2.2.1. Bộ máy tổ chức thực hiện nhiệm vụ bán xăng dầu tại Chi nhánh
Thực hiện nhiệm vụ bán xăng dầu tại Chi nhánh xăng dầu Lạng Sơn được phân cấp theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.1: phân cấp điều hành hoạt động bán xăng dầu
Đứng đầu là giám đốc Chi nhánh, giám đốc phụ trách chung, ra quyết sách và chịu trách nhiệm về các quyết sách trước Tập đoàn xăng dầu Việt Nam. Tiếp sau là hai phó giám đốc phụ trách kinh doanh và phụ trách hành chính – nhân sự, trong đó phó giám đốc phụ trách kinh doanh trực tiếp điều hành các hoạt động liên quan đến kinh doanh xăng dầu và các sản phẩm liên quan. Giúp việc cho ban giám đốc trong việc kinh doanh xăng dầu là phòng kinh
Ban giám đốc
Phòng kinh doanh (đứng đầu là trưởng
phòng kinh doanh)
Hệ thống 40 cửa hàng bán lẻ xăng dầu (đứng đầu là các cửa
doanh, phòng kinh doanh bao gồm một trưởng phòng, hai phó phòng và năm nhân viên. Phòng kinh doanh là phòng ban có nhiệm vụ lên kế hoạch thực hiện các mục tiêu kinh doanh xăng dầu, điều tiết xuất nhập hàng hóa. Phòng kinh doanh là phòng ban vô cùng quan trọng trong hoạt động của Chi nhánh.
Hoạt động trực tiếp bán lẻ xăng dầu đến tay người tiêu dùng là 40 cửa hàng bán lẻ được phân bố trên toàn tỉnh Lạng Sơn. Đứng đầu các cửa hàng bán lẻ xăng dầu là các cửa hàng trưởng, là người chịu trách nhiệm trước ban giám đốc Chi nhánh về các hoạt động của cửa hàng. Các cửa hàng trưởng là người trực tiếp bán hàng, theo dõi và quản lý công nợ của cửa hàng, quản lý tiền hàng, quản lý sổ sách. Hàng ngày các cửa hàng trưởng có nhiệm vụ truyền số liệu kinh doanh xăng dầu trong ngày về phòng kinh doanh để phòng kinh doanh quản lý và điều tiết hàng khi thiếu hụt, nhằm đảm bảo hàng hóa luôn đáp ứng đủ cho người dân.
Tập đoàn xăng dầu Việt Nam – Chi nhánh xăng dầu Lạng Sơn đóng vai trò vô cùng quan trọng trong hoạt động kinh tế - chính trị của tỉnh Lạng Sơn. Việc kinh doanh xăng dầu trên địa bàn tỉnh không chỉ đơn thuần là hoạt động kinh tế mà còn là hoạt động chính trị, quân sự. Kho xăng dầu Mai Pha được xây dựng ở vị trí chiến lược và bảo vệ nghiêm ngặt, nhằm luôn đảm bảo xăng dầu cho hoạt động kinh doanh của Chi nhánh trên địa bàn tỉnh và cung cấp xăng dầu cho các hoạt động quân sự khi xảy ra chiến tranh. Bên cạnh đó các cửa hàng bán lẻ xăng dầu được Chi nhánh xây dựng ở tất cả mười huyện thuộc tỉnh Lạng Sơn. Với địa thế miền núi, đường xá khó khăn, việc xây dựng các cửa hàng bán lẻ tại các huyện vùng sâu vùng xa về cơ bản là không có lãi. Tuy nhiên thực hiện nhiệm vụ của đảng và nhà nước, Chi nhánh xăng dầu Lạng Sơn nói riêng và Tập đoàn xăng dầu Việt Nam nói chung luôn chủ trương đảm bảo cung ứng xăng dầu đến tay người dân ở vùng sâu vùng xa, nhằm phục vụ và nâng cao cuộc sống của người dân ở đây. Việc xây dựng các cửa hàng bán lẻ xăng dầu tại các huyện xa xôi của tỉnh Lạng Sơn nhằm thực hiện mục tiêu đó.
