Nhă quản trị phải qui định chức năng nhiệm vụ gắn với quyền hạn của từng câ nhđn một câch rõ răng giữa câc cấp quản lí vă giữa câc khđu quản lí.
• Nhđn xĩt
❖ Nhđn lực khoa dược bệnh viện được chia theo 3 cấp
Cấp Quản Trị Chiến Lược
• Trưởng khoa dược • Có thể gồm câc phó
khoa (được uỷ quyền)
• Chịu trâch nhiệm chiến lược về quyết định đấu thầu, mua hăng, phđn phối, vă kiểm soât mọi hoạt động sử dụng thuốc trong bệnh viện • Quản trị nhđn lực trong khoa
Dươc Cấp Quản Lí Tâc Nghiệp • Câc phó khoa • Câc tổ trưởng • Dược sĩ lđm săng
• Người trực tiếp mua hăng, phđn phối, kiểm soât thuốc.
• Giâm sât, chỉ đạo trực tiếp mọi hoạt động cấp dưới (cấp thừa hănh ) • Cung cấp thông tin tư vấn sử
dụng thuốc Cấp thừa hănh
• Dược sĩ trung học, dược tâ, kĩ thuật viín • Nhđn viín văn
phòng, thống kí,
• Thực hiện câc quyết định do cấp trín đề ra
Việc nhă quản lí thường xuyín cải tiến, cập nhật vă hiện đại hoâ câc tăi liệu chỉ dẫn cụ thể chuẩn xâc cho câc qui trình, câc đường lối hănh động (SOP) trong khoa
dược chính lă nền tảng cho một hệ thống quản lí dược tố t. Câc nhđn viín thừa hănh nín thật vững câc chỉ dẫn năy, vă bâm sât văo đó để thực hiện công việc .
3.5 Câc phương phâp lênh đao vă chức năng kiểm tra. 3.5.1 Lênh đạo
Lênh đạo lă việc định ra chủ trương, đường lối, mục đích, tính chất, nguyín tắc hoạt động của một hệ thống trong câc điều kiện môi trường nhất định.
Việc lênh đạo gồm câc nội dung sau :
- Hướng dẫn triển khai câc nhiệm vụ : xđy dựng câc qui trình nghiệp vụ công tâc
- Đôn đốc, động viín, khuyến khích nhđn viín - Giâm sât vă điều chỉnh câc hoạt động
- Thúc đẩy câc hoạt động phât triển theo kế hoạch đê định
Trong công tâc Dược bệnh viện, âp dụng câc phương phâp lênh đạo phổ biến sau • Phương phâp hănh chính:
- Sử dụng câc biện phâp hănh chính để quản lí. Mọi chỉ đạo, giâm sât đều phải có căn cứ , luận chứng. Mọi câ nhđn phải tuđn theo mệnh lệnh câc cấp quản lí, vă câc qui định về hănh chính
- Có phương thức thưởng phạt rõ răng :
Thực hiện phđn loại hiệu quả lao động theo mức A, B, c . Khi phạm câc lỗi sau sẽ bị hạ bậc vă trừ văo tiền thưởng tuỳ theo lỗi trừ .
- Năng suất lao động thấp trong một thời gian dăi - Nghỉ nhiều
- Phât nhầm đơn
- Không hoăn thănh nhiệm vụ được giao • Phương phâp huấn luyện, giâo dục :
- Khoa Dược tổ chức sinh hoạt chuyín môn 2 tuần 1 lần huấn luyện chuyín môn, bâo câo công việc, thông bâo câc quyết định, kế hoạch mới. Giâm sât hướng dẫn hay điều chỉnh câc công việc
- Tham gia họp giao ban trong toăn viện 1 lần/ 1 tuần : thông tin dược lđm săng, hướng dẫn sử dụng thuốc an toăn hợp lí.
3.5.2 Kiểm tra
Kiểm tra lă hệ thống phản hồi về kết quả của câc hoạt động. Trong quản trị, quâ trình kiểm tra. Kiểm tra phải thực hiện đủ 4 bước sau:
Hình 3.26: Sơ đồ thực hiện kiểm tra
Công tâc Ịdểm tra viíc thưc hiín quỵ ch£ Dươc trong bính viín
Trưởng khoa dược có nhiệm vụ xđy dựng lịch, nội dung vă tổ chức kiểm tra quy chế về dược tại câc khoa lđm săng cũng như tại khoa Dược
Hình thức kiểm tra : Định kì vă đột xuất đột xuất.
