6. NGUYÊN TẮC SẮP XẾP-BẢO QUẢN VÀ QUY TRÌNH MUA-BÁN THUỐC TẠ
6.1.1.Quy trình mua-bán thuốc
6.1.1.1. Mua thuốc
Mục đích, yêu cầu:
Đảm bảo mua thuốc đạt tiêu chuẩn chất lượng, đáp ứng kịp thời, đúng đủ theo nhu cầu, đúng quy chế hiện hành.
Phạm vi áp dụng:
Các loại thuốc nhập vào nhà thuốc, vật tư y tế, mỹ phẩm, thực phẩm chức năng.
Đối tượng thực hiện: Dược sỹ chủ nhà thuốc; nhân viên bán hàng tại nhà thuốc. Nội dung:
a. Lập kế hoạch mua thuốc:
* Kế hoạch mua thuốc bao gồm:
Các kế hoạch mua hàng thường kỳ hàng tuần, hàng tháng hoặc mua thuốc đột xuất theo nhu cầu.
* Khi lập kế hoạch phải căn cứ vào: danh mục thuốc thiết yếu; lượng hàng tồn kho của nhà thuốc; khả năng tài chính của nhà thuốc; cơ cấu bệnh tật; nhu cầu thị trường trong kỳ kinh doanh.
b. Giao dịch mua thuốc : - Lựa chọn nhà phân phối:
+ Các nguồn để nắm bắt thông tin về nhà phân phối: các cơ quan quản lý Y tế, các phương tiện truyền thông đại chúng, qua người giới thiệu thuốc, qua kiểm tra điều kiện kinh doanh thực tế;
+ Những thông tin về nhà sản xuất, nhà cung ứng cần được tìm hiểu: có đủ tư cách pháp nhân, có uy tín trên thị trường, chính sách giá cả, chính sách phân phối, phương thức thanh toán phù hợp, chất lượng dịch vụ, có đủ các điều kiện bảo quản trong quá trình vận chuyển, đạt GDP; thái độ dịch vụ tốt; lập “Danh mục các nhà phân phối”
+ Các thông tin về sản phẩm do nhà cung cấp giới thiệu cần được tìm hiểu: phải được phép lưu hành trên thị trường; có chất lượng đảm bảo: ( đã qua kiểm nghiệm, có công bố TCCL,...).
- Đàm phán, thoả thuận, ký hợp đồng: Nếu là thuốc gây nghiện, thuốc hướng tâm thần, phải gửi bản chính dự trù cho nhà phân phối.
- Lập đơn đặt hàng theo đơn đặt hàng của nhà phân phối. - Gửi đơn hàng trực tiếp hoặc email, fax, điện thoại,… - Lưu các đơn đặt hàng.
- Lập “Sổ theo dõi các nhà phân phối”:
- Khi hàng nhập về phải kiểm tra kiểm soát chất lượng theo quy trình “Bảo quản và theo dõi chất lượng”.
6.1.1.2. Bán thuốc theo đơn
Mục đích, yêu cầu.
Qui định các yêu cầu liên quan đến quá trình bán và tư vấn sử dụng thuốc bán theo đơn;
Đảm bảo bán thuốc và hướng dẫn sử dụng thuốc bán theo đơn hợp lý, an toàn, hiệu quả và đúng quy chế chuyên môn.
Phạm vi áp dụng.
Các loại thuốc có thành phần nằm ngoài danh mục thuốc không kê đơn ban hành theo Thông tư 08/2009/TT- BYT ngày 01 tháng 7 năm 2009 của Bộ trưởng Bộ Y tế về việc Ban hành Danh mục thuốc không kê đơn.
Đối tượng thực hiện: dược sỹ chiệu trách tại hà thuốc; nhân viên bán hàng tại
nhà thuốc.
Nội dung quy định:
a. Tiếp đón và chào hỏi khách hàng: kiểm tra đơn thuốc: tính hợp lệ của đơn thuốc, các cột, mục khác ghi đúng quy định.
b. Lựa chọn thuốc:
Trường hợp đơn thuốc kê tên biệt dược : bán theo đúng biệt dược đã kê trong
đơn, trường hợp tại nhà thuốc không có biệt dược kê trong đơn hoặc khi khách hàng yêu cầu được tư vấn để lựa chọn thuốc phù hợp với điều kiện của mình thì (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
chuyển sang mục tiếp theo.