2.2.2. Thực trạng nguồn hàng cho bán xăng dầu tại Chi nhánh
Nguồn hàng xăng dầu cho bán hàng tại Chi nhánh do Tập đoàn xăng dầu Việt Nam trực tiếp nhập khẩu và phân phối. Việc thực hiện nhập các mặt hàng xăng dầu từ Tập đoàn xăng dầu Việt Nam – cụ thể là Công ty xăng dầu khu vực I phụ thuộc vào các kế hoạch của Chi nhánh do phòng kinh doanh đề xuất.
Việc vận chuyển hàng hóa đến kho xăng dầu Mai Pha của Chi nhánh xăng dầu Lạng Sơn hiện được thực hiện thông qua phương thức vận tải đường sắt hoặc đường bộ. Đối với vận chuyển bằng đường bộ, hàng hóa được đưa đến bằng các xe téc chuyên biệt của Tập đoàn xăng dầu Việt Nam.
Bảng 2.1: Cơ cấu nhập các mặt hàng xăng dầu theo năm
ST T Danh mục Đơn vị 2009 2010 2011 2012 2013 1 Xăng ô tô m3 29876 29301 24471 21810 23042 2 Dầu Diezel m3 25013 27548 20501 19436 17703 3 Dầu FO Tấn 870 450 70 35 29 4 Dầu mỡ nhờn Tấn 515 500 420 320 260 5 GAS hóa lỏng Tấn 1242 1311 1373 1308 1380
Nguồn: Chi nhánh xăng dầu Lạng Sơn Nguồn hàng xăng dầu cho các đơn vị thành viên luôn được Tập đoàn xăng dầu Việt Nam đảm bảo cung ứng một cách đầy đủ và ổn định nên lượng nhập hàng của Chi nhánh xăng dầu Lạng Sơn hoàn toàn phụ thuộc vào sản lượng bán của năm trước đó, theo đó phòng kinh doanh sẽ lên kế hoạch nhập hàng cho năm tiếp tiếp. Lượng hàng nhập và phân bổ đến các cửa hàng bán lẻ hoàn toàn do phòng kinh doanh của Chi nhánh điều tiết. Theo bảng số liệu, lượng hàng nhập về các mặt hàng xăng dầu giảm qua các năm, sự tụt giảm này là do sản lượng tiêu thụ các mặt hàng xăng dầu giảm, nguyên nhân sẽ được phân tích ở phần sau.
Bên cạnh đó còn một số mặt hàng đặc thù có lượng tiêu thụ ít như nhựa đường và dầu hỏa, Chi nhánh chỉ lên kế hoạch nhập về khi có đơn đặt hàng từ khách hàng.
2.2.3. Tình hình bán xăng dầu tại Chi nhánh: theo mặt hàng
Trên cơ sở nắm bắt các chủ trương, cơ chế của Tập đoàn, Công ty, Chi nhánh đã thực hiện cơ chế chính sách bán hàng cho các đối tượng khách hàng đảm bảo kinh doanh an toàn, có hiệu quả; thực hiện đa dạng hoá cơ chế và phương thức bán hàng để phục vụ khách hàng như : chính sách giá, cơ chế thanh toán , hỗ trợ bán hàng ... đảm bảo quyền lợi và lợi ích hài hòa giữa các bên, tạo mối quan hệ gắn bó chặt chẽ các khách hàng với Chi nhánh.
Đối với các cửa hàng: Tìm mọi biện pháp để nâng cao, gia tăng sản lượng bán lẻ trực tiếp; tiếp tục thực hiện Cơ chế giá giao đối với DMN, GAS và thực hiện Cơ chế chi trả tiền lương tại cửa hàng theo tiêu thức; gắn tiền lương với sản lượng, công nợ, quản lý ... nhằm khuyến khích người lao động và Cửa hàng tăng sản lượng bán ra và thực hiện tốt công tác quản lý; thực hiện văn minh thương nghiệp trong khâu bán lẻ, củng cố niềm tin của khách hàng với biểu tượng PETROLIMEX;
Điều hành và bám sát cơ chế của Tập đoàn, Cty; Đảm bảo nguồn và tiết kiệm chi phí. Thường xuyên nắm bắt thông tin nguồn hàng kịp thời; đảm bảo đầy đủ nguồn hàng và cân đối công tác vận chuyển xăng dầu, gas, DMN hợp lý và có hiệu quả.