Kiểm tra tại câc khoa điều trị có sự phối hợp của trưởng phòng kế hoạch tổng hợp vă trưởng phòng y tâ, khi cần thiết có sự chủ trì của giâm đốc bệnh viện
Nội dung kiểm tra thông thường gổm :
ly Kiểm tra việc thực hiện qui ch ế quản lí thuốc
Kiểm tra việc: lĩnh thuốc, sử dụng, bảo quản, ghi đơn vă lăm hồ sơ bệnh ân đối với thuốc gđy nghiện, thuốc độc, thuốc hướng tđm thần
2, Quản tí kiểm tra việc thực hiện qui ch ế kí đơn, tương tâc trong đơn
Khoa Dược duyệt sổ thuốc vă phiếu lĩnh thuốc hăng ngăy của câc khoa phòng.Đối với phòng khâm khoa Dược duyệt trực tiếp trín hệ thống mây tính
trước khi phât.Nhờ vậy có thể dễ dăng phât hiện câc sai phạm trong kí đơn về vấn đề qui chế hay chuyín môn để tiến hănh can thiệp.
3, Thực hiện việc kiểm kí định kì
Hăng thâng đối với khoa dược, 2 lần trong năm đối vói câc khoa, kiểm kí đột xuất khi có xảy ra vụ việc mất thuốc. Nội dung kiểm kí gồm :
- Xâc định lại số lượng, chất lượng thuốc hoâ chất trang thiết bị y tế, câch thức điều kiện bảo quản thuốc, hoâ chất
- Xâc định nguyín nhđn thừa thiếu, lập biín bản xâc định trâch nhiệm - Tìm nguyín nhđn gđy chính lệch, hư hao, hỏng hóc để khắc phục - Huỷ thuốc, hoâ chất quâ hạn, kĩm phẩm chất theo qui định
3.5.3 Hệ thống câc tiíu chuẩn kiểm tra giâm sât hiệu quả công tâc quản lí • Theo danh mục thanh tra công tâc dược của Thanh tra Bộ Y tế
• Trưởng khoa Dược xđy dựng câc chỉ tiíu, tiíu chuẩn giâm sât, kiểm tra, đânh giâ hoạt động của từng bộ phận
Bảng 3.13: Câc tiíu chuẩn kiểm tra giâm sât hoạt động của Hội đồng thuốc & điều trí vă công tâc Lđm săng [24]
Nội dung Chỉ số Đânh
giâ đạt
Thực hiện tại bệnh viện
I. Qui trình giao
1. Thòi gian tính từ khi người bệnh ngoại trú tới nơi phât thuốc đến khi nhận được thuốc
95%<30 Đạt
phât thuốc 2. Thòi gian tính từ khi y tâ khoa tới noi phât thuốc đến khi lĩnh được thuốc cho khoa
< 1 giờ Đạt
3. Xđy dựng danh mục thuốc dùng trong bệnh Có Có
viện
4. Thực hiện đấu thầu khi mua thuốc Có Có
Il.Cung cấp đủ
5. Cung cấp đủ thuốc theo danh mục thuốc dùng trong bệnh viện
100% 100%
thuốc đảm bảo chất
6. Bệnh viện cung cấp thuốc cho nội trú (cả
đối tượng BHYT vă viện phí) 100% 100%
lượng cho điều trị nội trú vă ngoại trú
7. Có hội đồng kiểm nhận thuốc trước khi
nhập kho 100% 100%
8. Thực hiện đúng qui chế thuốc độc, thuốc
hướng thần(kí đơn, cấp phât, bảo quản) 100%
9. Đảm bảo qui chế vô khuẩn phòng pha chế, thực hiện đúng qui trình pha chế(pha chế theo đơn)
10. Cđn đối số lượng chủng loại thuốc giữa thực tế vă sổ sâch, kiểm tra đối chiếu thuốc phât hăng ngăy
11. Thuốc quâ hạn dùng
12. Thuốc chưa cấp số đăng kí
100% loại A về chất lượng 100% Không có Không có Không có phòng pha chí vô khuẩn 100% Không có Không có IH.Hướng dẫn sử dụng thuốc hợp lí an toăn hiệu quả
