4.2.1. Xây dựng bộ phận chuyên trách làm công tác phát triển nguồn nhân lực
Hiện nay Phòng tổ chức hành chính là bộ phận tổng hợp nhiều chức năng vì vậy nhiệm vụ của phòng dàn trải, công tác phát triển nguồn nhân lực đƣợc triển khai, thực hiện sơ sài, do vậy công ty nên chia phòng tổ chức hành chính thành hai bộ phận “Tổ chức cán bộ„ và “Hành chính„. Bộ phận “Tổ
68
chức cán bộ” thực hiện công tác tuyển dụng và quản lý nhân sự theo đúng quy trình tuyển dụng đảm bảo tính công khai, minh bạch.
Cơ cấu phòng Tổ chức cán bộ đề xuất gồm trƣởng phòng, phó phòng và 2 nhân viên.
Hình 4.1. Sơ đồ tổ chức phòng Tổ chức cán bộ (Đề xuất)
Nguồn: Tác giả Trƣởng phòng có nhiệm vụ tham mƣu cho Giám đốc trong việc xây dựng cơ cấu tổ chức công ty và các đơn vị theo hƣớng gọn nhẹ, hiệu quả. Xây dựng kế hoạch và triển khai thực hiện các kế hoạch, chiến lƣợc quản lý và phát triển nguồn nhân lực.
Phó phòng giúp việc cho trƣởng phòng và điều hành hoạt động của phòng khi trƣởng phòng vắng mặt. Phó phòng chịu trách nhiệm về công tác đào tạo nhƣ thực hiện việc đánh giá, xác định nhu cầu đào tạo và đào tạo lại cho nhân viên.
Một nhân viên triển khai thực hiện các hoạt động trong quá trình tuyển dụng, phối hợp với các bộ phận khác để thực hiện các chế độ chính sách về thù lao và đãi ngộ cho ngƣời lao động.
Nhân viên còn lại thực hiện công tác quản lý và lƣu trữ hồ sơ nhân sự, công văn, soạn thảo các biểu mẫu phục vụ công tác quản lý và phát triển nguồn nhân lực.
TRƢỞNG PHÕNG
PHÓ PHÕNG
69
4.2.2. Thực hiện phân tích công việc, xây dựng bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc
Đây là giải pháp mang tính nền tảng để chọn và sử dụng nguồn nhân lực trong công ty có hiệu quả nhất. Quá trình phân tích công việc đƣợc thực hiện theo 6 bƣớc nhƣ sau:
Bước 1: Xác định mục đích việc sử dụng thông tin phân tích công việc và xác định phƣơng pháp thu thập thông tin. Công ty nên sử dụng bảng câu hỏi đối với công việc các nhân viên làm việc tại văn phòng và phƣơng pháp phối hợp quan sát và phỏng vấn đối với công nhân tại công trƣờng.
Bước 2: Thu thập thông tin cơ bản. Công việc này yêu cầu ngƣời phân tích phải rà soát lại cơ cấu tổ chức công ty và của từng bộ phận chức năng để xác định mối liên hệgiữa các công việc trong hoạt động của công ty.
Bước 3: Lựa chọn các công việc tiêu biểu. Bƣớc này áp dụng đối với công nhân trực tiếp thi công tại công trƣờng.
Bước 4: Tiến hành thu thập thông tin theo các phƣơng pháp đề nghị ở bƣớc 1
Bước 5: Kiểm tra lại thông tin. Cần kiểm tra lại thông tin với các nhân viên đang đảm nhiệm công việc nhằm có đƣợc sự đồng tình của nhân viên và đảm bảo tính xác thực về bảng phân tích công việc.
Bước 6: Triển khai bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc từ các thông tin đƣợc thu thập.
Bảng mô tả công việc phải liệt kê đầy đủ các chức năng, nhiệm vụ, các mối quan hệ trong công việc, điều kiện làm việc, yêu cầu kiểm tra, giám sát và các tiêu chuẩn cần đạt đƣợc khi thực hiện công việc. Bảng mô tả công việc giúp nhân viên hiểu đƣợc nội dung, yêu cầu của công việc và hiểu đƣợc quyền hạn, trách nhiệm khi thực hiện công việc.
