Luân chuyển chứng từ: hàng ngày căn cứ vào các chứng từ phát sinh đã được kiểm tra để dùng làm căn cứ ghi sổ kế toán. Trước hết ghi các nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung sau đó căn cứ vào số liệu ghi trên sổ Nhật ký chung để tiến hành ghi Sổ cái theo các tài khoản thích hợp..
Cuối tháng kế toán cộng số liệu trên Sổ cái theo từng tài khoản. Cuối mỗi quý, kế toán tiến hành lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau đó kế toán tiến hành đối chiếu số liệu trên Sổ cái và Bảng tổng hợp chi tiết, nếu số liệu khớp đúng thì tiến hành lập các báo cáo tài chính.
4.1.1.1 Kế toán giá vốn hàng bán
Do đặc điểm kinh doanh của Công ty là sản xuất nước sinh hoạt nên cuối tháng các đội ghi thu nước tổng kết số liệu và gửi lên phòng kế toán để ghi vào sổ sách. Bên cạnh đó, xí nghiệp sản xuất nước đóng chai cũng tổng kết GVHB vào cuối tháng rồi gửi về Công ty để ghi nhận lên sổ sách. Vì vậy, GVHB được Công ty hạch toán vào cuối tháng.
Chứng từ, sổ sách kế toán
- Chứng từ: Do đặc điểm nêu trên của Công ty, nên cuối tháng phòng kế toán căn cứ vào số liệu của các phòng ban và xí nghiệp tiến hành kết chuyển sang TK 632. Do vậy, Công ty không sử dụng chứng từ liên quan đến TK 632 – Giá vốn hàng bán.
- Sổ sách được sử dụng:
+ Sổ nhật ký chung (Mẫu S03a – DN)
+ Sổ cái TK 632 (Mẫu S03b – DN)
+ Sổ chi tiết TK 632
Hạch toán các nghiệp vụ phát sinh trong tháng 01/2013 (Đvt: đồng) (1) Ngày 31/01/2013 Bổ sung giá thành tài khoản từ ngày 01/01/2013 đến ngày 31/01/2013, kế toán ghi sổ:
Nợ TK 632: 2.599.015.196
Có TK 154: 2.599.015.196
(2) Ngày 31/01/2013 Xác định kết quả hoạt động kinh doanh từ 01/03/2013 đến ngày 31/01/2013, kế toán ghi sổ:
Nợ TK 9111: 2.599.015.196
Có TK 632: 2.599.015.196
CTY TNHH MTV CẤP NƯỚC SÓC TRĂNG MẤU SỐ S03B – DN
Số 16 Nguyễn Chí Thanh, P.6, TP. Sóc Trăng (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ CÁI
Tháng 01/2013
Tên tài khoản: 632 – Giá vốn hàng bán
Từ ngày 01/01/2013 Đến ngày 31/01/2013 Dư đầu kỳ Đvt: đồng Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải NK Chung Tài khoản đối ứng Số phát sinh Số hiệu Ngày Tháng Trang số Số TT dòng Nợ Có
31/01 Bổ sung giá thành tài
khoản 632 từ 01/01/2013 đến 31/01/2013 154 2.599.015.196 31/01 Xác định kết quả HĐKD từ 01/01/2013 đến 31/01/2013 9111 2.599.015.196 Tổng cộng 2.599.015.196 2.599.015.196 Dư cuối kỳ Ngày 31 tháng 01 năm 2013
4.1.1.2 Kế toán chi phí tài chính
Trong quá trình hoạt động, để đáp ứng kịp thời nhu cầu về sản xuất, đầu tư mua sắm vật tư, trang thiết bị phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Công ty đã tiến hành ký kết các hợp đồng vay vốn với các Ngân hàng.
