6. NGUYÊN TẮC SẮP XẾP-BẢO QUẢN VÀ QUY TRÌNH MUA-BÁN THUỐC TẠ
6.3.2. Quy trình mua bán thuốc
Phạm vi áp dụng quy trình mua và bán thuốc:
Bộ phận thành phẩm đông y, tây y và dụng cụ y tế: Các loại thuốc nhập vào nhà thuốc không chỉ có thuốc tân dược mà còn có thuốc đông y thành phẩm, các mặt hàng thuốc đông dược kém đa dạng hơn hẳn so với mặt hàng thuốc tân dược.
Bộ phận thuốc thang, dược liệu: gồm các dược liệu sống và dược liệu chính (dược liệu qua chế biến: nấu cao, nấu thục địa, sao vàng)
Kế hoạch mua thuốc ở cả hai bộ phận, bao gồm:
Dựa vào nhu cầu sử dụng của từng loại thuốc vào năm trước, quý trước hay tháng trước; danh mục thuốc thiết yếu; lượng hàng tồn kho của nhà thuốc, đảm bảo sao cho thời gian lưu thuốc trong kho là ngắn nhất; khả năng tài chính của nhà thuốc.
Cơ cấu bệnh tật đặc trưng của bệnh viện là các bệnh về xương khớp và điều trị phục hồi chức năng sau chấn thương do tai nạn hoặc bênh nặng… mà tiến hành dự trù sao phù hợp cho kế hoạch mua thuốc mới nhất,tránh thừa quá nhiều hay thiếu không đáp ứng kịp thời khi cần đột xuất.
Lựa chọn nhà phân phối, Đàm phán, thoả thuận, ký hợp đồng, ...
Bộ phận thành phẩm đông y, tây y và dụng cụ y tế.
Khoa dược đảm nhiệm việc tìm nhà phân phối thuốc, để tìm nhà phân phối cung cấp giá hợp lý, khoa dược không tổ chức đấu thầu mà quyết định trên các tiêu chí: mức độ hiểu biết của bệnh viện về khả năng của nhà phân phối trước đó, hay dựa trên công tác chào sản phẩm của các nhà phân phối mới. Sau khi lựa chọn được nhà phân phối, nhà thuốc bệnh viện và nhà phân phối sẽ tiến tới ký hợp đồng quy tắc.
Giá thuốc thành phẩm tại nhà thuốc bệnh viện biến động theo thị trường nên các nhà phân phối có trách nhiệm thông báo sự thay đổi giá sớm cho nhà thuốc, như vậy nhà thuốc mới điều chỉnh kịp thời, điều này được quy định rõ trong hợp đồng.
Bộ phận thuốc thang, dược liệu.
Khác với thuốc thành phẩm, nguồn cung cấp dược liệu được cung cấp bởi nhà phân phối, đã được quyết định thông qua đấu thầu công khai trước đó.
Hợp đồng ký kết là hợp đồng kinh tế, bao gồm các điều mục được quy định rõ rang và chặt chẽ.
Giá thành của dược liệu sẽ cố định trong suốt quý hay năm đó.
Danh mục thuốc thiết yếu:
Gồm danh mục thuốc tân dược, thành phẩm đông y, dược liệu, vật tư tổng hợp {chú thích sau }
Danh mục thuốc thành phẩm và dược liệu được thống nhất bởi:
Hội Đồng Thuốc Và Điều Trị của bệnh viện.
DSĐH chịu trách nhiệm chính tại nhà thuốc bệnh viện.
Quá trình thành lập danh mục này được thực hiện công khai và minh bạch. 6.3.3. Tình hình chung về “Mua và tư vấn sử dụng thuốc theo đơn và thuốc theo đơn”
Các loại thuốc có mặt trong nhà thuốc bệnh viện đều đạt danh mục thuốc không kê đơn và kê đơn ban hành theo Thông tư 08/2009/TT- BYT ngày 01 tháng 7 năm 2009 của Bộ trưởng Bộ Y tế
Nhân viên tại nhà thuốc bệnh viện Y Học Cổ Truyền Cần Thơ:
Có trình độ chuyên môn phù hợp và tuân thủ theo các quy định, quy chế hiện hành của Bộ Y tế về bán thuốc theo đơn.
