Hiện trạng công tác thẩm định DAĐT phần mềm tại MobiFone

3.2.3.1. Những số liệu về công tác thẩm định DAĐT phần mềm tại MobiFone

Tại MobiFone, hoạt động thẩm định DAĐT phần mềm là khâu bắt buộc phải thực hiện trong quá trình xét, duyệt dự án. Một số DAĐT, sau quá trình thẩm định đã lộ ra những yếu tố kém hiệu quả, thông qua đó giúp Chủ đầu tƣ có số liệu định lƣợng để đƣa ra quyết sách phù hợp.

Từ hệ thống quản lý dự án nội bộ của TCT, tác giả đã tổng hợp những số liệu cơ bản về công tác thẩm định DAĐT phần mềm tại MobiFone từ năm 2012 đến nay nhƣ sau:

Bảng 3.5. Một số số liệu chung về công tác thẩm định DAĐT phần mềm tại MobiFone

Stt Nội dung thống kê Số lƣợng

1. Số lƣợng DAĐT phần mềm phải thẩm định 66

2. Số lƣợng DAĐT phần mềm đƣợc phê duyệt 64

3. Số lƣợng DAĐT phần mềm không đƣợc phê duyệt 02

(Nguồn: Dữ liệu tổng hợp từ hệ thống quản lý dự án - MobiFone)

Hai dự án đầu tƣ phần mềm đã qua thẩm định nhƣng không đƣợc phê duyệt nhƣ thống kê tại bảng 3.5 có cùng lý do là sau khi thực hiện thẩm định,

58

đơn vị thẩm định phát hiện nội dung đề xuất trang bị phần mềm trong 02 dự án là không cần thiết do các phần mềm đề xuất có các tính năng mà một số hệ thống phần mềm hiện tại của TCT có thể đáp ứng.

Ngoài ra, để có cái nhìn tổng quan hơn về hiện trạng công tác thẩm định dự án đầu tƣ phần mềm tại MobiFone, tác giả đã tiến hành lấy mẫu gồm 15 dự án đầu tƣ phần mềm và thống kê, tổng hợp đƣợc một số thông tin nhƣ sau:

Bảng 3.6. Bảng thống kê số lần nêu ý kiến thẩm tra trong quá trình thẩm định dự án đầu tƣ phần mềm tại MobiFone

Stt Nội dung thống kê Số lƣợng

1. Số lƣợng DAĐT không phải thẩm tra trƣớc khi phê duyệt 0/15

2. Số lƣợng DAĐT phải thẩm tra 01 lần trƣớc khi phê duyệt 11/15

3. Số lƣợng DAĐT phải thẩm tra 02 lần trƣớc khi phê duyệt 3/15

4. Số lƣợng DAĐT phải thẩm tra nhiều hơn 02 lần trƣớc khi phê duyệt

1/15

(Nguồn: Dữ liệu tự tổng hợp của tác giả)

Số lƣợng mẫu trong thống kê trên là ít (15 dự án) nên chƣa thể lấy số liệu đó để quy chụp tình hình triển khai công tác thẩm định dự án đầu tƣ phần mềm tại MobiFone. Tuy nhiên, theo số liệu tại bảng 3.6, không có dự án nào đƣợc phê duyệt mà không có ý kiến thẩm định. Điều đó chỉ ra rằng, công tác thẩm định dự án đầu tƣ (trong phạm vi 15 dự án đƣợc lấy làm mẫu) vẫn chỉ ra những nội dung còn thiếu sót hoặc chƣa hợp lý trong hồ sơ trình phê duyệt DAĐT mà đơn vị chủ trì dự án xây dựng. Đồng thời, nhiều dự án phải thực hiện thẩm định, nêu ý kiến thẩm tra nhiều lần mới đủ điều kiện để trình Chủ đầu tƣ phê duyệt.

3.2.3.2. Về quy trình, thủ tục thẩm định

Công tác thẩm định DAĐT đóng vai trò vô cùng quan trọng, góp phần nâng cao hiệu quả của triển khai DAĐT, giúp Chủ đầu tƣ trong việc nhận diện

59

những rủi ro trong triển khai dự án cũng nhƣ nhìn rõ tính khả thi, lợi ích mang lại từ việc triển khai dự án.