13. Xđy dựng phâc đồ điều trị chuẩn
14. Thông tin thuốc trín bảng tin, trong giao ban.
15. Tập huấn, hội thảo về sử dụng thuốc nội 16. Hộp thuốc riíng cho người bệnh
17. Theo dõi, bâo câo ADR với Trung tđm ADR quốc gia
100% câc khoa có PĐĐT câc bệnh chính >50 lần/năm 2 lần/năm 100% 100% Chưa xđy dựng 20 lần/năm Không có 2114 khoa có Rất ít V. Giâm sât kí đơn hợp lí 18. Bình bệnh ân 19. Hướng dẫn kí đơn đúng
20. Mức can thiệp tương tâc trong đơn
5b.ân/thân g 41ần/năm 2 lần/năm 1 lần/năm Không có can thiệp
3.6 Tiến hănh nghiín cứu can thiệp thử nghiím :
Từ một số tồn tại trong thực trạng cung ứng thuốc của bệnh viện, đề tăi bước đầu lựa chọn can thiệp thử nghiệm nhỏ cho vấn đề quản lí sử dụng thuốc độc, thuốc gđy nghiện, vă thuốc hướng tđm thần
3.4.1 Kết quả khảo sât thực trạng
A, Quỉ định về ghi sổ thuốc ĩ 100% câc khoa thực hiện đúng chế độ sổ sâch khi lĩnh thuốc, tồn trữ vă dự trù thuốc độc, nghiện, hướng tđm thần
B, Qui định lăm hồ sơ bệnh ân :
Qui chế chẩn đoân lăm hồ sơ bệnh ân vă kí đơn điều trị ( Trích “Qui chế bệnh viện” ban hănh kỉm Quyết định số 1895/1997/QĐ-BYT ngăy 19/09/1997 của Bộ
trưởng Bộ Y tế ) đê qui định đối vói câc thuốc gđy nghiện, thuốc độc, vă thuốc hướng tđm thần, phải đânh số thứ tự để theo dõi.
Bộ Y tế đê có qui định về lưu trữ hồ sơ bệnh ân tại qui chế bệnh viện được ban hănh theo quyết định số 1895/1997/BYT-QĐ ngăy 19/9/1997 như sau : “Câc hồ sơ bệnh ân được đânh số thứ tự theo chuyín khoa, hoặc theo danh mục quốc tế (ICD) nhằm bảo quản lưu trữ vă cung cấp tăi liệu nhanh chóng thuận tiện”
Hiện nay bệnh viện Hữu Nghị tiến hănh lưu trữ hồ sơ bệnh ân theo chuyín khoa, do đó đề tăi tiến hănh lấy mẫu hồ sơ bệnh ân theo câc chuyín khoa sau: Tim mạch, Tuần hoăn, hô hấp, Cơ xương khớp, Thần kinh giâc quan.
Bảng 3.12 Kết quả khảo sât sai phạm trong việc thực hiện qui ch ế ghi hồ sơ bệnh ân đối với TĐ, TGN, THTT.
Chuyín khoa Tim
Mạch u Bướu Co xương khớp Hô hấp T.Kinh Giâc Quan Tổng
Số mẫu hồ sơ bệnh ân 60 60 60 60 60 300
Số bệnh ân không sai phạm. 7 17 6 5 6 40
Số bệnh ân sai phạm 53 43 55 55 54 261 Tỉ lệ sai phạm(%) 88.3 71.7 90.0 91.7 90.0 87 Số bệnh ân sai phạm 2 thuốc trở lín 38 23 49 40 48 198 Tỉ Iệ(%) 63.3 38.3 81.7 66.7 80 66 Từ bảng 3.12 ta có biểu đồ 3.27
□ Số bệnh ân không sai phạm. □ Số bệnh ân sai phạm 1 thuốc □ Số bệnh ân sai phạm trín 2 thuốc
Hình 3.27: Biểu đồ về tỷ lệ sai phạm trong thực hiện qui ch ế ghi hồ sơ bệnh ân đối với TĐ, TGN, THTT
Bảng 3.14 : Câc thuốc mắc nhiều nhất trong hồ sơ bệnh ân ■ H g H Hoạt chất Dạng băo chế Phđn loai Số hồ sơ bính ân Tỉ lệ
Tim Diazepam Viín 5mg HTT 51 85%
mạch Glycerin tri nitrat Viín 2.6mg A 8 12.7%
Indapamide Viín 5mg B 5 8.2%
u bướu Diazepam Viín 5mg HTT 53 88.3 %
Indapamie Viín 1.5 mg B 8 12.7 %
Metoclopramide B 6 10%
Cơ Diazepam Viín 5mg HTT 55 91.7%
xương Meloxicam Viín 7,5mg B 10 16.7%
khớp Tolperisone Viín 50mg B 10 16.7%
Hô hấp Diazepam Viín 5 mg HTT 55 91.7%
Salbutamol Viín 4mg B 10 16,7%
alfuzoxim Viín 5 mg B 6 10%
Thần Dexamethasone Viín 4mg B 51 85%
kinh giâc Diazepam Viín 5mg HTT 48 80%
quan Tobradex Nhỏ mắt B 42 70%
Nhđn xĩt:
- Tỉ lệ sai phạm trong việc thực hiện qui chế quản lí thuốc gđy nghiện, thuốc độc vă thuốc hướng thần trong bệnh viện lă đâng bâo động
- Thực tế hầu hết những hồ sơ bệnh ân không có sai phạm lă do bệnh ân đó không sử dụng thuốc nằm trong danh mục bị quản lí, hay chỉ định dùng thuốc dưới hai ngăy.
