II. MỘT SỐ GIẢI PHÁP KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ
2. Về đội ngũ cán bộ công chức Trung tâm
a. Tăng thêm số cán bộ, công chức làm việc tại trung tâm nhằm đáp ứng yêu cầu giải quyết công việc thường xuyên
Hiện nay, số lượng cán bộ công chức làm việc tại Trung tâm là 11, còn thiếu để có thể đáp ứng nhu cầu giải quyết công việc nhanh chóng kịp thời cho công dân, tổ chức. Vì vậy, để nâng cao hiệu quả làm việc của Trung tâm, yêu cầu trước hết là tăng cường số lượng đội ngũ cán bộ công chức làm việc tại Trung tâm, đặc biệt là đội ngũ cán bộ có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cao, có khả năng thích ứng nhanh với môi trường làm việc đòi hỏi khả năng xử lý nhanh chóng, kịp thời.
Để hoạt động của Trung tâm đạt hiệu quả cao, cần bổ sung thêm từ 2 đến 3 cán bộ công chức chuyên môn, nhất là cán bộ làm trong lĩnh vực quản lý đất đai, thế chấp đảm bảo tài sản gắn liền với đất, yêu cầu có năng lực, có trình độ cao, nhanh nhạy thường xuyên nắm bắt thông tin, tình hình cho phù hợp với yêu cầu công việc.
b. Thường xuyên nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, bồi dưỡng phẩm chất đạo đức công vụ cho đội ngũ cán bộ, công chức Trung tâm
Hiện nay trình độ của đội ngũ cán bộ, công chức Trung tâm còn nhiều hạn chế, đặc biệt là trình độ tin học, khả năng sử dụng máy tính và các phần mềm có tính phức tạp trong giải quyết thủ tục hành chính còn chưa cao. Do vậy, chưa phát huy được hết hiệu quả của hệ thống phần mềm ứng dụng.
Trước tình hình trên, vấn đề nâng cao trình độ cho đội ngũ cán bộ, công chức là tất yếu nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động.
Một là, cải tiến công tác cán bộ, bao gồm việc tuyển dụng, sử dụng, và
đào tạo cán bộ công chức. Cụ thể:
- Ngay từ khâu lựa chọn cán bộ làm việc, cần chú trọng lựa chọn những người có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao, có ý thức trách nhiệm, có phẩm chất đạo đức tốt.
- Bố trí đội ngũ cán bộ công chức được tuyển chọn vào đúng vị trí phù hợp với chức năng nhiệm vụ và trình độ chuyên môn của họ.
- Trong quá trình sử dụng cán bộ, cần có cơ chế kiểm tra giám sát chất lượng công tác của cán bộ công chức để có chính sách đào tạo, bồi dưỡng kịp thời, đảm bảo đáp ứng yêu cầu công việc.
Hai là, tạo cơ hội cho cán bộ công chức có điều kiện để nâng cao trình
độ chuyên môn, nghiệp vụ, và tăng cường mối quan hệ công sở giữa đội ngũ cán bộ công chức.
- Thường xuyên mở các khoá học giúp cán bộ có điều kiện tiếp xúc và cập nhật thông tin liên quan đến chuyên môn của mình để tự trau dồi, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ bản thân.
- Mở các lớp bồi dưỡng tin học văn phòng, tin học ứng dụng phục vụ cho quá trình giải quyết công việc cho người dân.
- Tổ chức các buổi giao lưu, hội thảo tạo cơ hội cho cán bộ,công chức các bộ phân, ban ngành chuyên môn có điều kiện giao lưu, học hỏi kinh nghiệm, tăng cường tình đoàn kết, khả năng phối hợp trong thực hiện nhiệm vụ.
Ba là, nâng cao phẩm chất đạo đức công vụ của cán bộ công chức
Bên cạnh trình độ chuyên môn nghiệp vụ, vấn đề nâng cao phẩm chất đạo đức cũng là một vấn đề cần đặc biệt quan tâm. Theo giáo sư Lê Chi Mai, phẩm chất đạo đức của người cán bộ công chức được hợp thành từ 3 yếu tố sau:
- Ý thức phấn đấu hoàn thành công việc ở mức tốt nhất có thể được. - Tinh thần, thái độ phục vụ của người đó đối với khách hàng.
- Tinh thần đồng đội và sự phối hợp công tác với đồng nghiệp trong cơ quan.