70
Bảng 4.2. Bảng mô tả công việc công nhân cắt mài(Đề xuất)
CÔNG TY CỔ PHẦN PRIME TIỀN PHONG Thị trấn Hƣơng Canh – Bình Xuyên – Vĩnh Phúc
BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC
Phòng/Bộ phận: Xƣởng cắt mài
Chức danh công việc: công nhân cắt mài Địa điểm làm việc: Xƣởng cắt mài
Tóm tắt công việc: Hoàn chỉnh sản phẩm về các mặt: kích thƣớc, phân loại, đóng hộp.
Mục đích công việc: Đảm bảo sản phẩm đúng yêu cầu
Nhiệm vụ: kiểm tra kích thƣớc sản phẩm, phân loại sản phẩm theo yêu cầu, đóng gói bao bì. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Quyền hạn: đƣa ra cách giải quyết khi phát hiện sản phẩm không đạt yêu cầu
Đóng góp ý kiến nhằm cả tiến và nâng cao hiệu quả công việc
Quyền lợi:Đƣợc hƣởng lƣơng theo quy chế lƣơng hiện hành tại công ty Có cơ hội thăng tiến
Điều kiện làm việc: Thời gian làm việc theo quy định của công ty Đƣợc trang bị các trang thiết bị bảo hộ
Nguồn: Tác giả Bảng tiêu chuẩn công việc, chức danh phải liệt kê đầy đủ những yêu cầu về năng lực cá nhân nhƣ trình độ học vấn, kinh nghiệm công tác, khả năng giải quyết vấn đề, các kỹ năng khác và các đặc điểm cá nhân thích hợp cho từng công việc, cho từng chức danh. Bảng tiêu chuẩn công việc giúp nhân viên hiểu đƣợc yêu cầu của công ty đối với mình từ đó nhân viên biết mình cần làm gì để thực hiện công việc tốt nhất.
71
Bảng 4.3. Bảng tiêu chuẩn công việc công nhân cắt mài (Đề xuất)
CÔNG TY CỔ PHẦN PRIME TIỀN PHONG Thị trấn Hƣơng Canh – Bình Xuyên – Vĩnh Phúc
BẢNG TIÊU CHUẨN CÔNG VIỆC
Phòng/Bộ phận: Xƣởng cắt mài
Chức danh công việc: công nhân cắt mài Địa điểm làm việc: Xƣởng cắt mài
Giới tính: Nam Độ tuổi:18 đến 39
NỘI DUNG YÊU CẦU Mức độ
Mong muốn Bắt buộc Bằng cấp và chuyên môn đƣợc đào tạo:
Tốt nghiệp trung học phổ thông
x
Kinh nghiệm: Ƣu tiên ngƣời đã có kinh nghiệm làm công việc tƣơng tự
x
Kỹ năng: Ham học hỏi, cẩn thận x Phẩm chất đạo đức: Trung thực
Chịu đƣợc áp lực công việc
Có khả năng làm việc độc lập và theo nhóm x
x x
Trách nhiệm: Tuân thủ nội quy lao động của công ty
Bảo vệ tài sản, trang thiết bị đƣợc cung cấp
x x
72
4.2.3. Hoàn thiện công tác đào tạo nguồn nhân lực
Bước 1: Sắp xếp thứ tự ƣu tiên trong đào tạo
Thông thƣờng nhu cầu đào tạo của mỗi công ty đều rất lớn gồm nhiều lĩnh vực khác nhau mà kinh phí đào tạo có hạn, cho nên cần sắp xếp thứ tự ƣu tiên cho từng thời kỳ, từng vị trí công việc khác nhau theo nguyên tắc ƣu tiên lĩnh vực yếu nhất và có tầm quan trọng đặc biệt nhất.
Bước 2: Tiến hành bổ sung đào tạo đúng những năng lực yếu đó (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Đối với cán bộ lãnh đạo cần bổ sung các năng lực nhƣ: quyết đoán, dám chịu trách nhiệm, năng động, sáng tạo, linh hoạt…
Đối với lao động gián tiếp cần bổ sung năng lực: lập kế hoạch, phân tích và giải quyết vấn đề, hợp tác, làm việc nhóm…
Đối với lao động trực tiếp: chịu đƣợc áp lực công việc, có sức khỏe tốt, năng động, biết học hỏi và tiếp thu, làm việc nhóm…
Bước 3: Xác định hình thức đào tạo
Một là, đào tạo tại chỗ là phƣơng pháp tiếp cận hữu hiệu giúp kết hợp đƣợc kiến thức sách vở với thực tế hiện trƣờng, vận dụng những điều đã học vào thực tế vận hành thiết bị, quy trình công tác chuyên môn tại cơ sở.
Hai là, cần liên hệ với một số cơ sở đào tạo trong và ngoài nƣớc để nâng cao chất lƣợng đào tạo, thu hút nhiều đối tƣợng tham gia, đặc biệt là những cán bộ có tuổi.
Bước 4: Tổ chức đánh giá sau đào tạo
Việc đánh giá các khóa học, các hoạt động đào tạo hoặc toàn bộ chƣơng trình đào tạo là cần thiết. Nhờ các hoạt động này ta có thể kịp thời điều chỉnh, nâng cao chất lƣợng, hiệu quả đào tạo thông qua các phƣơng pháp cụ thể:
- Phƣơng pháp trắc nhiệm.
73
- Học viên tự đánh giá: Mẫu đánh giá có thể đƣợc sử dụng cho việc đánh giá vào giữa và cuối khóa học.
Bảng 4.4. Bảng khảo sát đánh giá hoạt động đào tạo và xác định nhu cầu đào tạo trong thời gian tới của công ty (Đề xuất)
1. Đánh giá chất lƣợng các khóa học đã triển khai:
- Nội dung các khóa học đã triển khai Phù hợp Không phù hợp - Tính kịp thời của các khóa học Phù hợp Không phù hợp - Nâng cao kiến thức chuyên môn và kỹ
năng
Phù hợp Không phù hợp
- Ý kiến bổ sung của anh chị về hoạt động đào tạo đã triển khai…
2. Các khóa học cần triển khai (tên khóa học, các kiến thức, kỹ năng cần đƣợc đào tạo để phục vụ công việc…)
Dành cho nhân viên mới: Nội dung cần đào tạo Thời gian (Số ngày) Đối tƣợng Tự đào tạo Thuê ngoài Thời gian học (Quý I, II, III, IV)
Dành cho nhân viên cũ: Nội dung cần đào tạo Thời gian (Số ngày) Đối tƣợng Tự đào tạo Thuê ngoài Thời gian học (Quý I, II, III, IV)
Nguồn: Tác giả
4.2.4. Xây dựng tiêu chuẩn đánh giá năng lực thực hiện công việc
Việc thực hiện đánh giá thành tích công tác tại công ty phải thực hiện định kỳ hàng tháng, quý và năm. Thành tích công tác đƣợc đánh giá bởi cấp
74
trên trực tiếp là ngƣời giao việc và là ngƣời biết rõ nhất việc hoàn thành công tác của cấp dƣới.
Phƣơng pháp sử dụng để đánh giá là phƣơng pháp mức thang điểm. Có 5 mức để đánh giá từ thấp đến cao là: kém, yếu, trung bình, tốt và xuất sắc.
Tiêu chuẩn đánh giá bao gồm các tiêu chuẩn liên quan đến công việc và liên quan đến cá nhân dựa trên cơ sở phân tích công việc và sự đồng tình của nhân viên.
* Các tiêu chuẩn liên quan đến công việc: 1. Hoàn thành khối lƣợng công việc đƣợc giao. 2. Chất lƣợng công việc hoàn thành.
3. Chấp hành nội quy lao động của công ty.
4. Tổ chức thực hiện và chủ động trong công việc. 5. Tuân thủ mệnh lệnh cấp trên. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
* Các tiêu chuẩn liên quan đến cá nhân: 6. Tính trung thực, tiết kiệm.
7. Khả năng thích ứng với công việc. 8. Tinh thần phối hợp nhóm.
9. Khả năng hòa nhập và tôn trọng đồng nghiệp. 10. Khả năng học tập và tự trau dồi kiến thức.
Thành tích công tác đƣợc phân theo 4 loại: xuất sắc, tốt, trung bình và yếu căn cứ theo kết quả việc đánh giá các tiêu chuẩn đã đƣợc nêu trên.
- Xuất sắc: Tổng số điểm đạt đƣợc từ 45 đến 50 không có tiêu chuẩn dƣới 4 điểm, các tiêu chuẩn 1,2 và 3 bắt buộc phải là 5.
- Tốt: Tổng số điểm đạt đƣợc từ 40 đến 44 không có tiêu chuẩn dƣới 3 điểm, các tiêu chuẩn 1,2 và 3 bắt buộc không dƣới 4.
- Trung bình: Tổng số điểm đạt đƣợc từ 30 đến 39 không có tiêu chuẩn dƣới 2 điểm, các tiêu chuẩn 1,2 và 3 bắt buộc không dƣới 3.
75
- Yếu: Tổng số điểm đạt từ 25 đến 29, các tiêu chuẩn bắt buộc không dƣới 2. - Kém: Tổng số điểm đạt đƣợc dƣới 25.
Tác giả xin đề xuất bảng đánh giá năng lực thực hiện công việc
Bảng 4.5. Bảng đánh giá năng lực thực hiện công việc (Đề xuất)
Họ tên nhân viên: Chức vụ:
Bộ phận làm việc:
(Điểm cho mỗi tiêu chuẩn: Xuất sắc 5; Tốt 4; Trung bình 3; Yếu 2; Kém 1)
TT Tiêu chuẩn Điểm
1 2 3 4 5 Các tiêu chuẩn liên quan đến công việc
1 Hoàn thành khối lƣợng công việc đƣợc giao theo đúng tiến độ
2 Chất lƣợng công việc hoàn thành
3 Chấp hành nội quy lao động của công ty 4 Tổ chức thực hiện và chủ động trong công
việc
5 Tuân thủ mệnh lệnh cấp trên Các tiêu chuẩn liên quan đến cá nhân 6 Tính trung thực, tiết kiệm
7 Khả năng thích ứng với công việc 8 Tinh thần phối hợp nhóm
9 Khả năng hòa nhập và tôn trọng đồng nghiệp 10 Khả năng học tập và tực trau dồi kiến thức
Nguồn: Tác giả Để tránh phát sinh mâu thuẫn khi đánh giá năng lực thực hiện công việc và giải quyết đƣợc mâu thuẫn cần đảm bảo nhân viên đã biết rõ mụctiêu, thời điểm, nội dung, phƣơng pháp đánh giá thành tích công tác và kết quả của việcđánh giá phải đƣợc công khai cho mọi ngƣời đều biết. Đồng thời khi có sự so sánh về việc đánh giá thấp hay cao, ngƣời đánh giá phải giải thích đƣợc lý do và cơ sở việc đánh giá đó.
76
4.2.5. Đổi mới chính sách tiền lương
Đổi mới chính sách tiền lƣơng nhằm đảm bảo tính công bằng và duy trì đƣợc nguồn nhân lực bên trong và thu hút bên ngoài công ty. Nhƣ phân tích ở mục 3.4.2.2, chế độ tiền lƣơng hiện tại của công ty chƣa tạo đƣợc sự thỏa đáng đối với ngƣời lao động.
Trong giới hạn thời gian nghiên cứu luận văn, tác giả đề xuất giải pháp để hoàn thiện chế độ tiền lƣơng theo thời gian tại công ty nhƣ sau:
- Bổ sung hệ số năng lực thực hiện công việc (NLTHCV) vào công thức tính lƣơng hiện nay của công ty. Hệ số NLTHCV dựa trên bảng đánh giá NLTHCV đƣợc đề xuất ở mục 4.2.4. Quy định hệ số NLTHCV nhƣ sau:
Bảng 4.6. Bảng hệ số năng lực thực hiện công việc (Đề xuất) (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Hệ số NLTHCV 0,8 0,9 1 1,1 1,2
Xếp loại Kém Yếu Trung bình Tốt Xuất sắc
Nguồn: Tác giả Công thức tính lƣơng hiện tại của công ty
TTN= LCB+PCCV+PCĐH+PCLĐ+PCLĐ+PCK Trong đó: TTN: Tổng thu nhập LCB: Lƣơng cơ bản PCCV: Phụ cấp chức vụ PCĐH: Phụ cấp độc hại PCLĐ: Phụ cấp lƣu động
PCK: Phụ cấp khác (di chuyển, liên lạc....) Công thức tính lƣơng đề xuất:
77
Mục tiêu đề xuất hệ số NLTHCV nhằm đảm bảo tính công bằng trong phân phối thu nhập giữa những ngƣời cùng đảm nhiệm một công việc nhƣ nhau.
Việc nâng lƣơng nên thực hiện phụ thuộc vào năng lực công tác và đóng góp của nhân viên cho hoạt động của công ty. Nâng lƣơng không phụ thuộc vào thời gian công tác theo thâm niên nhƣ đang thực hiện hiện nay tại công ty.
Thực hiện tốt các giải pháp đã nêu sẽ tạo sự kích thích cho mọi ngƣời nỗ lực phấn đấu hơn trong công tác và nâng cao chất lƣợng công việc. Hơn nữa còn thể hiện sự thừa nhận, đánh giá cao và bù đắp của công ty đối với những công lao, thành tích đóng góp của mỗi cá nhân trong quá trình xây dựng và phát triển của công ty, tạo sự an tâm trong công tác và gắn bó lâu dài với công ty.
4.2.6. Xây dựng văn hóa doanh nghiệp
Năng lực thông qua yếu tố con ngƣời thƣờng mang tính bền vững vì nó không thể gây dựng trong một thời gian ngắn mà nó liên quan đến văn hóa của tổ chức. Đây chính là các chuẩn mực bất thành văn, trở thành nếp sống và ứng xử giữa các thành viên trong tổ chức. Văn hóa còn đề cập đến các giá trị mà những ngƣời nhân viên trong công ty đềcao, suy tôn và cả cách thức mà họ chia sẻ thông tin cho nhau trong tổ chức. Muốn phát triển nguồn nhân lực thì trƣớc hết phải cải thiện môi trƣờng văn hóa công ty, và điều này không phải đơn giản, dễ dàng và nhanh chóng.
Việc khảo sát, nghiên cứu về văn hóa công ty là một vấn đề lớn do vậyđể xây dựng văn hóa doanh nghiệp trong thời gian tới, công ty cần lƣu ý một số điểm nhƣ sau:
(1) Tên tuổi của một công ty chính là tài sản vô giá của công ty, là tấm thảm đỏ mà các ứng viên trẻ khao khát đƣợc một lần bƣớc chân vào để đƣợc thử
78
nghiệm và khẳng định bản thân mình. Họ hiểu rằng cái gì đang chờ đợi ở phía trƣớc từ việc tích lũy kiến thức, kinh nghiệm, cơ hội thăng tiến nghề nghiệp cho đến các chế độ đãi ngộ lao động, môi trƣờng làm việc và nhiều điều khác nữa. Do vậy, ban lãnh đạo công ty nên chú ý việc xây dựng công ty trở thành một thƣơng hiệu đƣợc nhiều ngƣời biết đến. Vì thƣơng hiệu tốt sẽ thu hút đƣợc nhân lực tốt cho công ty.
(2) Tạo dựng nhân lực cao cấp nên quan tâm hàng đầu. Ngƣời lãnh đạo cất nhắc ngƣời tài cố gắng không làm tổn mối hòa khí trong nội bộ công ty. Việc cất nhắc phải làm sao chứng tỏ cho những ngƣời còn lại phải “tâm phục khẩu phục”. Và những ngƣời còn lại phải phấn đấu hơn nữa để đƣợc cất nhắc lên vị trí cao hơn.
(3) Nhân viên lớn tuổi là lực lƣợng đã gắn bó với công ty từ khi mới thành lập. Trong quá trình sắp xếp lại sau cổ phần hóa, một số lao động lớn tuổi