công tác thẩm định dự án đầu tư phần mềm tại MobiFone
Với những thành quả đã đạt đƣợc trong công tác thẩm định DAĐT phần mềm nhƣ đã trình bày ở mục 3.3.1, liệu công tác thẩm định các DAĐT phần mềm tại MobiFone còn những tồn tại, những hạn chế nào không?
Bằng kinh nghiệm thực tế công tác của bản thân, tác giả cũng đã nhìn ra một số điểm còn hạn chế trong hoạt động thẩm định DAĐT phần mềm tại MobiFone. Và để làm vững hơn cơ sở đánh giá, tác giả sử dụng kết quả thảo luận của nhóm chuyên gia cùng hoạt động trong công tác thẩm định của MobiFone để cùng đƣa ra những hạn chế, tồn tại trong công tác thẩm định DAĐT phần mềm tại MobiFone.
Từ kết quả đánh giá sơ cấp của các đồng nghiệp theo mẫu câu hỏi đã đƣợc đƣa ra, tác giả tổng hợp kết quả thảo luận đối với từng nội dung thảo luận (chi tiết tại phụ lục số 5). Và từ bảng tổng hợp này, tác giả sẽ chỉ rõ những hạn chế trong công tác thẩm định DAĐT phần mềm tại MobiFone và nguyên nhân dẫn tới những hạn chế này để có thể đƣa ra các giải pháp nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả công tác thẩm định DAĐT phần mềm tại Tổng công ty Viễn thông MobiFone.
64
3.3.2.1. Hạn chế ở hệ thống quy trình, quy định triển khai công tác thẩm định dự án đầu tư và nguyên nhân
a. Về hạn chế:
Kết quả thảo luận về các nội dung liên quan đến hệ thống quy trình, quy định trong công tác thẩm định DAĐT phần mềm tại MobiFone nhƣ sau:
- 100% các thành viên thống nhất ý kiến MobiFone có hệ thống quy trình, quy định triển khai công tác đầu tƣ, trong đó có nội dung liên quan đến công tác thẩm định các DAĐT nói chung.
- 80% số ngƣời tham gia lựa chọn mức điểm 3 (khá) khi đƣợc hỏi về đánh giá mức độ đầy đủ của quy trình, quy định về thẩm định DAĐT phần mềm, 20% còn lại cho điểm 2 (trung bình).
Kết quả thảo luận, khảo sát cho thấy mức độ đáp ứng của hệ thống quy trình, quy định đối với công tác thẩm định DAĐT phần mềm tại MobiFone là khá thấp. Nội dung tại quy trình, quy định về công tác thẩm định DAĐT chỉ quy định chung chung về cách thức phối hợp, về tiến độ thực hiện mà không có nội dung quy định hoặc hƣớng dẫn về thủ tục, phƣơng pháp, chỉ tiêu hoàn thành của việc thẩm định. Đặc biệt, DAĐT phần mềm có những tính chất tƣơng đối khác biệt đối với các DAĐT cơ bản khác và mới đƣợc Nhà nƣớc, Bộ TT&TT ban hành các quy định về công tác lập cũng nhƣ thẩm định DAĐT phần mềm.
b. Về nguyên nhân:
Cũng theo kết quả thảo luận, hạn chế về hệ thống quy trình, quy định trong công tác thẩm định DAĐT phần mềm có một số nguyên nhân đƣợc xắp xếp theo tỷ lệ từ cao tới thấp nhƣ sau:
- Một là, các quy định của nhà nƣớc về công tác thẩm định DAĐT phần mềm mới đƣợc ban hành và nội dung quy định còn sơ sài nên MobiFone chƣa thể quy định rõ ràng.
65
- Hai là, các đơn vị chức năng chủ trì phụ trách công tác đầu tƣ tại Tổng công ty chƣa kịp thời nghiên cứu, tƣ vấn cho Lãnh đạo cấp trên để cập nhật quy trình theo những quy định mới của Nhà nƣớc.
- Ba là, đơn vị chức năng tƣ vấn cho Lãnh đạo cấp trên ban hành quy trình, quy định về công tác đầu tƣ với những nội dung cơ bản trong công tác thẩm định DAĐT do DAĐT có nhiều kiểu, nhiều loại. Việc quy định chi tiết là không cần thiết.