- Đặc biệt câc thuốc như Diazepam, lă một thuốc hướng tđm thần gđy nghiện, song phần lớn câc bâc sĩ không biết đđy lă một thuốc nằm trong diện quản lí
- Đối với chuyín khoa thần kinh giâc quan, cũng diễn ra tình trạng lạm dụng dexamethasone, vă tobradex (tobramycin + dexamethasone)
c. Qui định về ghi đơn thuốc
Qui chế kí đơn ban hănh kỉm theo Quyết định số 1847/2003/QĐ-BYT của bộ trưởng bộ y tế đê có hướng dẫn cụ thể về câc qui định ghi đơn thuốc.(xem phụ lục)
Tiến hănh khảo sât đơn thuốc khâm chữa bệnh ngoại trú theo câc lỗi thường gặp thu được kết quả thể hiện ở bảng 3.15 .
Bảng 3.15 : Kết quả khảo sât sai phạm trong ghi đơn thuốc ngoại trú
STT Nội dung Số đơn Tỉ lệ(%)
Tổng số đơn khảo sât 90 100%
1 Tổng số đơn có sai phạm 72 80%
2 Sai qui đinh về ghi số lượng TGN, THTT, TĐ A,B (*)
48 53,3%
3 Kí dơn quâ ngăy qui định cho phĩp 52 57,7%
Nhđn xĩt:
- Hiện tượng câc bâc sĩ kí đơn thuốc độc, thuốc hướng tđm thần quâ qui định cho phĩp (tối đa 10 ngăy) lă rất phổ biến. Đặc biệt lă 3 thuốc sau
• NITROMIN(glyceryl trinitrat)- Viín 2,6 mg (Độc A), • MEFORMIN viín 800mg (Độc B)
• DIAZEPAM- Viín 5mg (Hướng Tđm Thần)
- Số lượng một số thuốc hướng tđm thần, thuốc độc B đều được ghi bằng chữ.
3.6.2 Lựa chọn giải phâp chuyín môn kĩ thuật can thiệp
Qua thực trạng tồn tại trín ta thấy việc thực hiện quy chế quản lí thuốc độc,thuốc gđy nghiện vă thuốc hướng tđm thần trong việc kí đơn vă lăm hồ sơ bệnh ân có rất nhiều sai phạm. Việc xâc định được nguyín nhđn đ ể từ đó có biện phâp quản lí tốt hơn lă rất cần thiết.
STT Nguyín nhđn Dự kiến can thiệp
1. Bâc sĩ không nhớ danh mục thuốc độc, > Chuyín môn:
thuốc gđy nghiện, thuốc hướng tđm thần. -Phđn loại sẩn TGN, THTT, Việc tra cứu mất thòi gian, không thuận TĐ -> lập danh mục sử dụng
tiện. tại bệnh viện.
2. Không nhớ liều tối đa vă số ngăy tối đa -L ậ p hướng dẫn cụ thể về kí
qui định. đơn vă lăm hồ sơ bệnh ân.
3. Không biết quy đinh câch ghi đơn vă hồ sơ > Hănh chính: bệnh ân với câc thuốc năy.
Có chế tă xử phạt của bệnh 4. Không tuđn thủ quy chế.
viện khi vi phạm.