Định kỳ vào cuối tháng Công ty tiến hành hạch toán các khoản chi phí phát sinh từ các khoản lãi vay theo hợp đồng vay vốn và tập hợp vào tài khoản 635. Chứng từ, sổ sách kế toán - Chứng từ sử dụng: + Các hợp đồng vay vốn + Các chứng từ khác có liên quan - Sổ sách được sử dụng:
+ Sổ nhật ký chung (Mẫu S03a – DN)
+ Sổ cái TK 635 (Mẫu S03b – DN)
Hạch toán các nghiệp vụ phát sinh trong tháng 01/2013 (Đvt: đồng) Ngày 21/01/2013 Kết chuyển lãi vay của Ngân hàng Phát triển nhà Đồng bằng Sông Cửu Long về công trình cổng rào – đường nội bộ Công ty, kế toán ghi sổ:
Nợ TK 2412: 2.724.600
Có TK 635: 2.724.600
Ngày 22/01/2013 Công ty nhận được giấy báo nợ (kèm theo giấy ủy nhiệm chi) của Ngân hàng Phát triển nhà Đồng bằng Sông Cửu Long về việc trích TK tiền gửi trả lãi vay công trình cổng rào – đường nội bộ Công ty, kế toán ghi sổ:
Nợ TK 635: 2.724.600
Có TK 1121: 2.724.600
Ngân hàng Phát triển nhà ĐBSCL GIẤY BÁO NỢ
Chi nhánh: MHB – CN Sóc Trăng Ngày 22/01/2013 Mã GDV:
Mã KH:
Số GD:
Kính gởi: Cty TNHH MTV Cấp nước Sóc Trăng
Mã số thuế: 2200107297
Hôm nay chúng tôi xin thông báo đã ghi Nợ tài khoản của quý khách với nội dung như sau:
Số tài khoản ghi Nợ: 5200211000004 Số tiền bằng số: 2.724.600
Số tiền bằng chữ: Hai triệu bảy trăm hai mươi bốn ngàn sáu trăm đồng chẵn. Nội dung: Chuyển khoản trả lãi vay ngân hàng.
CÔNG TY TNHH MTV CẤP NƯỚC SÓC TRĂNG Mẫu số S03b-DN
Số 16 Nguyễn Chí Thanh, P.6, TP. Sóc Trăng (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC
SỔ CÁI ngày 20/03/2006 của Bộ Tài Chính) Tháng 01/2013
Tên tài khoản: 635 – Chi phí tài chính
Từ ngày 01/01/2013 Đến ngày 31/01/2013 Dư đầu kỳ Đvt: đồng Ngày Tháng Ghi sổ Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung Số hiệu TKĐƢ Số tiền Số hiệu Ngày tháng Trang số STT d ng Nợ Có
21/01 K/C lãi vay của NH PTN vế công trình cổng rào – đường 2412 2.724.600
nội bộ của Công ty
………
31/01 Xác định kết quả hoạt động tài chính từ 01/01/2013 đến 9112 525.459.854
31/01/2013
Tổng cộng 534.125.368 534.125.368
Dư cuối kỳ
Ngày 31 tháng 01 năm 2013
Bảng 4.1: Bảng tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của TK 635
Đvt: đồng
Số nghiệp vụ kinh tế phát sinh Số tiền
Nợ Có
1. Kết chuyển lãi vay của ngân hàng MHB 2.724.600
2. Trích TGNH trả lãi vay ngân hàng MHB 2.724.600 3. Trích TGNH trả lãi vay ngân hàng MHB 199.201.000 4. Kết chuyển lãi vay của ngân hàng ngọai
thương
5.940.914
5. Trích TGNH trả lãi vay ngân hàng ngoại thương
132.199.768
6. Phân bổ công cụ dụng cụ 200.000.000
7. Xác định chi phí tài chính từ ngày 01/01/2013 đến 31/01/2013 525.459.854 Tổng cộng: 534.125.368 534.125.368 4.1.1.3 Kế toán chi phí khác Chứng từ, sổ sách sử dụng - Chứng từ sử dụng: + Biên bản thanh lý TSCĐ
+ Phiếu chi (Mẫu 02 – TT)
+ Biên bản đánh giá lại TSCĐ
- Sổ sách được sử dụng:
+ Sổ cái TK 811 (Mẫu S03b – DN)
+ Sổ nhật ký chung (Mẫu S03a – DN)
Hạch toán các nghiệp vụ phát sinh trong tháng 01/2013 (Đvt: đồng) Trong tháng 01 năm 2013 Công ty không phát sinh các nghiệp kinh tế liên quan đến tài khoản 811 – Chi phí khác.
4.1.1.4 Kế toán chi phí bán hàng
Chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ tại Công ty bao gồm các chi phí như:
- Chi phí dụng cụ, vật tư phục vụ cho công tác bán hàng.
- Chi phí cho nhân viên bán hàng như: tiền lương nhân viên, tiền cơm ăn trưa,các khoản trích theo lương….