3.3.2.2. Hạn chế ở trình tự, thủ tục trong quá trình triển khai thẩm định và nguyên nhân
Tổng hợp kết quả thảo luận của nhóm chuyên gia thực hiện công tác thẩm định DAĐT, tác giả trình bày một số hạn chế tại một số khâu trong quá trình thẩm định DAĐT phần mềm tại MobiFone. Cụ thể nhƣ sau:
Hạn chế trong thẩm định nhu cầu đầu tƣ a. Về hạn chế
Theo bảng tổng hợp kết quả đánh giá, một số hạn chế trong quá trình xem xét, đánh giá về nhu cầu đầu tƣ của các dự án phần mềm tại MobiFone cơ bản nhƣ sau:
- Ngoài các nhu cầu trƣớc mắt thì nhu cầu sẽ phát sinh trong tƣơng lai (nằm trong vòng đời của dự án) đòi hỏi đơn vị lập dự án phải dự báo, tính toán đƣợc. Trƣờng hợp đơn vị thực hiện dự án không nhìn ra những nhu cầu này, đơn vị thẩm định rất khó để xem xét, phát hiện ra.
- Phần mềm sử dụng tại MobiFone liên tục đƣợc cập nhật, nâng cấp từ khi trang bị (có những hệ thống đã cập nhật lần thứ 10). Công tác tổng hợp chức năng hệ thống qua từng pha đầu tƣ chƣa tốt nên dẫn tới trƣờng hợp càng về sau việc đối chiếu, so sánh tính năng đề xuất với những tính năng đã có tại khâu thẩm định là rất khó khăn.
66
Để xảy ra những hạn chế trong thẩm định, đánh giá nhu cầu đầu tƣ nhƣ trên, nguyên nhân đƣợc chỉ ra chủ yếu do công tác hoạch định chiến lƣợc về CNTT.
Tại MobiFone, công tác hoạch định chiến lƣợc về CNTT là chƣa rõ ràng. Ban CNTT đã nhiều lần đề cập tới việc xây dựng đề án chiến lƣợc về CNTT cho Tổng công ty với tầm nhìn chiến lƣợc trong 5 năm, 10 năm và 20 năm. Tuy nhiên, đến nay vẫn chƣa có kết quả cụ thể. Từ đó dẫn tới việc thiếu căn cứ định hƣớng để dự báo và đánh giá nhu cầu trong tƣơng lai.
Ngoài ra, hệ thống kiểm soát nội bộ của MobiFone còn chƣa tốt. Mặc dù có quy định các đơn vị phải đánh giá lại hiệu quả đầu tƣ, tuy nhiên công tác này hiện đang đƣợc thực hiện mang tính chất thủ tục. Làm kỹ việc này giúp chuyên viên thẩm định có cái nhìn toàn diện hơn về hệ thống sau lần đầu tƣ gần nhất, nắm đƣợc những điểm chƣa thực hiện tốt ở giai đoạn đầu tƣ trƣớc để rút kinh nghiệm cho pha hiện tại.
Hạn chế trong thẩm định mục tiêu đầu tƣ a. Về hạn chế
Theo quy trình triển khai DAĐT tại MobiFone, nhu cầu đầu tƣ và mục tiêu đầu tƣ là các nội dung đƣợc thẩm định trong quá trình xây dựng Danh mục cần đầu tƣ cũng nhƣ phê duyệt KHĐT.
Chính vì vậy, tại khâu thẩm định trƣớc khi phê duyệt DAĐT, các chuyên viên thẩm định thƣờng có thói quen không kiểm tra hoặc kiểm tra một cách rất qua loa nội dung này.
Quá trình phê duyệt KHĐT hàng năm ở MobiFone là khá dài, thƣờng mất một khoảng thời gian từ 4 – 6 tháng. Trong thời gian này, nhiều yếu tố có thể thay đổi, ảnh hƣởng tới mục tiêu đầu tƣ, sự sống còn của dự án.
67
Nguyên nhân bản chất dẫn tới hạn chế trong quá trình thẩm định về mục tiêu đầu tƣ là do kỹ năng, thái độ chủ quan trong làm việc của chuyên viên thẩm định.
Hạn chế trong thẩm định sự phù hợp của giải pháp kỹ thuật a. Hạn chế
Kết quả thảo luận chỉ ra những điểm còn hạn chế trong thẩm định giải pháp kỹ thuật DAĐT phần mềm tại MobiFone nhƣ sau:
- Chuyên viên thẩm định gặp khó khăn trong đánh giá giải pháp kỹ thuật phù hợp do một số dự án có giải pháp kỹ thuật, công nghệ là rất phức tạp.
- Đơn vị thực hiện dự án không hoàn toàn làm chủ đƣợc giải pháp kỹ thuật, công nghệ. Họ có sự phụ thuộc nhất định vào các đơn vị hỗ trợ nghiên cứu, chào giá để xây dựng dự án.
b. Nguyên nhân
Nguyên nhân của những hạn chế trong thẩm định sự phù hợp của giải pháp kỹ thuật, công nghệ đƣợc chỉ ra gồm:
- Năng lực đội ngũ chuyên môn chuyên trách mảng kỹ thuật của MobiFone còn phần nào hạn chế, không làm chủ hoàn toàn đƣợc các công nghệ, giải pháp kỹ thuật.