Thao tác nghiệp vụ của các nhân viên tại nhà thuốc bệnh viện:
Kiểm tra toa thuốc đảm bảo toa thuốc hợp lệ và đúng quy định.
Tiếp theo, tiến hành thanh toán theo hóa đơn.
Sau đó, cắt thuốc, bốc thuốc thang theo toa;
Thực hiện hướng dẫn bệnh nhân về cách sử dụng thuốc, nhắc nhở người mua thực hiện đúng đơn thuốc.
Trong trường hợp phát hiện đơn thuốc không rõ ràng về tên thuốc, nồng độ, hàm lượng, số lượng, hoặc có sai phạm về pháp lý, chuyên môn hoặc ảnh hưởng đến sức khoẻ người bệnh, nhân viên bán thuốc có thông báo lại cho người kê đơn biết.
Lưu các thông tin và số liệu đầy đủ vào phần mềm quản lý của nhà thuốc bệnh viện.
Dược sĩ quản lý chuyên môn:
Dược sĩ quản lý chuyên môn thường xuyên có mặt trong thời gian hoạt động của nhà thuốc và khi dược sĩ vắng mặt có thực hiện uỷ quyền cho nhân viên có trình độ chuyên môn tương đương trở lên điều hành theo quy định.
Quy trình bán thuốc:
Để phù hợp diện tích nhà thuốc, cũng như cách sắp xếp hiện tại nên quy trình bán thuốc tại nhà thuốc bệnh viện YHCT Cần Thơ có trình tự khác so với sơ đồ trong S.O.P.2, nhưng vẫn khoa học giúp việc thanh toán, giao thuốc và tư vấn sử dụng thuốc đi theo một chiều, hiệu quả, theo sơ đồ dưới đây:
Sơ đồ quy trình bán thuốc theo đơn:
Sơ đồ quy trình bán thuốc theo đơn :
In toa thuốcvà in hóa đơn . Kiểm tra toa thuốc Lấy thuốc vàgiao thuốc Thanh toán Chào đón khách hàng,bệnh nhân Thông báo saisót cho ngườikê đơn, điều chỉnh đơn thuốc hợp lý Hợp lý Không hợp Hướng dẫn sử dụng Chào đón kháchhàng, bệnh nhân Thanh toán Lấy thuốc và giao thuốc Hướng dẫn sử dụng Không hợp lý Đưa lời khuyênkhác cho bệnh nhân Hợp lý In hóa đơn Tìm hiểu thông tin về việc sử dụng thuốc
Bộ phận thuốc thang, dược liệu:
6.3.4. Tư vấn điều trị tại nhà thuốc bệnh viện
Nhìn chung, do đây là nhà thuốc bênh viện nên phần lớn bệnh nhân đến mua và nhận thuốc đều có toa của bác sĩ, đã được bác sĩ tư vấn sơ bộ cách dùng thuốc và công dụng của thuốc, nên công tác tư vấn của dược sĩ tại nhà thuốc bệnh viện còn rất hạn chế.
6.3.5. Sắp xếp- bảo quản và kiểm soát chất lượng thuốc:
Sắp xếp và bảo quản:
Việc sắp xếp và bảo quản thuốc trong nhà thuốc bệnh viện được triển khai và thực hiện phù hợp với tiêu chuẩn GPP, đảm bảo về mức độ khoa học, đúng quy định, thuận tiện khi sắp xếp và duy trì chất lượng thuốc ổn định khi bảo quản.
Tuy nhiên, vẫn còn rồn tại một số mặt hạn chế trong nhà thuốc hiện nay như:
Diện tích nhà thuốc khá nhỏ so với lượng thuốc, gây trở ngại cho
việc sắp xếp cũng như kiểm kê.
Theo quy định, khi ra lẻ thuốc phải thực hiện ở tủ ra lẻ, nhưng thực tế tủ này thuốc khá nhỏ, không thuận tiện cho thao tác ra thuốc, nên nhân viên y tế thực hiện thao tác này ở bên ngoài tủ ra lẻ.
