Kế toán tiền gửi ngân hàng là một trong những công việc rất quan trọng. Thông thường phần lớn tiền của đơn vị thường được gửi ở ngân hàng, kho bạc,… để thuận tiện cho việc thanh toán không dùng tiền mặt, hoặc việc chuyển tiền giữa các đơn vị trực thuộc với đơn vị trung tâm cũng như giữa các đơn vị với nhau.
4.1.2.1 Chứng từ và sổ sách
* Chứng từ
Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán lập ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi gửi đến ngân hàng, ngân hàng sau khi nhận được các chứng từ này sẽ thực hiện các lệnh thu chi và xác nhận vào chứng từ, sau đó gửi về cho đơn vị ủy nhiệm chi (đã xác nhận), giấy báo Có,…để kế toán tiến hành ghi sổ. Đến cuối kỳ, kế toán thực hiện khóa sổ kết thúc kỳ kế toán.
Cụ thể chứng từ bao gồm: - Giấy báo Có
- Giấy báo Nợ - Ủy nhiệm thu - Ủy nhiệm chi - Séc bảo chi,… * Sổ sách
Căn cứ vào các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và các chứng từ kế toán, kế toán thực hiện việc lên Sổ cái tài khoản 112, sau đó thực hiện lên các sổ chi tiết.
Sổ sách bao gồm:
- Sổ cái tài khoản tiền gửi Ngân hàng
- Sổ tiền gửi ngân hàng và các sổ chi tiết có liên quan.
4.1.2.2 Luân chuyển chứng từ
Đối với quá trình luân chuyển chứng từ thu tiền gửi ngân hàng: Khi nhận được giấy báo Có của Ngân hàng gửi đến, kế toán tiền gửi ngân hàng tiến hành xem xét, kiểm tra, đối chiếu với chứng từ gốc kèm theo, xác minh và xử lý kịp thời các khoản chênh lệch. Sau đó chuyển cho kế toán trưởng xem xét. Kế toán trưởng kiểm tra lại và ký vào các chứng từ có liên quan.
Sau khi được sự xem xét, phê duyệt của kế toán trưởng, kế toán tiền gửi ngân hàng thực hiện việc lập sổ tiền gửi ngân hàng. Sau đó, kế toán tiền gửi ngân hàng phản ánh vào nhật ký thu tiền gửi ngân hàng và lưu Giấy báo Có.
Cứ như vậy cho đến cuối tháng, kế toán tiền gửi ngân hàng đối chiếu số liệu trên sổ tiền gửi với bảng kê của ngân hàng.
49 Bắt đầu
Giấy báo Có NH
Xem xét, kiểm tra, đối chiếu chứng từ gốc, xác minh , xử lý chênh lệch
Giấy báo Có Hóa đơn
Giấy báo Có Hóa đơn
Kiểm tra lại và ký duyệt
Giấy báo Có Hóa đơn
Giấy báo Có Hóa hơn
Lập sổ TGNH, vào nhật ký thu TGNH Giấy báo Có Hóa hơn Sổ TGNH NK thu TGNH
Đối chiếu số liệu Sổ
TGNH Bảng kê TGNH Kết thúc Vào cuối tháng
Bắt đầu
Hóa đơn Hợp đồng
Kiểm tra, đối chiếu chứng từ,
lập UNC
Hóa đơn Hợp đồng UNC
UNC Xem xét, ký duyệt UNC đã được duyệt UNC đã được duyệt NH UNC đã có xác nhận của ngân hàng NH Vào sổ TGNH và NK chi TGNH UNC đã có xác nhận của ngân hàng NK chi TGNH
Đối chiếu số liệu
Sổ TGNH Bảng kê TGNH Kết thúc Sổ TGNH Vào cuối tháng KT trưởng KT tiền gửi ngân hàng
Khi nhận được các chứng từ gốc kèm theo yêu cầu chi tiền như: hợp đồng, hóa đơn, công lệnh,…kế toán tiền gửi ngân hàng kiểm tra, đối chiếu các chứng từ đề nghị chi tiền đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ ( đầy đủ phê duyệt của phụ trách bộ phận có liên quan). Kế toán tiền gửi ngân hàng lập ủy nhiệm chi 3 liên. Ủy nhiệm chi sẽ được chuyển cho kế toán trưởng xem xét, ký duyệt.