- Chi phí khấu hao TSCĐ.
- Các khoản chi phí bằng tiền khác.
Chứng từ, sổ sách sử dụng - Chứng từ sử dụng:
+Phiếu chi (Mẫu 02 – TT)
+Hóa đơn GTGT (Mẫu 01GTKT – 3LL)
+Bảng phân bổ công cụ dụng cụ ( Mẫu 07 – VT)
+Bảng kê trích nộp các khoản theo lương(Mẫu 02 – LĐTL)
+Bảng chấm công ( Mẫu 01a – LĐTL )
+Bảng thanh toán tiền lương ( Mẫu 02 – LĐTL)
+Các chứng từ khác có liên quan.
- Sổ sách được sử dụng:
+ Sổ cái TK 641 (Mẫu S03b – DN)
+ Sổ chi tiết TK 641
+ Sổ nhật ký chung (Mẫu S03a – DN)
Hạch toán các nghiệp vụ phát sinh trong tháng 01/2013 (Đvt: đồng) Ngày 04/01/2013 Công ty chi tiền mua vật tư của Công ty Nhựa Bình Minh với số tiền 17.389.000, thuế GTGT 10%, kế toán ghi sổ:
Nợ TK 641: 17.389.000 Nợ TK 133: 1.738.900
Có TK 1111: 19.127.900
HÓA ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT – 3LL
GIÁ TRỊ GIA TĂNG UG/2012N
Liên 2: Giao khách hàng
Ngày 04 tháng 01 năm 2013 0031431
Đơn vị bán hàng: Công ty Cổ phần Nhựa Bình Minh Địa chỉ: 240 Hậu Giang, Phường 9, Quận 6, TP.HCM Số tài khoản:
Điện thoại: 08.39690973 MS: Họ tên người mua hàng:
Tên đơn vị: Công ty TNHH MTV Cấp nước Sóc Trăng
Địa chỉ: Số 16 Nguyễn Chí Thanh, Phường 6,TP. Sóc Trăng, Tỉnh Sóc Trăng Số tài khoản:
Hình thức thanh toán: Tiền mặt MS: 2200217130
STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số
lượng Đơn giá (đồng) Thành tiền (đồng) A B C 1 2 3=1x2 01 Ống uPVC 21 x 1,6mm mét 350 6.200 2.170.000 02 Ống uPVC 90 x 2,7mm mét 225 50.200 11.295.000 03 Ống uPVC 60 x 2,8mm mét 100 39.240 3.924.000 Cộng tiền hàng: 17.389.000
Thuế suất thuế GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 1.738.900 Tổng cộng tiền thanh tóan: 19.127.900
Số tiền viết bằng chữ: Mười chín triệu một trăm hai mươi bảy ngàn chín trăm đồng chẵn./.
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trường đơn vị
Công ty TNHH MTV Cấp nước Sóc Trăng Mẫu số 02-TT
Bộ phận: ……… (Ban hành theo QĐ số
15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của BTC)
PHIẾU CHI
Ngày 04 tháng 01 năm 2013 Quyển số: 09
Số: 03 Nợ: 641 133 Có: 1111 Họ tên người nhận tiền: Công ty Cổ phần Nhựa Bình Minh
Địa chỉ: 240 Hậu Giang, Phường 9, Quận 6, TP.HCM Lý do chi: Chi tiền mua vật tư
Số tiền: 19.127.900 (viết bằng chữ): Mười chín triệu một trăm hai mươi bảy ngàn chín trăm đồng chẵn.
Kèm theo: ………chứng từ gốc.