Văn bản quy định về công tác thẩm định DAĐT đƣợc Tổng công ty quy định tại Quy trình Áp dụng chế độ quản lý đầu tƣ xây dựng. Theo đó, một số nội dung đƣợc Tổng công ty quy định tại quy trình đã nêu bao gồm:

- Ban Đầu tƣ hoặc phòng Quản lý đầu tƣ tại các đơn vị trực thuộc có trách nhiệm thẩm định các hồ sơ liên quan và báo cáo TGĐ hoặc HĐTV hoặc Giám đốc các đơn vị trực thuộc phê duyệt theo phân cấp đầu tƣ.

- Đối với các DAĐT phức tạp, Ban Đầu tƣ có thể gửi yêu cầu cho các đơn vị liên quan để lấy ý kiến.

- Khi nhận đƣợc hồ sơ trình phê duyệt DAĐT, trong vòng 03 đến 07 ngày kể từ ngày nhận đƣợc hồ sơ, Ban Đầu tƣ (hoặc phòng Quản lý đầu tƣ ở các đơn vị trực thuộc) kiểm tra và có phiếu thẩm tra hồ sơ gửi đơn vị (nếu hồ sơ chƣa hợp lệ).

- Sau khi thẩm định xong, đơn vị thẩm định phải lập báo cáo kết quả thẩm định kèm theo tờ trình theo mẫu, trình ngƣời có thẩm quyền quyết định đầu tƣ xem xét.

Tóm tắt thành sơ đồ triển khai nhƣ sau:

Tiếp nhận hồ sơ Hoạt động thẩm

định hồ sơ Kết luận

Báo cáo người có thẩm quyền quyết định phê duyệt hoặc hủy dự án

Thẩm tra dự án cho đơn vị thực

hiện dự án Hoàn thiện hồ sơ

Không đạt Đạt

60

Hình 3.2. Sơ đồ triển khai công tác thẩm định dự án đầu tƣ tại MobiFone

Tuy quy trình không quy định rõ việc thẩm định phải thực hiện nhƣ thế nào nhƣng công tác thẩm định và phê duyệt DAĐT phần mềm tại MobiFone vẫn đƣợc thực hiện đều đặn. Vậy, các nội dung nào đƣợc xem xét khi thẩm định các DAĐT phần mềm tại MobiFone?

Để trả lời đƣợc câu hỏi này, tác giả đã lựa chọn ngẫu nhiên 15 bản báo cáo thẩm định các DAĐT phần mềm do MobiFone, Trung tâm Tính cƣớc và Thanh khoản MobiFone, Trung tâm Dịch vụ đa phƣơng tiện và Giá trị gia tăng MobiFone thực hiện trong 03 năm gần đây để đánh giá. Kết quả nhƣ sau:

Bảng 3.7. Các nội dung đánh giá trong quá trình thẩm định dự án đầu tƣ phần mềm tại MobiFone

Stt Nội dung thẩm định Kết quả

5. Căn cứ pháp lý để thực hiện đầu tƣ 15/15

6. Nhu cầu đầu tƣ 15/15

7. Mục tiêu đầu tƣ 15/15

8. Quy mô và công suất đầu tƣ 15/15

9. Sự phù hợp của giải pháp kỹ thuật 15/15

10. Các chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật 15/15

11. Cơ sở hạ tầng triển khai dự án 15/15

12. Dự toán của dự án 15/15

13. Tổng mức đầu tƣ của dự án 15/15

14. Tiến độ triển khai dự án 15/15

15. Kế hoạch lựa chọn nhà thầu 15/15

16. Phƣơng thức quản lý thực hiện 15/15

17. Nội dung và chất lƣợng hồ sơ 15/15

61

Nhƣ vậy, dù không đƣa vào quy trình, quy định nhƣng việc thẩm định các DAĐT phần mềm nói riêng, các DAĐT nói chung của MobiFone đƣợc thực hiện thống nhất từ cấp Tổng công ty đến các đơn vị trực thuộc.