Trường hợp đơn thuốc kê tên gốc hoặc khi có yêu cầu tư vấn, giới thiệu thuốc: dược sỹ phụ trách chuyên môn được quyền giới thiệu và thay thế các lọai biệt dược (cùng thành phần, hàm lượng, cùng dạng bào chế, tác dụng, chỉ định) kèm theo giá của từng lọai để khách hàng tham khảo và tự chọn lọai thuốc phù
hợp với khả năng kinh tế của mình
Lấy thuốc theo đơn
(DS chịu trách nhiệm nhà thuốc) Không phù hợp Phù hợp Tiếp đón và chào hỏi khách hàng (Nhân viên bán hàng của nhà
Kiểm tra đơn thuốc
(DS chịu trách nhiệm nhà thuốc) Lựa chọn thuốc (DS chịu trách nhiệm nhà thuốc) Hướng dẫn cách dùng (DS chịu trách nhiệm nhà thuốc)
Lưu các thông tin và số liệu
(Nhân viên bán hàng của nhà
Thu tiền, giao hàng cho khách
(Nhân viên bán hàng của nhà
c. Lấy thuốc theo đơn: lấy thuốc theo đơn đã kê, cho vào các bao, gói, ghi rõ tên
thuốc, nồng độ, hàm lượng, cách dùng, thời gian dùng của từng thuốc theo đơn đã kê, ghi vào đơn: Tên thuốc, hàm lượng, số lượng thuốc đã thay thế; ghi rõ số
lượng thuốc đã bán vào đơn .
d. Hướng dẫn cách dùng: hướng dẫn, giải thích cho khách hang về tác dụng, chỉ
định, chống chỉ định, tác dụng không mong muốn, liều lượng và cách dùng
thuốc.
e. Lưu các thông tin và số liệu: nhập đầy đủ các thông tin cần thiết vào phần mềm
quản lý.
f. Thu tiền, giao hàng cho khách .
6.1.1.3. Bán thuốc không theo đơn
Mục đích, yêu cầu: đảm bảo bán thuốc, giới thiệu và tư vấn sử dụng “ Thuốc
bán không theo đơn” (thuốc OTC). Hợp lý – An toàn và đúng quy chế chuyên
môn.
Phạm vi áp dụng: các loại thuốc có thành phần nằm trong danh mục thuốc
không kê đơn ban hành theo Thông tư 08/2009/TT- BYT ngày 01 tháng 7 năm
2009 của Bộ trưởng Bộ Y tế về việc Ban hành Danh mục thuốc không kê đơn.
Đối tượng thực hiện: dược sỹ chủ nhà thuốc và nhân viên bán hàng tại nhà
thuốc.
a. Tiếp đón và chào hỏi khách hàng. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
b. Tìm hiểu các thông tin về việc sử dụng thuốc của khách hàng.
Trường hợp khách hàng hỏi mua một lọai thuốc cụ thể:
- Tìm hiểu: thuốc được mua dùng để chữa bệnh/ triệu chứng gì? đối tượng dùng thuốc? đã dùng thuốc này lần nào chưa? hiệu quả?
- Xác định việc sử dụng thuốc để điều trị bệnh/ triệu chứng bệnh nhân đang mắc là đúng hay không đúng ?
Trường hợp khách hàng hỏi và tư vấn điều trị một số chứng/bệnh thông thường: tìm hiểu: ai? (Tuổi, giới…..) mắc chứng/ bệnh gì? Biểu hiện? Thời gian mắc chứng/ bệnh ? chế độ sinh họat, dinh dưỡng? Bệnh nhân có đang mắc bệnh mãn tính? đang dùng thuốc gì?,…
c. Đưa ra những lời khuyên đối với từng bệnh nhân cụ thể : nếu việc sử dụng
thuốc của bệnh nhân chưa đúng hoặc chưa phù hợp: trong trường hợp cần thiết, khuyên bệnh nhân đi khám và mua theo đơn của bác sĩ; trao đổi, đưa ra lời khuyên về chế độ sinh họat, dinh dưỡng phù hợp với từng đối tượng, từng
Lấy thuốc theo đơn
(Nhân viên nhà thuốc)
Tiếp đón và chào hỏi khách hàng (Nhân viên nhà thuốc) Tìm hiểu các thông tinvề việc sử dụng thuốccủa khách hàng Đưa ra những lời khuyên đối với từng
bệnh nhân cụ thể (Nhân viên nhà thuốc) Hướng dẫn cách dùng (Nhân viên nhà thuốc)
Thu tiền, giao hàng chokhách
(Nhân viên nhà thuốc)
Lưu các thông tin và sốliệu
(Nhân viên nhà thuốc)
chứng bệnh cụ thể; cung cấp các thông tin cụ thể về thuốc phù hợp với khách hàng để khách hàng lựa chọn.
