Chứng từ chủ yếu về nhập kho của Cụng ty, gồm cú: - Húa đơn GTGT.
- Biờn bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm hàng húa. - Phiếu nhập kho.
Húa đơn GTGT do nhà cung cấp lập. Húa đơn mà Cụng ty nhận được là Liờn 2 – Giao cho khỏch hàng. Trờn húa đơn ghi rừ cỏc thụng tin: Tờn, địa chỉ, mó số thuế của nhà cung cấp; tờn, địa chỉ, mó số thuế của người mua; hỡnh thức thanh toỏn; tờn hàng húa, dịch vụ; đơn vị tớnh; số lượng; đơn giỏ;
thành tiền; thuế suất; thuế GTGT; tổng số tiền bằng số và bằng chữ. Húa đơn GTGT cú đầy đủ chữ ký của người mua và người bỏn. Húa đơn GTGT được coi là chứng từ gốc, là căn cứ để ghi sổ kế toỏn.
Khi nhận được húa đơn, giấy bỏo nhận hàng, Phũng Kế hoạch – Cung tiờu phải đối chiếu với hợp đồng hoặc kế hoạch thu mua về số lượng, giỏ trị thực tế của từng loại vật tư để quyết định chấp nhận hay khụng chấp nhận thanh toỏn với từng chuyến hàng. Khi hàng về, Cụng ty sẽ lập một ban kiểm nghiệm để tiến hành kiểm nghiệm vật tư. Kết quả kiểm nghiệm được ghi vào Biờn bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm, hàng húa. Đõy là căn cứ để xỏc định số lượng, chất lượng, quy cỏch vật tư nhập kho và cũng là căn cứ quy trỏch nhiệm trong thanh toỏn và bảo quản. Sau khi kiểm nghiệm, những vật tư đạt yờu cầu sẽ được nhập kho, với những vật tư khụng đạt yờu cầu Cụng ty sẽ gửi biờn bản này và cỏc chứng từ cú liờn quan tới nhà cung cấp để giải quyết.
Trờn cơ sở Húa đơn GTGT, Giấy bỏo nhận hàng và Biờn bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm, hàng húa, Cụng ty tiến hành nhập kho nguyờn vật liệu. Sau đú Phũng Kế toỏn, mà cụ thể là kế toỏn nguyờn vật liệu sẽ viết Phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho cú thể được viết cho nhiều vật liệu cựng loại, cựng một lần giao nhận, nhận cựng một kho hoặc cú thể lập riờng cho từng thứ vật liệu cần thiết. Phiếu nhập kho ghi đầy đủ tờn hàng, đơn vị tớnh, số lượng thực nhập kho. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liờn.
- Liờn 1: Lưu ở Phũng Kế toỏn để ghi vào sổ kế toỏn chi tiết. - Liờn 2: Giao cho Thủ kho để ghi vào thẻ kho.
Trớch nghiệp vụ nhập nguyờn vật liệu trong thỏng của Cụng ty như sau:
Biểu số 001: Húa đơn Giỏ trị gia tăng HOÁ ĐƠN
GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liờn 1: Lưu
Ngày 01 thỏng 12 năm 2010
Mẫu số: 01 GTKT - 3LL HD/2007B
0075453 Đơn vị bỏn hàng: Cụng ty TNHH Bao bỡ Minh hoàng.
Địa chỉ: Số15 – Bà Triệu, Phường Đụng Thọ, TP Thanh Húa Số Tài khoản: ... Điện thoại:... MS: 2800331582
Họ tờn người mua hàng: Nguyễn Văn Nghĩa
Tờn đơn vị: Cụng ty cổ phần Mớa đường Nụng Cống – Thanh Húa. Địa chỉ: Xó Thăng Long, huyện Nụng Cống, tỉnh Thanh Húa. Số Tài khoản: ...
