II. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA TRUNG TÂM
1.2. Các nguồn lực đảm bảo cho hoạt động của Trung tâm giao dịch
chính
a. Hệ thống trang thiết bị
Nhằm tạo điều kiện thuận lợi trong quá trình làm việc giữa cán bộ Trung tâm với người dân, Uỷ ban đã bố trí đầu tư hệ thống trang thiết bị hiện đại, nhằm đảm bảo cho tính độc lập, chuyên trách, và tiến tới chuyên nghiệp, hiện đại hóa trong hoạt động. Tổng đầu tư kinh phí cho việc lắp đặt hệ thống trang thiết bị của Trung tâm lên đến 450 triệu đồng.
Hệ thống trang thiết bị bao gồm các phương tiện công nghệ thông tin hiện đại:
- Hệ thống xếp hàng tự động, phục vụ cho việc cấp số thứ tự giao dịch cho tổ chức, thông báo trên loa số thứ tự theo nguyên tắc: “Đến trước được phục vụ trước, tự động hướng dẫn khách hàng đến đúng quầy giao dịch”.
- Hệ thống camera giám sát bao gồm: Máy thu hình, phát hình, âm thanh để hướng dẫn công dân và kiểm soát của lãnh đạo đối với hoạt động của trung tâm.
- Hệ thống mã vạch, sinh ra mã vạch cho mỗi bộ hồ sơ thủ tục hành chính để in mã vạch vào phiếu biên nhận hồ sơ. Sử dụng mã vạch để tra cứu quá trình giải quyết hồ sơ qua một máy quét mã vạch đặt tại trung tâm.
- Hệ thống màn hình cảm ứng, để phục vụ tổ chức, công dân tự tra cứu các thông tin hướng dẫn về trình tự, hồ sơ các thủ tục.
- Nối mạng ADSL ứng dụng công nghệ thông tin vào việc kiểm soát các quy trình của các phòng, ban chuyên môn liên quan….
Bảng thống kê các thiết bị sử dụng tại Trung tâm giao dịch hành chính :
STT Tên thiết bị Số lượng
2 Máy in 10
3 Máy tính xách tay 05
4 Hệ thống camera 04
5 Màn hình cảm ứng 04
6 Ổn áp lioa 02
7 USB office cho máy chủ 01
8 USB office cho máy bàn 10
9 Switch 24 ofport 01 10 Máy đọc mã vạch 01 11 Máy photo 01 12 Case máy bàn 04 13 Sever 01 14 Điều hoà 06 15 Bàn họp 01 16 Ghế (bàn họp) 20
17 Ghế xoay (cho công chức làm việc tại quầy) 12
18 Tủ tài liệu 12
19 Bàn làm việc 12
[ Kết quả điều tra tháng 4 năm 2010 ] b. Hệ thống phần mềm xử lý
Trung tâm giao dịch hành chính đã được đầu tư xây dựng hệ thống các phần mềm, cổng thông tin điện tử với tổng kinh phí đầu tư lên đến 430 triệu đồng. Bao gồm:
- Phần mềm kế toán
- Phần mềm quản trị nhân sự
- Phần mềm quản lý hồ sơ hành chính một cửa, một cửa liên thông - Phần mềm tra cứu thông tin
- Phần mềm AutoCAD giúp cho việc xay dựng các hồ sơ về địa chính. - Phần mềm nhận văn bản giữa các đơn vị để theo dõi quá trình chu chuyển của các văn bản trong quá trình điều hành của Uỷ ban nhân dân Quận và các đơn vị chuyên môn và liên thông giữa các đơn vị.
- Phần mềm quản lý hồ sơ, văn bản của Uỷ ban nhân dân Quận để lưu trữ tra tìm các hồ sơ thuộc thẩm quyền giả quyết của Uỷ ban nhân dân Quận
Xây dựng cơ sở dữ liệu toàn văn cho Quận và thực hiện nối mạng ADSL- VPN cho các đơn vị, đảm bảo việc kết nối đạt tốc độ cao.
Nhận xét: Với sự đầu tư đúng mức cả về tài chính và nguồn nhân lực,
Trung tâm giao dịch hành chính một cửa, một cửa liên thông Ủy ban nhân dân Quận Hà Đông đã được đầu tư hệ thồng trang thiết bị hiện đại, đủ tiêu chuẩn để đáp ứng yêu cầu của công việc.
Theo kết quả tổng hợp số liệu từ 30 phiếu thăm dò ý kiến công dân, 100% ( 30 ý kiến ) đều hài lòng về cơ sở vật chất kỹ thuật tại Trung tâm. Cụ thể:
Mức độ Rất hài lòng Hài lòng Không hài lòng
Tỷ lệ ( % ) 30 % ( 9 ý kiến ) 70 % ( 21 ý kiến ) 0 % ( 0 ý kiến ) Theo đánh giá chung, hệ thống trang thiết bị đã đáp ứng được yêu cầu giải quyết công việc nhanh gọn, chuyên nghiệp, khoa học. Hệ thống cửa kính kéo, máy điều hòa, ghế ngồi chờ, hệ thống bàn làm việc giữa công dân và cán bộ công chức Trung tâm sạch đẹp, lịch sự, tạo được không gian thoáng mát thoải mái, khang trang, hiện đại.
Đây là kết quả đạt được do có sự quan tâm đầu tư đúng mức cả về tài chính và nguồn lực, có sự kiểm tra giám sát chặt chẽ trong suốt quá trình xây dựng và hoạt động của Trung tâm.