3.4.1 Sơ đồ tổ chức
Để thuận tiện hơn trong quá trình quản lý cũng nhƣ công tác sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán đƣợc thành lập theo mô hình trực tuyến chức năng.
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty đƣợc trình bày ở Hình 3.2.
Hình 3.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán.
(Nguồn từ công ty TNHH MTV Huỳnh Tươi)
Nhiệm vụ và chức năng của phòng kế toán:
- Kế toán trƣởng: Có nhiệm vụ tổ chức công tác kế toán cho công ty.
Kiểm tra, giám sát tài chính, phát hiện và ngăn ngừa hành vi vi phạm tài chính, bảo vệ tài sản của doanh nghiệp. Phân tích thông tin, số liệu kế toán tham mƣu, đề xuất giải pháp phục vụ yêu cầu quản lý doanh nghiệp, cung cấp thông tin, số liệu kế toán theo quy định.
- Kế toán tổng hợp: Xác định kết quả kinh doanh các khoản thanh toán với
Nhà nƣớc. Hàng tháng, hàng quý cũng nhƣ cuối kỳ kế toán, kế toán tổng hợp lập tất cả các báo cáo tài chính, giúp kế toán trƣởng báo cáo, phân tích hoạt động
Thủ quỹ
KT công nợ KT tiền
mặt,TGNH Kế toán trƣởng
26
kinh doanh tại công ty.Bảo quản, lƣu trữ hồ sơ tài liệu kế toán cũng nhƣ cung cấp những thông tin cần thiết cho các bộ phận có liên quan bên ngoài.
- Kế toán công nợ: Theo dõi các khoản công nợ giữa công ty với khách
hang, lập báo cáo nhanh về các khoản công nợ để báo cáo lên kế toán trƣởng và giám đốc.
- Kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng: Hằng ngày ghi chép liên tục vào
sổ, lập phiếu thu, chi cho các hoạt động của công ty nhƣ tạm ứng, trả lƣơng cho nhân viên,..v.v.
- Thủ quỹ: Có nhiệm vụ thu, chi tiền mặt thông qua phiếu thu và phiếu chi
ghi vào sổ quỹ tiền mặt hằng ngày, đối chiếu với kế toán thanh toán trong ngày để kịp thời phát hiện sai sót, cuối mỗi ngày phải khoá sổ và kiểm số dƣ tiền mặt còn lại cuối ngày. Thủ quỹ chịu sự chỉ đạo trực tiếp của kế toán trƣởng.
3.4.2 Chế độ kế toán và hình thức kế toán
Công ty đang áp dụng chế độ kế toán theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20-03-2006 của Bộ trƣởng Bộ Tài chính.
Để phù hợp với cơ cấu tổ chức và quản lý nên công ty đã áp dung theo hình thức nhật ký chung.
Hình thức sổ kế toán nhật kýchung đƣợc trình bày ở Hình 3.3
3.4.3 Phƣơng pháp kế toán
- Đơn vị tiền tệ dùng để ghi sổ là đồng Việt Nam. - Xuất kho theo phƣơng pháp: nhập trƣớc xuất trƣớc.
- Phƣơng pháp tính giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: tính giá trị còn lại. - Hạch toán kế toán theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên.
- Phƣơng pháp khấu hao: áp dụng phƣơng pháp khấu hao đƣờng thẳng - Nộp thuế giá trị gia tăng theo phƣơng pháp khấu trừ.
27
Hình 3.3: Hình thức kế toán công ty
(Nguồn từ công ty TNHH MTV Huỳnh Tươi)
Ghi chú :
Ghi hàng ngày
Ghi vào cuối tháng hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu
3.5 SƠ LƢỢC KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH 3.5.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty 3.5.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty
Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty TNHH MTV Huỳnh Tƣơi giai đoạn 2011 – 2013 đƣợc thể hiện ở bảng 3.1.
Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty TNHH MTV Huỳnh Tƣơi giai đoạn 6 tháng đầu năm 2013 và năm 2014 đƣợc thể hiện ở bảng 3.2.