Cũng theo giáo sư, một cán bộ có phẩm chất đạo đức công vụ tốt phải có những biểu hiên cụ thể sau:
- Làm việc đúng giờ, đảm bảo thời gian theo quy định.
- Luôn tìm cách thực hiện công việc được giao với cách thức có hiệu quả và tiết kiệm nhất.
- Đảm bảo tính khách quan, công bằng trong quá trình giải quyết thủ tục cho mọi khách hàng, không dành sự ưu đãi đặc biệt cho bất cứ một khách hàng nào bất kể có quen biết hay không.
- Không nhận quà cáp, hối lộ từ khách hàng.
- Không được hứa hẹn cá nhân liên quan đến việc thực hiện nhiệm vụ công.
- Không được phép làm bất kỳ một điều gì mâu thuẫn với nhiệm vụ công của cơ quan.
- Không sử dụng thông tin có được tại cơ quan vì lợi ích cá nhân.
- Có ý thức tích cực tham gia vạch trần sự tham ô tham nhũng bất kỳ lúc nào phát hiện ra.
Để không ngừng rèn luyện và nâng cao đạo đức của cán bộ công chức, cần có những biện pháp hiệu quả và cụ thể:
- Đề ra hệ thống các tiêu chuẩn cụ thể về đạo đức công vụ, coi đó là thước đo đánh giá đạo đức công vụ của đội ngũ cán bộ công chức Trung tâm nói riêng và cán bộ công chức nói chung.
- Công khai hóa hệ thống các tiêu chuẩn, chuẩn mức cho cán bộ, nhan viên trung tâm và người dân được biết.
- Huy động công dân tham gia, lấy ý kiến trực tiếp của công dân để đánh giá về đạo đức công vụ của cán bộ công chức.
- Giúp cán bộ hiểu rõ quyền và trách nhiệm của mình nếu có vi phạm xảy ra.
- Xây dựng hệ thống các biện pháp đánh vào tâm lý cán bộ công chức, nhằm nâng cao ý thức cá nhân, ý thức công vụ: Trước hết, cần có một người lãnh đạo hòa đồng, cởi mở, biết cách nắm bắt tâm lý của cán bộ công chức, luôn coi công chức là bạn, biết cách tạo không khí hòa đồng, thoải mái trong quá trình hoạt động tại cơ quan; tạo cơ hội cho cán bộ công chức làm việc, phát huy vai trò cá nhân trong từng công việc cụ thể, giúp cho họ thấy được vị trí và tầm quan trọng của mình trong cơ quan; quan tâm giúp đỡ cán bộ khi gặp khó khăn, giúp cán bộ vượt qua rắc rối trong phạm vi có thể, tạo cơ hội cho cán bộ công chức tự sửa chữa lỗi lầm, và chuyên tâm công tác.
- Đề cao giá trị đạo đức của mỗi cán bộ công chức. - Tạo sự bình đẳng trong quá trình công tác.
-Mở các khoá học, buổi hội thảo về đạo đức công vụ, làm và thực hiện theo tư tưởng Hồ Chí Mình nhằm bồi dưỡng về phẩm chất, đạo đức cho đội ngũ cán bộ, công chức.
Bốn là, xây dựng cơ chế mở, khuyến khích cán bộ phát huy năng lực,
và gắn bó với Trung tâm
- Tạo cơ hội cho cán bộ công chức trực tiếp tham gia vào động quản lý, mở rộng tính dân chủ trong quản lý điều hành, chú trọng lắng nghe ý kiến của cán bộ công chức, giúp cán bộ công chức thấy được tầm quan trọng của mình đối với quá trình hoạt động của Trung tâm, từ đó cống hiến sức mình cho hoạt động của Trung tâm.
- Tăng cường công tác ủy quyền và xác định trách nhiệm cá nhân trong mỗi công tác nhiệm vụ nhất định. Nâng cao tính chủ động của cán bộ, mở rộng phạm vi hoạt động làm cho mỗi cán bộ công chức có điều kiện tiếp xúc với nhiều công đoạn khác nhau, được tham gia nhiều bước trong quy trình, tạo hứng khởi trong công tác và hạn chế cảm giác nhàm chán.
c. Xây dựng chế độ đãi ngộ hợp lý đối với cán bộ, công chức
- Xây dựng các chính sách khuyến khích cán bộ, công chức gắn bó lâu dài với Trung tâm: Chế độ thi đua, khen thưởng; trợ cấp cho cán bộ, công
chức gặp khó khăn; Bảo hộ cho cán bộ, công chức khi cần vay vốn; có chính sách chế độ đối với cán bộ công chức ốm đau, mất sức…
- Đổi mới chính sách tiền lương cán bộ công chức, đảm bảo cho công chức có thể đủ sống ở mức trung bình khá của xã hội.