Ngày 04 tháng 01 năm 2013 Giám đốc Kế toán trưởng Thủ quỹ Người lập phiếu Người nhận tiền
(Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ):……… + Tỷ giá ngoại tệ:……….... + Số tiền quy đổi:………
CÔNG TY TNHH MTV CẤP NƯỚC SÓC TRĂNG Mẫu số S03b-DN
Số 16 Nguyễn Chí Thanh, P.6, TP. Sóc Trăng (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC
SỔ CÁI ngày 20/03/2006 của Bộ Tài Chính) Tháng 01/2013
Tên tài khoản: 641 – Chi phí bán hàng
Từ ngày 01/01/2013 Đến ngày 31/01/2013 Dư đầu kỳ Đvt: đồng Ngày Tháng Ghi sổ Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung Số hiệu TKĐƢ Số tiền Số hiệu Ngày tháng Trang số STT d ng Nợ Có
04/01 Chi tiền mua vật tư của Công ty Cổ phần Nhựa Bình Minh 1111 17.389.000
09/01 Xuất vật tư nhập kho xí nghiệp cấp nước Mỹ Tú 1524 10.037.090
1531 969.200 ………... 31/01 Phân bổ CPBH từ 01/01/2013 đến 31/01/2013 9111 1.581.485.831 Tổng cộng 1.581.485.831 1.581.485.831 Dư cuối kỳ Ngày 31 tháng 01 năm 2013 Người ghi sổ Kế toán trưởng Chủ tịch
Bảng 4.2: Bảng tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của TK 641
Đvt: đồng
Số nghiệp vụ kinh tế phát sinh Số tiền
Nợ Có
1. Mua vật tư của Công ty Cổ phần Nhựa Bình Minh.
17.389.000
2. Xuất vật tư nhập kho xí nghiệp cấp nước Mỹ Tú.
11.006.290
3. Chi tiền in lịch và bồi hoàn hoa màu khu 30/4, vận chuyển ống, dây chì.
15.146.454
4. Chi tiền mua 50 thùng bia, nước ngọt…và tiền mua cơm cho công nhân làm ngoài giờ.
26.325.500
5. Xuất vật tư và công cụ nhập kho xí nghiệp cấp nước Phú Lợi.
4.113.664
6.Xuất vật tư sửa chữa tại xí nghiệp cấp nước Vĩnh Châu.
11.813.795
7.Xuất vật tư sửa chữa tại xí nghiệp cấp nước Long Phú.
24.567.114
8.Kết chuyển chi phí lương và chi phí ăn trưa 370.562.559
9.Kết chuyển các khoản trích phải nộp 33.994.567
10.Tính khấu hao TSCĐ 865.922.888 11. Phân bổ công cụ dụng cụ 200.000.000 12. Phân bổ chi phí bán hàng từ 01/01/2013 đến 31/01/2013 1.581.485.831 Tổng cộng 1.581.485.831 1.581.485.831
4.1.1.4 Kế toán quản lý doanh nghiệp
Chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ gồm các chi phí như: - Chi phí nhân viên quản lý như: tiền lương nhân viên quản lý, tiền ăn giữa ca, các khoản trích theo lương, các khoản công tác phí.
- Chi phí vật liệu, công cụ dụng cụ quản lý, chi phí đồ dùng văn phòng.
- Chi phí khấu hao TSCĐ
- Các khoản thuế phải nộp nhà nước như thuế môn bài, thuế tài nguyên, các khoản phí và lệ phí phát sinh trong quá trình hoạt động của Công ty.
- Các khoản chi bằng tiền khác. Chứng từ, sổ sách sử dụng
- Chứng từ sử dụng:
+ Phiếu chi ( Mẫu 02 – TT )
+ Hóa đơn GTGT ( Mẫu 01GTKT – 3LL )
+ Bảng phân bổ công cụ, dụng cụ ( Mẫu 07 – VT) + Giấy đề nghị thanh toán ( Mẫu 05 – TT )
+ Bảng chấm công ( Mẫu 01a – LĐTL )
+ Bảng thanh toán tiền lương ( Mẫu 02 – LĐTL)
+Bảng kê trích nộp các khoản theo lương(Mẫu 10 – LĐTL) + Các chứng từ khác có liên quan
- Sổ sách được sử dụng:
+ Sổ cái TK 642 (Mẫu S03b – DN)
+ Sổ chi tiết TK 642
+ Sổ nhật ký chung (Mẫu S03a – DN)
Hạch toán các nghiệp vụ phát sinh trong tháng 01/2013 (Đvt: đồng) Ngày 06/01/2013 Chi tiền Hội nghị Người Lao Động năm 2013 và đăng quảng trên báo Sóc Trăng Quý Tỵ 2013, số tiền 40.189.728, kế toán ghi sổ:
Nợ TK 642: 40.189.728
Công ty TNHH MTV Cấp nước Sóc Trăng Mẫu số 02-TT
Bộ phận: ……… (Ban hành theo QĐ số
15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của BTC)
PHIẾU CHI
Ngày 06 tháng 01 năm 2013 Quyển số: 12
Số: 04 Nợ: 642 Có: 1111 Họ tên người nhận tiền: Nguyễn Văn An
Địa chỉ:
Lý do chi: Chi tiền Hội nghị Người Lao Động năm 2013 và đăng quảng trên báo Sóc Trăng Quý Tỵ 2013
Số tiền: 40.189.728 (viết bằng chữ): Bốn mươi triệu một trăm tám mươi chín ngàn bảy trăm hai mươi tám đồng chẵn.