Qua bảng 3.1 ta thấy kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong 3 năm(2011, 2012 và 2013)có những biến động tƣơng đối lớn. Tổng lợi nhuận giảm mạnh ở năm 2012 và tăng mạnh ở năm 2013, cụ thể nhƣ sau: năm 2011 lợi nhuận là 7.616.420 đồng đến năm 2012 lợi nhuận là âm(-)9.491.945 đồng, tức là lợi nhuận giảm mạnh 17.108.365 đồng tƣơng đƣơng tỷ lệ 224,62%, qua năm
Chứng từ gốc Sổ chi tiết Sổ nhật ký đặc biệt Nhật ký chung Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo tài chính Sổ quỹ
Bảng tổng hợp
28
2013 lợi nhuân là 19.950.174 đồng tăng mạnh 29.442.119 đồng so với năm 2012 tƣơng đƣơng tỷ lệ 310,18%.
Lợi nhuận năm 2012 giảm, nguyên nhân chủ yếu là do doanh thu năm 2012 tăng so với doanh thu năm 2011 nhƣng chi phí cũng đồng thời tăng theo, nhƣng mức tăng của tổng chi phí cao hơn mức tăng của tổng doanh thu và năm 2012 chí phí cao hơn doanh thu nên lợi nhuận âm(-), tổng chi phí tăng là do chi phí quản lý doanh nghiệp chiếm tỷ trọng quá lớn trong tổng chi phí mặt khác là do công ty mới thành lập nên các nhà đầu tƣ chƣa biết đến, trình độ quản lý còn kém, phải cạnh tranh với nhiều công ty mạnh trên thị trƣờng làm tăng tổng chi phí, cụ thể cho các trƣờng hợp đó nhƣ sau, tổng doanh thu năm 2011 là 41.558.965 đồng đến năm 2012 tổng doanh thu là 111.845.537 đồng, tăng 70.286.572 đồng tƣơng đƣơng tỷ lệ 169,12% nhƣng tổng chi phí cũng đồng thời tăng 87.394.937 đồng(121.337.482 - 33.942.545), tƣơng đƣơng tỷ lệ 257,48%.
Lợi nhuận năm 2013 tăng rất mạnh là do tổng doanh thu năm 2013 tăng rất mạnh so với năm 2012 và đồng thời tổng chi phí cũng tăng rất mạnh nhƣng mức tăng doanh thu cao hơn mức tăng của chi phí cho nên công ty có lợi nhuận dƣơng(+), nhƣng lợi nhuân không cao nếu tính theo quy mô của vốn, nhƣng lợi nhuận dƣơng(+), cho thấy công ty đã giảm đƣợc chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí thi công nhƣng tổng chi phí vẫn còn cao, chất lƣợng thi công ngày đƣợc đảm bảo nên khách hàng cũng tăng nhiều hơn so với năm 2011 và 2012, cụ thề là năm 2013 đạt doanh thu 1.407.928.738 đồng tăng rất mạnh 1.296.083.201 đồng so với năm 2012 tƣơng đƣơng tỷ lệ 1.158,82% nhƣng chi phí cũng tăng một khoản lớn với mức tăng 1.266.641.082 đồng so với năm 2012 tƣơng đƣơng tỷ lệ 1.043,90%
Tóm lại chi phí của 3 năm rất cao làm cho lợi nhuận rất thấp, đặc biệt năm 2012 lợi nhuận âm(-)do chi phí cao hơn doanh thu, một phần do giá của nguyên vật liệu tăng qua các năm làm tăng giá vốn hàng bán và một phần do khách hàng chƣa biết đến công ty làm ảnh hƣởng đến doanh thu.
Dựa vào bảng 3.2 ta thấy kết quả hoạt động kinh doanh trong 2 năm 2013 và năm 2014 có những biến động giảm mạnh đối với doanh thu và chi phí và tăng nhẹ đối với lợi nhuận. cụ thể, doanh thu 6 tháng đầu năm 2014 là 206.524.454 đồng giảm mạnh 649.628.187 đồng so với 6 tháng đầu năm 2013 tƣơng đƣơng tỷ lệ 75,88%, đồng thời chi phí cũng giảm một lƣợng lớn 658.734.486 đồng tƣơng đƣơng tỷ lệ 78%. Nguyên nhân là do khách hàng 6 tháng đầu năm 2014 ít hơn nên doanh thu tụt giảm nhƣng bù lại công ty đã tiết giảm đƣợc chi phí, cụ thể là chi phí quản lý doanh nghiệp, vì thế lợi nhuận tăng nhẹ.