Sau khi được kế toán trưởng ký duyệt, 3 liên ủy nhiệm chi được trả về cho kế toán tiền gửi ngân hàng để gửi cho ngân hàng 2 liên, liên còn lại kế toán lưu.
Ngân hàng nhận được ủy nhiệm chi, hạch toán và thực hiện việc chi tiền sau đó gửi 1 liên ủy nhiệm chi đã được ký nhận về cho đơn vị. Kế toán tiền gửi ngân hàng nhận được ủy nhiệm chi do ngân hàng gửi về, thực hiện việc vào sổ tiền gửi ngân hàng. Sau đó, phản ánh vào nhật ký chi tiền gửi ngân hàng và lưu ủy nhiệm chi. Đến cuối tháng, kế toán tiền gửi ngân hàng đối chiếu số liệu trên sổ tiền gửi với bảng kê của ngân hàng.
4.1.2.3 Các nghiệp vụ phát sinh
Tài khoản sử dụng có liên quan:
- Thu tiền cước điện thoại, tiền bán sản phẩm bằng tiền gửi ngân hàng: Nợ TK 11211 - Tiền gửi ngân hàng
Có TK 13631,13637 - Phải thu nội bộ về cước, bán hàng hóa, sản phẩm vinaphone.
- Thanh toán tiền mua hàng hóa đối với đối tượng chịu thuế GTGT bằng tiền gửi ngân hàng:
Nợ TK 33111 - Phải trả người bán Nợ TK 13311 - Thuế GTGT
Có TK 11211 - Tiền gửi ngân hàng
- Thanh toán tiền thuê mặt bằng, mua hàng hóa bằng tiền gửi ngân hàng: Nợ TK 33111 - Phải trả người bán
Có TK 11211 - Tiền gửi ngân hàng - Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt:
Nợ TK 11111 - Tiền mặt
Có TK 11211 - Tiền gửi ngân hàng - Thu lãi tiền gửi:
Nợ TK 11211 - Tiền gửi ngân hàng Có TK 515 - Lãi tiền gửi
Trong tháng 6/2014 do tại đơn vị có quá nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh nên tác giả chỉ đưa ra một số nghiệp vụ minh họa:
1. Ngày 02/06/2014 nhân viên Nguyễn Thanh Hùng nộp tiền thu cước VT-CNTT qua ngân hàng Agribank số tiền 10.351.000 đồng, chứng từ số 3251.
Nợ TK 11211 10.351.000 Có TK 13631 10.351.000
2. Ngày 03/06/2014 thanh toán tiền thuê mặt bằng lắp đặt 10 trạm BTS cho công ty Cổ phần Đầu tư Hạ tầng Toàn Cầu 327.000.000 đồng qua ngân hàng Vietinbank, chứng từ số 3109.
Nợ TK 33111 327.000.000 Có TK 11211 327.000.000
3. Ngày 10/06/2014 các TTVT nộp tiền bán sản phẩm vinaphone 13.372.000 đồng qua ngân hàng Agribank, chứng từ số 3273.
Nợ TK 11211 13.372.000 Có TK 13637 13.372.000
4. Ngày 11/06/2014 thanh toán tiền mua máy ALO-AVIO theo HĐ số 0001783 ngày 08/05/2014 cho Vinacap qua ngân hàng Agribank số tiền 135.000.250 đồng, chứng từ số 3452.
Nợ TK 33111 135.000.250 Có TK 11211 135.000.250
5. Ngày 16/06/2014 chuyển trả tiền mua thẻ game theo HĐ số ZN740012/1651/TS/VTTV ngày 01/11/2011 cho Truyền thông Thanh Sơn số tiền 255.255.000 đồng, thuế GTGT 10%, qua ngân hàng Vietinbank, chứng từ 3135.