d. Lấy thuốc: lấy thuốc khách hàng đã chọn, rồi cho vào các bao, gói, ghi rõ: Tên
thuốc, nồng độ, hàm lượng; liều dùng; thời gian dùng của từng thuốc . e. Hướng dẫn cách dùng: tác dụng, chỉ định, chống chỉ định, tác dụng không
mong muốn, liều lượng và cách dùng thuốc . f. Thu tiền, giao hàng cho khách.
6.1.2. Sắp xếp, bảo quản và kiểm soát chất lượng 6.1.2.1. Sắp xếp 6.1.2.1. Sắp xếp
Mục đích yêu cầu: bảo quản hàng hóa đúng quy định, đúng quy chế, có thẩm
mỹ, đảm bảo chất lượng hàng hóa tốt.
Phạm vi áp dụng: các loại hàng hoá có tại nhà thuốc.
Đối tượng thực hiện: dược sĩ phụ trách nhà thuốc; nhân viên bán hàng tại nhà
thuốc.
Nội dung quy trình:
a. Phân chia khu vực sắp xếp:
- Theo từng ngành hàng riêng biệt: dược phẩm, thực phẩm chức năng, mỹ phẩm, vật tư y tế.
- Theo yêu cầu bảo quản đặc biệt đối với một số loại thuốc :
+ Thuốc bảo quản ở điều kiện bình thường: T0 < 300C, Độ ẩm ≤ 75% (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Thuốc cần bảo quản ở điều kiện đặc biệt: yêu cầu bảo quản đặc biệt như cần tránh ánh sáng; hàng dễ bay hơi; có mùi; dễ phân huỷ...(nếu có).
- Theo yêu cầu của các qui chế, qui định chuyên môn hiện hành:
+ Các thuốc hướng tâm thần (nếu có): Phải sắp xếp riêng, trong các tủ hoặc ngăn tủ riêng có khóa chắc chắn, bảo quản và quản lý theo các quy chế chuyên môn.
+ Thuốc kê đơn phải bảo quản tại khu vực thuốc kê đơn, trên quầy/tủ có dán nhãn “Thuốc kê đơn”.
+ Hàng chờ xử lý: Xếp vào khu vực riêng, có nhãn “Hàng chờ xử lý”.
b. Sắp xếp, trình bày hàng hoá trên các giá, tủ:
- Sắp xếp háng hoá theo nguyên tắc: theo nhóm tác dụng dược lý (ABC, công
- Sắp xếp đảm bảo : Dễ tìm, dễ lấy, dễ thấy, dễ kiểm tra
- Sắp xếp theo nguyên tắc FEFO & FIFO và đảm bảo chất lượng hàng:
+ FEFO: Hàng có hạn dùng ngắn hơn xếp ra ngoài, hạn dài hơn xếp vào trong; + FIFO: Hàng sản xuất trước xuất trước, lô nhập trước xuất trước, …
- Khi bán lẻ: Bán hết hộp đã mở trước, mở hộp nguyên sau: Tránh tình trạng mở nhiều hộp thuốc một lúc.
- Chống đổ vỡ hàng:
+ Hàng nặng để dưới, nhẹ để trên;
+ Các mặt hàng dễ vỡ như chai, lọ, ống tiêm truyền,... để ở trong, không xếp chồng lên nhau.
c. Sắp xếp các tài liệu, văn phòng phẩm, tư trang.
- Các sổ, sách, giấy tờ, tài liệu tham khảo chuyên môn: phải được phân loại, bảo quản cẩn thận, sạch sẽ ( theo quy định ), ghi nhãn; sắp xếp trên ngăn tủ riêng; lập danh mục chứng từ, ...