Kèm theo: ………chứng từ gốc.
Ngày 06 tháng 01 năm 2013 Giám đốc Kế toán trưởng Thủ quỹ Người lập phiếu Người nhận tiền (Ký, họ tên,
đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ):……… + Tỷ giá ngoại tệ:……….... + Số tiền quy đổi:………
CÔNG TY TNHH MTV CẤP NƯỚC SÓC TRĂNG Mẫu số S03b-DN
Số 16 Nguyễn Chí Thanh, P.6, TP. Sóc Trăng (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC
ngày 20/3/2006 của Bộ Tài Chính)
SỔ CÁI
Tháng 01/2013
Tên tài khoản: 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Từ ngày 01/01/2013 Đến ngày 31/01/2013 Dư đầu kỳ Đvt: đồng Ngày Tháng Ghi sổ Chứng từ Diễn giải NKC Số hiệu TKĐƢ Số tiền Số hiệu Ngày tháng Trang số STT d ng Nợ Có
02/01 Trích TG trả phí bảo vệ và in phiếu đổi đồng hồ 1121 18.696.000 thông báo cúp nước
………
31/01 Phân bổ CP QLDN từ 01/01/2013 đến 31/01/2013 9111 1.195.780.428
để xác định kết quả kinh doanh
Tổng cộng 1.195.780.428 1.195.780.428
Dư cuối kỳ
Ngày 31 tháng 01 năm 2013
Bảng 4.3: Bảng tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của TK 642
Đvt: đồng
Số nghiệp vụ kinh tế phát sinh Số tiền
Nợ Có
1. Trích TGNH trả phí bảo vệ và in phiếu đổi đồng hồ, thông báo cúp nước
18.696.000
2. Mua vật tư sửa chữa vườn hoa và đo đạc môi trường
11.155.210
3. Trích TGNH trả phí chuyển tiền và thu hộ tiền nước
2.115.708
4. Chi tiền hội nghị và đăng quảng cáo 40.189.728 5.Mua vật tư và 5 quyển niên giám thống kê 65.933.600 6.Chi tiền tàu xe nghỉ phép và khám sức khỏe
định kỳ cho công nhân viên
17.793.032
7. Chuyển khoản trả tiền xét nghiệm nước và kiểm định cần trục
37.687.000
8. Chi tiền tiếp khách Cty Cấp nước Tiền Giang
9.836.364
9. Xuất kho vật tư và công cụ cho phòng kinh doanhh
42.406.820
10.Mua bèo, thức ăn cá và in 200 logo áo 12.517.968 11.Chi tiền xăng, nhớt và phí công tác Trà
Vinh
12.919.500
12.Chi tiền châm mực, drum…và mua văn phòng phẩm
12.852.355
13.Chi tiền xăng, dầu... và phí công tác TP HCM
15.159.637
14.Chi tiền hội nghị Cựu Chiến Binh và phụ cấp Chủ tịch, Phó chủ tịch hội
20.398.469
15.Chi tiền phí công tác và tiền mua máy bơm gió cho Công ty
16.Chi tiền mua vật tư sửa chữa xe 37.970.194 17.Chi tiền xăng, dầu... và phí công tác TP
HCM
17.179.721
18.Xuất nguyên liệu tháng 01/2013 40.911.958
19.Tính khấu hao TSCĐ 143.660.109
20.Kết chuyển chi phí lương và chi phí ăn trưa
401.442.773
21.Kết chuyển các khoản trích phải nộp 37.214.437 22.Kết chuyển thuế môn bài và thuế tài
nguyên tháng 01/2013
168.593.461
23.Phân bổ chi phí QLDN để xác định kết quả kinh doanh
1.195.780.428
Tổng cộng: 1.195.780.428 1.195.780.428
4.1.1.5 Kế toán chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp
Chứng từ, sổ sách sử dụng
- Chứng từ sử dụng: Tờ kê khai nộp thuế