3.2.3.3. Về thời gian thẩm định

Quy trình về công tác đầu tƣ tại MobiFone quy định cụ thể thời gian thẩm định đối với các dự án do đó tiến độ thẩm định các DAĐT phần mềm tại MobiFone thƣờng không xảy ra tình trạng trì trệ.

Qua kiểm tra 15 DAĐT phần mềm đƣợc lựa chọn ngẫu nhiên nhƣ đã trình bày ở phần trên, tác giả có đƣợc kết quả nhƣ sau:

Bảng 3.8. Kết quả thống kê thời gian hoàn thành thẩm định DAĐT phần mềm Stt Tổng thời gian thẩm định Số lƣợng Tỷ lệ

1 Trong vòng 01 tháng 09 60%

2 Từ 01 đến 02 tháng 06 40%

3 Sau 02 tháng 0 0%

Tổng 15 100%

(Nguồn: Dữ liệu tự tổng hợp của tác giả) 3.2.3.4. Về đội ngũ tham gia công tác thẩm định

Đội ngũ tham gia công tác thẩm định tại MobiFone đều là cán bộ đƣợc ký hợp đồng lao động với Tổng công ty Viễn thông MobiFone theo quy định của nhà nƣớc.

Về trình độ chuyên môn: Các cán bộ tham gia công tác thẩm định tại MobiFone đều đƣợc đào tạo tại các trƣờng đại học nổi tiếng của Việt Nam, một số đƣợc đào tạo tại các trƣờng danh tiếng của nƣớc ngoài. Chuyên ngành đào tạo khá đa dạng từ kinh tế, CNTT, toán – tin, điện tử viễn thông, xây dựng, … để phù hợp với yêu cầu công việc cũng khá đa dạng ở MobiFone. Cán bộ đảm trách công tác thẩm định cũng nhƣ các công tác chuyên môn khác của MobiFone đƣợc tuyển dụng một cách kỹ càng với tiêu chuẩn cao.

62

Hàng năm, Tổng công ty đều tổ chức các khóa đào tạo nhằm nâng cao kiến thức cũng nhƣ kỹ năng trong triển khai công việc. Một số khóa đào tạo liên quan đến công tác thẩm định nhƣ Xây dựng và thẩm định DAĐT xây dựng công trình, Quản lý dự án đầu tƣ công trình, Đánh giá và Quản lý vốn đầu tƣ (Capital Investment Management and Evaluation), …

3.3. Đánh giá hiện trạng công tác thẩm định dự án đầu tƣ phần mềm tại Tổng công ty Viễn thông MobiFone

3.3.1. Những kết quả đạt được trong công tác thẩm định DAĐT phần mềm tại Tổng công ty Viễn thông MobiFone tại Tổng công ty Viễn thông MobiFone

Đồng hành với các hoạt động sản xuất kinh doanh khác, công tác thẩm định DAĐT nói chung và các DAĐT phần mềm nói riêng tại MobiFone đã góp phần to lớn giúp MobiFone gặt hái đƣợc nhiều thành công, góp phần vào những thành công trong kế hoạch sản xuất kinh doanh của MobiFone, đóng góp không nhỏ cho sự phát triển của kinh tế, xã hội Việt Nam.

Có thể kể ra những mặt đạt đƣợc trong công tác thẩm định DAĐT phần mềm tại MobiFone trong những năm qua nhƣ sau:

- Một là, công tác thẩm định giúp các đơn vị thực hiện dự án hoàn thiện hồ sơ dự án, đảm bảo công tác phê duyệt dự án cho Chủ đầu tƣ. Từ năm 2012 đến nay, MobiFone đã phê duyệt khoảng hơn 60 DAĐT có liên quan đến phần mềm (cả trang bị mới và nâng cấp). Thành công trong việc triển khai các DAĐT phần mềm giúp MobiFone đáp ứng đƣợc nhu cầu sử dụng dịch vụ của khách hàng, chất lƣợng phục vụ khách hàng, nâng cao công tác quản lý của doanh nghiệp cũng nhƣ tăng hiệu suất lao động tại MobiFone.