- Xây dựng chế độ thưởng phạt nghiêm minh, tôn vinh thành quả của cán bộ công chức đã đạt được, đồng thời xử lý nghiêm minh những vi phạm nếu có.
- Xây dựng các chính sách thu hút người trẻ vào làm việc trong Trung tâm nhằm đổi mới hoạt động của Trung tâm theo hướng năng động, linh hoạt, giải quyết nhanh chóng, kịp thời, sáng tạo.
Đồng thời cần có những chính sách hợp lý để giữ chân các công chức làm việc theo hợp đồng gắn bó lâu dài với Trung tâm, đặc biệt là những công chức có trình độ.
3. Về hoạt động
a. Tăng cường công khai minh bạch trong quá trình hoạt động
Để hoạt động của Trung tâm phát huy hiệu quả cao nhất, cần phải mở rộng tính công khai, minh bạch trong quá trình hoạt động. Công bố công khai cho mọi cá nhân, tổ chức đều nắm rõ và thực hiện theo, hạn chế tối đa đơn thư khiếu nại của người dân do thiếu tính minh bạch trong quá trình giải quyết.
Do vậy, yêu cầu Trung tâm cần mở rộng công khai theo hướng:
- Công khai quy trình. Quy trình giải quyết thủ tục hành chính bao gồm nhiều giai đoạn, việc công khai hóa quy trình là một yêu cầu thiết yếu nhằm giúp cho cán bộ, người dân nắm bắt được cụ thể các khâu thực hiện, dễ dàng phát hiện ra sai sót để khắc phục, chỉnh sửa kịp thời, xác định trách nhiệm thuộc về khâu nào, về ai, hạn chế sự đùn đẩy trách nhiệm và đảm bảo chất lượng giải quyết hồ sơ thủ tục cho người dân.
- Công khai thủ tục. Thủ tục hành chính vốn rất phức tạp và bao gồm nhiều giấy tờ, văn bản khác nhau, luôn khiến cho người dân gặp khó khăn trong quá trình giao tiếp với cán bộ. Việc công khai hóa thủ tục giúp cho mỗi người dân khi có việc cần đến giao tiếp với cán bộ Trung tâm dễ dàng nắm
bắt được mình cần có các loại giấy tờ gì, hồ sơ thủ tục ra sao. Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình làm việc giữa cán bộ với công dân, tiết kiệm thời gian và công sức cho cả người dân và cán bộ, giúp công dân không phải đi lại nhiều lần do phải bổ sung giấy tờ.
- Công khai thời gian. Hiện nay, một trong những hạn chế trong qua trình giải quyết thủ tục hành chính đó là chưa đảm bảo tính công khai về thời gian giải quyết. Người dân không nắm bắt được chính xác hồ sơ của mình cần giải quyết trong bao lâu. Đa phần người dân đều rất mơ hồ về thời gian giải quyết hồ sơ thủ tục. Nhiều trường hợp, đến ngày được cán bộ hẹn lấy kết quả nhưng vẫn chưa nhận được hồ sơ vì Trung tâm chưa giải quyết kịp thời khiến cho người dân phải đi lại nhiều lần. Do đó, công khai về thời gian giải quyết một mặt giúp cho công dân hiểu được về quy trình giải quyết hồ sơ của mình, một mặt giúp cho người dân có thể đánh giá được hiệu quả hoạt động của Trung tâm.
- Công khai lệ phí. Đây là một yêu cầu thiết yếu nhằm đảm bảo hiệu quả trong quá trình hoạt động của Trung tâm. Một mặt vì nó liên quan đến lợi ích của người dân, một mặt nó là thước đo đánh giá mức độ công khai minh bạch trong hoạt động của Trung tâm. Do vậy, đòi hỏi Trung tâm cần thường xuyên cập nhật thông tin và các văn bản mới có liên quan đến thu lệ phí giải quyết hồ sơ thủ tục nhằm đảm bảo công bố kịp thời nhanh chóng cho cán bộ công chức và người dân nắm được.
Để đảm bảo được các yêu cầu trên, Trung tâm cần có những biện pháp cụ thể:
- Đăng tải thông tin cụ thể về quy trình, thời gian và mức lệ phí cụ thể giải quyết từng hồ sơ thủ tục trên trang web- công thông tin điện tử của Quận.
