Hiện nay Tổng công ty đang áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ nhằm hiện đại hóa khâu hạch toán và giúp cho lãnh đạo có số liệu kịp thời để xử lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, Tổng công ty đã sử dụng chương trình kế toán thông
qua máy vi tính để phục vụ cho công tác hạch toán kế toán cho các công ty con, công ty liên kết, đơn vị sự nghiệp và tại Tổng công ty. Quy trình hạch toán kế toán tại Tổng công ty và các công ty con, công ty liên kết, đơn vị sự nghiệp đều được thực hiện theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 4: Khái quát trình tự ghi sổ theo phương pháp chứng từ ghi sổ:
Ghi chú:
Đối chiếu kiểm tra
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng
Ghi cuối quý
Trình tự kế toán tại Tổng công ty:
Bảng cân đối số phát sinh Sổ quĩ Tài khoản tổng hợp Chức từ gốc Sổ kế toán chi tiết
Chương trình kế toán trên máy tính
Tài khoản chi tiết
Công nợ tổng hợp Công nợ chi tiết Các báo cáo tài chính
Các chứng từ thu chi tiền mặt hàng ngày kế toán thực hiện và in ấn trên máy vi tính đồng thời các phiếu thu chi này được lưu lại trong máy thành các chứng từ gốc (chứng từ ghi sổ).
- Căn cứ vào các chứng từ đã thu chi thủ quỹ theo dõi vào sổ quỹ.
- Căn cứ vào sổ phụ và các chứng từ liên quan từ ngân hàng kế toán thanh toán nhập các chứng từ này vào chương trình kế toán đồng thời ghi các sổ chi tiết để theo dõi.
- Căn cứ vào các quy định về quỹ lương, kế toán trích quỹ lương và tính toán mức BHXH, BHYT và kinh phí công đoàn. Căn cứ vào số liệu này kế toán nhập chứng từ vào chương trình kế toán.
- Căn cứ vào các nghiệp vụ phát sinh các tài khoản trên đồng thời căn cứ vào quá trình thanh toán công nợ giữa các khách hàng (các đối tượng thanh toán công nợ), kế toán công nợ nhập các bút toán bù trừ công nợ vào chương trình kế toán và rút số dư công nợ từ chương trình kế toán để theo dõi.
- Cuối kỳ căn cứ vào mức trích khấu hao cả năm được Bộ Tài chính phê duyệt, kế toán tổng hợp chia cho từng kỳ kế toán và tính toán phân bổ mức trích KHCB của từng bộ phận liên quan và định khoản các bút toán trích KHCB vào chương trình kế toán.
- Cuối kỳ kế toán tổng hợp xem xét toàn bộ các số liệu trong chương trình kế toán thực hiện việc in ấn, đối chiếu tổng hợp các tài khoản so sánh số liệu với các sổ kế toán chi tiết.
- Đến kỳ báo cáo tài chính, kế toán tổng hợp lập các báo cáo tài chính theo quy định
Với hình thức kế toán này, hệ thống sổ chi tiết tại Tổng công ty bao gồm: - Sổ chi tiết tài khoản 112:
+ Sổ chi tiết tài khoản 11212 + Sổ chi tiết tài khoản 11213 + Sổ chi tiết tài khoản 11221 + Sổ chi tiết tài khoản 11222 + Sổ chi tiết tài khoản 11223 + Sổ chi tiết tài khoản 11224 - Sổ chi tiết tài khoản 133
- Sổ chi tiết công nợ: + Sổ chi tiết tài khoản 331 (USD) + Sổ chi tiết tài khoản 331 (JPY) + Sổ chi tiết tài khoản 331 (SEK)
+ Sổ chi tiết tài khoản 33 (khác) (FRF,GBP, SGD DEM, ITL, DKK)
+ Sổ chi tiết tài khoản 331 (8) (SEK)
+ Sổ chi tiết FPO toàn Tổng công ty (theo dõi tình hình thanh toán FPO)
+ Sổ chi tiết FPO tồn đọng - Sổ chi tiết tài khoản 338 (3383, 3382, 3384)
- Sổ chi tiết tài khoản 211. - Sổ công nợ.
- Sổ chi tiết tài khoản 214
Do dặc điểm hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực ủy thác xuất nhập khẩu nên công việc hạch toán liên quan nhiều đến các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng
ngoại tệ do đó các sổ chi tiết chủ yếu được mở ra để theo dõi thanh toán từng loại ngoại tệ, từng ngân hàng. Việc mở các sổ chi tiết để theo dõi này theo trình tự thời gian thuận tiện cho việc kiểm tra và công tác hạch toán được dễ dàng hơn.