3.6.3 Tiến hănh
*** Căn cứ văo câc dự kiến can thiệp níu trín, thực hiện giải phâp chuyín môn kĩ thuật:
o Phđn loại danh mục TGN, THTT, TĐ từ DMT bệnh viện gồm 593 thuốc tđn dược
o Lập hướng dẫn kí đơn, lăm hồ sơ bệnh ân cụ thể theo câc văn bản phâp quy.
o Chỉ dẫn mẫu đơn sử dụng cho câc loại thuốc
Từ đó biín soạn tăi liệu hướng dẫn cụ thể “DANH MỤC THUỐC GĐY NGHIỆN, THUỐC ĐỘC VĂ THUỐC HƯỚNG TĐM THAN s ử d ụ n g t ạ i bệ n h v iệ n HŨƯ NGHỊ Năm- 2005” (Xin xem Phụ lục 4)
(Câc thuốc trong danh mục được ghi theo tín khoa học, một số có tín biệt dược vói hăm lượng vă nồng độ tương ứng. Danh mục năy sẽ được sửa đổi 6 thâng 1 lần tuỳ theo sự thay đổi của danh mục thuốc bệnh viện)
♦♦♦ Giải phâp hănh chính
- Đề tăi đê bâo câo vă trình Trưởng khoa Dược danh mục trín. Tăi liệu hướng dẫn năy đê được Ban giâm đốc bệnh viện, chủ tịch Hội đồng thuốc vă điều trị đê phí duyệt ngăy 15/4/2005
- Tiến hănh giói thiệu, chỉ dẫn cho đội ngũ cân bộ y bâc sĩ tại buổi họp giao ban vă chính thức đưa tăi liệu văo triển khai tại bệnh viện
- Đề nghị xử phạt đối với câc đơn vị còn vi phạm hướng dẫn kí đơn vă lăm hồ sơ bệnh ân danh mục thuốc năy như sau : Trừ điểm thi đua trong câc dợt kiểm tra định kì đối với câc khoa phòng còn có lỗi vi phạm. Hạ mức khen thưởng đối với trưởng, phó khoa, vă y tâ trưởng câc khoa đó.
PHẦN IV- KẾT LUẬN VĂ ĐỂ XUĐT Ý KIÍN
4.1 Kết luăn
Sau khảo sât hoạt động cung ứng thuốc tại khoa Dược bệnh viện Hữu Nghị thu được câc kết luận sau :
4.1.1 Về mô hình bệnh tật:
- Mô hình bệnh tật lă mô hình bệnh tật của 1 bệnh viện đa khoa tương đối hoăn chỉnh với hầu hết câc chương bệnh đều có ca mắc. Câc nhóm bệnh chiếm tỉ trọng cao lă bệnh hệ tuần hoăn (25,6-^28,3%), bệnh của bộ mây hô hấp(l 1->12,7%), bướu tđn sinh(l 1,5->12,7%), câc bệnh của bộ mây tiíu hoâ(ll,6->14,6% ).
- Nhóm bệnh không lđy chiếm tỉ trọng cao so với nhóm bệnh lđy. - Tỉ lệ tử vong có xu hướng giảm dần qua câc năm.
4.1.2 Về cơ cầu tổ chức nhđn lực khoa Dược :
- Có sự chính lệch lớn giữa Y vă Dược. Tỉ lệ Dược sĩ đại học/ bâc sĩ lă rất thấp, chỉ đạt 1/26
- Khoa Dược có 7 Dược sĩ đại học vă sau đại học, đảm bảo phđn bố đồng đều hợp lí ở những bộ phận quan trọng. Tuy nhiín chưa có Dược sĩ đại học lăm công tâc pha chế vă kiểm nghiệm như qui định.
- Hiện nay do đòi hỏi của nhu cầu công việc mới, nhđn sự khoa Dược vẫn đang thiếu. Tỉ lệ biín chế/ tổng số CBCNV bệnh viện mới lă 4.8, thấp hơn mức qui định tối thiểu. Khoa Dược đang cố gắng xin hỗ trợ tăng biín chế lín đạt 7 %
4.1.3 Về công tâc cung ứng thuốc:
- Khoa Dược luôn đảm bảo cung ứng thuốc đầy đủ kịp thời, chất lượng phục vụ