3 Phân tích thực trạng áp dụng phương thức quản lý chất lượng ISO
3.3.10Quá trình cung cấp dịch vụ hành chính công
1. Hoạch định quá trình cung cấp dịch vụ:
- Cục Hải quan triệt để áp dụng phương pháp tiếp cận theo quá trình trong việc lập kế hoạch và triển khai các quá trình cần thiết đối với việc tạo dịch vụ hành chính công, nhằm đảm bảo công việc đạt chất lượng, thoả mãn yêu cầu của tổ chức/cá nhân.
- Việc hoạch định bắt đầu với việc xác định đầu vào để quyết định các nguồn lực cần thiết cho quá trình chuyển đổi và các yêu cầu đối với đầu ra. Đầu vào cho quá trình hoạch định tạo công việc là các yêu cầu đối với công việc và các mục tiêu chất lượng.
- Kết quả của việc hoạch định được mô tả trong Báo cáo thực hiện mục tiêu chất lượng và trong các báo cáo định kỳ của Cục.
- Trong các trường hợp cần bổ sung nguồn lực mới cho việc giải quyết thủ tục hành chính, Cục sẽ thực hiện công việc triển khai các quá trình (3 giai đoạn chính: Lập kế hoạch triển khai; Theo dõi, xem xét; Đánh giá kết quả trước khi đưa vào giải quyết).
- Kế hoạch triển khai đề cập: Hạng mục công việc; Trách nhiệm thực hiện; Các yêu cầu về kết quả công việc; Yêu cầu về lưu hồ sơ, kết quả.
- Các thay đổi đối với kế hoạch chất lượng và kế hoạch năm đều được thông báo và triển khai cho các đơn vị liên quan.
2. Xem xét các yêu cầu của tổ chức/cá nhân: Cục Hải quan thiết lập các quy trình để xác định các yêu cầu của tổ chức/cá nhân, bao gồm yêu cầu đối với công việc, bàn giao và các yêu cầu luật định khác, tiến hành xem xét các yêu cầu này để đảm bảo rằng Cục và mọi thành viên thấu hiểu và có đủ năng lực thoả mãn các nhu cầu.
3. Thiết kế và phát triển: Không áp dụng. 4. Mua hàng:
- Cục Hải quan luôn đảm bảo tất cả các sản phẩm/dịch vụ mua vào là phù hợp với mục đích, yêu cầu của Cục. Các nhà cung ứng có khả năng đáp ứng các yêu cầu đề ra cho sản phẩm/dịch vụ đều được đánh gía lực chọn và theo dõi.
- Đánh giá nhà cung ứng/nhà thầu phụ: Tất cả các nhà cung ứng/nhà thầu phụ cung cấp hàng hoá và dịch vụ có ảnh hưởng đến chất lượng giải quyết thủ tục hành chính nói chung của Cục, đều được đánh giá dựa trên khả năng cung cấp của họ, được lập danh sách và lưu trữ hồ sơ.
- Thực hiện mua dịch vụ: Tất cả các thông tin mua hàng đều mô tả rõ ràng về các sản phẩm đặt mua và được xem xét, phê duyệt trước khi thực hiện; Tất cả các sản
phẩm/dịch vụ mua vào đều được kiểm tra về tính thích dụng trước khi đưa vào sử dụng.
- Xác nhận sản phẩm/dịch vụ mua: Khi cần thiết, Cục có thể cử cán bộ đến cơ sở của nhà cung ứng/nhà thầu phụ để kiểm tra và xác nhận sản phẩm/dịch vụ mua.
5. Cung cấp dịch vụ hành chính công:
- Kiểm soát cung cấp dịch vụ: Kiểm soát cung cấp dịch vụ là biện pháp được áp dụng triệt để tại Cục Hải quan, nhằm đảm bảo công việc đạt chất lượng ngay từ công đoạn đầu tiên (tiếp nhận hồ sơ yêu cầu).
- Xác nhận giá trị sử dụng của các quá trình sản xuất và cung cấp dịch vụ: Tất cả các dịch vụ do Cục cung cấp đều được kiểm tra xác nhận trước khi bàn giao.
- Nhận biết và xác định nguồn gốc.
- Tài sản của tổ chức/cá nhân: Các tài sản do tổ chức/cá nhân cung cấp để tạo công việc sẽ được kiểm tra, xác nhận trước khi đưa vào giải quyết. Các sai hỏng sẽ được tổng kết và thông báo cho tổ chức/cá nhân sau đó (nếu đó).
- Bảo toàn công việc: Bao gồm hoạt động giao, nhận và hoạt động bảo quản. - Kiểm soát phương tiện theo dõi và đo lường: Không áp dụng.