Để phản ánh nghiệp vụ bán hàng, kế toán tùy thuộc vào hình thức kế toán đơn vị áp dụng mà sử dụng các sổ kế toán bao gồm:
- Nếu áp dụng hình thức Sổ nhật ký chung:
- Sổ nhật ký chung
- Sổ nhật ký bán hàng: là sổ kế toán tổng hợp dùng để tập hợp các nghiệp vụ bán hàng nhưng chưa thu tiền.
- Sổ nhật ký thu tiền: dùng để tập hợp các nghiệp vụ thu tiền ở doanh nghiệp bao gồm tiền mặt và cả tiền gửi ngân hàng. Sổ nhật ký thu tiền được mở riêng cho từng tài khoản tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và có thể theo dõi theo từng loại tiền.
- Sổ cái: kế toán mở sổ cái cho các tài khoản 511, 632, 156, 111…
- Sổ chi tiết: kế toán mở sổ chi tiết theo dõi doanh thu chi tiết theo từng mặt hàng, từng nhóm hàng.
- Sổ chi tiết thanh toán người mua: dùng để theo dõi chi tiết tình hình công nợ và thanh toán công nợ phải thu ở người mua. Nó được mở cho từng khách hàng và theo dõi từng khoản nợ phải thu từ khi phát sinh cho đến khi người mua thanh toán hết các khoản nợ.
- Nếu DN áp dụng theo hình thức Chứng từ ghi sổ:
Đặc trưng cơ bản của hình thức này là căn cứ vào các chứng từ ban đầu để ghi sổ kế toán tổng hợp là “ Chứng từ ghi sổ”. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp gồm đi theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái. Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng theo số thứ tự trong sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, có chứng từ kế toán đi kèm và phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán.
Kế toán bán hàng theo hình thức này sử dụng các loại sổ sau: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, Sổ cái, Sổ chi tiết bán hàng, chi tiết thanh toán, Chứng từ ghi sổ.
- Nếu DN áp dụng theo hình thức Nhật ký- Sổ cái:
Theo hình thức này các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi vào nhật ký – sổ cái theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế. Số liệu trên nhật ký – sổ cái dùng để lập báo cáo tài chính. Hình thức này dùng các loại sổ kế toán sau: Nhật ký- sổ cái, Sổ chi tiết bán hàng, Sổ chi tiết thanh toán với người mua.
- Hình thức kế toán trên máy vi tính:
thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán theo quy định. Phần mềm kế toán được thiết kê theo hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức đó nhưng không bắt buộc phải hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay.