Bảng (Table): Dựng để lưu trữ dữ liệu .Bảng chứa thụng tin về một chủ đề cụ thể. Trong một cơ sở dữ liệu cú một hay nhiều bảng. Một bảng bao gồm cú nhiều filed (trường) và record (bản ghi). Trong Access việc tạo bảng, sửa cấu trỳc bảng được tiến hành trờn một mụi trường giao diện đồ họa rất trực quan. Việc tạo bảng cú thể sử dụng Wizard hoặc tự thiết kế lấy. Đối với bảng Access cung cấp đầy đủ cỏc kiểu dữ liệu (DataType), gồm cỏc kiểu sau: kiểu văn bản (Text), kiểu số (Number), kiểu tiền tệ (Curency), kiểu ngày
thỏng/giờ (Data/Time),kiểu ký ức (Memo),kiểu đỳng sai(Yes/No), cỏc đối tượng OLE. Đặc biệt thuộc tớnh Valication Rule (Quy tắc dữ liệu hợp lệ) giỳp ta kiểm soỏt được cỏc giỏ trị nhập mà khụng cần viết một dũng lệnh lập trỡnh nào. Ngoài ra để giảm cỏc thao tỏc khi nhập dữ liệu Access cũn cung cấp hộp ComboBox cho cỏc trường của bảng. Để đảm bảo an toàn dữ liệu Access cho phộp thiết lập cỏc quan hệ của bảng với nhau đảm bảo tớnh ràng buộc do đú người dựng khụng phải kiểm tra tớnh toàn vẹn khi nhập dữ liệu.
- Truy vấn (Query): dựng để khai thỏc cơ sở dữ liệu. Là một đối tượng cho phộp chọn xem cỏc dữ liệu của một hay nhiều bảng theo ý muốn. Trong Microsoft Access, cú thể tạo cỏc truy vấn bằng phương tiện truy vấn dựng để chọn, cập nhật, chốn hay xúa dữ liệu và để tạo cỏc bảng mới từ cỏc dữ liệu trong một hoặc nhiều bảng cú sẵn. Truy vấn là cụng cụ giỳp người sử dụng khai thỏc cơ sở dữ liệu như: xem, xúa, sửa hay tổng hợp số liệu dưới nhiều hỡnh thức. Điểm quan trọng nhất cần chỳ ý đối với truy vấn trong Access là cỏc thay đổi về dữ liệu trong cõu Query sẽ phản ỏnh lờn cỏc bảng tương ứng.
Cú thể tạo Query bằng vớ dụ QBE (Query By Example), tạo Query bằng cỏch nhập trực tiếp cõu lệnh SQL (Structured Query Language), tạo Query bằng cỏch Query Wizard.
- Mẫu biểu (Form): dựng để nhập/xuất dữ liệu. Mẫu biểu cho phộp người sử dụng xem, nhập hay thay đổi thụng tin trong cơ sở dữ liệu một cỏch nhanh nhất bằng cỏch thể hiện thụng tin dưới dạng dễ dựng và hấp dẫn.
+ Cú thể điều khiển cỏch trỡnh bày dữ liệu trờn màn hỡnh (màu sắc, làm búng hoặc chọn cỏc quy cỏch số). Cú thể bổ sung cỏc điều khiển như một hộp danh sỏch thả xuống hoặc một hộp kiểm tra. Cú thể hiển thị đối tượng OLE như trờn hỡnh ảnh và biểu đồ trực tiếp trờn biểu mẫu. Cú thể biểu thị cỏc tớnh toỏn dựa trờn cỏc dữ liệu trờn một bảng.
+ Cú thể sửa đổi hàng loạt dữ liệu bằng một biểu mẫu với cỏc macro hoặc module.
+ Cú thể liờn kết nhiều biểu mẫu hoặc bỏo cỏo với nhau bằng cỏc macro hoặc module, mà chỳng được điều khiển bằng cỏc nỳt lệnh trờn một biểu mẫu.
Cũng bằng cỏc macro liờn kết với một biểu mẫu, cú thể thay đổi theo ý muốn thành bảng chọn của nú.
- Bỏo cỏo(Report): dựng để kiết xuất dữ liệu. Là một đối tượng được thiết kế định quy cỏch, tớnh toỏn, in và tổng hợp cỏc dữ liệu được chọn. Cú thể xem một bỏo cỏo trờn màn hỡnh trước khi in nú. Bỏo biểu cú hỡnh thức trỡnh bày phong phỳ, đẹp mắt vỡ cú thể bao gồm những hỡnh ảnh, đồ thị và cú thể export ra cỏc tập tin khỏc như Word/Exel.
-Macro: là một chuỗi cỏc hành động cú cấu trỳc mà Access sẽ thực hiện để đỏp ứng một sự kiện nhất định. Vớ dụ cú thể liờn kết một Macro mà nú sẽ mở một mẫu biểu thứ hai khi một phần tử nào đú trờn mẫu biểu chớnh được chọn.Cũng cú thể thiết kế một macro mà nú sẽ kiểm tra tớnh hợp lệ của giỏ trị trong một trường khi giỏ trị của trường đú thay đổi. Trong cỏc macro, cú thể đặt thờm cỏc điều kiện đơn giản để quy định khi nào thỡ một hoặc nhiều hành động của một macro sẽ được thực hiện hoặc sẽ bị bỏ qua. Cỏc macro cú thể dựng để mở và thực hiện cỏc truy vấn, mở cỏc bảng, in và xem cỏc bỏo cỏo. Trong một macro, cú thể chạy một chương tỡnh macro khỏc hoặc cỏc hàm module.
- Module: là một đối tượng chứa cỏc thủ tục tựy ý được lập trỡnh bằng Microsoft Access Basic, đú là một biến thể của Microsoft Basic được thiết kế để làm việc trong Access. Cỏc module tạo ra cỏc chuỗi hành động rời rạc và cho phộp bẫy cỏc lỗi mà cỏc macro khụng thể làm được. Cỏc module cú thể là cỏc đối tượng độc lập chứa cỏc hàm cú thể được gọi một vị trớ bất kỳ trong
một ứng dụng, hoặc chỳng cú thể được liờn kết trực tiếp với cỏc biểu mẫu hoặc bỏo cỏo để đỏp ứng cỏc sự kiện với cỏc biểu mẫu hoặc bỏo cỏo là một ưu điểm đặc sắc của Access.
Access khụng chỉ là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu mà cũng là hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ (Relational Database). Access cung cấp cụng cụ Wizard để tự động tạo bảng, truy vấn, bỏo cỏo hỗ trợ cho người dựng. Ta cú thể sử dụng việc phõn tỏch để trỏnh dư thừa dữ liệu. Access hỗ trợ rất tốt cho những người mới bước vào tin học.Với Wizard và cỏc phương tiện hoạt động khỏc, sẽ tiết kiệm được thời gian, cụng sức trong việc xõy dựng và thiết kế chương trỡnh.
Hỡnh 1. Cụng ty Hoàng Cường HảiPhongf Phũng
Chương 2.
KHẢO SÁT VÀ PHÂN TÍCH HỆ THỐNG QUẢN Lí NHÂN SỰ TẠI CễNG TY HOÀNG CƯỜNG-HẢI PHềNG