* Thực hiện đúng trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ
Ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ tức là các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã được ghi nhận trên chứng từ kế toán đều phải phân loại chứng từ kế toán, kế toán vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ theo trình tự thời gian và vào Sổ Cái theo nội dung của nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Việc thực hiện đúng trình tự theo quy định sẽ giảm bớt rủi ro sai sót về số liệu, chứng từ cho kế toán. Đơn vị ghi sổ theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ thì việc ghi chép các nghiệp vụ vào Sổ Cái cần căn cứ vào Các chứng từ ghi sổ và Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ đã được lập trước đó. Như vậy, có thể thấy được Chứng từ ghi sổ có vai trò rất quan trọng trong việc tổ chức công tác kế toán, là căn cứ kiểm tra lại các nghiệp vụ đã xảy ra nhằm phát hiện các sai sót đáng kể.
* Tổ chức lại bộ máy kế toán, phân công lại công việc cho phù hợp với từng nhân viên
Bộ máy kế toán của Viễn Thông Trà Vinh đứng đầu là Kế toán trưởng, đồng thời là Trưởng phòng kế toán thống kê tài chính. Tổ kế toán các TTVT
huyện, thành phố trực thuộc Phòng kế toán thống kê tài chính viễn thông tỉnh, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của trưởng phòng kế toán viễn thông tỉnh.
Tại Phòng Kế toán thống kê tài chính của Viễn Thông Trà Vinh hiện nay gồm 9 người, được phân công nhiệm vụ và tổ chức rất cụ thể tới từng nhân viên kế toán. Tuy nhiên, cần phân công lại công việc cho phù hợp, cụ thể:
- Bổ nhiệm 01 Phó phòng kế toán thống kê tài chính;
- Kế toán tiền: Theo dõi cả tiền mặt và tiền gửi thay vì chỉ tiền mặt như trước đây, đồng thời chuyển phần theo dõi thanh lý công nợ VT-CNTT về cho kế toán theo dõi phần viễn thông công ích;
- Kế toán XDCB: theo dõi cả phần sữa chữa TSCĐ, chuyển phần mua sắm hàng hóa về kế toán vật tư.
* Thay đổi cách hạch toán kế toán phải thu cước VT-CNTT
Thời gian từ khi chia tách Bưu Chính – Viễn Thông (ngày 01/01/2008), do tiền cước ghi nợ tại địa bàn Thành phố Trà Vinh khá lớn và số tiền cước này đều do trung tâm viễn thông thành phố Trà Vinh quản lý. Viễn thông tỉnh đã yêu cầu trung tâm viễn thông thành phố chuyển số tiền thu cước này về tài khoản của Viễn thông tỉnh. Theo đó, mỗi một nghiệp vụ phát sinh về tiền chuyển thu cước nộp hoặc chuyển khoản vào tài khoản của Viễn thông tỉnh thì cả kế toán Trung tâm viễn thông thành phố và kế toán Viễn thông tỉnh phải thực hiện từng bút toán.
Để đảm bảo cho việc xóa nợ cho khách hàng được kịp thời, nhanh chóng, giảm thiểu các thao tác xử lý nghiệp vụ giữa Phòng kế toán viễn thông tỉnh và kế toán TTVT Thành Phố, tiết giảm chi phí văn phòng phẩm, Viễn thông tỉnh thay đổi cách quản lý dòng tiền và hạch toán các khoản phải thu cước VT-CNTT như sau:
- Phòng Kế toán thống kê tài chính tham mưu cho Giám Viễn thông tỉnh phát hành văn bản gửi đến nhóm khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản thông tin thay đổi tài khoản thanh toán cước VT-CNTT (thông báo tài khoản của TTVT Thành Phố);
- Hướng dẫn các nhân viên thuê thu nộp tiền thu cước VT-CNTT trực tiếp vào tài khoản của TTVT Thành Phố;
- Quy định lại về định mức lưu quỹ và nộp tiền của TTVT Thành Phố về Viễn Thông tỉnh.
Với cách thay đổi như trên, sẽ giảm thiểu đáng kể các thao tác xử lý nghiệp vụ của nhân viên kế toán nhưng vẫn đảm bảo tốt được việc xóa nợ cho khách hàng và quản lý dòng tiền.
Khi đó, chỉ có TTVT Thành phố hạch toán khi nhân viên thu cước nộp tiền vào tài khoản hoặc nhóm khách hàng thanh toán qua chuyển khoản thanh toán, liên quan đến tài khoản tiền tệ và phải thu khách hàng.