- Các tờ quảng cáo, giới thiệu thuốc (Có phiếu tiếp nhận công văn cho phép
quảng cáo) phải được sắp xếp gọn gàng, để đúng nơi quy định.
- Văn phòng phẩm, dụng cụ phục vụ cho bán hàng, vệ sinh, tư trang phải sắp xếp gọn gàng, để đúng nơi quy định; tư trang: Không để trong khu vực nhà thuốc.
6.1.2.2. Bảo quản và kiểm soát chất lượng
Mục đích, yêu cầu: đảm bảo bảo quản thuốc đúng quy định, có thẩm mỹ, dễ
dàng cho việc kiểm tra, kiểm soát chất lượng.
Phạm vi áp dụng: áp dụng cho việc theo dõi chất lượng tất cả các lọai thuốc
trong tiếp nhận khi mua hàng và lưu trữ thuốc và lưu tại kho.
Đối tượng thực hiện: dược sỹ chủ nhà thuốc và nhân viên bán hàng tại nhà
thuốc.
Nội dung quy trình:
a. Nguyên tắc bảo quản:
Yêu cầu bảo quản Cách thức sắp xếp Nhiệt độ 2-150C Ngăn mát tủ lạnh Tránh ánh sáng Để trong chỗ tối Dễ bay hơi, dễ mốc mọt, dễ phân huỷ Để nơi thoáng, mát
Dễ cháy, có mùi Để tách riêng, tránh xa nguồn nhiệt, nguồn điện và các mặt hàng khác (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Các thuốc khác không có yêu cầu bảo quản đặc biệt
Bảo quản ở nhiệt độ phòng, trên giá, kệ, tủ; không để trên mặt đất, không để giáp tường ; tránh mưa hắt, ánh sáng mặt trời chiếu trực tiếp Thuốc hướng thần (nếu có). Để trong tủ hướng thần
Thuốc kê đơn Để trong khu vực thuốc kê đơn. Xếp theo nhóm tác dụng Dược lý, dạng bào chế hoặc A, B, C.
Thuốc không kê đơn
Để trong khu vực thuốc không kê đơn. Xếp theo nhóm tác dụng Dược lý, dạng bào chế hoặc A, B, C.
Sản phẩm không phải là thuốc
Để ngoài khu vực bảo quản thuốc. Sắp xếp riêng biệt: dụng cụ y tế, thực phẩm chức năng, mỹ phẩm, …
Nhiệt độ, độ ẩm. - Quy định:
+ Nhiệt độ: Không cao hơn 300C. + Độ ẩm: Không quá 75%.
- Nội dung:
+ Đọc số liệu nhiệt độ, độ ẩm trên “Nhiệt - ẩm kế” vào 9h và 15h mỗi ngày.
+ Ghi số liệu đọc được vào sổ theo dõi nhiệt độ, độ ẩm. + Ký, ghi rõ họ, tên người thực hiện.
+ Trường hợp nhiệt độ hay độ ẩm vượt quá giới hạn qui định:
Người thực hiện phải báo cáo với dược sĩ phụ trách nhà thuốc để chỉnh lại máy điều hòa.
Sau khi điều chỉnh phải ghi lại kết quả đã điều chỉnh vào cột ghi chú.
+ Trường hợp thiết bị (Máy điều hòa nhiệt độ, ẩm - nhiệt kế) hỏng:
Báo ngay cho dược sĩ phụ trách nhà thuốc biết để có phương hướng giải quyết.
Ghi chú thích cụ thể vào cột ghi chú trong sổ theo dõi.
Ghi chú: Khi nhiệt độ, độ ẩm vượt giới hạn, phải điều chỉnh máy kịp thời, ghi lại
kết quả sau khi điều chỉnh. Bảo quản khi ra lẻ thuốc:
Việc sắp xếp và bảo quản thuốc trong nhà thuốc bệnh viện được triển khai và thực hiện phù hợp với tiêu chuẩn GPP, đảm bảo về mức độ khoa học, đúng quy định, thuận tiện khi sắp xếp và duy trì chất lượng thuốc ổn định khi bảo quản.