Hạn chế trong thẩm định sự các chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật a. Hạn chế
Giống nhƣ thẩm định về giải pháp kỹ thuật, công nghệ, thẩm định các chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật đòi hỏi chuyên viên thẩm định phải có một mức độ am hiểu về kỹ thuật của dự án.
Nội dung chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật ở các DAĐT phần mềm tại MobiFone hiện chƣa đúng lắm so với quy định. Theo quy định của Bộ TT&TT, báo cáo DAĐT phải kèm theo báo cáo thiết kế thi công đã đƣợc thẩm định. Có nghĩa rằng, các chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật của dự án là rõ ràng, đƣợc định lƣợng một
68
cách cụ thể. Có nhƣ vậy, chuyên viên thẩm định mới có thể làm tốt công tác của mình.
b. Nguyên nhân
Nguyên nhân gây ra những hạn chế trong việc thẩm định các chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật đƣợc thảo luận và thống nhất nhƣ sau:
- Do Tổng công ty chƣa có quy định các đơn vị phải thực hiện lập dự án theo quy định của Bộ TT&TT…
Hạn chế trong thẩm định dự toán dự án a. Hạn chế
Dự toán của dự án là phần quan trọng bậc nhất trong thẩm định tài chính của dự án. Công tác xây dựng dự toán đối với các dự án phần mềm tại MobiFone đang đƣợc thực hiện trên cơ sở dựa vào báo giá của các nhà cung cấp phần mềm trên thị trƣờng, kết hợp so sánh với đơn giá của các hợp đồng có quy mô, tính chất tƣơng tự.
Thẩm định dự toán vì lẽ đó chỉ là việc kiểm tra lại mức độ logic của số liệu dự toán, kết hợp tham khảo một số hợp đồng tƣơng tự mà MobiFone đã thực hiện.
Nhƣ vậy, không có căn cứ khoa học nào để khẳng đơn giá để xây dựng dự toán cho phần mềm tại MobiFone có phù hợp với quy mô, công suất dự án và phù hợp với đơn giá thị trƣờng hay không. Nói cách khác, đơn vị thẩm định cũng không thể xác định đƣợc đơn giá trong dự toán có phù hợp hay không.
b. Nguyên nhân
Nguyên nhân gây ra những hạn chế trong thẩm định dự toán dự án phần mềm thì khá rõ, đó là:
- Bộ TT&TT đã có văn bản hƣớng dẫn các đơn vị xây dựng dự toán chi tiết cho các dự án phần mềm sử dụng nguồn vốn nhà nƣớc. Tuy nhiên, MobiFone hiện chƣa áp dụng những quy định này trong công tác đầu tƣ của mình.
69
Hạn chế trong thẩm định tổng mức đầu tƣ a. Hạn chế
“Tổng mức đầu tƣ” là toàn bộ chi phí dự tính để đầu tƣ đƣợc ghi trong quyết định đầu tƣ và là cơ sở để Chủ đầu tƣ lập kế hoạch và quản lý vốn khi thực hiện đầu tƣ.
Tổng mức đầu tƣ trong xây dựng cũng nhƣ trong ngành CNTT, đều đƣợc tính toán một cách khoa học, trên cơ sở các chi phí khác nhau mà trong đó dự toán là một thành phần quan trọng để tính toán tổng mức đầu tƣ.
Do vậy, dễ hiểu rằng công tác thẩm định dự toán dự án phần mềm đang gặp khó khăn thì việc thẩm định tổng mức đầu tƣ cũng vậy.
b. Nguyên nhân
Nguyên nhân thì đã rất rõ, đó là:
- Phƣơng pháp xác định dự toán dự án không đủ cơ sở tin cậy.
Hạn chế trong thẩm định tiến độ triển khai dự án a. Hạn chế
Nhƣ tất cả các loại DAĐT khác, DAĐT phần mềm nếu không đƣợc lập kế hoạch chi tiết, kỹ càng thì việc chậm tiến độ hoàn thành dự án là điều hoàn toàn có thể xảy ra. Báo cáo đánh giá công tác đầu tƣ hàng năm của MobiFone cũng chỉ rõ có đến gần 50% các DAĐT CNTT bị chậm về tiến độ so với kế hoạch ban đầu.
Tại sao lại nhƣ vậy?
Đơn vị đề xuất thời gian thực hiện dự án là đơn vị lập dự án trên cơ sở tính toán giữa nhu cầu cần thiết của dự án và khối lƣợng công việc cần đáp ứng để hoàn thành dự án. Lý thuyết là nhƣ vậy, tuy nhiên đa phần theo thức tế, đơn vị thực hiện dự án sẽ thống nhất với đơn vị chào giá triển khai dự án để lựa chọn ra thời gian thực hiện hợp đồng cho phù hợp.
