Ngọc.
2.2.2.1. Chứng từ sử dụng:
Công ty vận dụng hệ thống chứng từ kế toán do Bộ tài chính ban hành theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC. Tổ chức hệ thống chứng từ được quy định hướng dẫn cách ghi chép vào các chứng từ, tổ chức luân chuyển, bảo quản chứng từ của công ty theo quy định hiện hành. Bao gồm các chứng từ sau:
- Phiếu xuất kho: Dùng làm căn cứ cho thủ kho xuất hàng. Trên phiếu xuất
kho chỉ ghi số lượng hàng bán, không ghi số tiền thực bán. Số lượng trên phiếu xuất kho và trên hóa đơn GTGT phải trùng nhau để thuận lợi cho việc kiểm tra đối chiếu.
- Hóa đơn giá trị gia tăng: Hóa đơn giá trị gia tăng được phòng kinh doanh lập khi bán hàng. Các thông tin được ghi trên Hóa đơn giá trị gia tăng như tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, tổng tiền hàng, tiền thuế GTGT và dòng tổng tiền hàng thanh toán được ghi bằng cả chữ và số. Bộ phận kinh doanh tiến hành in Hóa đơn giá trị gia tăng thành 3 liên, trong đó: liên 1 được lưu tại quyển gốc; liên 2 giao cho khách hàng; liên 3 dùng làm chứng từ kế toán lưu giữ tại công ty.
- Phiếu thu: Kế toán lập phiếu thu nhằm xác định số tiền mặt thực tế nhập quỹ,
làm căn cứ để thủ quỹ thu tiền, ghi sổ quỹ, hạch toán các khoản liên quan.
- Phiếu chi: trong quá trình bán hàng của công ty luôn xuất hiện các chi phí
liên quan đến quá trình bán hàng. Do vậy kế toán lập phiếu chi nhằm xác định số tiền mặt thực tế chi cho quá trình bán hàng và là căn cứ để xác định chi phí bán hàng.
- Giấy báo có của ngân hàng.
2.2.2.2. Tài khoản sử dụng và mã hóa chi tiết TK tại Công ty:
- TK 511 “ Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”.
+ Kế toán mở sổ chi tiết TK 5111: “Doanh thu bán hàng hóa” để theo dõi tình hình tiêu thụ.
TK 511101 – Doanh thu bán hàng Nokia 108 TK 511102 – Doanh thu bán hàng Nokia 206…
trong kỳ.
TK 63201– Giá vốn hàng bán Nokia 108. TK 63202 – Giá vốn hàng bán Nokia 206… - TK 131: “ Phải thu khách hàng”:
Theo dõi các khoản phải thu của khách hàng, tình hình các khoản nợ và thanh toán của khách hàng được mở trên sổ chi tiết TK 131.
- TK 156: “ Hàng hóa”
Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số tài khoản như:
- TK 333: Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước. TK 3331: Thuế GTGT phải nộp.
TK 33311: Thuế GTGT đầu ra. - TK 111: Tiền mặt.
TK 112: Tiền gửi ngân hàng (mở tại Ngân hàng AGRIBANK)
2.2.2.3. Kế toán các nghiệp vụ bán hàng tại Công ty.
- Bán buôn:
Phòng kế toán sẽ thảo hợp đồng và viết hoá đơn GTGT. Hoá đơn GTGT tại công ty được lập làm 3 liên đặt lên giấy than viết một lần: Liên 1 lưu tại quyển gốc (làm căn cứ ghi sổ kế toán), liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 nội bộ. Hoá đơn được chuyển cho kế toán kho làm căn cứ lập phiếu xuất kho. Cuối ngày thủ kho chuyển hóa đơn, chứng từ cho kế toán kiểm tra và ghi sổ.
Ví Dụ 1: Một nghiệp vụ phát sinh trong tháng 04 năm 2014 như sau:
1. Ngày 05/04/2014 xuất bán cho anh Trần Ngọc Trung (thuộc Công ty TNHH MTV Xuân Phú) 05 điện thoại Nokia 108 với giá vốn 650.000 đồng/chiếc, giá bán chưa có thuế GTGT 720.000 đồng/chiếc; 02 điện thoại Nokia 206 với giá vốn 1.150.000 đồng/chiếc, giá bán chưa thuế 1.250.000 đồng/chiếc; Công ty cho anh Trung ký nhận nợ.
Căn cứ vào Phiếu Xuất Kho số 06 (phụ lục số 01), Hóa đơn GTGT số HĐ 0000128 (phụ lục số 02), kế toán ghi:
- Nợ TK 131(Cty X.Phú): 6.710.000 Có TK 5111 : 6.100.000 Có TK 3331 : 610.000 - Nợ TK 632 : 5.550.000
Có TK 156 : 5.550.000
2. Ngày 10/04/2014 Công ty TNHH MTV Xuân Phú trả tiền hàng ngày 05/04/2014 bằng tiền mặt phiếu thu số 25 (phụ lục số 03).
- Nợ TK 111 : 6.710.000
Có TK 131 (Cty X.Phú): 6.710.000 - Bán lẻ:
Ví Dụ 2: Ngày 12/04/2014, xuất bán cho chị Nguyễn Thị Lan 01 điện thoại
Nokia 206 với giá vốn 1.150.000 đồng/chiếc, giá bán chưa thuế 1.250.000 đồng/chiếc. Chị Lan thanh toán bằng tiền mặt.
Căn cứ vào phiếu xuất kho số 07 (phụ lục số 04), Hóa đơn GTGT số HĐ 0000129
(phụ lục số 05), Phiếu thu số 26 (phụ lục số 06), kế toán ghi:
- Nợ TK 111 : 1.375.000
Có TK 5111 : 1.250.000 Có TK 3331 : 125.000 - Nợ TK 632 : 1.150.000
Có TK 156 : 1.150.000
2.2.2.4. Sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết:
Công ty sử dụng các sổ sau:
- Chứng từ ghi sổ (phụ lục số 14, phụ lục số 15) .
- Sổ cái các tài khoản: TK 5111( phụ lục số 16), TK 632 (phụ lục số 18) ,TK 156 (phụ lục số 19).
- Sổ chi tiết : TK131 (phụ lục số 13).