Thực hiện việc giao kế hoạch toàn diện cho các đơn vị cơ sở, kiểm tra đôn đốc thực hiện theo kế hoạch, gắn việc hoàn thành kế hoạch vào thành tích thi đua của các đơn vị trực thuộc Chi nhánh.
Bảng 2.2: Sản lượng bán hàng trong 5 năm gần đây
STT Danh mục Đơn vị 2009 2010 2011 2012 2013
1 Xăng ô tô m3 29657 29442 24435 21893 22973
2 Dầu Diezel m3 24979 27664 20440 19355 17684
3 Dầu hỏa m3 43 52 0 0 257
5 Dầu mỡ nhờn Tấn 519 493 418 322 257
6 GAS hóa lỏng Tấn 1232 1318 1369 1312 1375
7 Nhựa đường Tấn 1882 722 394 430 105
8 Tổng doanh thu Tỷ
đồng 686,698 840,446 847,649 849 891,320 Nguồn: Chi nhánh xăng dầu Lạng Sơn
Theo bảng số liệu thì sản lượng các mặt hàng xăng dầu nói chung có sự sụt giảm đáng kể qua các năm,trong đó xăng ô tô giảm 22,6%, dầu diezel giảm 29,3%, dầu FO giảm 96,5%, dầu mỡ nhờn giảm 50,5%. Bên cạnh đó các mặt hàng liên quan chỉ có GAS hóa lỏng giữ được sản lượng, còn mặt hàng nhựa đường trong 5 năm cũng giảm 94,4% về sản lượng. tuy sản lượng giảm nhưng theo bảng 1.1, tổng doanh thu các mặt hàng lại tăng qua các năm. Điều này được lý giải bằng việc giá xăng dầu thế giới trong 5 năm gần đây biến động mạnh theo chiều hướng tăng dẫn đến biến động giá xăng dầu trong nước. Dù Nhà nước đã thành lập quỹ bình ổn giá xăng dầu nhưng nhằm đảm bảo mục tiêu ổn định đời sống nhân dân, kiềm chế lạm phát, việc các đơn vị kinh doanh xăng dầu trong nước, trong đó có Tập đoàn xăng dầu Việt Nam – Chi nhánh xăng dầu Lạng Sơn thua lỗ là điều không thể tránh khỏi. Giá xăng tăng, các đại lý bán lẻ xăng dầu lấy nguồn hàng từ Chi nhánh hoạt động cầm cự, thậm chí đóng cửa do thua lỗ. Một số đại lý ngừng lấy hàng từ Chi nhánh do không tìm thấy lợi nhuận. Các đại lý này chuyển qua các nguồn hàng khác, thậm chí lấy hàng từ các đơn vị không rõ nguồn gốc, buôn lậu, trốn thuế. Điều này dẫn đến sản lượng bán xăng dầu tại Chi nhánh xăng dầu Lạng Sơn sụt giảm. Đây cũng là thực trạng ngầm tại thị trường Việt Nam, khi giá cả mặt hàng xăng dầu vẫn chưa theo cơ chế thị trường, dẫn đến việc các đơn vị bán lẻ tư nhân tìm mọi cách để tăng lợi nhuận, kể cả phải vi phạm pháp luật.
2.2.4. Tình hình bán xăng dầu tại Chi nhánh: theo thị trường
Tại Lạng Sơn, giá bán lẻ được nhà nước quy định theo giá khu vực 2. Chi nhánh xăng dầu Lạng Sơn có 40 cửa hàng bán lẻ xăng dầu và 3 cửa hàng GAS được phân bố trên toàn tỉnh Lạng Sơn. Tình hình phân bố các cửa hàng bán lẻ xăng dầu cụ thể như sau: Thành phố Lạng Sơn 4 cửa hàng; huyện Lộc Bình 4 cửa hàng; huyện Văn Lãng 3 cửa hàng, huyện Chi Lăng 6 cửa hàng; huyện Cao Lộc 1 cửa hàng; huyện Hữu Lũng 4 cửa hàng; huyện Tràng Định 4 cửa hàng; huyện Đình Lập 3 cửa hàng; huyện Văn Quan 6 cửa hàng; huyện
Bắc Sơn 2 cửa hàng; huyện Bình Gia 2 cửa hàng. Sản lượng bán tại các huyện cụ thể như sau.