Công tác kiểm nhập ở hai bộ phận của nhà thuốc bệnh viện:
Thuốc thành phẩm đông y, tây y
Kiểm tra cảm quan chất lượng: bao bì, nhãn mác, …; kiểm tra số lô, số đăng
ký.
Đối chiếu với hóa đơn.
Thanh toán. In toa thuốcvà in hóađơn . Điều chỉnhsai sót (nếu có) Bốc thuốc và giao thuốc. Tư vấn sử dụng thuốc. Chào đón khách hàng,bệnh nhân
Thuốc thang, dược liệu
Kiểm tra cảm quang chất lượng: màu sắc, mùi vị, thể chất…
Đối chiếu với thẻ kho
Hàng đảm bảo chất lượng, dược sĩ phụ trách nhà thuốc đồng ý cho nhập và nhân viên kế toán tiến hành nhập số liệu vào máy vi tính.
Hàng không đảm bảo chất lượng được để riêng và trả lại cho nhà cung cấp.có kế hoạch dự trù các mặt hàng thay thế.
Thiết kế nhà thuốc:
Sơ đồ thiết kế tại bộ phận thuốc thang - dược liệu của nhà thuốc bệnh viện:
Sơ đồ thiết kế tại bộ phận thuốc thành phẩm đông y, tây y và dụng y tế của nhà thuốc bệnh viện: T ủ gỗ chứ a d ư ợc l iệu
Tủ gỗ chứa dược liệu Kệ chứa dược liệu
hạt bột Bàn gói thuốc Tủ gỗ chứa dược liệu Quầy nhận toa Thành ph ẩm đông y – TPCN
Thuốc kê đơn Thuốc không kê đơn
Dụng cụ y tế-đông y Thanh toán Nhận bênh nhân-In toa thuốc và hóa đơn. Nhận thuốc. Tư vấn sử dụng thuốc Bàn ra lẻ thuốc Tủ lạnh bảo quản thuốc
Trước cửa nhà thuốc có cung cấp danh mục thuốc được bán cùng giá cả, nên rất thuận tiện cho bệnh nhân và khách hàng cân đối tài chính, thanh toán và mua thuốc.
Nhà thuốc bệnh viện có khu vực chờ lấy thuốc với nhiều băng ghế, tạo điều kiện cho bênh nhân nghĩ ngơi lúc đợi lượt lấy thuốc.
6.3.6. So sánh sự khác nhau trong việc thực hành nhà thuốc GPP giữa hai bộ phận của nhà thuốc hai bộ phận của nhà thuốc
Tiêu chí so sánh Tây y, thành phẩm đông y Thuốc thang, dược liệu Đấu thầu Không đấu thầu, chỉ kí kết hợp
động nguyên tắc với nhà cung cấp
Đấu thầu hằng năm, kí kết hợp đồng kinh tế
Nhập xuất kho Nhập vào kho chẵn rồi xuất liền ra kho lẻ
Nhập vào kho chẵn, khi cần mới xuất ra kho lẻ
Giá cả Giá thay đổi Giá cố định trong một năm Tư vấn sử dụng
thuốc
Tư vấn cách uống, liều dùng Tư vấn về cách sắc thuốc, thời gian sắc, số lần uống. Thao tác ra lẻ thuốc Cắt, gói, ghi nhãn Cân, gói, ghi nhãn
Sắp xếp Theo thuốc kê đơn, không kê đơn, thành phẩm đông y, thực phẩm chức năng, dụng cụ y tế,…
Theo A-B-C, quy tắc 3 dễ: dễ thấy, dễ lấy, dễ kiểm tra
Bảo quản Trong phòng máy lạnh, duy trì nhiệt độ phòng
Không có máy lạnh
7. NGUYÊN TẮC QUẢN LÝ XUẤT-NHẬP THUỐC, Y DỤNG CỤ BẰNG PHẦN MỀM TIN HỌC PHẦN MỀM TIN HỌC
7.1. Phần mềm sử dụng
Sử dụng phần mềm quản lý thuốc DHG Hospital Printer miễn phí.