29
(Nguồn từ công ty TNHH MTV Huỳnh Tươi)
(Nguồn từ công ty TNHH MTV Huỳnh Tươi)
Bảng 3.1: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty TNHH MTV Huỳnh Tƣơi giai đoạn 2011 – 2013
Đơn vị tính: đồng
STT Chỉ tiêu Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013
Chênh lệch
2012/2011 2013/2012
Số tiền Tỷ lệ(%) Số tiền Tỷ lệ(%)
1 Tổng doanh thu 41.558.965 111.845.537 1.407.928.738 70.286.572 169,12 1.296.083.201 1.158,82 2 Tổng chi phí 33.942.545 121.337.482 1.387.978.564 87.394.937 257,48 1.266.641.082 1.043,90 3 Lợi nhuân sau thuế 7.616.420 (9.491.945) 19.950.174 (17.108.365) (224,62) 29.442.119 310,18
Bảng 3.2: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty TNHH MTV Huỳnh Tƣơi 6 tháng đầu năm 2013 và năm 2014
Đơn vị tính: đồng
STT Chỉ tiêu 6 tháng đầu/2013 6 tháng đầu/2014
Chênh lệch 2014/2013
Số tiền Tỷ lệ(%)
1 Tổng doanh thu 856.152.641 206.524.454 (649.628.187) (75,88)
2 Tổng chi phí 844.527.432 185.792.946 (658.734.486) 78
30
Tuy doanh thu và chi phí điều giảm mạnh nhƣng lợi nhuận lại tăng nhẹ. Cụ thể lợi nhuận 6 tháng đầu năm 2013 là 15.625.209 đồng đến 6 tháng đầu năm 2014 lợi nhuậnlà 20.731.508 đồng, tức lợi nhuận tăng nhẹ 5.106.299 đồng tƣơng đƣơng tỷ lệ 32,68%. Nguyên nhân chủ yếu do doanh thu và chi phí giảm mạnh nhƣng mức giảm của chi lớn hơn mức giảm của doanh thu cho nên lợi nhuận tăng nhẹ.
3.6 THUẬN LỢI, KHÓ KHĂN VÀ PHƢƠNG HƢỚNG HOẠT ĐỘNG 3.6.1 Thuận lợi 3.6.1 Thuận lợi
- Công ty TNHH MTV Huỳnh Tƣơi nằm trên địa bàn Tỉnh Hậu Giang, có thể xem là một trung tâm kinh tế xã hội của khu vực ĐBSCL có điều kiện khai thác và phát triển nông nghiệp, công nghiệp cũng nhƣ cơ sở hạ tầng, GTVT.
- Môi trƣờng kinh doanh thuận lợi là một yếu tố rất quan trọng giúp doanh nghiệp phát triển một cách nhanh chóng.
- Đội ngũ cán bộ quản lý, công nhân viên có nhiệt tình trong công tác, trong lao động sản xuất, luôn luôn tích cực phấn đấu nâng cao năng lực, trình độ chuyên môn trong quản lý kinh doanh.
3.6.2 Khó khăn
- Máy móc, trang thiết bị cũ kỹ, công nghệ lạc hậu, chƣa đƣợc đầu tƣ. - Vốn kinh doanh còn thiếu so với nhu cầu sản xuất.
- Sự cạnh tranh gay gắt của các doanh nghiệp.
- Giá cả nguyên vật liệu tăng cao đột ngột làm ảnh hƣởng đến các công trình đang thi công dở dang.
- Lãi suất cho vay của các ngân hàng thƣơng mại ngày càng tăng cao gây ra nhiều khó khăn cho doanh nghiệp, làm ảnh hƣởng trực tiếp đến kết quả sản xuất kinh doanh.
3.6.3 Phƣơng hƣớng hoạt động
- Công ty tiếp tục phát triển, đẩy mạnh đầu tƣ, cải tiến trên tất cả các lĩnh vực, hoàn thiện mô hình sản xuất, bố trí sắp xếp lao động một cách phù hợp với nhiệm vụ và yêu cầu của từng giai đoạn.
- Nâng cao năng suất lao động, hiệu quả công tác xây dựng và quy trình quản lý tiêu chuẩn, chất lƣợng theo tiêu chuẩn ISO.