Bảng 2.3: Sản lượng tiêu thụ xăng dầu trên địa bàn tỉnh Lạng Sơn Đơn vị: m3 STT Địa bàn 2009 2010 2011 2012 2013 1 Thành phố 9932 9808 10503 10625 10598 2 Lộc Bình 5048 5546 5841 5813 5792 3 Văn Lãng 1318 1706 1974 2032 2013 4 Chi Lăng 4492 4404 4736 4761 4752 5 Cao Lộc 2906 2759 2913 2943 2901 6 Hữu Lũng 1828 1964 2417 2701 2773 7 Tràng Định 2051 2503 2753 2845 2794 8 Đình Lập 880 1111 1320 1314 1322 9 Văn Quan 2783 2963 3315 3403 3398 10 Bắc Sơn 989 858 1123 1151 1157 11 Bình Gia 269 250 388 412 415 12 Bán buôn, đại lý 22389 22814 7617 3248 2742 Tổng 55544 57614 44900 41248 40657
Nguồn: Chi nhánh xăng dầu Lạng Sơn Theo bảng số liệu, ta có thể thấy sản lượng bán lẻ xăng dầu tại các cửa hàng trực thuộc Chi nhánh tăng đều qua các năm.
Một số huyện có sản lượng bán tăng mạnh như huyện Hữu Lũng. Trong 5 năm, sản lượng bán lẻ tại huyện Hữu Lũng đã tăng 51,7%; đây là một thành công lớn của các cửa hàng bán lẻ tại huyện Hữu Lũng. Điều này có thể lý giải
do đây là điểm dừng chân của các xe khách chạy tuyến Lạng Sơn – Hà Nội. Trong những năm gần đây, các cửa hàng bán lẻ thuộc địa phận huyện Hữu Lũng đã không ngừng cải thiện chất lượng dịch vụ, xây dựng các điểm dừng nghỉ ăn uống ngay trong phạm vi cây xăng. Đồng thời đó mở thêm dịch vụ rửa xe miễn phí đối với các xe khách có nhu cầu khi vào cửa hàng đổ xăng. Điều này đã thu hút một lượng lớn xe đến với cửa hàng, tăng sản lượng xăn dầu bán ra.
Bên cạnh đó, huyện Bình Gia cũng có sản lượng bán lẻ tăng mạnh. Trong 5 năm sản lượng bán lẻ tại huyện Bình Gia đã tăng 54,3%; từ 269 m3 lên 415 m3. Đây là một huyện thuộc vùng sâu vùng xa của tỉnh Lạng Sơn, người dân sinh sống trên địa bàn phần lớn là người dân tộc thiểu số.Điều kiện đường xá đi lại khó khăn, dân số nghèo, phương tiện ít.Trong địa bàn huyện chỉ có duy nhất 2 cửa hàng bán lẻ thuộc Chi nhánh xăng dầu Lạng Sơn, ngoài ra không có đối thủ cạnh tranh. Sản lượng tính theo % tăng mạnh nhưng số lượng thực tế lại không nhiều, chỉ có 146 m3. Sản lượng tăng chứng tỏ cuộc sống của người dân tại huyện Bình Gia phần nào đã được cải thiện, người dân có điều kiện mua sắm phương tiện di chuyển để phục vụ cho nhu cầu cuộc sống.Tuy nhiên đây vẫn là huyện có sản lượng bán lẻ ít nhất trong toàn tỉnh Lạng Sơn.
Huyện Lộc Bình cũng huyện có sản lượng bán lẻ tăng đáng kể (tăng 14,7%). Lý do là các xe Công-te-nơ trong từ cửa khẩu Móng Cái trong 3 năm gần đây chuyển hướng đi theo đường Lạng Sơn khá nhiều. Việc chuyển hướng này đã khiến nhu cầu xăng dầu cho các xe đầu kéo trên địa bàn huyện tăng.