- Hai là, công tác thẩm định giúp chủ đầu tƣ tăng cƣờng cơ hội nhận diện đƣợc những dự án không hiệu quả hoặc kém hiệu quả, giúp tiết kiệm chi phí cho Chủ đầu tƣ, tránh lãng phí – thất thoát tiền của của Nhà nƣớc.

- Ba là, việc thẩm định DAĐT phần mềm tại MobiFone cơ bản đáp ứng các yêu cầu, quy định của nhà nƣớc. Qua rà soát các biên bản kiểm tra của các

63

đơn vị chức năng nhà nƣớc nhƣ Kiểm toán Nhà nƣớc, Thanh tra Chính phủ, Thanh tra Tập đoàn Bƣu chính và Viễn Thông Việt Nam, … về cơ bản, MobiFone đƣợc đánh giá đã làm tốt công tác lập, thẩm định DAĐT.

- Bốn là, đã đào tạo đƣợc đội ngũ tham gia công tác thẩm định có chuyên môn, kỹ năng làm việc tốt. Đây là điều kiện hết sức thuận lợi trong tình hình mới, một đội ngũ với kỹ năng, chuyên môn tốt sẽ là động lực lớn để MobiFone mạnh dạn áp dụng những phƣơng pháp lập DAĐT phần mềm theo quy định của Bộ TT&TT.

3.3.2. Những tồn tại, hạn chế và nguyên nhân những tồn tại, hạn chế trong công tác thẩm định dự án đầu tư phần mềm tại MobiFone công tác thẩm định dự án đầu tư phần mềm tại MobiFone

Với những thành quả đã đạt đƣợc trong công tác thẩm định DAĐT phần mềm nhƣ đã trình bày ở mục 3.3.1, liệu công tác thẩm định các DAĐT phần mềm tại MobiFone còn những tồn tại, những hạn chế nào không?

Bằng kinh nghiệm thực tế công tác của bản thân, tác giả cũng đã nhìn ra một số điểm còn hạn chế trong hoạt động thẩm định DAĐT phần mềm tại MobiFone. Và để làm vững hơn cơ sở đánh giá, tác giả sử dụng kết quả thảo luận của nhóm chuyên gia cùng hoạt động trong công tác thẩm định của MobiFone để cùng đƣa ra những hạn chế, tồn tại trong công tác thẩm định DAĐT phần mềm tại MobiFone.

Từ kết quả đánh giá sơ cấp của các đồng nghiệp theo mẫu câu hỏi đã đƣợc đƣa ra, tác giả tổng hợp kết quả thảo luận đối với từng nội dung thảo luận (chi tiết tại phụ lục số 5). Và từ bảng tổng hợp này, tác giả sẽ chỉ rõ những hạn chế trong công tác thẩm định DAĐT phần mềm tại MobiFone và nguyên nhân dẫn tới những hạn chế này để có thể đƣa ra các giải pháp nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả công tác thẩm định DAĐT phần mềm tại Tổng công ty Viễn thông MobiFone.

64

3.3.2.1. Hạn chế ở hệ thống quy trình, quy định triển khai công tác thẩm định dự án đầu tư và nguyên nhân

a. Về hạn chế:

Kết quả thảo luận về các nội dung liên quan đến hệ thống quy trình, quy định trong công tác thẩm định DAĐT phần mềm tại MobiFone nhƣ sau:

- 100% các thành viên thống nhất ý kiến MobiFone có hệ thống quy trình, quy định triển khai công tác đầu tƣ, trong đó có nội dung liên quan đến công tác thẩm định các DAĐT nói chung.

- 80% số ngƣời tham gia lựa chọn mức điểm 3 (khá) khi đƣợc hỏi về đánh giá mức độ đầy đủ của quy trình, quy định về thẩm định DAĐT phần mềm, 20% còn lại cho điểm 2 (trung bình).

