chung và công tác KSNB nói riêng. Tùy theo quy mô và loại hình mà vai trò của ĐV kiểm toán nội bộ/ QTNB trong quy trình KSNB có thể bao gồm một số vấn đề sau:
- Đánh giá về những rủi ro trọng yếu. Cung cấp các phƣơng pháp bảo đảm về quản lý rủi ro. Hỗ trợ tích cực và tham gia vào trong quá trình quản lý rủi ro;
- Tạo điều kiện thuận lợi xác định rủi ro/ đánh giá và đào tạo nhân viên quản lý rủi ro và KSNB. Đồng thời phối hợp báo cáo HĐQT, y ban kiểm toán nếu có và các bên liên quan về rủi ro. Kiểm toán nội bộ cần đảm bảo rằng các yêu cầu chuyên môn độc lập và khách quan không bị vi phạm .