- Thường xuyên kiểm tra, cập nhật thông tin, đảm bảo các thông tin được cung cấp chính xác nhất đưa đến cho cán bộ, công dân.
- Nâng cao hiệu quả hoạt động của trang web thông tin Quận, phổ biến rộng rãi cho mọi người dân đều biết để tìm kiếm thông tin cần thiết khi cần.
- Tuyên truyền phổ biến cụ thể về các xã phường, xác định trách nhiệm của các xã phường trong việc phổ biến thông tin cho người dân trên địa bàn mình. Đảm bảo người dân có đầy đủ những thông tin cần thiết khi cần đến Trung tâm giao tiếp với cán bộ.
- Có bảng thông báo hướng dẫn cụ thể ngay trước cửa Trung tâm hướng dẫn người dân đến các cửa làm việc trực tiếp với cán bộ để được cán bộ hướng dẫn chi tiết cụ thể về quy trình và hồ sơ thủ tục.
b. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin theo Hệ thống quản lý Chất luợng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001-2000 trong việc thực hiện quy trình giải quyết thủ tục hành chính
Công nghệ thông tin đang trở thành một lĩnh vực công nghệ hiện đại, phát triển hết mức nhanh chóng, thay đổi mọi mặt đời sống xã hội. Các ứng dụng công nghệ thông tin đã góp phần làm biến đổi về cơ bản trong phương thức hoạt động, nâng cao năng suất, hiệu quả, đồng thời kéo theo đó là những sự thay đổi về cơ cấu, tổ chức và tư duy người lao động. Việc mở rộng ứng dụng công nghệ vào hoạt động của Trung tâm sẽ góp phần thúc đẩy hiệu quả công tác của cán bộ, rút ngắn thời gian giải quyết, xây dựng phong cách làm việc chuyên nghiệp, khoa học.
Với mục tiêu đó, Trung tâm đã đưa vào ứng dụng công nghệ thông tin trong quy trình giải quyết thủ tục hành chính theo Hệ thống quản lý chất theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001-2000 và bước đầu đã phát huy hiệu quả. Tuy nhiên, hiệu quả vẫn chưa cao, nguyên nhân là do trình độ công nghệ thông tin của đội ngũ cán bộ còn nhiều hạn chế, quy trình giải quyết thủ tục hành chính còn chưa hợp lý, bất cập nhiều về thời gian giải quyết, cơ chế phối hợp giữa các phồng ban, thông tin hai chiều giữa Trung tâm với các phòng ban chuyên môn chưa thông suốt, kịp thời…
Để khắc phục tình trạng trên, đòi hỏi Uỷ ban nhân dân cần thực hiện các công tác sau:
- Xác định rõ ràng tầm quan trọng của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính.
- Tuyên truyền phổ biến giúp cho mọi cán bộ công chức hiểu và có ý thức trách nhiệm trong việc trau dồi trình độ tin học bản thân nhằm đáp ứng được yêu cầu của công việc, đảm bảo sử dụng thành thạo các thiết bị công nghệ, các phần mềm xử lý chuyên môn, đảm bảo giải quyết thủ tục nhanh chóng, kịp thời, hạn chế sai sót.
- Thường xuyên cập nhật và đổi mới hệ thống các trang thiết bị xử lý kỹ thuật: Máy tính, máy in, server trung tâm, các phần mềm chuyên môn nhằm dảm bảo hiệu quả cao nhất trong giải quyết hồ sơ thủ tục.
- Nâng cao hiệu quả hoạt động của cổng thông tin điện tử: Uỷ ban nhân dân@hadong.gov.vn. Đưa cổng thông tin điện tử trở thành cầu nối giữa Trung tâm với các phòng ban chuyên môn, cung cấp thông tin cho quá trình giải quyết nhanh chóng, kịp thời, tăng cường mối liên kết giữa các phòng ban. Đồng thời, tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra, giám sát của ban lãnh đạo.
- Mặt khác, Trung tâm cần tiếp tục đầu tư xây dựng hệ thống phần mềm quản lý thuộc nhiều ngành nhiều lĩnh vực, duy trì và nâng cấp hệ thống mạng ADSL đảm bảo việc kết nối phải đạt tốc độ cao.
c. Xác định rõ ràng mối quan hệ trách nhiệm giữa Trung tâm giao dịch hành chính với các phòng ban