Nợ TK 33111 255.255.000 Nợ TK 13311 25.525.500
Có TK 11211 280.780.500
6. Ngày 16/06/2014 Công ty Lương thực Trà Vinh thanh toán tiền điện thoại cho đơn vị theo HĐ 0225111 số tiền 10.361.849 đồng qua ngân hàng Vietcombank, chứng từ 3651.
Nợ TK 11211 10.361.849 Có TK 13631 10.361.849
7. Ngày 23/06/2014 Nguyễn Thành Phương nộp tiền thu cước điện thoại 50.000.000 qua ngân hàng Agribank, chứng từ 3316.
Nợ TK 11211 50.000.000 Có TK 13631 50.000.000
8. Ngày 30/06/2014 Thủ quỹ rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt số tiền 70.000.000 đồng, thực hiện qua ngân hàng Vietinbank, chứng từ số 3162.
Nợ TK 11111 70.000.000 Có TK 11211 70.000.000
9. Ngày 30/06/2014 thu lãi tiền gửi ngân hàng Vietinbank tháng 06/2014 số tiền 19.179 đồng, chứng từ 4025.
Nợ TK 11211 19.179
53
4.1.2.4 Thực hiện kế toán tổng hợp
Tương tự như kế toán tiền mặt, kế toán tiền gửi ngân hàng cũng bỏ qua bước lập chứng từ ghi sổ cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Sổ Cái tài khoản tiền gửi ngân hàng phản ánh tình hình về tiền gửi ngân hàng của đơn vị trong một kỳ kế toán để có được cái nhìn tổng quan về sự biến động của nó.
Dưới đây là Sổ Cái tài khoản tiền gửi ngân hàng (được trích) tháng 06/2014 của Viễn thông Trà Vinh, trong đó, đơn vị sử dụng các tài khoản chi tiết như sau:
13631: phải thu giữa Viễn thông với các đơn vị 13637: phải thu về chuyển tiền.
VIỄN THÔNG TRÀ VINH Mẫu số S02c1-DN
70-Hùng Vương- P4 - TXTV (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC
ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ CÁI (Trích)
(Dùng cho hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ)
Từ ngày 01/06/2014 đến 30/06/2014 Tên tài khoản: Tiền gửi ngân hàng
Số hiệu: 11211
Chứng từ ghi sổ Số tiền
Ngày, tháng
ghi sổ hiệu Số Ngày, tháng
Diễn giải Thống kê Số hiệu TK Đối ứng Nợ Có Ghi chú A B C D E G 1 2 H Số dư đầu tháng 3.996.091.315 Số phát sinh trong tháng
Chứng từ ghi sổ Số tiền Ngày,
tháng
ghi sổ hiệu Số Ngày, tháng Diễn giải Thống kê Số hiệu TK Đối ứng Nợ Có Ghi chú A B C D E G 1 2 H
02/06 Nhân viên Nguyễn Thanh Hùng nộp tiền thu cước VT-CNTT
05.01 13631 10.351.000
3/06 Thanh toán tiền thuê mặt bằng lắp đặt 10 trạm BTS cho công ty Cổ phần Đầu tư Hạ tầng Toàn Cầu
04.01 33111 327.000.000
10/06 Các TTVT nộp tiền bán sản phẩm vinaphone
05.01 13637 13.372.000
11/06 Thanh toán tiền mua máy ALO-AVIO
theo HĐ số 0001783 ngày 08/05/2014 cho Vinacap
05.01 33111 135.000.250
16/06 Chuyển trả tiền mua thẻ game theo HĐ số ZN740012/1651/TS/VTTV ngày 01/11/2011 cho Truyền thông Thanh Sơn
04.01 33111 255.255.000
16/06 Chuyển trả tiền mua thẻ game theo HĐ số ZN740012/1651/TS/VTTV ngày 01/11/2011 cho Truyền thông Thanh Sơn
04.01 13311 25.525.500
16/06 Công ty Lương thực Trà Vinh thanh toán tiền điện thoại cho đơn vị theo HĐ 0225111
55
Chứng từ ghi sổ Số tiền
Ngày, tháng
ghi sổ hiệu Số Ngày, tháng Diễn giải Thống kê Số hiệu TK Đối ứng Nợ Có Ghi chú A B C D E G 1 2 H
23/06 Nguyễn Thành Phương nộp tiền thu cước VT-CNTT
05.01 13631 50.000.000
30/06 Thủ quỹ rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt
04.01 11111 70.000.000
30/06 Thu lãi tiền gửi ngân hàng Vietinbank tháng 06/2014
04.01 515 19.179
… … … …
Cộng số phát sinh tháng 7.535.006.951 8.474.159.533
Số dư cuối tháng 3.056.938.733
Cộng lũy kế từ đầu quý 59.554.617.659 58.303.328.903