Phần mềm quản lý bệnh viện của Công ty Cổ phần Dược Hậu Giang (gọi tắt là DHG.Hospital) có hoàn cảnh ra đời gắn liền với chiến lược chăm sóc khách hàng của công ty, sơ khai là phần mềm quản lý thuốc tại Khoa Dược của Bệnh viện.
Trong những năm gần đây, nền kinh tế phát triển, đời sống vật chất được nâng cao, nhu cầu khám chữa bệnh của bệnh nhân ngày càng cao do họ nhận thức được tầm quan trọng của việc chăm sóc sức khỏe cho bản thân, gia đình. Điều này đã làm cho
công tác khám chữa bệnh tại các bệnh viện trở nên quá tải. Về nguyên nhân khách quan của việc quá tải; thứ nhất, do bệnh viện còn áp dụng công tác quản lý khám chữa bệnh thủ công; thứ hai, sau khi Luật khám chữa bệnh, Luật bảo hiểm Y tế, Luật bảo vệ sực khỏe nhân dân áp dụng cho mặt bằng chung toàn hệ thống y tế từ Trung ương đến địa phương mà cụ thể là Luật bảo hiểm y tế và các văn bản áp dụng dưới luật đã làm cho việc thanh toán, thu viện phí trở nên khó khăn, gây nhiều phiền hà. Bên cạnh đó, khó khắn về mặt tài chính và nhân sự cũng là rào cản đối với các bệnh viện có mong muốn trang bị phần mềm Quản lý Bệnh viện.
Đầu năm 2006, từ tình hình thực tế khó khăn của các bệnh viện, Ban Tổng Giám đốc công ty quyết định thành lập nhóm chuyên trách làm đề án phần mềm Quản lý bệnh viện (trực thuộc phòng Công nghệ thông tin). Từ đó đến nay DHG.Hospital đã qua 3 phiên bản, đến nay là phiên bản Phần mền Hospital bao gồm nhiều module chức năng, tương tác trên dữ liệu chung được lưu trữ tại máy chủ trong hệ thống.
Các modul trong hệ thống
7.2. Mô tả chung
Trong đó kho chẵn, kho lẻ gồm có:
Các khoa phòng: muốn nhập thuốc, vật tư, chế phẩm,… thì phải tổng hợp vào phiếu lĩnh thuốc vật tư, sau đó lĩnh trực tiếp tại kho lẻ hay kho chẵn tùy thuốc, chế vật, vật tư. Sau đó, theo y lệnh bác sĩ sẽ dùng cho từng bệnh nhân. Mọi trường hợp thiếu, dư đều phải báo về kho lẻ hoặc chẵn để nhập liệu, báo cáo theo định kỳ.
Màn hình chính của phần mềm quản lý xuất nhập thuốc, y cụ.
7.3. Ưu điểm
+ Hệ thống hóa toàn bộ làm giảm giấy tờ và thời gian rất nhiều. + Kiểm soát người bệnh khi tái khám một cách dễ dàng.
+ Bác sĩ có thể kiểm tra được tồn kho, hàm lượng, giá thành của khoa Dược.
+ Hỗ trợ ra toa nhanh, toa phác đồ hoặc các thuốc chỉ cần đánh nhóm hay tên thuốc chữ cái đầu.
+ Bác sĩ có thể xem được các chuẩn đoán cận lâm sàng.
+ Mọi chi phí dịch vụ, cận lâm sàng, tiền khám chữa, ...đều được có giá tự động cho từng đối tượng.
+ Quản lý dược theo mô hình phân cấp nhiều kho (kho chẵn, kho lẻ) tuân thủ theo qui tắc quản lý dược; số liệu tồn kho được quản lý tức thời; lô, hạn dùng quản lý chặt chẽ, thuốc không kê đơn và thuốc không được thanh bảo hiểm y tế, hỗ trợ theo dõi định mức tồn kho.
+ Theo dõi hàng thầu dễ dàng để có dự toán cho quý sau hay năm sau. + Thông tin rõ ràng, hỗ trợ công tác thống kê.