Hỡnh thức thanh toỏn: ...TM... MS: 2800492925 STT Tờn hàng hoỏ, dịch vụ Đơn vị
tớnh
Số
lượng Đơn giỏ Thành tiền
A B C 1 2 3=1x2
1, Bao PP&PE (đường L1) (0633)
Cộng tiền hàng: 97.000.000 Thuế suất GTGT: 10 % Tiền thuế GTGT 9.700.000
Tổng cộng tiền thanh toỏn 106.700.000
Số tiền viết bằng chữ: Một trăm lẻ sỏu triệu bảy trăm ngàn đồng./.
Người mua hàng ( Ký, ghi rừ họ tờn) Người bỏn hàng ( Ký, ghi rừ họ tờn) Thủ trưởng đơn vị ( Ký, đúng dấu, ghi rừ họ tờn)
( Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao, nhận hoỏ đơn)
Biểu số 02: Biờn bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm, hàng húa. CTCP MÍA ĐƯỜNG NễNG CỐNG
Địa chỉ: Xó Thăng Long – Nụng Cống – Thanh Húa
Điện thoại: 0373.839.369; Fax: 0373.839.435
Mẫu số 03-VT
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/3/2006 của Bộ Tài chớnh
BIấN BẢN KIỂM NGHIỆM Vật tư, cụng cụ, sản phẩm, hàng húa
Ngày 01 thỏng 12 năm 2010 Số: 559
- Căn cứ HĐ số 0075453 ngày 01 thỏng 12 năm 2010 của Cụng ty TNHH bao bỡ Minh Hoàng.
- Ban kiểm nghiệm gồm:
+ ễng/Bà: Nguyễn Văn Hai. Chức vụ: Phú Phũng KT-TC. Trưởng ban. + ễng/Bà: Lờ Văn Tư. Chức vụ: Phú Phong KT-KCS. Ủy viờn. + ễng/Bà: Hoàng Thị Chớn. Chức vụ: Thủ kho. Ủy viờn.
Đó kiểm nghiệm cỏc loại:
Số TT Tờn, nhón hiệu, quy cỏch, phẩm Mó số Phương thức Đơn vị Số lượng
Kết quả kiểm nghiệm Số lượng đỳng quy cỏch, phẩm chất Số lượng khụng đỳng quy cỏch, phẩm chất A B C D 1 2 3 4
1, Bao PP&PE (đường L1) 0633 Thử độ bền Bộ 20.000 20.000 -
í kiến của Ban kiểm nghiệm: Đảm bảo yờu cầu chất lượng.
Đại diện kỹ thuật
(Ký, họ tờn)
Thủ kho
(Ký, họ tờn)
Trưởng ban
(Ký, họ tờn)
Biểu số 03: Phiếu nhập kho. CTCP MÍA ĐƯỜNG NễNG CỐNG
Đ/c Xó Thăng Long – Nụng Cống – Thanh Húa Điện thoại: 0373.839.369; Fax: 0373.839.435
Mẫu số 01-VT
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/3/2006 của Bộ Tài chớnh
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày 01 thỏng 12 năm 2010
Số: 002 - Họ và tờn người nhận hàng: Địa chỉ (bộ phận): - Theo HĐ số 0075453 ngày 01 thỏng 12 năm 2010 của CT TNHH Minh Hoàng.
- Nhập tại kho: K005 Địa điểm: NM đường
Số TT Tờn, nhón hiệu, quy cỏch, phẩm Mó số Đơn vị
Số lượng Đơn giỏ Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4
1, Bao PP&PE (đường L1) 063 3 Bộ 20.000 20.00 0 4.850 97.000.000 Cộng 97.000.000
- Tổng số tiền (Viết bằng chữ): Chớn bảy triệu đồng./.
Ngày 01 thỏng 12 năm 2010 Người lập phiếu (Ký, họ tờn) Người giao (Ký, họ tờn) Thủ kho (Ký, họ tờn) Kế toỏn trưởng (Ký, họ tờn)