- Sổ này có 17 trang, được đánh số từ trang 01 đến 17. - Ngày mở sổ: 01/06/2014
Ngày 30 tháng 06 năm 2014
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
Sổ cái TK 11211 được thu gọn bằng sơ đồ chữ T sau : 13.372.000 19.179 327.000.000 135.000.250 255.255.000 SD: 3.996.091.315 10.351.000 10.361.849 50.000.000 13.372.000 19.179 … 7.535.006.951 SDCK: 3.056.938.733 327.000.000 135.000.250 255.255.000 25.525.000 70.000.000 … 8.474.159.533 10.351.000 10.361.849 50.000.000 25.525.000 70.000.000 11211 13631 33111 13637 515 13311 11111
57
4.1.2.5 Thực hiện kế toán chi tiết
Sổ tiền gửi ngân hàng chi tiết cho từng ngân hàng là công cụ dùng để mô tả các giao dịch cụ thể trong kỳ kế toán của đơn vị với ngân hàng. Đơn vị thực hiện giao dịch với các ngân hàng Agribank, Vietinbank, Vietcombank với các mã thống kê cụ thể như sau:
Ngân hàng Agribank : 05.01 Ngân hàng Vietinbank: 04.01 Ngân hàng Vietcombank: 02.01
VIỄN THÔNG TRÀ VINH Mẫu số S08-DN
70-Hùng Vương- P4 - TXTV (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC
ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ TIỀN GỬI NGÂN HÀNG (Trích)
Nơi mở tài khoản giao dịch: Agribank Số hiệu tài khoản tại nơi gửi:11211
Chứng từ Số tiền
Ngày tháng ghi
sổ hiệu Số tháng Ngày
Diễn giải TK đối
ứng (gửi vào) Thu (rút ra) Chi Còn lại
Ghi chú A B C D E 1 2 3 F Số dư đầu kỳ 1.633.385.000 Số phát sinh trong kỳ
02/06 BC3251 02/06 Nhân viên Nguyễn Thanh Hùng nộp tiền thu cước VT- CNTT
Chứng từ Số tiền Ngày
tháng ghi
sổ hiệu Số tháng Ngày
Diễn giải TK đối
ứng (gửi vào) Thu (rút ra) Chi Còn lại
Ghi chú A B C D E 1 2 3 F 10/06 BC3273 10/06 Các TTVT nộp tiền bán sản phẩm vinaphone 13637 13.372.000
11/06 UNC3452 11/06 Thanh toán tiền mua máy ALO AVIO theo HĐ số 0001783 ngày 08/05/2014 cho Vinacap
33111 135.000.250
23/06 BC3316 23/06 Nguyễn Thành Phương nộp tiền thu cước VT-CNTT 13631 50.000.000 … … … Cộng số phát sinh trong kỳ 972.114.525 1.280.834.025 Số dư cuối kỳ 1.324.665.500
- Sổ này có 05 trang, đánh từ trang 01 đến 05. - Ngày mở sổ : 01/06/2014
Ngày 30 tháng 06 năm 2014
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
59
VIỄN THÔNG TRÀ VINH Mẫu số S08-DN
70-Hùng Vương- P4 - TXTV (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC
ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ TIỀN GỬI NGÂN HÀNG (Trích)
Nơi mở tài khoản giao dịch: Vietinbank Số hiệu tài khoản tại nơi gửi: 11211
Chứng từ Số tiền
Ngày tháng ghi
sổ hiệu Số tháng Ngày
Diễn giải TK đối
ứng (gửi vào) Thu (rút ra) Chi Còn lại
Ghi chú
A B C D E 1 2 3 F
Số dư đầu kỳ 1.103.996.750
Số phát sinh trong kỳ
03/06 UNC3109 03/06 Thanh toán tiền thuê mặt bằng lắp đặt 10 trạm BTS cho công ty CP Đầu tư Hạ tầng Toàn Cầu
33111 327.000.000
16/06 UNC3135 16/06 Chuyển trả tiền mua thẻ game theo HĐ số
ZN740012/1651/TS/VTTV ngày 01/11/2011 cho Truyền thông Thanh Sơn
33111 255.255.000
Chứng từ Số tiền Ngày
tháng ghi
sổ hiệu Số tháng Ngày
Diễn giải TK đối
ứng (gửi vào) Thu (rút ra) Chi Còn lại
Ghi chú
A B C D E 1 2 3 F
30/06 UNC3162 30/06 Thủ quỹrút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt
11111 70.000.000
30/06 BC4025 30/06 Thu lãi tiền gửi 515 19.179
… … …
Cộng số phát sinh trong kỳ 891.612.550 795.230.235
Số dư cuối kỳ 1.200.379.065
- Sổ này có 06 trang , được đánh từ trang 01 đến 06. - Ngày mở sổ: 01/06/2014.