7.4. Nhược điểm
- Sai sót rất khó chỉnh sửa vì mỗi người sẽ được giao một phần riêng biệt trong phần mềm và có mã cá nhân.
- Một số lẫn lộn đơn vị tính, thường nhất là thuốc đông dược vì thường bán cả lọ chứ không phá lẻ.
- Thỉnh thoảng vẫn còn lỗi phần mềm, thường xảy ra là mất dữ liệu nhập thô.
- Thuốc các khoa phòng trả về từ khoa phòng, khi nhập vào thì cuối tháng thường bị thiếu số hàng trả về đó và nó được cộng sang tháng kế tiếp, làm công tác thống kê có rắc rối.
- Các khoa phòng muốn sửa lại dữ liệu mà mình nhập sai phải lên bộ phận công nghệ thông tin bệnh viện để lấy mã sửa lại làm người dùng hơi phiền phức.
8. VAI TRÒ NGƯỜI DƯỢC SĨ BỆNH VIỆN - DƯỢC LÂM SÀNG 8.1. Vai trò người dược sĩ bệnh viện 8.1. Vai trò người dược sĩ bệnh viện
a. Công tác thông tin thuốc và tư vấn sử dụng thuốc:
- Sử dụng thuốc hợp lý an toàn (SDTHL) là nhiệm vụ quan trọng trong ngành y tế. Để đạt được mục tiêu này trách nhiệm trực tiếp thuộc về 3 nhóm đối tượng: người kê đơn (bác sĩ điều trị), dược sĩ lâm sàng (DSLS) và người sử dụng thuốc trong đó có người DSLS đóng vai trò là cầu nối giữa bác sĩ – người đưa ra y lệnh và người sử dụng – người phải thực hiện y lệnh.
- Để SDTHL trước hết phải chọn được thuốc hợp lý. Hợp lý là phải cân nhắc sao cho chỉ số Hiệu quả/Rủi ro và Hiệu quả/Chi phí đạt cao nhất.
- Tuy nhiên, một số thuốc hợp lý, phải nằm trong một đơn hợp lý nghĩa là ngoài tiêu chuẩn hợp lý của từng thuốc riêng biệt còn phải tính đến nhiều mặt khắc, trong đó 3 vấn đề quan trọng nhất là: phối hợp thuốc phải đúng (không có tương tác bất lợi). Khả năng tuân thủ điều trị của người bệnh cao (số lần dùng trong ngày ít, khả năng chi trả phù hợp với người bệnh).Có chỉ dẫn dùng thuốc đúng.
- Muốn sử dụng thuốc hợp lý không chỉ cần đến các kiến thức liên quan đến thuốc và bệnh mà còn phải đưa kiến thức này đến người bệnh cụ thể có nghĩa là phải hiểu rõ các đặc điểm của người bệnh như các bệnh mắc kèm (gan, thận, tim, phổi…), các bất thường về sinh lí (béo phì, có thai…), tuổi tác (trẻ em, người già) đến các thói quen (nghiện rượu, thuốc lá, ăn kiêng…) và cả
hoàn cảnh kinh tế. Như vậy trong điều trị phải tính đến người bệnh chứ không phải chỉ là bệnh đơn thuần.
b. Sử dụng thuốc:
- Hiệu quả điều trị tốt: hiệu quả là khả năng khỏi bệnh tốt, tỉ lệ bệnh nhân được chữa khỏi bệnh cao.
- An toàn cao: là khả năng xuất hiện các tác động không mong muốn thấp nghĩa là tỉ lệ Hiệu quả/Nguy cơ rủi ro cao.
- Tiện dụng (dễ sử dụng): tiện dụng hay dễ sử dụng bao gồm cách đưa thuốc số lần dùng trong ngày phù hợp, càng đơn giản càng tốt.
- Kinh tế (rẻ nhất so với các thuốc đã đạt 3 tiêu chuẩn trên): kinh tế có thể tính theo chi phí tiền của một loại thuốc đó cho một ngày điều trị hoặc cho cả liệu