- Giữ vững sự đoàn kết, phát huy dân chủ, nâng cao tính tự chủ, sáng tạo trong công việc, đề cao tinh thần trách nhiệm, bảo vệ tài sản của công ty, chống
31
lãng phí, nâng cao uy tín, chất lƣợng phục vụ khách hàng, luôn đoàn kết, giúp đỡ lẫn nhau hoàn thành tốt công việc đƣợc giao.
- Thực hiện phân tích, đánh giá chất lƣợng lao động để có kế hoạch đào tạo, bồi dƣỡng, rèn luyện trong tác phong cũng nhƣ khả năng làm việc của ngƣời lao động, đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh của công ty.
- Nâng cao chất lƣợng sản phẩm, phát triển vì mục đích cạnh tranh, tăng lợi nhuận cho công ty.
- Thực hiện mục tiêu“Công nghiệp hoá, hiện đại hóa đất nƣớc”để khẳng định vị thế của mình trên thị trƣờng việc giám sát, xây lắp và vật tƣ xây dựng, tạo uy tín, chiếm đƣợc tình cảm của khách hàng trong và ngoài nƣớc.
32
CHƢƠNG 4
ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ KHOẢN PHẢI THU TẠI CÔNG TY TNHH MTV
HUỲNH TƢƠI
4.1 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN 4.1.1 Thực trạng kế toán tiền mặt tại quỹ tháng 06/2014 4.1.1 Thực trạng kế toán tiền mặt tại quỹ tháng 06/2014
4.1.1.1 Chứng từ kế toán và sổ kế toán
Các loại chứng từ kế toán sử dụng: phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn GTGT, hóa đơn thông thƣờng, giấy đề nghị tạm ứng, bảng thanh toán tiền lƣơng, giấy đề nghị thanh toán, bảng kiểm kê quỹ tiền mặt.
Sổ kế toán sử dụng: Sổ nhật ký chung, sổ cái TK 111, sổ chi tiết quỹ tiền mặt.
4.1.1.2 Lưu đồ luân chuyển chứng từ
- Lƣu đồ quy trình luân chuyển chứng từ, ghi sổ kế toán chi tiền mặt đƣợc trình bày ở hình 4.1
Giải thích lưu đồ:
Khi nhận đƣợc hóa đơn GTGT của nhà cung cấp, thủ quỹ lập phiếu chi thành 3 liên và lƣu lại hóa đơn GTGT, thủ quỹ ký vào phiếu chi sau đó gửi toàn bộ phiếu chi cho kế toán trƣởng xem xét ký duyệt, khi ký duyệt xong kế toán trƣởng gửi 3 liên phiếu chi đến phòng giám đốc để ký duyệt, sau khi giám đốc ký duyệt xong gửi trả cho thủ quỹ, thủ quỹ căn cứ vào phiếu chi đã ký duyệt tiến hành chi tiền cho nhà cung cấp, sau khi chi tiền xong thủ quỹ lƣu lại liên 1 phiếu chi đã ký duyệt theo số thứ tự và chuyển liên 2 phiếu chi đã ký duyệt cho khách hàng và liên 3 chuyển cho phòng kế toán, khi nhận đƣợc phiếu chi đã ký duyệt nhân viên kế toán tiến hành ghi sổ nhật ký chung, và sổ chi tiết tiền mặt, sổ cái(nhập computer)sau đó lƣu lại phiếu chi đã ký duyệt theo số thứ tự tại phòng kế toán
- Lƣu đồ quy trình luân chuyển chứng từ, ghi sổ kế toán thu tiền mặt đƣợc trình bày ở hình 4.2.