Hạch toán trước khi đề xuất giải pháp hoàn thiện
Khi khách hàng và nhân viên thu cước nộp tiền cước vào tài khoản Viễn thông tỉnh:
- Tại Viễn Thông Tỉnh: Nợ TK 112, 111
- Tại TTVT Thành Phố: Nợ TK 33631
Có TK 131
Hạch toán kế toán sau đề xuất hoàn thiện
Viễn thông tỉnh không hạch toán, chỉ có TTVT Thành phố hạch toán: Nợ TK 112, 111
Có TK 131
* Sử dụng hóa đơn cước dịch vụ VT-CNTT
Sử dụng hóa đơn điện tử thay cho hóa đơn tự in. Một số lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử:
- Nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý kinh doanh cũng như thuận tiện cho việc thanh toán
- Giúp cho quá trình thanh toán điện của khách hàng được nhanh chóng, thuận tiện do việc lập, gửi và nhận được thanh toán qua các phương tiện điện tử
- Thuận tiện cho việc hạch toán kế toán và đối chiếu dữ liệu của doanh nghiệp, kê khai và nộp thuế
- Giảm chi phí in ấn, gửi và bảo quản hóa đơn - Tăng năng lực cạnh tranh
* Kê khai thuế GTGT
Theo quy định của Luật thuế GTGT: “Thuế GTGT đầu vào của hàng hoá, dịch vụ sử dụng đồng thời cho sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ chịu thuế và không chịu thuế GTGT thì chỉ được khấu trừ số thuế GTGT đầu vào của hàng hoá, dịch vụ dùng cho sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ chịu thuế GTGT”. Theo đó, đơn vị cần phân biệt rõ thuế đầu vào của các
hàng hoá, dịch vụ chịu thuế như: mua thẻ game, thẻ mobi, các hàng hóa mua về bán . . . để được khấu trừ hết theo quy định mà không phải tính tỷ lệ (%) giữa doanh số chịu thuế giá trị gia tăng so với tổng doanh số của hàng hoá, dịch vụ bán ra.
Để phân biệt được cụ thể số thuế đầu vào này, kế toán Viễn Thông cần khai báo trên bài toán kế toán mã nhóm chứng từ thuế: để phân biệt thuế đầu vào của dịch vụ dùng riêng (chịu thuế) hay dùng chung (dịch vụ chịu thuế và không chịu thuế)
Nguồn: Phòng Kế toán Viễn thông Trà Vinh
Khi đã khai báo mã nhóm chứng từ thuế, lúc liên kết chứng từ thuế đầu vào , kế toán thuế cần nhập mã nhóm theo đúng với mã đã định dạng, lúc này sẽ dễ dàng phân biệt và tính toán số thuế đầu vào được khấu trừ toàn bộ hay số thuế đầu vào phải khấu trừ theo tỷ lệ (%) giữa doanh số chịu thuế giá trị gia tăng so với tổng doanh số của hàng hoá, dịch vụ bán ra theo quy định của Luật thuế GTGT
* Tăng cường công tác kiểm tra
Kiểm tra là một trong những mặt quan trọng trong tổ chức kế toán nhằm đảm bảo cho công tác kế toán được thực hiện đúng qui định, có hiệu quả và cung cấp được thông tin phản ánh đúng thực trạng của doanh nghiệp. Các nội dung kiểm tra cần được tăng cường:
- Kiểm tra tính chất hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh. - Kiểm tra việc tính toán, ghi chép, phản ánh của kế toán về các mặt chính xác, kịp thời đầy đủ, trung thực, rõ ràng.
- Kiểm tra việc chấp hành các chế độ, thể lệ kế toán và kết quả công tác của bộ máy kế toán.
Mục đích của việc kiểm tra kế toán: Kiểm tra tình hình chấp hành ngân sách, chấp hành kế hoạch sản xuất kinh doanh, thu chi tài chính, kỷ luật nộp với ngân sách Nhà nước, thanh toán, kiểm tra việc giữ gìn, sử dụng các loại vật tư và vốn bằng tiền nhằm phát hiện và ngăn ngừa các hiện tượng vi phạm chính sách, chế độ kinh tế tài chính.
Qua kết quả kiểm tra kế toán mà đề xuất các biện pháp khắc phục những khiếm khuyết trong công tác quản lý của doanh nghiệp.
Nói chung với một hệ thống kiểm soát nội bộ được tổ chức chu đáo, có quy chế hoạt động được xác lập hợp lý và khoa học sẽ là cơ sở vững chắc để thực hiện chức năng kiểm tra có đủ uy lực và hiệu quả.
CHƯƠNG 6 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