Ngày 30 tháng 06 năm 2014
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
61
VIỄN THÔNG TRÀ VINH Mẫu số S08-DN
70-Hùng Vương- P4 - TXTV (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC
ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ TIỀN GỬI NGÂN HÀNG ( Trích)
Nơi mở tài khoản giao dịch: Ngân hàng Vietcombank Số hiệu tài khoản tại nơi gửi:11211
Chứng từ Số tiền
Ngày tháng ghi
sổ hiệu Số tháng Ngày
Diễn giải TK đối
ứng (gửi vào) Thu (rút ra) Chi Còn lại
Ghi chú A B C D E 1 2 3 F Số dư đầu kỳ 1.258.709.565 Số phát sinh trong kỳ 16/06 BC3651 16/06 Công ty Lương thực Trà Vinh thanh toán tiền điện thoại cho đơn vị theo HĐ 0225111 13631 10.361.849 … … … Cộng số phát sinh trong kỳ 890.744.352 1.617.559.749 Số dư cuối kỳ 531.894.168
- Sổ này có 04 trang, đánh từ trang 01 đến 04. - Ngày mở sổ: 01/06/2014
Ngày 30 tháng 06 năm 2014
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
Hằng ngày, kế toán tổng hợp các chứng từ cùng loại vào bảng tổng hợp thu và bảng tổng hợp chi tiền gửi ngân hàng (xem phụ lục 07, bảng 3 trang 95, bảng 4 trang 96).
Đánh giá, nhận xét
Về thực hiện chế độ kế toán: chứng từ, sổ sách, ghi sổ,…
Đơn vị mở sổ sách quy định đúng theo chế độ kế toán.
Phối hợp với các bộ phận kế toán liên quan kiểm tra tính đầy đủ của chứng từ đầu vào.
Phản ánh kịp thời các khoản thu, chi bằng tiền.
Cuối tháng có xác nhận số dư tiền gửi của ngân hàng, đều khớp đúng với số liệu đơn vị theo dõi.
Tuy nhiên, cũng tương tự như kế toán tiền mặt, đối với tiền gửi ngân hàng, kế toán không lập chứng từ ghi sổ và Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ mà từ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, từ các chứng từ như ủy nhiệm chi, giấy báo có,… do ngân hàng gửi về kế toán căn cứ rồi lên Sổ Cái và bỏ trống cột số hiệu và ngày tháng của chứng từ ghi sổ. Đó là một hạn chế tại Viễn thông Trà Vinh.
Về tổ chức công tác kế toán: tính phù hợp của tổ chức hiện tại về kế
toán tiền gửi ngân hàng
Đơn vị hạch toán đúng tài khoản đã quy định trong chế độ kế toán. Tuy nhiên, riêng chi phí vận chuyển hàng hóa, vật tư phục vụ cho việc sử dụng và kinh doanh thì đơn vị hạch toán vào chi phí trực tiếp (TK 154) mà không hạch