70
Tiếp đó, việc thẩm định hiện nay căn cứ chủ yếu vào đề xuất của đơn vị thực hiện dự án. Dẫn tới việc phê duyệt kế hoạch thực hiện dự án không chính xác.
b. Nguyên nhân
Nguyên nhân gây ra những hạn chế trong thẩm định tiến độ triển khai dự án, đó là:
- Một là, đơn vị thẩm định chƣa bám sát vào nhu cầu của việc đầu tƣ. - Hai là, thuyết minh dự án không chi tiết đƣợc nội dung các công việc cần thực hiện để hoàn thành dự án nên không tính đƣợc số ngày công cần thiết một cách khoa học để hoàn thành dự án.
Hạn chế trong thẩm định phƣơng thức quản lý dự án a. Hạn chế
Khi nghiên cứu luận văn này tác giả mới để ý từ trƣớc tới nay, khi thẩm định DAĐT tại MobiFone, mặc định đơn vị đƣợc giao quản lý thực hiện dự án đƣợc coi là có năng lực phù hợp để quản lý triển khai dự án.
Công tác thẩm định phƣơng thức quản lý dự án ở MobiFone đƣợc làm nhƣ một thói quen mà thực chất là không xem xét kỹ năng lực thực sự của đơn vị đƣợc đề xuất quản lý dự án.
Điều này tƣơng đối nguy hiểm, vì nếu đơn vị đƣợc lựa chọn quản lý thực hiện dự án không có năng lực phù hợp để triển khai dự án sẽ ảnh hƣởng trực tiếp đến tiến độ, chất lƣợng thực hiện dự án.
b. Nguyên nhân
Nguyên nhân đƣợc chỉ ra với hạn chế trong công tác thẩm định phƣơng thức quản lý dự án là:
- Quy trình, quy định về công tác quản lý dự án chƣa rõ ràng. Chƣa có hƣớng dẫn về việc nhƣ thế nào là phù hợp để quản lý triển khai một dự án phần mềm CNTT.
71
Hạn chế trong thẩm định các rủi ro có thể phát sinh trong quá trình triển khai dự án và cách thức phòng ngừa, đối phó
a. Hạn chế
Rủi ro là những yếu tố có thể phát sinh trong quá trình triển khai dự án mà trong quá trình lập có thể định vị đƣợc.
Tại MobiFone, đối với các dự án phần mềm, một phần do tính chất của các dự án đều nhằm mục đích giải quyết những vấn đề cần thiết phục vụ nhu cầu sản xuất kinh doanh nên các yếu tố rủi ro, nếu có, cũng là ít. Do vậy, trong quá trình lập dự án cũng nhƣ thẩm định, nội dung này thƣờng không đƣợc nói rõ. Nếu có cũng chỉ hết sức sơ sài và thƣờng không nêu rõ phƣơng pháp, cách thức phòng ngừa, đối phó.
b. Nguyên nhân
Những hạn chế thẩm định các rủi ro và phƣơng thức phòng ngừa, đối phó đƣợc xác định do một số nguyên nhân sau:
- Các DAĐT phần mềm tại MobiFone có quy mô thông thƣờng không lớn, tính chất không quá phức tạp nên các yếu tố bất định không nhiều. Chính điều này ảnh hƣởng tới suy nghĩ đơn vị lập cũng nhƣ đơn vị thẩm định.
- Trong các văn bản quy định, hƣớng dẫn của Tổng công ty không yêu cầu.
3.3.2.3. Tổng hợp những nguyên nhân cơ bản dẫn tới những hạn chế trong công tác thẩm định dự án đầu tư phần mềm tại MobiFone
Trong những phần trên, tác giả đã trình bày rõ những hạn chế và nguyên nhân gây ra từng hạn chế trong công tác thẩm định DAĐT phần mềm tại MobiFone. Để khắc phục những hạn chế MobiFone đang vƣớng phải trong công tác thẩm định DAĐT phần mềm thì cần phải loại bỏ những vấn đề là nguyên nhân nhƣ đã chỉ ra. Để thuận lợi cho những đề xuất sẽ đƣợc trình bày tại chƣơng 4, tác giả thực hiện tổng hợp lại từng nguyên nhân và xác định đối tƣợng liên quan đến mỗi nguyên nhân.
72
Bảng 3.9. Tổng hợp các nguyên nhân gây ra những hạn chế trong công tác thẩm định dự án đầu tƣ phần mềm tại MobiFone
Stt Nguyên nhân Đối tƣợng liên quan
1. Các quy định của nhà nƣớc về công tác thẩm định DAĐT phần mềm mới đƣợc ban hành và