Kết quả thảo luận, khảo sát cho thấy mức độ đáp ứng của hệ thống quy trình, quy định đối với công tác thẩm định DAĐT phần mềm tại MobiFone là khá thấp. Nội dung tại quy trình, quy định về công tác thẩm định DAĐT chỉ quy định chung chung về cách thức phối hợp, về tiến độ thực hiện mà không có nội dung quy định hoặc hƣớng dẫn về thủ tục, phƣơng pháp, chỉ tiêu hoàn thành của việc thẩm định. Đặc biệt, DAĐT phần mềm có những tính chất tƣơng đối khác biệt đối với các DAĐT cơ bản khác và mới đƣợc Nhà nƣớc, Bộ TT&TT ban hành các quy định về công tác lập cũng nhƣ thẩm định DAĐT phần mềm.

b. Về nguyên nhân:

Cũng theo kết quả thảo luận, hạn chế về hệ thống quy trình, quy định trong công tác thẩm định DAĐT phần mềm có một số nguyên nhân đƣợc xắp xếp theo tỷ lệ từ cao tới thấp nhƣ sau:

- Một là, các quy định của nhà nƣớc về công tác thẩm định DAĐT phần mềm mới đƣợc ban hành và nội dung quy định còn sơ sài nên MobiFone chƣa thể quy định rõ ràng.

65

- Hai là, các đơn vị chức năng chủ trì phụ trách công tác đầu tƣ tại Tổng công ty chƣa kịp thời nghiên cứu, tƣ vấn cho Lãnh đạo cấp trên để cập nhật quy trình theo những quy định mới của Nhà nƣớc.

- Ba là, đơn vị chức năng tƣ vấn cho Lãnh đạo cấp trên ban hành quy trình, quy định về công tác đầu tƣ với những nội dung cơ bản trong công tác thẩm định DAĐT do DAĐT có nhiều kiểu, nhiều loại. Việc quy định chi tiết là không cần thiết.

3.3.2.2. Hạn chế ở trình tự, thủ tục trong quá trình triển khai thẩm định và nguyên nhân

Tổng hợp kết quả thảo luận của nhóm chuyên gia thực hiện công tác thẩm định DAĐT, tác giả trình bày một số hạn chế tại một số khâu trong quá trình thẩm định DAĐT phần mềm tại MobiFone. Cụ thể nhƣ sau:

Hạn chế trong thẩm định nhu cầu đầu tƣ a. Về hạn chế

Theo bảng tổng hợp kết quả đánh giá, một số hạn chế trong quá trình xem xét, đánh giá về nhu cầu đầu tƣ của các dự án phần mềm tại MobiFone cơ bản nhƣ sau:

- Ngoài các nhu cầu trƣớc mắt thì nhu cầu sẽ phát sinh trong tƣơng lai (nằm trong vòng đời của dự án) đòi hỏi đơn vị lập dự án phải dự báo, tính toán đƣợc. Trƣờng hợp đơn vị thực hiện dự án không nhìn ra những nhu cầu này, đơn vị thẩm định rất khó để xem xét, phát hiện ra.

- Phần mềm sử dụng tại MobiFone liên tục đƣợc cập nhật, nâng cấp từ khi trang bị (có những hệ thống đã cập nhật lần thứ 10). Công tác tổng hợp chức năng hệ thống qua từng pha đầu tƣ chƣa tốt nên dẫn tới trƣờng hợp càng về sau việc đối chiếu, so sánh tính năng đề xuất với những tính năng đã có tại khâu thẩm định là rất khó khăn.

66

Để xảy ra những hạn chế trong thẩm định, đánh giá nhu cầu đầu tƣ nhƣ trên, nguyên nhân đƣợc chỉ ra chủ yếu do công tác hoạch định chiến lƣợc về CNTT.

Tại MobiFone, công tác hoạch định chiến lƣợc về CNTT là chƣa rõ ràng. Ban CNTT đã nhiều lần đề cập tới việc xây dựng đề án chiến lƣợc về CNTT cho Tổng công ty với tầm nhìn chiến lƣợc trong 5 năm, 10 năm và 20 năm. Tuy nhiên, đến nay vẫn chƣa có kết quả cụ thể. Từ đó dẫn tới việc thiếu