2.2.5. Tình hình bán xăng dầu tại Chi nhánh: theo các kênh bán
Việc xác định đúng đắn các kênh bán hàng có tầm quan trọng đặc biệt giúp đẩy nhanh quá trình vận chuyển của hàng hoá, tiết kiệm chi phí, giúp Chi nhánh thu được lợi nhuận tối đa.
Kênh bán hàng là sự kết hợp hữu cơ giữa người sản xuất và các phần tử trung gian tức là những người lưu thông hóa để tổ chức vận động hàng hoá một cách hợp lý nhất nhằm thỏa mãn tối đa nhu cầu của khách hàng cuối cùng.
Từ sản xuất đến tiêu dùng, hàng hoá có thể được mua qua các kênh phân phối khác nhau do phụ thuộc vào những yếu tố như đặc điểm, tính chất của sản phẩm và các điều kiện vận chuyển, bảo quản, sử dụng…
Bảng 2.4: Sản lượng bán theo các kênh bán qua 5 năm Đơn vị: m3 ST T Danh mục 2009 2010 2011 2012 2013 Sản lượng Tỷ trọng % Sản lượng Tỷ trọng % Sản lượng Tỷ trọng % Sản lượng Tỷ trọng % Sản lượng Tỷ trọng % 1 Bán lẻ 33200 59,7 34854 60,6 37283 83 38000 92,1 37915 93,3 2 Bán buôn 2548 4,7 463 0,8 682 1,5 830 2,0 981 2,4 3 Bán đại lý 19794 35,6 22296 38,6 6935 15,5 2418 5,9 1760 4,3 Tổng 33155 100 57614 100 44900 100 41248 100 40657 100
Nguồn: Chi nhánh xăng dầu Lạng Sơn
Kênh tiêu thu trực tiếp:
Sơ đồ 2.2: Kênh tiêu thu trực tiếp
Đây là kênh bán hàng mà Chi nhánh trực tiếp bán hàng cho người tiêu dùng cuối cùng thông qua khâu trung gian.Đặc điểm của kênh bán hàng này là Chi nhánh có thể nắm rõ nhu cầu về số lượng, chất lượng sản phẩm mà mình đang kinh doanh.Qua đó, có những điều chỉnh phù hợp về nguồn hàng, củng loại… Mặt khác, kênh bán hàng này không qua trung gian nên sẽ tiết kiệm được các loại chi phí như : vận chuyển, chiết khấu… làm giảm giá thành sản phẩm, nâng cao sức cạnh tranh cho công ty.
Cửa hàng trực thuộc Chi nhánh xăng dầu
Lạng Sơn Người tiêu
Kênh tiêu thụ gián tiếp:
Đây là kênh mà Chi nhánh xăng dầu Lạng Sơn không trực tiếp bán hàng cho người cuối cùng mà phải qua các khâu trung gian như Tổng đại lý, đại lý, người bán lẻ. Hiện tại, Chi nhánh có hai kênh tiêu thụ gián tiếp.Đó là kênh tiêu thụ gián tiếp ngắn và kênh tiêu thụ gián tiếp dài.
Sơ đồ 2.3: Hai kênh tiêu thụ gián tiếp
Điểm mạnh của hai kênh tiêu thụ này là giúp cho Chi nhánh nhanh chóng tiêu thụ sản phẩm, thu hồi vốn nhanh do đó sẽ có thể tái đầu tư sản xuất. Tuy nhiên, Chi nhánh sẽ khó nắm bắt được nhu cầu của thị trường về cơ cấu, chủng loại, số lượng và chất lượng của sản phẩm.
Theo bảng 2.4, sản lượng bán lẻ của Chi nhánh vẫn tăng đều qua các năm, là do đặc thù xăng dầu là mặt hàng thiết yếu, gần như không thể thay thế, nhu cầu vận tải, di chuyển bằng các phương tiện sử dụng xăng dầu ngày càng tăng. Tuy nhiên tổng sản lượng bán tại Chi nhánh lại sụt giảm. Nguyên nhân được lý giải ở mục 2.2.3, là do các cửa hàng bán lẻ tư nhân ngừng lấy hàng từ