Giải thích lưu đồ:
Khi nhận đƣợc hóa đơn GTGT của bộ phận kinh doanh, thủ quỹ lập phiếu thu thành 3 liên và lƣu lại hóa đơn GTGT theo số thứ tự, thủ quỹ ký vào phiếu thu sau đó gửi toàn bộ phiếu thu cho kế toán trƣởng xem xét ký duyệt, khi ký
33
Hình 4.1: Lƣu đồ quy trình luân chuyển chứng từ, ghi sổ kế toán chi tiền mặt
(Nguồn từ công ty TNHH MTV Huỳnh Tươi)
THỦ QUỸ KẾ TOÁN TRƢỞNG GIÁM ĐỐC KẾ TOÁN VIÊN
Hóa đơn GTGT Lập phiếu chi Ký duyệt Ký duyệt Chi tiền Phiếu chi đã ký duyệt Phiếu chi đã ký duyệt Hóa đơn
GTGT Phiếu chi đã ký duyệt
Sổ kế toán Nhà cung cấp Bắt đầu Kết thúc N N Phiếu chi đã ký duyệt Phiếu chi Phiếu chi Phiếu chi đã ký duyệt Phiếu chi đã ký duyệt Phiếu chi đã ký duyệt Phiếu chi đã ký duyệt N Ghi sổ kế toán
34
Hình 4.2: Lƣu đồ quy trình luân chuyển chứng từ, ghi sổ kế toán thu tiền mặt
(Nguồn từ công ty TNHH MTV Huỳnh Tươi)
THỦ QUỸ KẾ TOÁN TRƢỞNG GIÁM ĐỐC KẾ TOÁN VIÊN
Hóa đơn GTGT Lập phiếu thu Ký duyệt phiếu thu Ký duyệt phiếu thu Thu tiền Phiếu thu đã ký duyệt Hóa đơn GTGT Phiếu thu Phiếu thu Phiếu thu đã ký duyệt Sổ kế toán Khách hàng Bắt đầu Kết thúc N N Phiếu thu đã ký duyệt Phiếu thu đã ký duyệt Phiếu thu đã ký duyệt Phiếu thu đã ký duyệt Phiếu thu đã ký duyệt N Ghi sổ kế toán
35
duyệt xong kế toán trƣởng gửi 3 liên phiếu thu đến phòng giám đốc để ký duyệt, sau khi giám đốc ký duyệt xong gửi trả cho thủ quỹ, thủ quỹ căn cứ vào phiếu thu đã ký duyệt tiến hành thu tiền của khách hàng, sau khi thu xong thủ quỹ lƣu lại liên 1 phiếu thu đã ký duyệt theo số thứ tự và chuyển phiếu thu đã ký duyệt còn lại cho khách hàng(liên 2)và phòng kế toán(liên 3), khi nhận đƣợc phiếu thu đã ký duyệt nhân viên kế toán tiến hành ghi sổ nhật ký chung và sổ chi tiết tiền mặt, sổ cái(nhập computer)sau đó lƣu lại phiếu thu đã ký duyệt theo số thứ tự tại phòng kế toán.
4.1.1.3 Hạch toán nghiệp vụ phát sinh * Kế toán tiền mặt
- Ngày 01/06/2014, công ty mua Ngói phẳng chính theo hóa đơn GTGT số 0000094, số tiền 7.440.000 đồng. Thuế GTGT 10%, đã thanh toán bằng tiền mặt cho DNTN Đại Phú Sơn.
Căn cứ vào hóa đơn GTGT số 0000094, ngày 01/06/2014 mua hàng của DNTN Đại Phú Sơn, mã số thuế 1400541710, địa chỉ Tổ 59-K. Mỹ Long-P.3-TP Cao Lãnh, hàng hóa Ngói phẳng chính, thanh toán bằng tiền mặt với số tiền thanh toán 8.184.000 đồng, tiến hành lập phiếu chi số PC00094, kế toán dựa vào phiếu chi hạch toán các nghiệp vụ có liên quan.
- Ngày 01/06/2014, công ty xuất tiền mặt gửi vào ngân hàng NN&PTNT số TK 7004201001149 để thanh toán tiền mua nguyên vật liệu, số tiền gửi vào tài khoản là 40.000.000 đồng.
Căn cứ vào phiếu chi số PC00095, ngày 01/06/2014, xuất quỹ chi cho Đỗ Văn Sơn nộp vào tài khoản ngân hàng, số tiền 40.000.000 đồng dựa vào phiếu chi kế toán hạch toán các nghiệp vụ liên quan.
- Ngày 01/06/2014, công ty chi tiền mặt thanh toán cƣớc Viễn Thông cho CN Viettel Hậu Giang-Tập đoàn Viễn Thông Quân Đội, với hóa đơn GTGT số 2997098 với số tiền 67.000 đồng. Trong đó, thuế VAT 10%.
Căn cứ vào hóa đơn GTGT số 2997098, ngày 01/06/2014, của CN Viettel