Thư điện tử là một dịch vụ mà cho phép chúng ta gửi thông báo trong chế độ điện tử thông qua internet. Nó cung cấp một phương thức hiệu quả, rẻ và thời gian thực cho viện phân phối thông tin giữa con người.
Địa chỉ thư điện tử
Mỗi người sử dụng thư điện tử được chỉ định bởi một tên duy nhất cho tài khoản thư điện tử của anh ta. Tên này được biết đến như là địa chỉ thư điện tử. Các người sử dụng khác nhau có thể gửi hoặc nhận các thông báo theo địa chỉ thư điện tử đó.
http://vietjack.com/ Trang chia sẻ các bài học online miễn phí Trang 59
Thư điện tử thường có mẫu chung là username@domainname (tênngườisửdụng@tênmiền). Ví dụ, webmaster@tutorialspoint.com là một thư điện tử, trong đó webmaster là tên sử dụng và tutorialspoint.com là tên miền.
Tên sử dụng và tên miền được phân biệt nhau bởi ký hiệu & (at).
Các địa chỉ thư điện tử là không phân biệt kiểu chữ.
Các khoảng trống là không được cho phép trong địa chỉ thư điện tử.
Các thành phần của thông báo thư điện tử
Thông báo thư điện tử bao gồm các thành phần khác nhau: Header Thư điện tử, Lời chào hỏi, Văn bản, và Chữ ký. Những thành phần này được miêu tả trong sơ đồ dưới đây:
Header thư điện tử
5 dòng đầu tiên của một thông báo thư điện tử được gọi là Header thư điện tử. Phần Header này bao gồm các trường sau:
http://vietjack.com/ Trang chia sẻ các bài học online miễn phí Trang 60
Từ ai, tổ chức nào (From)
Ngày tháng (Date)
Tới ai, tổ chức nào (To)
Chủ đề (Subject)
CC
BCC
FROM
Trường này chỉ địa chỉ của người gửi, ví dụ địa chỉ của người gửi thư điện tử.
DATE
Trường Date chỉ ngày, tháng khi thư điện tử được gửi.
TO
Trường To chỉ địa chỉ người nhận, ví dụ tới người mà thư điện tử gửi tới.
SUBJECT
Trường này chỉ mục đích của thư điện tử. Nó nên được ghi chính xác về nội dung chính.
CC
CC là viết tắt của Carbon Copy. Nó bao gồm nhóm địa chỉ người nhận (mà các người nhận này biết địa chỉ của nhau), mà bất cứ ai trong nhóm này cũng nhận được thư của bạn.
BCC
BCC là viết tắt của Black Carbon Copy. Nó được sử dụng khi chúng ta không muốn một hoặc nhiều người nhận biết rằng bạn đã gửi thư cho ai đó trong nhóm.
LỜI CHÀO (GREETING)
Là phần mở đầu của thông báo thực sự. Ví dụ: Hi Sir hoặc Hi Guys ….
VĂN BẢN
http://vietjack.com/ Trang chia sẻ các bài học online miễn phí Trang 61
CHỮ KÝ (SIGNATURE)
Đây là phần cuối cùng của một thông báo thư điện tử. Nó bao gồm Tên của người gửi, Địa chỉ, và Số liên lạc.
Các lợi thế
Thư điện tử đã chứng minh nó là trung gian giao tiếp mạnh và đáng tin cậy. Dưới đây là các lợi ích của E-mail: Đáng tin cậy Tiện lợi Tốc độ Rẻ Có thể in được
Mang tính toàn cầu
Tính tổng quát
Đáng tin cậy
Rất nhiều hệ thống thư điện tử thông báo cho người gửi nếu thông báo thư điện tử chưa được phối phối đến người nhận.
Tiện lợi
Không yêu cầu sử dụng văn phòng phẩm và tem. Và bạn cũng không cần phải đến bưu điện. Nhưng tất cả những thứ này không được yêu cầu cho việc gửi hoặc nhận một thư điện tử.
Tốc độ
Thư điện tử được gửi và nhận rất nhanh. Tuy nhiên, tốc độ của nó cũng phụ thuộc vào mạng.
Rẻ
Chi phí để gửi thư điện tử là rất thấp.
Có thể in được
Nó là dễ dàng để lấy được một bản sao cứng của một thư điện tử. Ngoài ra, một bản sao mềm cũng được sử dụng để lưu giữ.
http://vietjack.com/ Trang chia sẻ các bài học online miễn phí Trang 62
Tính toàn cầu
Thư điện tử có thể được gửi và nhận bởi một người ở bất cứ nơi đâu trên thế giới.
Tính tổng quát
Nó cũng có thể gửi đồ họa, các chương trình và âm thanh với một thư điện tử.
Các nhược điểm
Bên cạnh những lợi ích mà thư điện tử mang lại, cũng còn tồn tại một số nhược điểm như sau:
Có thể giả mạo Quá tải Định hướng sai Thư rác Không có sự phản hồi Có thể giả mạo
Thư điện tử không ngăn cản việc có thể giả mạo, đó là, ai đó đóng vai người gửi, gửi thư giả danh (không được sử ủy quyền) tới người nhận.
Quá tải
Bởi vì sự tiện lợi của thư điện tử, điều này có thể dẫn tới việc quá tải.
Điều hướng sai
Nó là có thể rằng bạn có thể gửi thư điện tử đến một người nhận mà không trong dự định của bạn.
Thư rác
Thư rác là những thư mà bạn không muốn nhận hoặc là các thư không chính xác. Thư rác đôi khi được cho như là spam.
Không có sự phản hồi
Nó có thể gây cho bạn sự nản lòng, bực dọc khi người nhận không đọc thư điện tử của bạn và không phản hồi thư đó.