Tuy nhiên, vẫn còn rồn tại một số mặt hạn chế trong nhà thuốc hiện nay như:
- Diện tích nhà thuốc khá nhỏ so với lượng thuốc, gây trở ngại cho việc sắp xếp cũng như kiểm kê.
- Theo quy định, khi ra lẻ thuốc phải thực hiện ở tủ ra lẻ, nhưng thực tế tủ này thuốc khá nhỏ, không thuận tiện cho thao tác ra thuốc, nên nhân viên y tế thực hiện thao tác này ở bên ngoài tủ ra lẻ.
b. Kiểm soát chất lượng thuốc
Nguyên tắc:
- Thuốc trước khi nhập về nhà thuốc (Gồm mua và hàng trả về): Phải được kiểm soát 100%, tránh nhập hàng giả, hàng kém chất lượng, hàng không rõ nguồn gốc, xuất xứ.
- Thuốc lưu tại nhà thuốc: Định kỳ kiểm soát tối thiểu 1 quý/lần. Tránh để hàng bị biến đổi chất lượng, hết hạn sử dụng.
Cách thức tiến hành:
- Kiểm tra tính hợp pháp, nguồn gốc, xuất xứ của thuốc; Kiểm tra cảm quang chất lượng thuốc; Kiểm tra bao bì; Kiểm tra hạn sử dụng; Kiểm tra sự thống nhất giữa bao bì ngoài và các bao bì bên trong; Kiểm tra chất lượng cảm quan và ghi sổ theo dõi; So sánh với các mô tả về cảm quan của nhà sản xuất (nếu có); Nhãn. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Nếu thuốc không đạt yêu cầu: Phải để ở khu vực riêng, gắn nhãn hàng chờ xử lý; Khẩn trương báo cho dược sĩ phụ trách nhà thuốc để kịp thời giải quyết. - Kiểm tra điều kiện bảo quản của từng loại thuốc: kiểm tra về các yêu cầu bảo
- Kiểm tra số lô, hạn dùng: Định kỳ hàng tháng phải kiểm tra số lượng tồn thực tế và số lượng trên sổ sách (phần mềm) theo số lô; Sử dụng phần mềm theo dõi hạn dùng tất cả các thuốc tồn tại nhà thuốc.
- Ghi chép sổ ki ểm tra chất lượng thuốc định kỳ đầy đủ, đúng thực tế. 6.2. Thuốc thang - dược liệu
Tại bộ phận thuốc thang-dược liệu, các quy trình thao tác chuẩn S.O.P vẫn được đảm bảo thực hiện giống như tại bộ phận thuốc thành phẩm đông y, tây y và dụng cụ y tế. Song, do tính chất mặt hàng khác nhau, nên phát sinh ra những nét đặc trưng khác biệt như sau:
6.2.1. Quy trình mua-bán 6.2.1.1. Mua dược liệu
6.2.1.2. Bán dược liệu Nhà Phân Nhà Phân phối cung cấp dược liệu. Nhập vào kho chẳn Xuất ra kho lẻ khi cần. Cho dược liệu vào dụng cụ chứa ở nhà thuốc Kiểm nhập kho. Dự trù Đấu Thầu Ký hợp đồng kinh tế
Bán thang thuốc-dược liệu theo đơn.
Bán thang thuốc-dược liệu theo yêu cầu
6.2.2. Cách sắp xếp Chào đón Chào đón kháchhàng, bệnh nhân Hướng dẫn sử dụng Lưu dữ liệu Giao thuốc và tính tiền Không hợp lý Đưa lời khuyênkhác cho khách hàng, bệnh nhân Hợp lý Lấy thuốc Tìm hiểu thôngtin về việc sửdụng thangthuốc Chào đón kháchhàng, bệnh nhân Hướng dẫn sử dụng Lưu dữ liệu Giao thuốc và tính tiền Không hợp lý
Thông báo sai sót cho người
kêđơn, điều
chỉnhđơn
thuốc hợp lý
Hợp
lý Lấy thuốc
Kiểm tra đơn thuốc
Các dược liệu được sắp xếp theo bảng chữ cái A-B-C; nguyên tắc: dễ thấy- dễ lấy- dễ kiểm tra.
Dược liệu thường dùng như Đỗ Trọng, Hoàng Kỳ, Đan Sâm, Quế Chi, Đại